會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施與方法

1、 電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施與方法 摘要：隨著計算機在會計領(lǐng)域的應用與普及，會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計信息系統(tǒng)。由此，加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當前企業(yè)要解決的首要問題。 關(guān)鍵詞：會計信息系統(tǒng)；控制措施；方法隨著計算機在會計領(lǐng)域的應用與普及，會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計信息系統(tǒng)，傳統(tǒng)的會計核算手段、操作技能、信息傳輸及應用環(huán)境、內(nèi)部會計監(jiān)督對象等都發(fā)生重大變化，這使在與之相應的會計理論基礎(chǔ)上形成的會計核算的內(nèi)容、方法、程序和對象發(fā)生了重大變化，電算化會計信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計工作帶來了全新的變

2、革。因此，加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當前企業(yè)要解決的首要問題。一、電算化環(huán)境下內(nèi)部控制系統(tǒng)風險分析（一）軟件開發(fā)和設(shè)計中存在的風險現(xiàn)有的通用財務(wù)軟件中，由于財務(wù)信息軟件開發(fā)人員考慮問題不夠全面，在財務(wù)軟件開發(fā)過程中，難以與實際工作中的一些情況相吻合，開發(fā)的軟件存在微小漏洞，給犯罪分子以可乘之機，正是這一空隙，犯罪分子運用技術(shù)化、智能化等高科技手段進行犯罪活動。（二）人為風險雖然企業(yè)應用現(xiàn)代化管理工具替代了陳舊落后、繁瑣的手工核算，減輕了會計人員的重復勞動，但企業(yè)管理者在思想觀念上沒能及時轉(zhuǎn)變，嚴格而科學管理往往只停留在形式上。犯罪分子利用內(nèi)部防范

3、制度的薄弱環(huán)節(jié)，不惜以身試法，利用合法身份，濫用或盜用操作密碼進行越權(quán)操作，從而達到侵吞企業(yè)財產(chǎn)的目的。例如密碼過于簡單、電算主管授權(quán)沒有嚴格按照要求辦理、財務(wù)系統(tǒng)中的初始數(shù)據(jù)和記賬憑證的修改沒能按規(guī)定進行等。（三）計算機安全風險在財務(wù)信息化高速發(fā)展的時代，會計核算，貨幣資金，信息存儲與傳遞等都采用電子文件形式存于計算機內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸。由于在電算化系統(tǒng)下會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡，往往使應用人員和維護人員疏忽潛在危險的存在。另外，不正常的程序結(jié)束操作也會造成存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)（如硬盤）部分或全部遭到破壞。蓄意的計算機病毒侵入

4、并惡意攻擊，也會干擾和破壞系統(tǒng)的設(shè)置，破壞程度正常執(zhí)行及數(shù)據(jù)的完整。二、電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施與方法（一）從控制的形式上看1 制度控制，即完備有效的內(nèi)部控制制度是電算化內(nèi)部控制的基本保證。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。每一事物的產(chǎn)生，都有其內(nèi)在的運行規(guī)則，會計電算化代替手工也同樣有自己獨特運行規(guī)則，需要一套完備的制度來約束。2 組織機構(gòu)控制。隨著會計電算化的快速發(fā)展，會計機構(gòu)也應作相應的調(diào)整，如人員崗位責任制：人員崗位包括基本會計崗位和電算化崗位，其中基本會計崗位分為會計主管、出納、核算、稽核和檔案人員等。而電算化會計崗位則是操作員、電算維護員、電算主管。以上兩種工作崗位不得兼任，

5、還要明確軟件開發(fā)人員、維護人員不能兼任操作員。建立各崗位人員的崗位責任制度，分工合理，責任明確。各崗位都得到一定的授權(quán)，并用密碼控制，防止非法操作，越權(quán)操作。這樣各崗位人員互相制約和互相牽制，從而防止違法行為的發(fā)生和及時發(fā)現(xiàn)錯誤。3 程序的設(shè)計和操作控制。軟件的研制、開發(fā)一定要規(guī)范，開發(fā)、研制的軟件必須進行全面、深入的調(diào)查，科學系統(tǒng)地分析和設(shè)計，必須符合財政部發(fā)布的會計核算軟件基本功能規(guī)范的要求。開發(fā)、研制出的軟件在投入運行前必須經(jīng)上級有關(guān)部門的評審、鑒定，軟件的有關(guān)文檔資料必須齊全。會計電算化操作應嚴格遵循會計業(yè)務(wù)和處理流程進行，在會計軟件中設(shè)置防止重復操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。4

6、數(shù)據(jù)的輸入、輸出和安全控制。會計電算化系統(tǒng)主要是由數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)通訊、數(shù)據(jù)保存，數(shù)據(jù)輸出幾個部分構(gòu)成。在這些環(huán)節(jié)中分析出現(xiàn)風險的可能性，分析系統(tǒng)設(shè)計過程中是否在實現(xiàn)各個功能時嵌入相應的內(nèi)部控制措施，嵌入的內(nèi)部控制措施是否發(fā)揮作用，對于一些潛在的可預見風險是否在系統(tǒng)中采取預防措施，是否對不可預見風險的處理留有系統(tǒng)空間等等。由此保證各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準確、有效和全過程會計電算化的安全完整。在會計電算化工作中，電腦原始數(shù)據(jù)是由人工事先進行審核和確認后輸入計算機內(nèi)的，因而自動處理數(shù)據(jù)的準確性完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入時的準確性。會計資料是單位的絕對機密，一旦泄露將給單位帶來不應有的損失，而磁

7、性介質(zhì)的可復制性又使會計資料極易泄露而不易發(fā)現(xiàn)。故會計電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應立即受到嚴格管理，以防被人竊取和篡改。存載數(shù)據(jù)介質(zhì)本身可能存在安全性能以及蓄意的計算機病毒的侵害是危害數(shù)據(jù)安全的兩大重要隱患。5 會計處理控制。要健全企業(yè)內(nèi)部定期檢查制度，對會計資料定期檢查，主要檢查全計電算化賬務(wù)處理正確與否，看是否遵照會計法規(guī)行事，審核費用簽字是不是符合本單位的內(nèi)控制度要求，憑證附件是否完整等。審核計算機內(nèi)部數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如輸出的工資單與職工花名冊進行對照檢查，防止錯發(fā)工資等。（二）從電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制內(nèi)容來看1 加強制度建設(shè)，增強制度意識。純粹的制度建設(shè)

8、，如果沒有有效的執(zhí)行，也就等于沒有了制度。我們一方面在加強制度建設(shè)的同時，應該進一步增強財務(wù)人員的制度意識，保證執(zhí)行力。當然，建立健全的會計電算化制度，是電算化正常運行的首要任務(wù)，包括建立會計電算化操作基本要求、會計電算化數(shù)據(jù)備份及軟盤管理制度、網(wǎng)絡(luò)維護和計算機病毒防治制度、電算化微機檔案管理制度等。加強領(lǐng)導、組織和規(guī)劃，加強財務(wù)人員有關(guān)制度意識的教育，不僅僅是企業(yè)會計信息化發(fā)展的要求，更是企業(yè)會計電算化安全、有效運行的保證。2 加強程序操作記錄。單位應建立日常操作記錄制度，記錄操作時間，操作人員姓名，操作內(nèi)容等。另外，軟件的修改是難以避免的，對會計軟件進行修改應經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄，修改過

9、程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應有書面形式的報告，經(jīng)批準后才能實施修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應該打印后存檔。 3 加強會計人員職能控制。由于會計電算化功能的相對集中，我們必須制定相應的組織和管理控制，明確職責分工，加強組織控制，將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，以相應的管理規(guī)章對系統(tǒng)中的各類人員進行嚴密分工。通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實和可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。職責分工首先是會計電算化使用部門與業(yè)務(wù)部門的職責相分離（業(yè)務(wù)部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員），盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，其次是財務(wù)

10、部門電算化崗位內(nèi)部的職責分離。通過進行內(nèi)部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。例如在手工會計信息系統(tǒng)中其崗位設(shè)置一般為會計主管、出納、稽核、會計核算各崗等基本會計工作崗位。以電力系統(tǒng)會計電算化內(nèi)部控制管理為例，在實行電算前，會計部門的職能分工為會計主管、會計信息管理、資產(chǎn)管理、資金管理、預算管理、出納等。會計信息管理人員負責日常成本核算工作，資產(chǎn)管理人員負責工程及固定資產(chǎn)管理，資金管理人員負責資金的籌集，預算管理人員負責各項資金預算、成本預算以及工程預決算等，會計主管人員負責各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合規(guī)、合法性審核，出納人員負責資金的結(jié)算，以上各崗位按照會計制度規(guī)定實行不相容崗位分離。在實行電算化后

11、，各項職能分工均按照會計制度相關(guān)規(guī)定進行，有電算主管或系統(tǒng)管理員按照不相容崗位分離的原則對上述電算崗位設(shè)置相應的功能權(quán)限、賬套權(quán)限、操作時間權(quán)限等。在功能權(quán)限設(shè)置上負責審核人員，不賦予制證權(quán)限，不兼任出納工作，對業(yè)務(wù)的真實性、合法性以及完整性負責。制證人員賦予審核權(quán)限，出納人員不賦予除固定資產(chǎn)管理之外的其他工作，電算主管和系統(tǒng)管理員負責日常監(jiān)督、系統(tǒng)安全運行、數(shù)據(jù)安全以及協(xié)調(diào)各工作人員關(guān)系等。會計檔案人員負責數(shù)據(jù)光盤、系統(tǒng)光盤及各類紙制資料的保管工作，但系統(tǒng)光盤和數(shù)據(jù)光盤應分開保管。4 加強會計人員的電算化培訓工作。會計電算化信息系統(tǒng)應在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進行培訓，提高其對系統(tǒng)

12、的認識和理解，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件開發(fā)公司提供足夠的培訓機會和時間。在系統(tǒng)運行前對有關(guān)人員進行的培訓，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓，還應包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運行后新的內(nèi)部控制制度、會計信息系統(tǒng)運行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、會計信息的進一步利用和分析的前景等。5 加強程序操作流程控制。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應制定相應的上機守則與操作規(guī)程，規(guī)范程序操作。上機守則主要是對電腦機房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了會計業(yè)務(wù)計算機處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。對日記賬和已結(jié)賬業(yè)

13、務(wù)設(shè)置不可修改或逆操作程序，要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補充登記來更正，以保證會計數(shù)據(jù)的完整性、真實性。6 加強安全管理和控制。電算化會計信息系統(tǒng)的安全控制是指如何采取有效的內(nèi)部控制方法和措施來保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全，保證系統(tǒng)可靠地運行。系統(tǒng)的安全控制包括系統(tǒng)的接觸控制、后備控制和環(huán)境安全控制等內(nèi)容。具體包括：（1）嚴格按照會計人員崗位設(shè)置相應的操作權(quán)限，對不相容崗位進行嚴格分離。（2）對電算主管、各操作人員、系統(tǒng)維護人員、程序開發(fā)人員等的密碼設(shè)置做嚴密規(guī)定，禁止設(shè)置簡易的密碼，防止不相關(guān)人員盜用。（3）建立日常數(shù)據(jù)備份制度，采用兩種以上方式定期對數(shù)據(jù)進行備份，備份方式包括：服務(wù)器和工作站雙

14、重備份、數(shù)據(jù)整體備份和分模塊備份。（4）定期對財務(wù)信息系統(tǒng)進行維護，采取應有的“病毒”防御措施，定期進行殺“毒”，防止“病毒”入侵。（5）禁止財務(wù)工作站與互聯(lián)網(wǎng)相連，切斷“病毒”入侵系統(tǒng)可能途徑，對數(shù)據(jù)的輸入進行嚴格管理，輸入數(shù)據(jù)時，應經(jīng)過相關(guān)人員的檢查無“病毒”后方可輸入。（6）各級操作人員發(fā)生變動時，除了按照規(guī)定做好會計人員交接工作外，還應對用戶登錄名稱和密碼數(shù)據(jù)文件進行備份，并防止用戶名和密碼被盜用。7 檔案管理控制。進行微機檔案管理控制可以有效保證數(shù)據(jù)的可恢復性，在計算機系統(tǒng)受到損壞情況下，可以及時恢復財務(wù)數(shù)據(jù)，保證會計資料不會丟失，同時也保證了會計工作的正常運轉(zhuǎn)。具體控制措施有：（1

15、）建立計算機檔案管理制度，注冊名、科目體系、報表數(shù)據(jù)來源、運算關(guān)系、勾稽關(guān)系等各種初始化資料應作為檔案保存。（2）每月所有的賬簿、科目匯總表、清理賬戶清單、輔助賬頁應及時分類歸檔保存。（3）所有光盤、軟盤備份應貼好明細標簽歸檔，妥善保管，作為檔案資料保存。（4）做好對會計電算化檔案的防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放于兩個不同的地點。同時，定期對磁性介質(zhì)保存的會計檔案進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。8 加強內(nèi)部審計。內(nèi)部審計是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是電算化會計下實施內(nèi)部會計監(jiān)督的一種手段。在會計電算化環(huán)境下，由于審計對象的表現(xiàn)形式發(fā)生了改變，對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。首先應加大對審計人員的高層次培訓，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電算化信息系統(tǒng)等方面培訓，使審計人員能適應會計信息化審計需要。其次，由于審計人員的能力有限，不可能對諸多領(lǐng)域全方位了解，故應在外聘請專家協(xié)助審計。比如參與軟件的開發(fā)階段的可能性分析，軟件運行環(huán)節(jié)升級可靠性審計、日常處理是否符合內(nèi)部控制要求等。最后，我們在制定完備的控制制度的同時，如