商業(yè)進銷存系統(tǒng)

1、K&B商業(yè)進銷售存系統(tǒng)用戶手冊K&B SOFT 成員適用于windows98/Me/Xp及Windows2000/Server K & B商業(yè)進銷存系統(tǒng)企業(yè)版 Ver1.30用戶手冊 第一章功能簡介 本章內容提要：; 系統(tǒng)特點簡介 ; 功能模塊簡介 ; 操作界面簡介 ; 系統(tǒng)菜單簡介 第一節(jié) 系統(tǒng)特點一、性能優(yōu)化 軟件性能高度優(yōu)化，在運行速度、網絡化操作、功能的靈活和全面、使用效率方面均有了大幅提高和改進。在網絡多用戶操作方面的鎖定機制，確保了網絡操作的數據安全。二、簡單易用 軟件的模塊化程序高，在一個模塊中聚合了多種功能，你只需記憶少量功能模塊的使用方法就能完成全部工

2、作，而且每個功能模塊的操作方法基本相同，只要學會了一個功能，其仔的功能就可以融會貫通。三、操作方便 本軟件是在Microsoft Windows 操作環(huán)境下開發(fā)的，采用了圖形界面顯示和鼠標的操作方式，非常直觀方便，并保留了鍵盤操作快捷的特點。四、系統(tǒng)安全可靠 具備強大的權限控制機制、可實現操作權限的集中化管理，強化了系統(tǒng)管理員對軟件各模塊操作的統(tǒng)一授權，嚴密的密碼設定機制確保數據更具安全可靠。五、多賬套管理 系統(tǒng)提供的多賬套管理功能，使您能建立和管理多個賬套及時了解各個部分的獨立核算狀況。六、強大的管理功能 系統(tǒng)提供了完整的進銷存一體化查詢功能，您可以根據總賬直接查到它所轄的明細分類賬，再從明

3、細分類賬一直查到記賬單據。七、往來賬管理 對各種應收、應付等往來賬項，系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的管理模式，使你能夠及時對往來賬款的發(fā)生與核銷進行管理，隨時輸出賬齡分析表及往來對賬清單，且往來對賬單和單據的單價小數位數保持一致，按照同一業(yè)備務編號和發(fā)貨數量，可自動計算平時銷貨單價。八、容錯設計 軟件包含多種級別的數據保護和權限控制機制。用戶級能對用戶級進行合理的權限分工，防非法用戶獲得使用權；數據級能阻止不道德的軟件專家對數據資料進行非法篡改；系統(tǒng)能防止因斷電所引起的資料損毀。容錯設計使得你的數據資料在任何時候都有保持正確和完整。九、多任務、多用戶 系統(tǒng)具有完善的網絡功能，網絡口令修改即時生效。在多用戶非

4、關鍵性操作中不會引起沖突，在Windows 95或Window NT等多用戶操作系統(tǒng)中，能使軟件性能達到最佳效果。十、多種會計期間設置模式 本系統(tǒng)除了滿足公歷時間會計年度的設置方式外，還給您提供了諸如按3月1日至次年2月底為一會計年底、或以四個星期為一會計年度、或以任意期間數等世界不同的會計期間設置模式。十一、高度自動化 操作人員只要輸入原始業(yè)務資料，計算、匯總、分析都可以由系統(tǒng)自動完成。十二、嚴密的數據監(jiān)控體系K&B進銷存由于使用了“無縫聯結”新技術，系統(tǒng)中業(yè)務和業(yè)務之間、業(yè)務和賬務之間數據共享，高度集成；再加之完整的權限控制機制，使整個系統(tǒng)形成一個嚴密的監(jiān)控和管理系統(tǒng)。十三、完備的

5、數據分析系統(tǒng) K&B進銷存提供了國內外常用的比較、結構、比率、趨勢分析等方法，使用戶可以對進銷存狀況和經營成果等主要進銷存指標及用戶定義的進銷存指標進行分析。分析結果同時以數字和圖形雙重顯示。第二節(jié) 功能模塊一、進貨管理 進貨管理中可以直接處理采購定單、入庫單、退貨單等項業(yè)務，自動匯總單據中的金額數，單據處理中的供應商可直接從供應商列表中獲取，選擇查詢各種已經入庫的單據，應付賬款可以在應付款明細賬中獲得，領料、退料一般作為公司自用。二、銷售管理 從訂單到銷售再到收款，一體化、系統(tǒng)化的管理讓銷售變得清晰明了，明細賬可按規(guī)格、名稱、編號、日期等查詢，月底自動匯總本月銷售金額，依據銷售數據分

6、析業(yè)務員銷售業(yè)績、商品購進、銷售排名，成本年報表、成本日報表輸出格式優(yōu)化美觀。三、庫存管理 庫存管理提供了庫存盤點、月末處理、商品庫存、及日報表查詢等一系列的功能。月末的結賬及反結賬是個互逆的過程，反結賬讓修改變得更為簡單方便。日報表可以查詢不同月份的庫存情況，庫存由系統(tǒng)自動結出，省出了手工盤點的繁瑣，提高了工作效率。四、數據查詢 數據查詢的功能極其強大，它包括入庫單據、出庫單據、退庫單據、退貨單據、客戶資料、供應商、倉庫資料、商品科目、數據分析、往來賬款等十一項功能，可按不同的規(guī)格，不同的時間，不同的編號等種種分類來查詢，而且查詢結果既可以用表格方式輸出，也可以用圖形的方式輸出。五、發(fā)票管理

7、 發(fā)票的管理更加簡易，安全，進項、銷項分類明確，發(fā)票查詢更加簡單、快捷，查詢結果可按標準格式輸出。六、往來處理 K&B進銷存提供了往來處理功能可以進行核銷往來業(yè)務，按照自定義條件查詢、瀏覽往來對賬單；利用分析表設置對往來核算科目的往來款項余額分析表結構進行分析等。七、系統(tǒng)維護 在賬套選項中將重要的核算賬表輸出規(guī)則選項進行單獨設置，簡化操作程序。使用戶可以方便的引入數據、設置參數、新建、恢復、備份、修復賬套、管理用戶權限，設置密碼等。 第三節(jié) 操作界面一、 用戶登錄 圖1-1K&B進銷存兼顧了新老用戶的需求，對老用戶提供了系統(tǒng)登錄及對老版本賬套的升級功能。升級過程詳解如下：啟支登

8、錄界面，系統(tǒng)自動從本SYSTEM.CFG中的用戶表中讀取所有的歷史用戶名和賬套名，填充組合框供用戶選擇。用戶輸入或選擇用戶名和賬套名，系統(tǒng)會自動檢測指定的賬套是否存在。用戶輸入密碼并確認。系統(tǒng)用提供的用戶名和密碼去和指定賬套中的用戶信息解密檢查比較。如果指定的賬套為老賬套，還沒有使用新的安全系統(tǒng)，則使用登錄機器所在的本地SYSTEM.CFG信息去升級老賬套，然后再檢查。如果前面通過檢查，則順利打開賬套，使用賬套中的個人用戶信息配置本地環(huán)境，否則提示用戶密碼錯誤或沒有相應權限。說明：1、先選擇用戶名，在“賬套”對應框會自動顯示該用戶最近一次登陸的賬套路徑及賬套名。如果登陸密碼（密碼如為字母則區(qū)分

9、大小寫）連輸三次均錯誤，則出現登陸失敗的提示，軟件自動退出登陸窗口。2、登陸時，用戶可直接點擊圖標，或按快捷“ALT+O”調出定位賬套文件對話框選擇欲打開的賬套文件名。3、在登陸界面，任何人均可新建賬套，新建的賬套默認為操作者設置一人管理員賬號，用戶名為Manager,沒有口令。二、 菜單條 菜單條是在窗口中顯示的最上一條的內容，用于放置系統(tǒng)所需的功能菜單，菜單中的內容隨處理窗口的不同而改變，如窗口中就有文件菜單、工具菜單和幫助菜單三種不同內容的菜單。許多功能操作都是通過菜單來完成的。三、工具條 工具條緊接菜單條的下方，工具條中主要放置一些常用功能按鈕，以簡化操作過程，提高操作速度。這些按鈕的

10、功能和操作與菜單提供的功能和操作是一致的。工具條中的內容也是隨著窗口的變換而變換。例如：在剛剛進入主界面窗口時，工具條中有新建賬套按鈕、打開賬套按鈕和退出按鈕，功能分別與文件菜單中的新建賬套、打開賬套”和“退出”的作用一致。四、狀態(tài)條 屏幕的下方顯示的是狀態(tài)條，狀態(tài)條用于顯示當前賬套的日期、當前操作員等信息。 第四節(jié) 菜單 在K&B進銷存管理系統(tǒng)中，大部分功能操是依靠調用菜單功能業(yè)實現的。在這里先對系統(tǒng)的主菜單的操作進行詳細的說明。其它將在相應的功能介紹中予以說明。 主界面菜單 主界面菜單包括“文件”、“查看”、“資料”、“進銷存”、“數據分析”、“工具”、“窗口”、“幫助”八項。（一

11、） 文件菜單 點擊“文件”，出現一下拉菜單框，主要功能操作都集中在該下接菜單框中，如右圖書1-2所示：“文件”中提供了“新建賬套”、“打開賬套”、“引入”、“備份”、“恢復”、“修復賬套”、“退出”等項 操作功能?，F將各項功能分述如下：1、 新建賬套 用戶可以在登錄界面利用“新建”按鈕來建新的賬套，也可以在此文件菜單中點擊“新建賬套”，出現建賬向導窗口，然后按照建賬向導即可建立一個新的賬套。新建賬套后，系統(tǒng)默認為用戶創(chuàng)建一個管理員賬號、用戶名為：Manager，密碼為空。再按照自己的需要對賬套進行初始設置，包括入庫、出庫、退庫等各種單據內容的輸入。2、打開賬套 圖1-2 您的計算機硬盤中可以保

12、存多個賬套，但K&B進銷存在使用中每次只能打一個賬套，您必須打開一個賬套才能處理相關業(yè)務。（在此強烈建議管理員在第一次打開新建賬套后，更改自己的密碼或另設其它的管理員賬長度不限）3、 引入功能引入：就是從K&B進銷存其它賬套或其他數據文件中引入有關業(yè)務數據。引入數據點擊“引入”會出現如圖1-3的下拉菜單，選擇你所要引入的數據，例如“商品基礎資料”，將會彈出如下窗口， 圖1-3 圖1-4 在此窗口中選擇你所要引入的文件所在的路徑，點擊“打開”，將會出現一個引入進度圖，進度圖消失，則引入數據結束。其它數據資料的引入與“商品基礎資料”的引入基本相同，可參照操作。4、 備份賬套 為防止

13、系統(tǒng)出現故障、感染病毒等不可預料的情況，造成數據丟失，影響工作的正常進行，您應該定期對賬套進行備份，并妥善保存。利用此功能，您可以將賬套數據資料壓縮備份到軟盤或硬盤上以備后用。5、 恢復賬套如果您想使用備份在軟盤上的賬套數據，必須先將備份的賬套恢復到硬盤中，再用K&B進銷存打開它，利用此功能您可以將已備份到軟盤上的賬套資料恢復到硬盤。6、 修復賬套 K&B進銷存具有很強事故恢復能力，你在使用過程中遇到的斷電等意外事故，可能會對賬套文件造成破壞，以致無法打開賬套，這時你使用“修復賬套”功能將對遭到破壞的賬套進行自動修復。7、 退出系統(tǒng) 如果要結束K&B進銷存操作可選擇該功

14、能，該功能與工具欄中的按鈕作用一致，執(zhí)二者之一，就可退出K&B進銷存管理系統(tǒng)操作界面。（二）查看菜單 點擊“查看”，出現一下拉菜單框，如圖1-5所示，“查看 ”提供了“采購訂單”、“采購入庫”、“采購退貨”、“銷售出庫”、“現款銷售”、“銷售退庫”、“商品庫存”、“應收賬款明細”、“應付賬款明細” 、“催收款列表”、“往來賬款結算明細”、“發(fā)票管理”、“網絡進銷存系統(tǒng)”等項操作功能，現將各功能分述如下：1、 采購訂單“查看”菜單中的“采購訂單”，列出采購訂單明細表，包括“期間”、“日期”、“單據號碼”、“商品條碼”、“商品名稱”、“規(guī)格型號”、“數量”、“單價”、“金額”等各項內容，可

15、以進行“選擇”、“查看”、“作廢”、“恢復”、“增加”、“刪除”、“頁面設置”、“預覽”、“打印”等各項操作。 “采購入庫”列出入庫單據明細表，“采購退貨”列出退貨單據明細表，包括的內容和操作與“采購訂單”基本相同，可參照。2、銷售出庫 “查看”菜單中的“銷售出庫”，列出銷售出庫的明細表，包括“期 圖1-5間”、“日期”、“單據號碼”、“商品條碼”、“商品名稱”、“規(guī)格型號”、“數量”、“單價”、“金額”等各項內容，可以進行“選擇”、“查看”、“作廢”、“恢復”、“增加”、“刪除”、“頁面設置”、“預覽”、“打印”等各項操作。 “銷售出庫”、“材料成本明細表”包括的內容和操作與“銷售出庫”基本

16、相同，可參照。3、商品庫存 “商品庫存”可以查詢一年當中任何一個月份中的庫存明細表，并可進行“選擇”、“定位”、“引入到EXCEL2000”、“預覽|”、“打印”等項操作。4、應收賬款明細“應收賬款明細”列出應收賬款明細表，包括“單位名稱”、“所屬地區(qū)”、“發(fā)生金額”、“支付金額”、“應收余額”幾項內容，可以進行“添加”、“刪除”、“修改”、“選擇”、“預覽”、“打印”等各項操作。 “應付賬款明細”列出應付款明細表，包括的內容和操作與“應收賬款明細”基本相同，可參照。5、往來賬款結算明細根據自己的需要，選擇相應的條件，列出往來賬款的結算單據明細表，可進行的操作包括“增加”、“查看”、“選擇”、

17、“頁面設置”，“預覽”、“打印”等各項操作。6、發(fā)票管理 “發(fā)票管理”包括“錄入進項發(fā)票”、“錄入銷項發(fā)票”、“查詢進項發(fā)票明細”、“查詢銷項發(fā)票明細”四項內容。 “錄入進項發(fā)票”的內容有“貨物名稱”、“規(guī)格編號”、“單位”、“數量”、“單價”、“金額”等各項，可以進行的操作包括“插入”、“刪除”、“查看”、“復制”、“粘貼”“保存”、“頁面設置”、“打印”等各項?！颁浫脘N項發(fā)票”、“查詢進項發(fā)票明細”、“查詢銷項發(fā)票明細”三項包括的內容與操作與“錄入進項發(fā)票”基本相同，可參照。8、 網絡進銷存系統(tǒng)“網絡進銷存系統(tǒng)”提供在互聯網上查詢“ K&B進銷存”所有數據資料的功能。（三）資料菜單

18、 點擊“資料”出現一下拉列表框，如圖1-6所示，“資料”提供了“客戶資料”、“供應商資料”、“倉庫資料”、“計量單位”、“商品科目”、“部門類別”、“員工類別”、“職工資料”、“期初庫存余額”等項操作功能，現將各功能分述如下：1、客戶資料“客戶資料”列出客戶明細表，包括“代碼”、“客戶”、“欠款總金額”、“已付欠款金額”、“內部單位”、“所屬地區(qū)”等各項內容，可進行的操作包括“增加”、“查看”、“選擇”、“修改”、刪除”、“頁面設置”、“預覽”、“打印”等。2、 供應商資料 “供應商資料”列出供應商明細表，包括“代碼”、“供應商”、“聯系人”、圖1-6“電話”、“傳真”、“地址”等各項內容，可

19、進行的操作包括 “增加”、“查看”、“選擇”、“修改”、刪除”、“頁面設置”、“預覽”、“打印”等。3、 倉庫資料 給出“倉庫資料”列表，包括“行次”、“庫房名稱”、“管理員”、“地址”、“電話”幾項內容，可以進行“添加”、“修改”、“刪除”、“頁面設置”、“打印”等操作。4、 計量單位 列出常見的計量單位，對計量單位表可以進行“添加”、“修改”“刪除”操作。5、商口科目 列出所有商品的科目代碼，對科目代碼表可以進行“增加”、“修改”、“刪除”、“數據查詢”、“打印”操作。6、部門類別 給出部門類別的列表，對部門類別可以進行“添加”、“修改”、“操作”。7、職工類別 給出職工類別的列表，對職工

20、類別可以進行“添加”、“修改”、“刪除”、“操作”。8、職工資料 給出相關的職工相關情況，對職工資料可以進行“增加”、“修改”、“刪除”、“操作”。9、 期初庫存余額表列出期初庫存余額的明細表，包括“批次編號”、“商品編碼”、“商品名稱”、“規(guī)格型號”、“計量單位”等各項內容，可以進行“刷新列表”、“選擇”、“預覽”、“頁面設置”、“打印”等操作。（四）進銷存菜單 點擊“進銷存”出現一下拉菜單，如圖1-7所示，“進銷存”提供了“采購訂單”、“采購入庫”、“采購退貨”、“采購付款”、“銷售訂單”、“銷售出庫存”、“現款銷售”、“銷售退庫”、“領料”、“退料”、“庫存盤點”、“倉庫調撥”、“月末處

21、理”等操作功能，現將各功能分述如下：1、采購訂單 點擊“采購訂單”，直接進行錄入，內容包括“貨物名稱”、“規(guī)格型號”、“單位”、“數量”、“單價”、“金額”等，可以進行的操作有“新建”、“插入”、“刪除”、“復制”、“粘貼”、“保存”等。“采購入庫”、“采購退貨”包括的內容和操作與“采購訂單”基本相同，可參照。2、 銷售出庫 點擊“銷售出庫”，直接進行錄入，內容包括“貨物名稱”、 “規(guī)格型號”、“單位”、“數量”、“單價”、“金額”等，可以進行的操作有“新建”、 圖1-7“插入”、“刪除”、“復制”、“粘貼”、“保存”等。“銷售退庫”、“領料”、“退料”包括的內容和操作與“銷售出庫”基本相同，

22、可參照。3、月末處理 “月末處理”包括“進銷存期末結賬”和“進銷存期間反結賬”兩個內容。 點擊“進銷存期末結賬”出現一個向導框，根據提示可一步一步完成結賬過程。 點擊“進銷存期間反結賬”出現一個提示框，根據提示可一步一步完成結賬過程。（五）數據分析菜單 點擊“數據分析”出現一下拉菜單，如圖1-7的所示，“數據分析”提供了“業(yè)務員銷售業(yè)績”、“商品購進排名”、“商品銷售排名”、“商品退庫排名”、“成本年報表”、“成本日報查詢”等操作功能，現將各功能分述如下：1、 業(yè)務員銷售業(yè)績給出“業(yè)務員銷售業(yè)績”列表，包括“姓名”、“會計期間”、“銷售金額”、“退貨金額”、“銷售金額合計”等各項內容，可進行“

23、頁面設置”“預覽”、“打印”等操作，統(tǒng)計圖直觀、清晰的對各種數據進行 元 圖1-8分析。2、商品購進排名給出“商品購量排行”列表，包括“商品代碼”、“商品名稱”、“規(guī)格編號”、“計量單位”、“數量合計”、“單價”等各項內容，可進行“頁面設置”、“預覽”、“打印”、“引出到EXCEL200”、“查看科目信息、購進數理分析圖、購進金額分析圖”等操作。 “商品銷售排名”、“商品退庫排名”包括的內容和操作與“商品購進排名”基本相同，可參照。3、 成本年報表 點擊“成本年報表”出現一個提示框，根據提示可一步一步完成年報表查詢過程。4、 成本日報表點擊“成本日報表”出現一個提示框，根據提示可一步一步完成日

24、報表查詢過程。 (六)工具菜單點擊“工具”出現一下拉菜單，如圖1-9所示：工具提供了“計算器”“單位注冊”、“密碼修改”、“用戶管理”、“更換用戶”、“賬套選項”、“數據網絡同步”、“工作日志”、“檢查更新版本” 等操作功能，現將各功能分述如下：1、 單位注冊注冊碼是根據單位名稱，由系統(tǒng)自動計算出來的，有注冊碼的單位系統(tǒng)將提供所有正版功能。2、 密碼修改用于改變用戶進行系統(tǒng)登錄時的密碼，執(zhí)行此功能時，系統(tǒng)要求您依次輸入原密碼、新密碼以及效正密碼，以便系統(tǒng)要進行核對，其中新密碼與效正密碼必須一致。如下圖所示： 圖1-9 圖1-103、用戶管理 為了提供十分安全可靠的手段，對您的賬套及數據進行有效

25、的保護。 K&B進銷存管理系統(tǒng)除了對賬套數據進行保密外，還提供了完善的權限管理機制。系統(tǒng)默認一個系統(tǒng)管理員，只有“系統(tǒng)管理員”的操作員才有增加用戶、刪除用戶、對用戶授權的權限。 單擊工具菜單中的“用戶管理”后系統(tǒng)即進入如圖1-11所示窗口。 圖1-11 用戶僅限提拱了增加、修改、刪除、權限四項功能，主要用于對操作員進行設置和管理。可對用戶進行增加、刪除等項操作。新增用戶 新增用戶用于增加一個新的操作員，如圖1-11所示，在用戶列表中選擇中系統(tǒng)管理員，執(zhí)行“增加”功能以后，“用戶信息”中的內容將被激活，在用戶名中輸入用戶的名稱，一般使用操作員的真實姓名，在密碼中可以自由輸入用戶的密碼。

26、K&B進銷存管理系統(tǒng)中用戶和賬套實行集中管理，對于特定賬套，只要其用戶名和登錄密碼在該賬套中存在，便可登錄，但用戶有權對賬套進行業(yè)務操作，則取決于密碼是否匹配各賬套管理員的授權。當系統(tǒng)打開某一賬套時，系統(tǒng)會將輸入的用戶名和密碼和準備打開賬套中的賬號設置相比較，如果匹配則打開賬套，否則系統(tǒng)提示并拒絕打開賬套。系統(tǒng)預設的用戶（即操作員）是“Manager”。但為了保證您賬套數據的安全，建議您在新建賬套后，新增一用戶將其設為系統(tǒng)管理員，或者將系統(tǒng)預設的“Manager”用戶添加一安全的新密碼。新增用戶時，不但要牢記其密碼，而且要保證密碼的安全，如果發(fā)現密碼泄露，應及時刪除原用戶或修改用戶密碼

27、，并檢查賬套操作日志。修改用戶此功能用于修改用戶的相關內容，修改密碼或備注信息，在用戶列表中選擇一個用戶，在用戶信息中進行修改，操作完畢，點擊“修改”按鈕即可。刪除用戶此功能用于刪除不需要的用戶，在用戶列表中選擇一個用戶，然后按下“刪除”按鈕，即可刪除。授權管理設置完用戶后，就可對用戶進行授權。授權就是對設立的用戶進行權限分配，指定用戶對賬套數據的處理權限以及操作范圍。在授權的過程中，用戶對個人權限的修改即時生效，對個人密碼的修改在下一次登錄打開賬套或更換操作員時生效。在用戶管理窗口，選取要不得授權的用戶，按下“權限”按鈕，彈出如圖1-12窗口即可對該用戶授權了。 圖1-12權限分配分配操作權

28、限時用復選框進行選擇，選中則表示用戶具有該項權限，否則無此操作權限。例如：您要分配某用戶對“基礎數據”中的“客戶資料”的查看權限，你就可以在權限分配中單擊“查看”，然后“查看”前的復選框變?yōu)椋@就表示用戶已具有該項權限，再次單擊時復選框又會變空白，表示已無該項權限，為了方便用戶設置各操作權限，系統(tǒng)設置了和按鈕，用戶需選定總的數據資料內容，然后在其操作權限中點擊“全選”，系統(tǒng)會自動將該項的所有操作權限選中，“全清”正好相反，它是將某項的操作權限全部清除。操作權限見圖1-11權限分配：查看：查看客戶資料的權力添加：添加客戶資料的權力修改：修改客戶資料的權力刪除：刪除客戶資料的權力其它的操作授權處理

29、如系統(tǒng)單據、系統(tǒng)數據列表、庫存數據、往來賬款、發(fā)票管理等權限分配操作類同基礎數據中“客戶資料”操作權限分配，這時不再一一進述?？颇繖嘞奘谟枭唐房颇繖嘞?，如圖1-12所示，其中具體的商品科目授權設置，將直接影響到您是否有權查年或使用該科目。圖1-12取消對科目權限的檢查 有時，可能沒有必要檢查用戶的科目權限，此時系統(tǒng)管理員可根據實際情況來決定是否對指定用戶或自身進行科目權限的檢查。如不檢查，把前面的對勾去掉即可。系統(tǒng)默認不檢查此用戶的科目權限。4、更換用戶 用于改變系統(tǒng)登錄時的用戶及密碼，執(zhí)行此功能，可以更換操作員進行操作。5、賬套選項賬套選項包括四部分內容，分別是賬套參數、系統(tǒng)設置、單據表體設

30、置、界面效果設置根據自身需要進行相關的設置。6、數據網絡同步使網上的數據隨著賬套的操作同時進行相關的改變。7、工作日志 詳細記錄您某天對賬套所做的所有操作。8、檢查更新系統(tǒng)對您所使用的系統(tǒng)檢查更新，根據向導一步一步操作即可完成。如果您使用的已經是最新版本，則系統(tǒng)在檢查完畢后會給出相應的提示。（七）窗口菜單點擊“窗口”會出現一個下拉菜單，如圖1-13所示：窗口提供了“層疊”、“橫向平鋪”、“縱向平鋪”、“排列圖標”幾項操作功能，現將各功能分述如下：1、 層疊用于將全部打開的窗口在屏幕上用層疊的方式顯示出來，以便于您跨 圖1-13窗口操作或查看各窗口的內容。2、 橫向平鋪用于將全部的工作窗口在屏幕

31、上以橫向平鋪的方式顯示出來，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的內容。3、 縱向平鋪用于將全部的工作窗口在屏幕上以縱向平鋪的方式顯示出來，以便于您跨窗口操作或查看各窗口的內容。4、 排列圖標重新排列圖標。（八）幫助菜單該菜單提供了如右圖所示選項?！白浴迸c“工具”菜單中的“單位注冊”功能完全相同，可參照；“幫助”可以實現即時幫助；：“關于”給出一些關于此操作系統(tǒng)的備注信息，例如如版本號、開發(fā)者等。 圖1-14 第二章 系統(tǒng)初始化本章內容提要; 準備初始化數據資料; 設定新建賬套參數; 錄入初始數據資料; 完成初始建賬系統(tǒng)的初始化是一項十分重要的工作，它是整個系統(tǒng)工作的基礎，這個基礎的好壞，將直接影

32、響到K&B進銷存電算化這座大廈的質量和運作。精晰的科目結構、明了準確的數據關系，會使您在賬套啟用后的日常處理和數據核算工作中思路暢順、處理敏捷。第一節(jié) 準備工作為了確保您日常的進銷存工作在K&B進銷存管理系統(tǒng)中快速、準確、高效地進行，首先您要對我們的軟件系統(tǒng)的功能及工作流程有一個全面的了解。在對系統(tǒng)能做什么和怎么做有一個初步認識之后，您就可以開始著手建造符合您自己需要的K&B進銷存電算化系統(tǒng)了。K&B進銷存管理系統(tǒng)幫助您擺脫手工賬的瑣碎繁雜，極大地提高工作效率和工作質量。但在開始使用之前，您還必須對當前的進銷存數據進行整理和規(guī)劃，針對K&B進銷存的優(yōu)點和

33、企業(yè)本身的業(yè)務特點進行必要的前期準備。前期的準備工作是建立一套高效、實用的K&B進銷存電算化系統(tǒng)的基礎。在本章中我們將協助您建立系統(tǒng)所必需的初始數據，業(yè)務資料和商品科目結構體系。一、 賬套基礎資料“賬套”是K&B進銷存管理系統(tǒng)存放數據資料文件的總稱，賬套包括采購訂單、銷售訂單、單據列表、各種報表以及相關的業(yè)務資料內容。一個賬套只能保存一個主體的業(yè)務資料，即所謂的一套賬務的資料。賬套中所需的基礎資料包括：二、 賬套名稱賬套名稱一般為使用該賬套的企業(yè)或單位名稱，也可根據自己的需要命名，該名稱將會在打印輸出有關資料時使用（名稱不超過50個漢字），所以必須清楚、便于認別的名稱，以方便資

34、料的查詢。例如：奔騰科技公司的賬套可取名為：“奔騰科技信息資訊有限公司”。三、記賬本位幣 K&B進銷存管理系統(tǒng)提供了強大的多種外幣核算功能，根據賬務核算的要求，所有的外幣都應全部折算為記賬本位幣進行核算，因此在賬套中必須指定一種貨幣作為記賬本位幣，其他幣別都必須以此本位幣為基礎進行折算。四、會計科目結構設計K&B進銷存管理系統(tǒng)會計科目由科目編碼和科目名稱兩部分組成，其中，科目編碼的最大級別為7級，最大位數為15位，科目名稱可以由漢字或字符組成，最大50個字符或25個漢字。K&B進銷存管理系統(tǒng)的會計科目體系結構采取的是樹形分支結構，分級進行管理，從一級科目開始逐級增加，某

35、級科目如無下級科目，則該科目為最明細科目。科目的層次結構如圖2-1所示，其中“001計算機”為一級科目，“00101服務器”等為二級科目，“0010101IBM”等則是最明細科目，以此類推。0010202聯想0010201DELLLL0010302東芝0010301IBM0010102HP0010101IBM00101服務器00103筆記本00102PC機001計算機 圖2-1 五、會計期間按照會計準則的要求，數據核算必須分會計期間進行。 K&B進銷存管理系統(tǒng)能滿足您任何會計分期的要求，您可以按自然年度的自然月份劃分會計期間，也可以將自然年度劃分為12個以上或以下的會計期間，還可以根據

36、您的需要自定義任意的會計期間等。系統(tǒng)默認是按自然年度的自然月份劃分會計期間。第二節(jié) 啟動 K&B進銷存雙擊 K&B進銷存圖標即可啟動系統(tǒng)。一、用戶登錄進入如圖2-2所示用戶登錄窗口，然后就可以錄入或從下拉框中選取用戶名，并輸入口令，完成后單擊打開或ENTER鍵結束，系統(tǒng)會檢查用戶合法性，只有合法的用戶才能進入系統(tǒng)。 圖2-2第一次使用時用戶名系統(tǒng)定為“MANAGER”，口令為空，在進入系統(tǒng)后用戶可以根據自己的需要增加、修改、或刪除用戶。二、初始界面K&B進銷存中用戶是針對系統(tǒng)和賬套的，所有賬套用戶由系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理。用戶對哪個賬套有操作權，則要由具有系統(tǒng)管理員權限的用戶

37、進行授權。只有被授權使用的賬套，用戶才能夠打開進行操作。我們在學會了啟動K&B進銷存，了解了初始菜單功能后，就可以進行賬套初始化工作，建立自己的賬務系統(tǒng)。K&B進銷存管理系統(tǒng)初始化工作分為兩在步驟：第一個步驟：新建賬套；第二個步驟：錄入初始化數據。建立賬套工作是建立電算化系統(tǒng)的第一項工作，它設立了整個電算化系統(tǒng)的主體框架。此項處理中包含了建立賬套名稱、設立記賬本位幣、設立會計科目結構等項工作。錄入初始化數據是將企業(yè)在啟用賬套時的期初業(yè)務數據資料輸入系統(tǒng)的一項工作。初始化工作包括商品科目、初始庫存、客戶資料、供應商的錄入等幾項內容。現將系統(tǒng)初始化處理工作詳述如下： 第三節(jié) 建立新

38、賬套在K&B進銷存中，保存賬務資料的文件稱為“賬套”，賬套中存放的內容包括商品科目、進貨單據、銷售單據、庫存記錄、各種報表等。在一個賬套中只能保存一個公司或一個單位的賬務資料，但在實際工作中您可以根據需要建立任意數量的賬套，從而能通過合理的組織賬套文件。電算化工作就是用計算機代替人工進行賬務及其他有關業(yè)務處理工作。因此您必須至少要建立一個賬套文件。用以存放有關賬務及業(yè)務資料，以便于計算機進行處理。一個賬套就是一個單獨的計算機文件。您可以利用操作系統(tǒng)提供的復制、改名、刪除等功能對賬套文件進行相應操作。為了保證您的賬套數據的安全完整。防止發(fā)生意外情況導致數據丟失，您應當定期對賬套進行備份，

39、并妥善保存?zhèn)浞葙Y料。啟動K&B進銷存管理系統(tǒng)后可以有三種方式建立新賬套。一種是進入系統(tǒng)后，從下拉菜單中執(zhí)行“新建賬套”功能；用鼠標單擊屏幕在左上角的“文件”就會彈出下拉菜單，然后選擇“新建賬套”即可：另一種較為簡便的方法是單擊工具條中的按鈕新建賬套，效果與菜單中操作相同。還有一種是直接在系統(tǒng)登錄窗口，單擊“新建”按鈕，系統(tǒng)自動的提示新建賬套中的步驟。一、輸入賬套文件名計算機管理賬套是按照文件的方式進行的，因此每個賬套必須有一個文件名，K&B進銷存中的賬套文件名長度不超過255個字符，擴展名不超過3個字符。圖2-3 執(zhí)行新建賬套功能后，系統(tǒng)會彈出建立文件對話框，如圖2-3所示。用

40、戶可以按照便于識別和記憶的原則輸入賬套文件名，K&B進銷存默認的文件的擴展名為“AIS”，建議用戶在為賬套命時，盡量采用默認擴展名，這樣在以后進行打開賬套操作時便于查找。請記住此文件名稱，以便日后打開以此文件命名的賬套。 系統(tǒng)在打開賬套時是按默認擴展名列表的，如果在打開賬套操作時找不到建立的賬套，在確定驅動器和路徑無誤后，可將“文件類型”改變?yōu)椤八形募?.*類型，查看是否輸入了非“AIS”的擴展名。在輸入完賬套文件名之后，就進入了K&B進銷存建賬向導。二、賬套名稱在建賬向導的帶領下，第一步就是輸入賬套名稱。在這里需要提醒用戶注意的是：賬套名與賬套文件名是兩個概念截然不同的概念

41、。賬套名稱一般是使用該賬套的公司或單位名稱，用于標識該賬套所屬的會計主體。賬套名稱將在輸出采購單據、銷售單據、報表等業(yè)務資料時使用，所以在此處請清楚輸入單位名稱，以防混淆不清。 圖2-4三、確定記賬本位幣完成賬套名稱輸入之后，點“下一步”，就進入錄入“記賬本位幣”窗口。如圖2-5所示：圖2-5 記賬本位幣是指一個企業(yè)在進行會計核算時節(jié)統(tǒng)一使用的記賬貨幣。企業(yè)在進行經濟業(yè)務核算時，應確定一種記賬本位幣，以便于對有關外幣業(yè)務進行處理。 對于K&B進銷存，在此窗口系統(tǒng)默認為人民幣，用戶無須再進行輸入。四、確定科目代碼級數及長度 確定本位幣后，建賬向導把我們帶進了會計科目結構設計中，如圖2-6

42、所示畫面。 K&B進銷存中會計科目結構是樹形分支結構，按照分支所入的位置分級管理，最上面的是一級科目，最底下則為明細科目。圖2-6會計科目由科目編碼和科目名稱兩部分組成，其中，科目編碼最大級數為7級，最大位數為15位。科目名稱可以由漢字或字符構成，您可以根據實際業(yè)務需要來設置科目代碼級數和各級代碼的長度。會計科目的級別以及各級長度的確定，應綜合考慮各方面的因素，既要便于操作又要為今后的發(fā)展留有余地，因為一旦新建賬套完成，所設定項目均無法再做任何修改，在此需要提請您特別注意。五、完成建賬設定完科目結構、本位幣等各項參數后，建賬向導就將完成它的使命，下來的最后一項工作就是按“確定”按鈕，系

43、統(tǒng)提示“建賬已完成，請初始化賬套”，結束建賬工作。接下來系統(tǒng)就按照您設定的參數新建了一個賬套，您就可以對這個賬套進行初始化設置工作了。注意！建賬過程中這些參數雖然比較簡單，但對于整個賬套都是十分重要的，一旦某些賬套設置錯誤，在完成建賬工作之后將無法再做修改，這些錯誤不合企業(yè)賬務的實際情況，將有可能導制新建的賬套最終不可用。一旦這些錯誤在進行完初始化工作，甚至有可能是在處理了幾個月的賬務數據之后被發(fā)現，則會前功盡棄，所有的初始化數據和日常業(yè)務處理荼都必須重做。 在您按下“確定”按鈕之后，我們的建賬向導也就不再出現了。下面就進入初始化處理功能中，您就可以對您所建的賬套做初始化數據錄入工作了。第三節(jié)

44、 初始資料錄入您在建賬的帶領下完成建立新賬套之后，就進入了初始化設置窗口，如下圖2-7所示。 在這里您就可以開始進行您的初始化數據錄入工作了，需要進行初始化設置的項目包括商品科目、初始庫存、客戶資料和供應商等，其中客戶資料和供應商也可以在賬套啟用以后再錄入工作。這些資料在關閉初始化設置之后，可在數據查詢中進行維護。 系統(tǒng)在初始化設置窗口還可進行初始余額設置，以及關閉初始化啟用新賬套，在一般情況下，初始數據一經關閉，即不可再修改。因此， 圖2-7 在進行初始化設置時請仔細，只有當您的初始化數據全部正確，才能啟用賬套。一、商品科目設置 在圖2-7所示的窗口，單擊“商品科目”按鈕，系統(tǒng)進入如圖2-8

45、所示的“貨物資料”窗口。在該窗口中您可以進行增加、修改、刪除、數據查詢、頁面設置和打印等操作。 圖2-8（一）、增加 在圖2-8中單擊“增加”按鈕進入新增科目界面，如圖2-9所示。 在貨物資料中的各個輸入欄目中輸入新增科目的信息資料。輸入完畢后，單擊“添加”按鈕保存新增科目的資料，增加完畢后，單擊“關閉”按鈕，返回“貨物資料”設置窗口。 增加商品科目必須由上級至下級逐級增加。即必須首先增加上級科目，只有上級科目存在才能增加下級科目，否則系統(tǒng)會提示上級科目不存在。商品科目的級別編碼，完全按照您在新建賬套時所設各級會計科目長度來限制的，您在進行科目編碼時要按照所設定的各級長度來編制。 貨物代碼：貨

46、物代碼是整個系統(tǒng)處理的核心內容，系統(tǒng)的全部賬務系統(tǒng)的處理都是圍繞著商品科目來進行的。商品科目的代碼應該按照一定的規(guī)則進行編輯，以便在使用中清晰明了。商品科目編碼允許最大長度為15個字符，建議您使用數字字符進 圖2-9行，其各級編碼的長度要符合新建賬套時所設置的值。 助記碼：幫助記憶商品科目編碼。在錄入單據時，為了提高商品科目錄入的速度可以用 助記碼幫助科目錄入。例如：將“服務器”科目的助記輸入“fw”,則在輸入服務器科目時輸入“fw”，系統(tǒng)會自動找到“服務器”科目，以加快單據處理速度。 貨物名稱：貨物名稱是該商品科目的文字標識，在命名貨物名稱時只需要命名本級貨物 貨物名稱，不必帶上級科目名稱，

47、輸入的商品科目名稱一般為漢字和字符。 規(guī)格型號：標識貨物屬于同類產品的那一種。 計量單位：在此可以增加、修改、刪除計量單位，單擊“計量單位”后面的按鈕，可以打開如圖2-10所示的畫面。添加：直接點擊“添加”，然后在項目名稱輸入計量單位。修改：在計量單位中選擇一個，然后點擊“修改”，在項目名稱中修改完畢點“確定”即可。刪除：在計量單位中選擇一個，然后點擊“刪除”即可。設置為首選項：首先在計量單位中選擇您想要設置為首選項的計量單位，點擊“修改”，把 打上對勾，最后點擊“確定”即可。以后在增加科目用 圖2-10到計量單位時，供您首選的計量單位就是您所設置的。 庫存限量：包括最低庫存和最高庫存兩項，根

48、據自己的實際情況填寫即可。所有相關項填寫完畢，點“添加”按鈕即可添加一個新的科目?？梢岳^續(xù)輸入添加下一個科 目，如不想再添加，點“取消”即可，回到如圖2-8所示的窗口，在此窗口中你可以查看到您剛剛所添加的科目。（二）、修改在圖2-8貨物資料窗口中點擊“修改”按鈕進入與商品科目添加類似的修改窗口。在此窗口中按添加的規(guī)則進行修改，將所須修改的項目修改完畢后，單擊“修改”保存所做的修改。否則按“取消”按鈕返回到商品科目設置窗口。（三）、刪除在圖2-8貨物資料窗口選中要刪除的商品科目，單擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)彈出確認 刪除窗品，提示用戶是否確實要刪除所選中的商品科目。選擇是則刪除該商品科目，若不想刪除選

49、中的商品科目，選擇否。選擇完畢后，系統(tǒng)則返回到商品科目設置窗口。（四）、數據查詢在圖2-8貨物資料窗口選擇“數據查詢”，彈出如圖2-11所示的窗口：下面將詳細說明 圖2-11選擇查詢的功能。內容：在此處選擇要按什么項目內容去查找，系統(tǒng)提供了編碼、助記碼、商品條碼、計量單位、貨物名稱、規(guī)格型號、參考售價、最高限存、最底限存等項目內容。比較關系：選擇項目內容按照什么比較關系與比較值進行比較，系統(tǒng)提供了等于、不等于、包含、不包含、為空值、不為空值等幾項比較關系。比較值：輸入要查找科目比較項目條件滿足的數值，選擇查詢功能還提供了各項條件的綜合查高詢，在多項條件之間提供了且與或的邏輯運算。例如我們要查找

50、貨物名稱等于服務器，即可按如上圖示的方式設定條件，條件設定完畢之后，單擊確定按鈕，系統(tǒng)即開始在當前商品科目中查找滿足條件的科目，并定位于此。全部清除：若對剛剛選擇的條件不滿意，可以按“全部清除”清除剛才的選擇，重新進行新的選擇。表格顯示：所有的科目以表格的形式顯示出來，內容包括編碼、助記碼、商品條碼、計量單位、貨物名稱、規(guī)格型號、參考售價、最高限存、最底限存等項目。當用表格顯示時，“頁面設置”、“打印”將變得可用。（五）、頁面設置單擊“頁面設置”出現如下窗口界面，如圖2-12所示 圖2-12在此處的設置用于輸出科目表格，包括的內容有上邊界、下邊界、左邊界、右邊界、行高以及標題字號、表體字號、打印機等項目，同時可以改變列寬度、控制表格中的某一行是否顯示、設置頁眉面腳、凍結某一列。設置完畢點確定即可。（六）、打印根據頁面設置的格式，輸出科目表格。二、初始庫存錄入 在圖2-7所示的窗口，單擊“初始庫存”按鈕，系統(tǒng)進入如圖2-13所示的“庫存初始化”窗口。該窗口可以進行新建、保存、插入、復制、粘貼、頁面設置和打印等操作。 圖2-13 初始庫存錄入為用戶提供了一個仿真的庫存錄入環(huán)境，系統(tǒng)為您提供許多功能操作以方便您高效快捷地輸入庫存原