大學(xué)畢業(yè)晚會(huì)項(xiàng)目管理計(jì)劃書(shū)(甘特-魚(yú)骨圖等)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上大學(xué)畢業(yè)晚會(huì)項(xiàng)目管理計(jì)劃項(xiàng)目小組成員： 小組成員專(zhuān)業(yè)： 項(xiàng)目指導(dǎo)教師： 2010年11月26日目錄1. 項(xiàng)目背景.32. 項(xiàng)目目標(biāo).33. 角色分析.34. 生命周期.45. 范圍管理.46. 進(jìn)度管理.57. 資源管理.68. 費(fèi)用管理.89. 質(zhì)量管理.910. 溝通管理1011. 風(fēng)險(xiǎn)管理1112. 收尾管理14一、項(xiàng)目背景對(duì)于即將畢業(yè)的學(xué)子而言，七月是一個(gè)收獲的季節(jié)，在這個(gè)美好的時(shí)刻，他們滿載著幾年的知識(shí)積累，勇敢而自信的走向社會(huì)，去追求他們的未來(lái)，去實(shí)現(xiàn)他們的理想。幾年的學(xué)習(xí)生活，讓畢業(yè)生們有了深厚的嶺南情誼，為了表達(dá)學(xué)院對(duì)畢業(yè)生的祝福之情，同時(shí)也為了給畢業(yè)

2、生們一個(gè)向母院表達(dá)感激之情的平臺(tái)，XXX學(xué)工部決定舉辦一場(chǎng)畢業(yè)晚會(huì)，并將該項(xiàng)目的籌備工作委托給我們項(xiàng)目小組，為此，我們用所學(xué)的項(xiàng)目管理的知識(shí)做了如下項(xiàng)目策劃。二、項(xiàng)目目標(biāo)總體目標(biāo)：晚會(huì)順利進(jìn)行并充分表達(dá)對(duì)畢業(yè)生的祝福時(shí)間目標(biāo)：保證晚會(huì)前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作都按時(shí)完成成本目標(biāo)：將晚會(huì)成本控制在贊助商提供的贊助費(fèi)之內(nèi)效果目標(biāo)：讓大家都快樂(lè)，有更多歡聲笑語(yǔ)；讓大家有感動(dòng)，更珍惜嶺南情誼。三、角色分析角色需求畢業(yè)生在晚會(huì)上能充分的表現(xiàn)自己對(duì)中大和嶺院的感情贊助商對(duì)其產(chǎn)品和公司要有宣傳作用院方祝福畢業(yè)生，增強(qiáng)他們對(duì)母院的感情晚會(huì)表演者各個(gè)配套設(shè)備完整，使演出順利晚會(huì)工作人員各項(xiàng)流程和要求準(zhǔn)確清晰，使任務(wù)明確項(xiàng)目

3、小組保證項(xiàng)目準(zhǔn)時(shí)完成，保證各個(gè)參與者都滿意四、生命周期資源 項(xiàng)目執(zhí)行階段 項(xiàng)目準(zhǔn)備階段 項(xiàng)目結(jié)束階段時(shí)間 五、范圍管理下面是WBS表格：1前期總體策劃2晚會(huì)負(fù)責(zé)人與各班班長(zhǎng)會(huì)議2.1前期通知2.1.1確定日期2.1.2會(huì)議內(nèi)容預(yù)告2.2會(huì)議召開(kāi)2.2.1晚會(huì)負(fù)責(zé)人介紹基本情況2.2.2各班就晚會(huì)主題和內(nèi)容提出意見(jiàn)2.2.3將各班的意見(jiàn)進(jìn)行整理2.3會(huì)議后2.3.1進(jìn)一步征集畢業(yè)班意見(jiàn)2.3.2將整理好的最終意見(jiàn)上報(bào)學(xué)工部3研究生會(huì)、團(tuán)總支工作安排3.1成立各個(gè)功能小組3.1.1明確各個(gè)功能小組的任務(wù)3.1.2明確各個(gè)功能小組的負(fù)責(zé)人3.2聯(lián)系贊助商3.2.1尋找有合作意向的商家3.2.2細(xì)節(jié)談

4、判3.3聯(lián)系舞臺(tái)公司3.3.1篩選舞臺(tái)公司3.3.2細(xì)節(jié)談判3.4節(jié)目篩選3.4.1確定篩選標(biāo)準(zhǔn)和程序3.4.2篩選過(guò)程3.4.3最終確定入圍節(jié)目3.5邀請(qǐng)嘉賓3.5.1向?qū)W工部咨詢(xún)需邀請(qǐng)的對(duì)象3.5.2聯(lián)系嘉賓并派發(fā)邀請(qǐng)函3.6晚會(huì)舉辦通知3.6.1明確晚會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)3.6.2其它注意事項(xiàng)4贊助商4.1前期宣傳4.1.1找贊助商拿宣傳資料4.1.2宣傳產(chǎn)品擺放與傳單散發(fā)4.1.3贊助商介紹4.1.4支付贊助費(fèi)4.2贊助效果反饋4.2.1宣傳總結(jié)4.2.2贊助商滿意度反饋5場(chǎng)地布置與舞臺(tái)公司5.1聯(lián)系學(xué)院學(xué)工部5.1.1申請(qǐng)活動(dòng)產(chǎn)地5.1.2聯(lián)系場(chǎng)地設(shè)備管理員提供支持5.2聯(lián)系舞臺(tái)公司5.2.

5、1舞臺(tái)布置5.2.2舞臺(tái)效果調(diào)整5.3聯(lián)系研究生會(huì)和團(tuán)總支5.3.1明確場(chǎng)地布置時(shí)間流程5.3.2明確場(chǎng)地布置要求與晚會(huì)運(yùn)作流程6活動(dòng)宣傳6.1橫幅和海報(bào)宣傳6.1.1確定橫幅和海報(bào)內(nèi)容6.1.2確定宣傳時(shí)間地點(diǎn)6.1.3相應(yīng)功能小組執(zhí)行6.2傳單宣傳6.2.1確定傳單內(nèi)容6.2.2確定傳單派發(fā)時(shí)間和地點(diǎn)6.2.3相應(yīng)功能小組執(zhí)行6.3網(wǎng)絡(luò)宣傳6.3.1確定網(wǎng)絡(luò)宣傳的內(nèi)容6.3.2通過(guò)QQ群、BBS等媒介6.3.3相應(yīng)功能小組執(zhí)行7物資準(zhǔn)備物資采購(gòu)7.17.1.1與各個(gè)節(jié)目負(fù)責(zé)人明確晚會(huì)物資需求計(jì)劃7.1.2采購(gòu)相應(yīng)物品7.1.3核實(shí)物資是否滿足需求并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整8晚會(huì)舞臺(tái)支持8.1聯(lián)系主持人

6、8.1.1主持人化妝與服飾8.1.2確認(rèn)主持稿8.2晚會(huì)后勤人員8.2.1將晚會(huì)后勤人員分組8.2.2明確各小組任務(wù)8.2.3晚會(huì)應(yīng)急處理9會(huì)后清場(chǎng)9.1物資整理9.1.1各項(xiàng)設(shè)備回收9.1.2物資核實(shí)與統(tǒng)計(jì)9.2現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境整理9.2.1將現(xiàn)場(chǎng)打掃干凈9.2.2將各項(xiàng)物品擺放歸位10晚會(huì)總結(jié)10.1晚會(huì)報(bào)道稿10.2向?qū)W工部匯報(bào)10.2.1晚會(huì)總結(jié)報(bào)告10.2.2核算各種開(kāi)支10.2.3各種資料歸檔下面是WBS的部分截圖：六、進(jìn)度管理甘特圖網(wǎng)絡(luò)圖（局部）項(xiàng)目里程碑七、資源管理資源使用圖（局部）責(zé)任矩陣圖（D為主要負(fù)責(zé)，P為輔助）八、費(fèi)用管理本項(xiàng)目預(yù)計(jì)支出有以下幾項(xiàng)：（1）舞臺(tái)公司費(fèi)用：4700元

7、 舞臺(tái)搭建：3500元 音效設(shè)備：700元 現(xiàn)場(chǎng)布置（氣球，鮮花，小型煙花）：500元備注1：地點(diǎn)暫定為本校區(qū)內(nèi)，無(wú)需場(chǎng)租費(fèi)。（2）節(jié)目費(fèi)用：1300元 主持人4套服裝租用費(fèi)用：600元 主持人發(fā)型化妝費(fèi)用：200元 贊助各節(jié)目服裝道具費(fèi)共：500元（3）宣傳費(fèi)用：500元 橫幅制作費(fèi)用：50元 海報(bào)制作費(fèi)用：200元 傳單印發(fā)費(fèi)用：200元 邀請(qǐng)函印發(fā)費(fèi)用：50元（4） 應(yīng)急費(fèi)用:500元綜上，預(yù)計(jì)支出總計(jì)7000元備注2：預(yù)計(jì)收入由預(yù)計(jì)贊助費(fèi)組成，包括現(xiàn)金及等價(jià)物如發(fā)型化妝服務(wù)，氣球橫幅等布置現(xiàn)場(chǎng)用品，預(yù)計(jì)在7000元以上。九、質(zhì)量管理我們認(rèn)為最可能會(huì)出質(zhì)量問(wèn)題的環(huán)節(jié)可能有以下這幾方面:邀

8、請(qǐng)：1. 學(xué)工部未能一次把所有需邀請(qǐng)對(duì)象交代清楚2. 聯(lián)系嘉賓并派發(fā)邀請(qǐng)函時(shí)出現(xiàn)遺漏物資準(zhǔn)備：1. 采購(gòu)數(shù)量不足2. 物資質(zhì)量不及格3. 采購(gòu)人員發(fā)生意外，物資不能及時(shí)到位宣傳：1. 宣傳品未及時(shí)制作出來(lái)并張貼派發(fā)舞臺(tái)設(shè)置：1. 聯(lián)系不到場(chǎng)地設(shè)備管理員2. 舞臺(tái)公司未能及時(shí)到位3. 舞臺(tái)設(shè)備臨時(shí)發(fā)生意外晚會(huì)現(xiàn)場(chǎng)：1. 主持人由于意外未能及時(shí)到位2. 演出人員未能及時(shí)到場(chǎng)，上下節(jié)目不能及時(shí)銜接3. 演出過(guò)程發(fā)生失誤會(huì)后：1. 設(shè)備回收、物資清點(diǎn)、歸位時(shí)發(fā)生混亂以下用魚(yú)骨圖展示導(dǎo)致質(zhì)量問(wèn)題發(fā)生的一些原因PDCA質(zhì)量控制：項(xiàng)目質(zhì)量控制是一個(gè)由事前控制、過(guò)程監(jiān)控、檢查對(duì)比和偏離處理等部分組成的主動(dòng)控制

9、閉環(huán)系統(tǒng)。我們可以通過(guò)PDCA來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)系統(tǒng)：1. PLAN：用質(zhì)量目標(biāo)表明確所要達(dá)到的質(zhì)量要求2. DO：用監(jiān)控記錄表記錄項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的情況3. CHECK：用檢查對(duì)比表來(lái)找出偏離目標(biāo)的差異4. ACT：采取措施糾偏各個(gè)具體活動(dòng)的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本活動(dòng)高質(zhì)量的完成，再由一個(gè)人對(duì)晚會(huì)所有活動(dòng)進(jìn)行檢查跟進(jìn)與協(xié)調(diào)，確保整個(gè)晚會(huì)項(xiàng)目高質(zhì)量地完成。我們可以用簡(jiǎn)單的質(zhì)量核對(duì)表來(lái)檢查和核對(duì)某些必要的步驟是否已經(jīng)付諸實(shí)施，從而實(shí)行對(duì)質(zhì)量的控制和追蹤：質(zhì)量核對(duì)表項(xiàng)目實(shí)施誰(shuí)負(fù)責(zé)這件事？這件事開(kāi)始做了嗎？這件事完成了嗎？這件事完成情況怎么樣？十、溝通管理( 1 )項(xiàng)目小組的溝通溝通手段：主要是電話 溝通頻率：每周3

10、次（必要的話隨時(shí)）為了確保每一項(xiàng)活動(dòng)的按時(shí)按量完成，項(xiàng)目小組每個(gè)活動(dòng)的負(fù)責(zé)人必須及時(shí)的把活動(dòng)的進(jìn)展情況向項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人匯報(bào)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)的把相關(guān)信息通發(fā)布給各個(gè)信息需求者。這種輪式的的溝通方式能夠快速的解決問(wèn)題，并且確保了信息傳遞的準(zhǔn)確性。針對(duì)這一方式可能難以提高成員的士氣，這里成員間也可以相互的溝通，但前提是項(xiàng)目小組的負(fù)責(zé)人必須掌握活動(dòng)的進(jìn)展情況，不然項(xiàng)目就難以控制?；顒?dòng)2負(fù)責(zé)人活動(dòng)2負(fù)責(zé)人活動(dòng)1負(fù)責(zé)人項(xiàng)目負(fù)責(zé)人( 2 ) 贊助商的溝通溝通手段：當(dāng)面、電話 溝通頻率：一星期兩次 為了確?；顒?dòng)經(jīng)費(fèi)的準(zhǔn)時(shí)到位，項(xiàng)目外聯(lián)的負(fù)責(zé)人員必須與贊助商保持溝通，確認(rèn)贊助商的宣傳需求，以及將項(xiàng)目的需求情況及時(shí)

11、通知給贊助商。 ( 3 ) 與上級(jí)的溝通溝通手段：電話、當(dāng)面 溝通頻率：一星期兩次與校方的溝通需注意的是，必須準(zhǔn)確將舉辦晚會(huì)這一申請(qǐng)，及時(shí)向上級(jí)提出，并盡快得到具體的回復(fù)。因此應(yīng)采用雙向溝通。向校方協(xié)商，把嶺院的具體情況匯報(bào)給校方，例如具體的畢業(yè)完結(jié)時(shí)間，學(xué)生的準(zhǔn)備時(shí)間等等。通過(guò)雙方協(xié)調(diào)來(lái)盡早確定活動(dòng)的舉辦時(shí)間，以便后面的工作展開(kāi)。( 4 ) 與晚會(huì)表演者的溝通溝通手段：電話，當(dāng)面 溝通頻率：需要時(shí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)的收集晚會(huì)表演者的需求信息，如服裝，道具的租借情況等，并提前及時(shí)把晚會(huì)的安排信息向各位晚會(huì)表演者傳達(dá)，如彩排時(shí)間，地點(diǎn)，節(jié)目次序和晚會(huì)的具體安排。如雙方在需求和安排上有何變動(dòng)應(yīng)及時(shí)的

12、通知對(duì)方。( 5 ) 與學(xué)生的溝通溝通手段：傳單，橫幅，海報(bào) 溝通頻率：長(zhǎng)時(shí)為了確保同學(xué)參加晚會(huì)的積極性和熱情，項(xiàng)目小組應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間的向同學(xué)們宣傳晚會(huì)，這里可以通過(guò)傳單，橫幅，海報(bào)等方式。并及時(shí)的的把晚會(huì)舉辦的時(shí)間地點(diǎn)等信息傳遞給同學(xué)們。十一、風(fēng)險(xiǎn)管理一、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)價(jià)通過(guò)審視我們的WBS，我們認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)源于以下幾個(gè)方面：注：風(fēng)險(xiǎn)危害評(píng)價(jià)1為最低，10為最高。風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源風(fēng)險(xiǎn)名稱(chēng)風(fēng)險(xiǎn)危害評(píng)價(jià)邀請(qǐng)學(xué)工部未能一次把所有需邀請(qǐng)對(duì)象交代清楚5聯(lián)系嘉賓并派發(fā)邀請(qǐng)函時(shí)出現(xiàn)遺漏6物資準(zhǔn)備采購(gòu)數(shù)量不足5物資質(zhì)量不及格6采購(gòu)人員發(fā)生意外，物資不能及時(shí)到位5宣傳宣傳品未及時(shí)制作出來(lái)并張貼派發(fā)6舞臺(tái)設(shè)置聯(lián)系不到場(chǎng)地設(shè)備

13、管理員8舞臺(tái)公司未能及時(shí)到位10舞臺(tái)設(shè)備臨時(shí)發(fā)生意外9晚會(huì)現(xiàn)場(chǎng)主持人由于意外未能及時(shí)到位7演出人員未能及時(shí)到場(chǎng)，上下節(jié)目不能及時(shí)銜接7演出過(guò)程發(fā)生失誤8會(huì)后設(shè)備回收、物資清點(diǎn)、歸位時(shí)發(fā)生混亂6二、應(yīng)對(duì)措施風(fēng)險(xiǎn)名稱(chēng)應(yīng)對(duì)措施學(xué)工部未能一次把所有需邀請(qǐng)對(duì)象交代清楚向?qū)W工部反復(fù)確認(rèn)邀請(qǐng)對(duì)象名單聯(lián)系嘉賓并派發(fā)邀請(qǐng)函時(shí)出現(xiàn)遺漏在發(fā)出邀請(qǐng)函時(shí)對(duì)照邀請(qǐng)對(duì)象名單進(jìn)行審核采購(gòu)數(shù)量不足采購(gòu)比需要數(shù)量多一些的物資物資質(zhì)量不及格在采購(gòu)過(guò)程中仔細(xì)檢查采購(gòu)物資的質(zhì)量采購(gòu)人員發(fā)生意外，物資不能及時(shí)到位在采購(gòu)過(guò)程中派三名采購(gòu)人員確保物資的及時(shí)到位，并且提前進(jìn)行采購(gòu)宣傳品未及時(shí)制作出來(lái)并張貼派發(fā)確定宣傳品的的日程表，確保一切按照

14、計(jì)劃進(jìn)行聯(lián)系不到場(chǎng)地設(shè)備管理員提前聯(lián)系好場(chǎng)地設(shè)備管理員并且舞臺(tái)公司未能及時(shí)到位轉(zhuǎn)移演出場(chǎng)地或中斷改期舉行舞臺(tái)設(shè)備臨時(shí)發(fā)生意外準(zhǔn)備兩份舞臺(tái)設(shè)備主持人由于意外未能及時(shí)到位要求主持人提前到位演出人員未能及時(shí)到場(chǎng)，上下節(jié)目不能及時(shí)銜接上一個(gè)節(jié)目演出時(shí)，其后兩個(gè)節(jié)目在后臺(tái)準(zhǔn)備， 演出過(guò)程發(fā)生失誤確保演出者在表演節(jié)目前已經(jīng)做好充分的準(zhǔn)備，盡量平撫其緊張情緒設(shè)備回收、物資清點(diǎn)、歸位時(shí)發(fā)生混亂派出小組負(fù)責(zé)此項(xiàng)并在回收前確保每個(gè)人的職責(zé)三、補(bǔ)救措施風(fēng)險(xiǎn)名稱(chēng)補(bǔ)救措施學(xué)工部未能一次把所有需邀請(qǐng)對(duì)象交代清楚盡快邀請(qǐng)學(xué)工部未交代邀請(qǐng)的對(duì)象，并道歉聯(lián)系嘉賓并派發(fā)邀請(qǐng)函時(shí)出現(xiàn)遺漏發(fā)現(xiàn)遺漏后盡快再次發(fā)出邀請(qǐng)函并道歉采購(gòu)數(shù)量不

15、足時(shí)間允許進(jìn)行再次采購(gòu)；時(shí)間不允許則向?qū)W工部緊急調(diào)配物資物資質(zhì)量不及格時(shí)間允許進(jìn)行再次采購(gòu)；時(shí)間不允許則向?qū)W工部緊急調(diào)配物資采購(gòu)人員發(fā)生意外，物資不能及時(shí)到位想辦法解決意外確保物資到位，若意外無(wú)法解決派人去取物資，若無(wú)法聯(lián)系則再次采購(gòu)，若時(shí)間不允許則向?qū)W工部緊急調(diào)配物資宣傳品未及時(shí)制作出來(lái)并張貼派發(fā)若未能制作出宣傳品則抓緊時(shí)間制作或者使用替代宣傳品，并在宣傳品制作出來(lái)之后就抓緊時(shí)間張貼聯(lián)系不到場(chǎng)地設(shè)備管理員運(yùn)用各種關(guān)系取得設(shè)備管理員的聯(lián)系方式并聯(lián)系舞臺(tái)公司未能及時(shí)到位催促其盡快到位并在之后抓緊時(shí)間布場(chǎng)舞臺(tái)設(shè)備臨時(shí)發(fā)生意外使用備用設(shè)備，依舊無(wú)法使用則向?qū)W工部或別的學(xué)院緊急調(diào)配主持人由于意外未能及

16、時(shí)到位緊急調(diào)配人員暫時(shí)充當(dāng)主持人演出人員未能及時(shí)到場(chǎng)，上下節(jié)目不能及時(shí)銜接由再下一個(gè)節(jié)目及時(shí)跟進(jìn)演出過(guò)程發(fā)生失誤由節(jié)目領(lǐng)演人迅速組織演員重演此節(jié)目；若重演仍出現(xiàn)問(wèn)題，則該節(jié)目立即退場(chǎng)，視具體情況決定其再次重演或取消設(shè)備回收、物資清點(diǎn)、歸位時(shí)發(fā)生混亂要求負(fù)責(zé)人維持秩序并清點(diǎn)物資十二、采購(gòu)管理采購(gòu)項(xiàng)目清單采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)格計(jì)量單位數(shù)目估算單價(jià)估算總價(jià)需求時(shí)間采購(gòu)方式橫幅8.0m*0.6m條21002005.20詢(xún)價(jià)采購(gòu)宣傳單A4張20000.153005.20詢(xún)價(jià)采購(gòu)節(jié)目表A4張5000.2100詢(xún)價(jià)采購(gòu)舞臺(tái)、音響、燈光設(shè)備舞臺(tái)搭建及設(shè)備，音箱設(shè)備、燈光設(shè)備及備用設(shè)備套1350035005.30詢(xún)價(jià)采購(gòu)

17、充氣棒60*10cm套202405.125.22詢(xún)價(jià)采購(gòu)手掌拍27.5*13.5cm個(gè)203605.125.22詢(xún)價(jià)采購(gòu)氣球10cm個(gè)3000.15455.125.22詢(xún)價(jià)采購(gòu)打氣筒手動(dòng)，28cm個(gè)35155.125.22詢(xún)價(jià)采購(gòu)熒光棒5*200MM個(gè)300.5155.125.22詢(xún)價(jià)采購(gòu)哨子6字型口哨個(gè)251255.125.22詢(xún)價(jià)采購(gòu)化妝費(fèi)用化妝及發(fā)型個(gè)5301505.30詢(xún)價(jià)采購(gòu)飲用水550ml瓶501505.30詢(xún)價(jià)采購(gòu)服裝根據(jù)需要套4301205.30詢(xún)價(jià)采購(gòu)道具根據(jù)需要個(gè)3061805.125.22詢(xún)價(jià)采購(gòu)紀(jì)念品根據(jù)需要個(gè)20102005.125.22詢(xún)價(jià)采購(gòu)2、備選單位清單十三、收尾管理(1)收尾階段要求完成的任務(wù)：a.會(huì)后清場(chǎng)