英文Memo備忘錄寫作指南及范例PPT課件

1、Memo Memo 12021/3/9MemoMemoDefinition: 也稱公務(wù)便條，公司、團(tuán)體內(nèi)部各部也稱公務(wù)便條，公司、團(tuán)體內(nèi)部各部門之間最普通的書面交流方式。門之間最普通的書面交流方式。Format: 由標(biāo)題和正文兩部分組成。由標(biāo)題和正文兩部分組成。 標(biāo)題標(biāo)題：收文人、發(fā)文人、發(fā)文日期、主題：收文人、發(fā)文人、發(fā)文日期、主題Note: 備忘錄的開頭和正文之間一般要用線條隔開，或備忘錄的開頭和正文之間一般要用線條隔開，或空兩格?？諆筛?。 正文部分通常不需稱呼、正文部分通常不需稱呼、Sincerely yours等結(jié)束等結(jié)束語，說明具體內(nèi)容即可。文字要求明白易懂，不語，說明具體內(nèi)容即可。

2、文字要求明白易懂，不必太正式，但也不能過于口語化。必太正式，但也不能過于口語化。 正文之后無需寫祝福語。正文之后無需寫祝福語。22021/3/9How to write a MemoHow to write a MemoMemo Memo To:To:From: full name+positionFrom: full name+positionDate:Date:Subject:Subject:名名詞結(jié)構(gòu)詞結(jié)構(gòu) Body32021/3/9Key to the exercise Id like to remind you To deal with/ handle the increasing

3、daily mails from and to overseas companies and enterprises. Solve it ASAP42021/3/9請以教務(wù)處的名義給學(xué)院全體師生發(fā)一份內(nèi)部通知時間：2013.4.24主題：五一勞動節(jié)放假安排正文：為了慶祝五一國際勞動節(jié)，我院將于2013.4.29到5.1放假三天。2013.4.29和2013.4.30的課調(diào)至2013.4.27和2013.4.28補(bǔ)上。52021/3/9Example1: Example1: 20062006年年6 6月月B B級實(shí)考題級實(shí)考題: : 假如你是銷售部經(jīng)理假如你是銷售部經(jīng)理John Green, 請

4、以請以John Green的名義按的名義按照下面的格式和內(nèi)容給本公司其他各部門經(jīng)理寫一個內(nèi)部通知照下面的格式和內(nèi)容給本公司其他各部門經(jīng)理寫一個內(nèi)部通知 主題：討論主題：討論2006年度第三季度銷售計(jì)劃。年度第三季度銷售計(jì)劃。 通告時間：通告時間：2006年年6月月16日日 Memo To: Managers of all the departments From: John Green ( The Sales Manager ) Date: June 16th, 2006 Subject: Discussion on the sales plan of the 3rd quarter in 2

5、00662021/3/9 內(nèi)容：本部門已制定內(nèi)容：本部門已制定2006年第三季度的銷售計(jì)劃。年第三季度的銷售計(jì)劃。將于將于2006年年6月月19日下午日下午1：00在本公司會議室開會在本公司會議室開會，討論這一計(jì)劃。并希望各部門經(jīng)理前來參加。如不，討論這一計(jì)劃。并希望各部門經(jīng)理前來參加。如不能到會，請?zhí)崆案嬷静块T秘書。能到會，請?zhí)崆案嬷静块T秘書。 Our department has made the sales plan of the 3rd quarter in 2006. To discuss the plan, a meeting will be held in the Confe

6、rence Room of our corporation at 1:00 p.m on June 19th, 2006. 72021/3/9 內(nèi)容：本部門已制定內(nèi)容：本部門已制定2006年第三季度的銷售計(jì)劃。年第三季度的銷售計(jì)劃。將于將于2006年年6月月19日下午日下午1：00在本公司會議室開會在本公司會議室開會，討論這一計(jì)劃。并希望各部門經(jīng)理前來參加。如不，討論這一計(jì)劃。并希望各部門經(jīng)理前來參加。如不能到會，請?zhí)崆案嬷静块T秘書。能到會，請?zhí)崆案嬷静块T秘書。 It is hoped that managers of all the departments will come to th

7、e meeting. If anyone cannot attend it, please notify the secretary of the Sales Department in advance.82021/3/9Example 2:Example 2: 假設(shè)你是建設(shè)銀行辦公室主任假設(shè)你是建設(shè)銀行辦公室主任Henry, 請你給銀行全體員請你給銀行全體員工寫一則備忘錄，時間是工寫一則備忘錄，時間是2011年年4月月20，通知銀行辦公時間的，通知銀行辦公時間的調(diào)整情況：從五月一日起，銀行本部上午上班時間不變，下午調(diào)整情況：從五月一日起，銀行本部上午上班時間不變，下午改為改為2：00到到6：

8、00。各儲蓄所營業(yè)時間仍然為。各儲蓄所營業(yè)時間仍然為8：00到到5：00。望各自遵照執(zhí)行，如有新的情況，及時與辦公室聯(lián)系。望各自遵照執(zhí)行，如有新的情況，及時與辦公室聯(lián)系。 After May 1, the office hours the bank will be adjusted as follows. At bank headquarters, in the morning, office hour remain the same. In the afternoon, office hours are from 2:00 to 6:00. The business hours of eve

9、ry savings office remain the same, that is, from 8:00 a.m. to 5:00 p.m. All clerks are expected to observe the new time table. If any questions occur, please consult the Administrative Office. 92021/3/9Example 2:Example 2: Memo To: All clerks From: Henry (Director of Administrative Office, Bank of C

10、onstruction) Date: April 20, 2011 Subject: Office Hour Adjustment102021/3/9比較：比較：How to write a NoteHow to write a NoteFormat: To: Time: Message: From:112021/3/9Example: Example: 按電話留言的格式和要求，以秘書按電話留言的格式和要求，以秘書Helena的名義的名義，給，給Mr.White寫一封電話留言，內(nèi)容包括：寫一封電話留言，內(nèi)容包括： 來電人：來電人：Honeywell公司的公司的Mr. Johnson 來電時間：

11、來電時間：2011年年1月月18日上午日上午10時時 事由：明天要出差去北京，因此原定于后天上午的約事由：明天要出差去北京，因此原定于后天上午的約會只能取消，等出差回來后再約見面時間。會只能取消，等出差回來后再約見面時間。 To: Mr. White Time: 10 a.m., January 18, 2011 Message：Mr. Johnson of Honeywell will leave for Beijing on business tomorrow. He has to cancel his appointment with you on the morning of Janu

12、ary 18. he will contact you for another appointment when he is back From: Helena (secretary)122021/3/9Section D Applied Writing2021/3/9 Memo To: Mary Foster From: John Smith Date: September 20, 2005 Subject: computer Id like to remind you that our office is in need of a new computer to handle the ever-increasin