辦公用品管理制度

1、 辦公用品管理制度辦公物品的購買第一條 為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以與節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有辦公用品的購買，都應(yīng)由辦公用品管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第二條 根據(jù)辦公用品庫存量情況以與消耗水平，向辦公用品管理員報(bào)告，確定訂購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式，或者某種辦公用品的未來需要量將發(fā)生變化，也一并向管理員提出。調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經(jīng)總經(jīng)辦審核確定大致的規(guī)格、紙質(zhì)地與數(shù)量，然后到專門商店采購，選購價格合適、格式相近的印刷制品。第三條 在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小化原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。第四條 在各部門申請的辦公用品

2、中，如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門必須另填一份訂購單，經(jīng)辦公用品管理部門確認(rèn)后，直接向有關(guān)商店訂購。辦公用品管理部門，必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進(jìn)度控制卡”，卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以與具體訂購商店等。第五條 按訂購單以與訂購進(jìn)度控制卡檢查所訂購辦公用品，并核查在預(yù)定日期是否送到企業(yè)。第六條 所訂購辦公用品送達(dá)后，按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保無誤后，在送貨單上加蓋印章，以示收到。然后在訂購進(jìn)度控制卡上做好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等。第七條 企業(yè)在收到辦公用品后，對照訂貨單與訂購進(jìn)度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)總經(jīng)辦簽字蓋章，做好登記，轉(zhuǎn)交出納室負(fù)責(zé)支付或結(jié)

3、算。第八條 辦公用品原則上由總企業(yè)統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出 “辦公用品購買申請書”的前提下就近采購。在這種情況下，辦公用品管理部門有權(quán)進(jìn)行審核，并且把審核結(jié)果連同申請書一起交付監(jiān)督檢查部門保存，以作為日后使用情況報(bào)告書的審核與檢查依據(jù)。辦公（工程部）用品的申請、分發(fā)、領(lǐng)用與報(bào)廢處理第九條 各部門的申請書一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品，另一份用于分發(fā)、領(lǐng)用用品臺賬登記。申請書中須寫明所需領(lǐng)用的物品、數(shù)量與單價金額。第十條（1） 有關(guān)人員接到各部門的申請書（兩份）之后，須進(jìn)行認(rèn)真核對，并在申請受理冊上做好登記，寫明申請日期、申請部門、用品規(guī)格與名稱，以與數(shù)量，然后再

4、填寫一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送室。（2） 發(fā)送室進(jìn)行核對后，把申請的全部用品備齊，分發(fā)給各部門。（3） 用品分發(fā)后做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同用品發(fā)出通知書，轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門。第十一條 對決定報(bào)廢的辦公用品，要做好登記，在報(bào)廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量與報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。辦公物品的保管第十二條 所有入庫辦公用品，逐項(xiàng)須填寫臺賬。第十三條 管理人員必須認(rèn)真掌握辦公用品庫存情況，并經(jīng)常整理與清掃，必要時要采取防蟲等保管措施。第十四條 辦公用品倉庫一年盤點(diǎn)兩次（6月與12月）。盤點(diǎn)工作由管理室主任負(fù)責(zé)。盤點(diǎn)

5、要求做到賬物一致，如果不一致，必須查找原因，然后調(diào)整臺賬，使兩者一致。第十五條 印刷制品與各種用紙的管理依照盤存的臺賬為基準(zhǔn)，對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進(jìn)行記錄并計(jì)算出余量。一旦一批消耗品用完，立即寫報(bào)告遞交辦公用品管理室主任。第十六條 必須對總企業(yè)各部門所擁有的辦公日用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品做出調(diào)查。調(diào)查方式是，每月5日對前一月領(lǐng)用量、使用量以與余量（未用量）做出統(tǒng)計(jì)，向上級報(bào)告。辦公用品管理室對報(bào)告進(jìn)行核對，檢查各部門所統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)是否與倉庫的各部門領(lǐng)用臺賬中的記錄相一致。最后把報(bào)告分部門進(jìn)行編輯保存。對辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查第十七條 對總企業(yè)各部門進(jìn)行監(jiān)督調(diào)查的容包括：（1） 核對用

6、品領(lǐng)用傳票與用品臺賬；（2） 核對用品申請書與實(shí)際使用情況；（3） 核對用品領(lǐng)用臺賬與實(shí)際用品臺賬。第十八條 （1） 核對收支傳票與用品實(shí)物臺賬；（2） 核對支付傳票與送貨單據(jù)。人事檔案管理制度1、 目的將本企業(yè)人事檔案管理工作制度化、合理化和高效化。促使本企業(yè)之人事檔案管理作業(yè)推進(jìn)順暢，并有效地服務(wù)于企業(yè)。2、 適用圍各部門人事檔案管理，應(yīng)依照本制度管理。3、 原則安全、清晰和完整的原則。4、 管理體制（1） 企業(yè)管理部負(fù)責(zé)所在企業(yè)部人事檔案管理工作。原則上經(jīng)理級以上人事檔案由管理部經(jīng)理保存，一般員工人事檔案由管理部派專人負(fù)責(zé)或兼職負(fù)責(zé)管理。（2） 總企業(yè)與分支機(jī)構(gòu)人員流動時，其檔案管理體制

7、如下。借調(diào):原則上屬借調(diào)的員工，其個人檔案仍由原單位保存。但為便于相關(guān)企業(yè)了解情況，可將個人檔案復(fù)印件交借調(diào)企業(yè)管理部。個人檔案復(fù)印件具有與原件同等的性，檔案管理人員應(yīng)妥善保存。借調(diào)期間，員工工作所在企業(yè)應(yīng)將其工作評價與考核等相關(guān)材料等一式兩份，一份存入其個人檔案復(fù)印件中，一份交原企業(yè)管理部存入其個人檔案。調(diào)動:企業(yè)部調(diào)動，由調(diào)出單位管理部負(fù)責(zé)將其檔案整理好，并于到職日前一天寄至調(diào)入企業(yè)管理部負(fù)責(zé)人。5、 檔案分類員工人事檔案分為以下兩大類。（1） 試用期員工檔案1) 分類：基本資料類；試用期考核類；轉(zhuǎn)正材料類。2) 材料包括：A 求職書、個人簡歷、筆試試卷、面試評價表、員工登記表、技能調(diào)查表

8、、畢業(yè)證、學(xué)位證與各類書復(fù)印件、勞動合同等；B 首周情況反饋表、座談心得、新員工月評價表、新員工月總結(jié)表與其他試用期考核資料；C 轉(zhuǎn)正申請、試用期末談話記錄與其他與轉(zhuǎn)正有關(guān)的材料。（2） 正式員工檔案1) 分類：員工檔案可分為基本資料類、合同/協(xié)議類、培訓(xùn)類、考核類、工資類、職務(wù)變動類、獎懲類和離職類等。2) 包括以下材料：A 求職書、個人簡歷、筆試試卷、面試評價表、員工登記表、技能調(diào)查表、畢業(yè)證、學(xué)位證與各類書復(fù)印件等個人基本信息資料；B 勞動合同與補(bǔ)充協(xié)議、協(xié)議、辦理護(hù)照協(xié)議、赴國外工作協(xié)議等各類協(xié)議；C 培訓(xùn)申請、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得和培訓(xùn)效果評估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料；D 試用期各類考核材料

9、、每季度/每年績效考核材料和績效記錄等資料；E 工資記錄、調(diào)薪/降薪記錄等；F 職位說明書、職務(wù)晉升、職務(wù)異動等記錄和資料；G 各類獎勵、處罰材料；H 離職申請、離職交接手續(xù)、離職談話記錄等；I 其他無法歸入以上8項(xiàng)的材料。6、 人事檔案提供利用方式人事檔案提供利用的方式是檔案管理部門在可提供利用的圍，提供檔案的具體形式。目前，提供利用方式主要有查閱、調(diào)閱、出具證明材料、提供人事資料卡片和提供人事工作信息等。（1） 查閱查閱是相關(guān)利用者到人事檔案管理部門去查看所需要了解的檔案材料，無關(guān)人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門在提供查閱時，應(yīng)做好相應(yīng)的查閱登記。（2） 調(diào)閱調(diào)閱是相關(guān)利用者為了完成某項(xiàng)

10、人事工作任務(wù)，通過查閱不能滿足其需要時，必須將人事檔案借出使用而采取的一種利用方式。借閱人事檔案必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借出時間一般不超過兩周，借出的檔案逾期未還時，檔案管理部門要與時催還或續(xù)辦延長手續(xù)。不相關(guān)部門人員調(diào)閱檔案在調(diào)閱登記簿上登記并呈存檔部門主管核準(zhǔn)后，才可調(diào)閱。調(diào)閱檔案時間以兩天為限，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、復(fù)印。（3） 出具證明材料 出具證明材料是在提供利用的圍，由管理部門對人事檔案的有關(guān)容進(jìn)行摘抄和復(fù)制，形成單獨(dú)材料，以證明該人的情況。出具的檔案證明應(yīng)認(rèn)真校對、審查，經(jīng)檔案管理部門主管批準(zhǔn)后，加蓋部門公章后方可發(fā)出。（4） 人事資料卡 每個檔案都建立一人事資料卡，記載存檔人基本

11、信息資料。根據(jù)需要了解的問題，查閱者可摘抄人事資料卡的相關(guān)容或復(fù)印資料卡。（5） 其他9、檔案保存期限與銷毀（1） 企業(yè)建立的部人事檔案原則上永久保存，對于辭職、辭退和離職等人員檔案，自員工離職之日起保存一年后方可銷毀。（2） 按規(guī)定銷毀的檔案由專人填寫銷毀申請單，經(jīng)人力資源經(jīng)理審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并指定兩人執(zhí)行銷毀。審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。10、權(quán)責(zé)單位（1） 管理部負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之起草工作。（2） 執(zhí)行董事負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。人力資源部職責(zé)一、 人力資源管理制度建設(shè)1、 制定企業(yè)人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃。2、 制定企業(yè)人力資源管理制度，劃分企業(yè)

12、總部與分支機(jī)構(gòu)的人事管理權(quán)限，組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督企業(yè)人力資源管理制度和流程的落實(shí)與實(shí)施，并根據(jù)實(shí)際情況不斷改進(jìn)。3、 根據(jù)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的年度人員編制計(jì)劃，編制企業(yè)年度人員供需預(yù)測計(jì)劃。4、 制定員工手冊，建立員工管理規(guī)制度。5、 制定員工薪酬福利制度。6、 制定員工績效考核制度。7、 制定企業(yè)員工培訓(xùn)開發(fā)制度。8、 制定企業(yè)員工職業(yè)生涯規(guī)劃制度。9、 其他人力資源管理制度。二、 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)1、 企業(yè)的建立、調(diào)研和人才儲備工作。2、 各級分支機(jī)構(gòu)的設(shè)置、合并、更名、撤銷和管理工作。3、 制定企業(yè)、部門和人員崗位職責(zé)。4、 監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)企業(yè)各部門的人力資源管理工作。三、 人事管理1、 員

13、工招聘、錄用、考核、調(diào)動、離職管理。2、 企業(yè)后備干部的選拔、考察、建檔與培養(yǎng)。3、 企業(yè)干部和員工的人事檔案、勞動合同管理。4、 企業(yè)與分支機(jī)構(gòu)高級管理人員的考察、聘任、考核、交流與解聘管理。5、 協(xié)助組織各專業(yè)序列技術(shù)職務(wù)的考試與選聘。四、 績效考核體系設(shè)計(jì)1、 員工的日常考核工作。2、 管理并組織實(shí)施企業(yè)員工的績效考核工作。3、 根據(jù)績效結(jié)果設(shè)計(jì)獎勵措施。五、 薪酬福利體系設(shè)計(jì)1、 制定并監(jiān)控企業(yè)人工成本的預(yù)算。2、 核定、發(fā)放企業(yè)員工工資，核定各分支機(jī)構(gòu)管理人員與人事、財(cái)務(wù)人員的工資。3、 薪酬福利調(diào)整和獎勵。4、 定期進(jìn)行市場薪酬水平調(diào)研，提供決策參考依據(jù)。六、 培訓(xùn)與開發(fā)1、 企業(yè)

14、年度培訓(xùn)計(jì)劃的制定與實(shí)施。2、 監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)各部門與各分支機(jī)構(gòu)的教育培訓(xùn)工作。3、 管理員工因公出國培訓(xùn)、學(xué)歷教育和繼續(xù)教育工作。4、 制定年度教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算并進(jìn)行管理和使用。5、 培訓(xùn)課程的開發(fā)和設(shè)置。七、 勞動關(guān)系與人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)1、 定期進(jìn)行員工滿意度調(diào)查，開發(fā)溝通渠道。2、 協(xié)調(diào)有關(guān)政府部門、保險(xiǎn)監(jiān)管機(jī)關(guān)與業(yè)單位關(guān)系。3、 勞動糾紛處理。4、 聯(lián)系高校、咨詢機(jī)構(gòu)，收集、匯總并提供最新人力資源管理信息。5、 人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)。6、 提供各類人力資源統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與分析表單。安全保衛(wèi)管理制度第一條 安全保衛(wèi)工作特指企業(yè)辦公區(qū)域的防盜、防火與其他保護(hù)企業(yè)利益的工作。第二條 行政管理部負(fù)責(zé)企業(yè)辦公區(qū)域的安全保工作，辦公時間（上午8：00下午18：00），由前臺文員負(fù)責(zé)來賓的接待引見工作，非辦公時間（18：00次日8：00與節(jié)假日），由行政管理部指定專人負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作。第三條 企業(yè)實(shí)施節(jié)假日值班制度，由行政管理部負(fù)責(zé)每月的值班安排和監(jiān)督工作，值班人員必須按時到崗，并認(rèn)真履行值班職責(zé)，檢查各部門對各項(xiàng)安全制度、安全操作規(guī)程是否落實(shí)。第四條 行政管理部夜間值班人員負(fù)責(zé)每日的開門和鎖門，每日晚上值班人員在鎖門前必須認(rèn)真檢查辦公區(qū)域的門窗是否鎖好，電源是否切斷，保證無任何安全隱患。第五條 辦公區(qū)域門鎖鑰匙由行政管理部專人負(fù)責(zé)保管，并每日早晚按時將辦公室的門