總賬操作流程

1、蘭舍用友軟件總賬操作及日常處理【總賬】的所有工作均是以“憑證”為核心，它主要包括總賬的基礎(chǔ)設(shè)置（期初余額、選項）、日常業(yè)務(wù)處理（憑證處理、出納管理、查賬）、期末業(yè)務(wù)處理（轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬）等業(yè)務(wù)。一、總賬基礎(chǔ)設(shè)置1、【總賬】的啟用【總賬】的啟用有兩種方法，一是在賬套建立完畢時，系統(tǒng)提示“XXX賬套建立成功，您可以現(xiàn)在進行系統(tǒng)啟用設(shè)置，或以后從【企業(yè)門戶】-【基礎(chǔ)信息】進入【系統(tǒng)啟用】功能，是否進行系統(tǒng)啟用設(shè)置”提示。選擇“是”進入系統(tǒng)啟用設(shè)置界面；另一種方法是在這里選擇“否”，以后進入“【企業(yè)門戶】-【基礎(chǔ)信息】-【基本信息】”進行設(shè)置?！鞠到y(tǒng)啟用】的界面，單擊【系統(tǒng)編碼】前的復(fù)選框，然后選擇系統(tǒng)的

2、啟用時間即可啟用對應(yīng)的系統(tǒng)。2、 【總賬】期初余額的錄入【總賬】啟用后，即可進入【總賬】進行相關(guān)的操作，在使用【總賬】前，必須將啟用【總賬】月份月初所有會計科目的累計借方發(fā)生額、累計貸方發(fā)生額和期初余額錄入【總賬】系統(tǒng)，這個操作過程如下所示：點擊【總賬】-【設(shè)置】-【期初余額】即可進入期初余額的錄入界面，需要進行錄入的是累計借方、累計貸方和期初余額，年初余額由系統(tǒng)自動計算。錄期初時有三種顏色的輸入?yún)^(qū)域，其中白色部分是可以直接錄入的，只要雙擊鼠標左鍵然后將相應(yīng)的數(shù)據(jù)錄入即可。灰色部分不用手工直接錄入，在輸入相關(guān)的數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)會自動根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)計算出來，比如年初余額。另外，具有下級科目的會計科目

3、，只需將其下級科目余額錄入完畢后，系統(tǒng)自動匯總計算出。比如，在手工錄入完畢【短期投資】科目下面的股票、債券、基金、其他的余額后，【短期投資】的余額由系統(tǒng)自動根據(jù)股票、債券、基金、其他的余額匯總填上。黃色部分是指該科目是帶有輔助核算的科目，對于這種類型的科目需要同時錄入其輔助期初內(nèi)容，【應(yīng)收票據(jù)】。雙擊黃色部分進入輔助期初余額錄入界面：點擊【增加】按鈕，系統(tǒng)會在表體上增加一行。以【應(yīng)收票據(jù)】為例，每一筆期初應(yīng)收票據(jù)需要錄入相應(yīng)的客戶，業(yè)務(wù)員，借貸方向，累計借貸方發(fā)生額和金額信息。如果由多筆業(yè)務(wù)可以繼續(xù)點擊增加按鈕添加。當所有的期初應(yīng)收票據(jù)錄入完畢之后，點擊【退出】按鈕退回到期初余額的錄入界面，同

4、時【應(yīng)收票據(jù)】累計借方、累計貸方、期初余額和年初余額都會由系統(tǒng)自動填上。當所有的會計科目期初余額錄入完畢后，點擊【試算】進行試算平衡，點擊【對賬】進行總賬與輔助賬、總賬與上下級的對賬，如果發(fā)生錯誤，則需要尋找出錯原因，否則會影響后續(xù)的記賬等操作。3、 【選項】的設(shè)置期初余額錄入完畢后，需要進行總賬【選項】的設(shè)置，它會對總賬的許多操作進行控制或者發(fā)生影響。點擊【總賬】-【設(shè)置】-【選項】進入選項設(shè)置界面，由于【選項】內(nèi)容比較多，這里只對常用的設(shè)置進行說明。【憑證】頁簽下，如果選中【制單序時控制】，則系統(tǒng)會對所有憑證進行嚴格的時間順序控制，比如，如果填制了一張日期為當月8號的憑證，則下一張憑證的日

5、期就必須為8號或者8號以后，而不能為再填制8號以前的憑證了?！局笨刂啤浚喝绻@里選中【支票控制】，并且在【基礎(chǔ)設(shè)置】-【基礎(chǔ)檔案】-【收付結(jié)算】-【結(jié)算方式】對相應(yīng)的結(jié)算方式啟用了票據(jù)管理，在填制憑證時使用銀行科目編制憑證時，系統(tǒng)對針對票據(jù)管理的結(jié)算方式進行登記，如果錄入的支票號在支票登記薄中已存，系統(tǒng)提供登記支票報銷的功能；否則，系統(tǒng)提供登記支票登記簿的功能?！境嘧挚刂啤浚喝暨x擇了此項，在制單時，當“資金及往來科目”或“全部科目”的最新余額出現(xiàn)負數(shù)時，系統(tǒng)將予以提示，提供了提示、嚴格兩種方式?！究梢允褂脩?yīng)收受控科目】：若科目為應(yīng)收款系統(tǒng)的受控科目，為了防止重復(fù)制單，只允許應(yīng)收系統(tǒng)使用此科目

6、進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。所以如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應(yīng)選擇此項。如果總賬和其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用了受控科目會引起應(yīng)收系統(tǒng)與總賬對賬不平?！究梢允褂脩?yīng)付受控科目】：若科目為應(yīng)付款系統(tǒng)的受控科目，為了防止重復(fù)制單，只允許應(yīng)付系統(tǒng)使用此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。所以如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應(yīng)選擇此項。如果總賬和其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用了受控科目，會引起應(yīng)付系統(tǒng)與總賬對賬不平。【可以使用存貨受控科目】：若科目為存貨核算系統(tǒng)的受控科目，為了防止重復(fù)制單，只允許存貨核算系統(tǒng)使用此科目進行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目制單的。如果總

7、賬和其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用了受控科目會引起存貨系統(tǒng)與總賬對賬不平?！粳F(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目】：選擇此項后，在錄入憑證時如果使用現(xiàn)金流量科目則必須輸入現(xiàn)金流量項目及金額，也即當發(fā)生現(xiàn)金的流入流出時，必須指明是由于什么原因產(chǎn)生的現(xiàn)金流入流出?！緫{證編號方式】：分【系統(tǒng)編號】和【手工編號】兩種。如果使用【系統(tǒng)編號】，系統(tǒng)在【填制憑證】功能中一般按照憑證類別按月自動編制憑證編號；但有的企業(yè)需要系統(tǒng)允許在制單時手工錄入憑證編號，即【手工編號】。在【選項】的【權(quán)限】頁簽下，系統(tǒng)也提供了相應(yīng)的權(quán)限控制功能在【權(quán)限】頁簽下，可以選擇是否必須進行出納簽字和主管簽字，如果選中【出納憑證必須經(jīng)由出納簽字】，則要求現(xiàn)

8、金、銀行科目憑證必須由出納人員核對簽字后才能記賬。如果選中【憑證必須經(jīng)由主管會計簽字】，則要求所有憑證必須由主管簽字后才能記賬?！究刹樵兯藨{證】：如允許操作員查詢他人憑證，則選擇此項?！驹试S修改、作廢他人填制的憑證】：如允許操作員修改、作廢他人填制的憑證，則選擇此項。二、日常業(yè)務(wù)處理財務(wù)的日常處理流程如下，其中虛框內(nèi)的出納簽字和主管簽字表示這兩個操作為可選，如果某些企業(yè)要求必須經(jīng)過這兩步操作，則可在【選項】-【權(quán)限】下進行相應(yīng)的設(shè)置。同時，需要注意的是，轉(zhuǎn)賬是在記賬之后進行，并且由系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬生成的憑證也需要進行審核和記賬。財務(wù)日常處理流程a) 憑證的填制依次選擇【財務(wù)會計】-【總賬】-【憑證】

9、-【填制憑證】可以進入憑證錄入界面，關(guān)于憑證的錄入操作，我們只對一些需要注意的問題進行說明：單擊工具欄上的【增加】按鈕或按【F5】鍵，增加一張新憑證，光標定位在憑證類別上，輸入或參照選擇一個憑證類別字。關(guān)于【摘要】的輸入，一種手工錄入摘要，另一種是按F2或參照按鈕輸入常用摘要，但常用摘要的選入不會清除原來輸入的內(nèi)容。關(guān)于【常用憑證】，在單位里，會計業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率?？梢渣c擊【生成常用憑證】來將憑證保存成常用憑證：關(guān)于【憑證草稿】：如果憑證未錄入完

10、畢，現(xiàn)在又必須離開或者退出進行別的操作，但又不想放棄當前所錄入的內(nèi)容，則可以利用憑證草稿將當前憑證進行保存，下次錄入可以引入憑證草稿繼續(xù)完成后續(xù)錄入工作。對于帶輔助核算的會計科目，在填制憑證時必須同時輸入輔助核算的內(nèi)容，帶“個人輔助核算”的憑證填制界面，點擊空格旁邊的參照按鈕可以進行相關(guān)內(nèi)容的參照：同樣，如果在【選項】中選中了【現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目】，同時憑證中包含涉及現(xiàn)金流入或流出的會計科目，在憑證保存時會提示“請調(diào)整現(xiàn)金流量”的信息，點擊工具欄上的【流量】按鈕可以進入現(xiàn)金流量項目的錄入界面。對于憑證的刪除，必須先進行【作廢】，然后點擊【制單】-【整理憑證】進行刪除。注意：對于已經(jīng)經(jīng)

11、過簽字、審核、記賬等操作的憑證是不能直接刪除的，必須取消相應(yīng)的操作之后才能進行刪除操作。b) 出納簽字和主管簽字憑證填制完畢后，可以進行出納和主管簽字。點擊【總賬】-【憑證】-【出納簽字】，系統(tǒng)提示選擇相關(guān)條件進行過濾，默認是選擇全部憑證，點擊確定后彈出出納簽字界面，其中黃色表示已簽字憑證，白色表示未簽字憑證。出納簽字-憑證列表，選中未簽字的憑證然后點【確定】，彈出憑證選擇界面，然后點擊【簽字】按鈕即可以進行簽字操作，點擊【取消】按鈕可以取消簽字，操作完畢后點擊【退出】。主管簽字部分內(nèi)容同出納簽字一樣，這里不再贅述。c) 憑證的審核出納和主管簽字是可選的步驟，但憑證必須審核后才能記賬點擊【總賬

12、】-【憑證】-【審核憑證】，系統(tǒng)提示選擇相關(guān)條件進行過濾，默認是選擇全部憑證，點擊確定后彈出憑證審核界面，其中黃色表示已審核憑證，白色表示未審核憑證。憑證審核有兩種方式，一種是對照式審核，即通過手動再輸入然后同原有憑證進行對照的方法進行審核。另一種是選中未審核的憑證然后點【確定】，彈出憑證選擇界面，然后點擊【審核】按鈕即可以進行審核操作，點擊【取消】按鈕可以取消審核，操作完成后點擊【退出】。注意：制單人和審核人不能為同一人，同時取消審核必須由審核人本人進行。d) 記賬記賬實際上類似于手工的登賬功能，點擊【總賬】-【憑證】-【記賬】，系統(tǒng)彈出界面：選擇記賬范圍之后點下一步，彈出記賬報告，再點擊下

13、一步即可完成記賬工作，記賬過程中，通常不能記賬的情況有：i、還存在未審核的憑證；ii、如果是第一次記賬，則有可能是期初余額試算不平衡；iii、總賬選項中設(shè)置了必須經(jīng)過出納或者主管簽字，而并未進行相應(yīng)的簽字操作；iv、上月未結(jié)賬，本月不能記賬三、期末處理總賬的期末處理包括轉(zhuǎn)賬和結(jié)賬操作e) 轉(zhuǎn)賬憑證記賬以后，可以利用系統(tǒng)提供的轉(zhuǎn)賬功能實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬，這里以【期間損益】為例說明轉(zhuǎn)賬功能的使用方法。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)用于在一個會計期間終了將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目中，從而及時反映企業(yè)利潤的盈虧情況。主要是對于管理費用、銷售費用、財務(wù)費用、銷售收入、營業(yè)外收支等科目向本年利潤的結(jié)轉(zhuǎn)。要使用期間損益結(jié)

14、轉(zhuǎn)必須先進行定義，在定義完之后，每月月末只需執(zhí)行本功能即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動追加到未記賬憑證中。點擊【總賬】-【期末】-【轉(zhuǎn)賬定義】-【期間損益】，彈出期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置界面，進行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置?！緫{證類別】是指轉(zhuǎn)賬后所生成的憑證的憑證類別，同時在右上角指定本年利潤科目，點擊【確定】保存。定義好之后，點擊【總賬】-【期末】-【轉(zhuǎn)賬生成】，然后在彈出的界面中選擇【期間損益結(jié)轉(zhuǎn)】，選擇相應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)月份和類型，然后選中相應(yīng)的科目上的【是否結(jié)轉(zhuǎn)】（或者點【全選】按鈕），點擊確定按鈕即可生成轉(zhuǎn)賬憑證，點擊【保存】即可生成一張未記賬憑證。注意：轉(zhuǎn)賬生成的憑證也必須經(jīng)過審核和記賬，否則

15、本月不能結(jié)賬。f) 結(jié)賬完成本月工作后，即可進行總賬的結(jié)賬。點擊【總賬】-【期末】-【結(jié)賬】，彈出【結(jié)賬】窗口：選中要結(jié)賬的月份，點擊下一步，進入核對帳簿界面，然后點擊對賬：對賬完成后繼續(xù)點擊下一步，彈出月度工作報告：再點擊下一步，如果本月能夠結(jié)賬，在彈出界面中，點擊結(jié)賬即可完成結(jié)賬工作。如果彈出窗口提示未通過工作檢查，則本月不能結(jié)轉(zhuǎn)，需退回到月度工作報告查看不能結(jié)賬的原因。通常本月不能結(jié)賬的原因有以下幾種：1. 上月未結(jié)賬2. 期初余額試算不平衡，本月不能記賬，也不能結(jié)賬3. 仍存在未審核和未記賬的憑證（注意轉(zhuǎn)賬生成的憑證也必須進行審核和記賬處理）4. 總賬中核對帳簿不一致5. 其他系統(tǒng)未結(jié)賬，則總賬不能結(jié)賬g) 反操作（反結(jié)賬與反記賬）可能由于某些原因需要進行反結(jié)賬、反記賬等操作，這些功能屬于隱藏功能，系統(tǒng)并不推薦，需要一些特殊操作才能實現(xiàn)。反結(jié)賬的實現(xiàn)：點擊【總賬】-【期末】-【結(jié)賬】，彈出如圖1-22的【結(jié)賬】窗口，選擇要進行反結(jié)賬的月份，然后按