辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)與發(fā)展

1、現(xiàn)代辦公技能辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)與未來(lái)發(fā)展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)與未來(lái)發(fā)展姓名：鄧林學(xué)號(hào)：2009111340班級(jí)：應(yīng)本09級(jí)3班參考文獻(xiàn)：辦公自動(dòng)化教程現(xiàn)代辦公技能辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)與未來(lái)發(fā)展1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念32辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn) 33.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用與發(fā)展 34辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)與不足 45辦公自動(dòng)化的未來(lái)發(fā)展 4摘要：辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的成熟，世界上的0A已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)：集成化；智能化；多媒體化；運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。因辦公自動(dòng)化的對(duì)象

2、辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在現(xiàn)實(shí)生活中的運(yùn)用逐 漸廣泛。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也有它看得見的優(yōu)點(diǎn)和因現(xiàn)在科技水平和信息傳播的限制存在著它的 缺點(diǎn)。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及化將成為其主要的發(fā)展趨勢(shì)。1. 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念 ：辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，0A（辦公自動(dòng)化）技術(shù)分為三個(gè)不同的層次：第一個(gè)層次只限于單機(jī)或簡(jiǎn)單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；信息管 理型0A系統(tǒng)是第二個(gè)層次，信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合 信息（數(shù)據(jù)庫(kù)）緊密結(jié)合

3、的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)；決策支持型0A系統(tǒng)是第三個(gè)層次。它建立在信息管理級(jí) 0A系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決 策程序，作出相應(yīng)的決策。事務(wù)級(jí)0A系統(tǒng)、信息管理級(jí)0A系統(tǒng)和決策支持級(jí) 0A系統(tǒng)是廣義的 或完整的0A系統(tǒng)構(gòu)成中的三個(gè)功能層次，三個(gè)功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。一體化的0A系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)把 三個(gè)層次的0A系統(tǒng)集成一個(gè)完整的 0A系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的 重復(fù)輸入信息的環(huán)節(jié)，以

4、期提高整個(gè)辦公系統(tǒng)的效率。2. 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)：辦公室自動(dòng)化是近年隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來(lái)的新概念。 通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來(lái) 文件存檔，查詢本部門文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù) 生產(chǎn)各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或 者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的成熟，世界上的0A已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)：（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，

5、單一辦公系統(tǒng) 同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無(wú)縫集成”的開放式系統(tǒng)。（2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動(dòng)，如：漢字識(shí)別，對(duì)公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及 處理意外等。（3）多媒體化。包括對(duì)數(shù)字、文字、圖像、聲音和動(dòng)畫的綜合處理。（4）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過(guò)數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。這個(gè)層次包括信息 管理型0A系統(tǒng)和決策型0A系統(tǒng)。3. 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用與發(fā)展：我國(guó)專家在第一次全國(guó)辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出辦公自動(dòng)化的定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代 化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公

6、業(yè)務(wù)目的的人一機(jī)信息處理系統(tǒng)。而辦公自動(dòng)化的對(duì)象辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場(chǎng)所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除 了文檔上的往來(lái)之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分析，從而 做出決策，并將決策作為信息傳向下級(jí)機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。在行政機(jī)關(guān)工作中，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、 整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。在公 用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)方面，使用計(jì)算機(jī)替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系 統(tǒng)，柜臺(tái)或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型

7、的 0A系統(tǒng)其功能都是處理日 常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公 習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對(duì)和本單 位的運(yùn)營(yíng)目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。例如，在政府機(jī)關(guān)，這些綜合信息包括政 策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級(jí)政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單 位的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)包括和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)包括工商法 規(guī)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、用戶信息等。這一過(guò)程，是一個(gè)典型的辦公 過(guò)程。在這一過(guò)程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過(guò)程。但應(yīng)當(dāng)

8、注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分 析決策時(shí)，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、 分析，決策的選擇也屬于信息處理的過(guò)程。例如，北京市東城區(qū)政府報(bào)來(lái)文件要求某地區(qū)蓋一 座公共建筑，申請(qǐng)批準(zhǔn)，文件傳遞到市政府有關(guān)機(jī)構(gòu)，市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看到文件后，要去尋找市里 有關(guān)規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，以及其它許多參考資料，然后研究決 定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區(qū)政府。可以用計(jì)算機(jī)查 詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進(jìn)一步的自動(dòng)化。如果由計(jì)算機(jī)自動(dòng)分析有關(guān)本事件的資料，自動(dòng)提 供若干個(gè)供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動(dòng)化。再進(jìn)

9、一步 分析這個(gè)例子，如果市政府微機(jī)辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、市政府財(cái)務(wù)管理系統(tǒng) 是一個(gè)集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從有關(guān)系統(tǒng)中尋取機(jī)關(guān)資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動(dòng)化 更高層次的集成化。另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個(gè)集成的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系 統(tǒng)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，可以遠(yuǎn)程處理業(yè)務(wù)，那這就是一個(gè)更進(jìn)一步的網(wǎng)絡(luò)化的辦公室自 動(dòng)化系統(tǒng)。4. 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)與不足 ：一體化、網(wǎng)絡(luò)化的0A系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運(yùn)轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠(yuǎn)距離的辦公機(jī)構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。正因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)也讓我們看到了辦公自動(dòng)化需要彌補(bǔ)的缺點(diǎn)，比如它還 是不夠簡(jiǎn)單且不能廣泛地推行，或者說(shuō)不能達(dá)到一個(gè)期望的技術(shù)高度，辦公自動(dòng)化的人才還有 所欠缺，以至于我們辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還不夠普及化。5. 辦公自動(dòng)化的未來(lái)發(fā)展：顯然辦公自動(dòng)化這一人機(jī)系