中鋁ERP系統(tǒng)物料編碼清理項目章程

1、中鋁ERP系統(tǒng)物料編碼清理項目章程二零一一年十一月目錄1項目概要41.1項目目標41.2項目實施策略42項目范圍4規(guī)范清理范圍4數(shù)據(jù)清理范圍43項目組織與職責53.1項目組織架構53.2項目團隊組成和主要職責63.3各團隊主要職責分工64項目溝通機制74.1項目溝通渠道和機制74.2會議制度74.3項目文檔管理85項目計劃95.1項目實施周期95.2項目整體計劃96各階段任務和交付成果10項目準備10清理軟件培訓10規(guī)范修改和完善10物料編碼清理116.2工作及進度管理117問題與支持策略127.1項目問題管理127.2問題處理機制131 項目概要1.1 項目目標對中國鋁業(yè)股份有限公司ERP系

2、統(tǒng)物料編碼規(guī)范進行修改和完善，并對系統(tǒng)中重碼、錯碼和物料組錯亂的數(shù)據(jù)進行清理，為SRM平臺備品備件上線作好前期準備工作，保障ERP系統(tǒng)的正常運行。1.2 項目實施策略Ø 本次項目人員集中辦公，根據(jù)工作計劃統(tǒng)一進行工作分配。Ø 編碼規(guī)范的修改和完善在原有規(guī)范的基礎上進行，不對原規(guī)范進行根本性的改變。Ø 為保證修改后規(guī)范的嚴謹性和現(xiàn)行ERP系統(tǒng)的正常運行，作為對原規(guī)范的補充，新的多級分類體系及填報模板只在新的主數(shù)據(jù)系統(tǒng)中體現(xiàn)，用作物料編碼申報時審核的判斷依據(jù)。Ø 使用專業(yè)的檢索查詢軟件輔助完成本次清理工作。2 項目范圍2.1.1 規(guī)范清理范圍根據(jù)系統(tǒng)已有物料

3、，結合通行標準，參照其它企業(yè)的編碼分類經(jīng)驗，對物料填報規(guī)范2.0、 中國鋁業(yè)股份有限公司物料編碼原則及分類原則4.0、中國鋁業(yè)股份有限公司設備備件編碼分類-V3.0等13個相關的規(guī)范文件進行補充、修改和完善，并在此基礎上進行物料的分類細化和填報模板設計。2.1.2 數(shù)據(jù)清理范圍 數(shù)據(jù)清理范圍限于現(xiàn)行ERP系統(tǒng)中已經(jīng)存在的49萬物料和清理期間新增物料。3 項目組織與職責項目領導小組組長：李天庚副組長：文欣榮3.1 項目組織架構項目辦公室經(jīng)理：閆峰、朱亮執(zhí)行經(jīng)理：穆童應用軟件顧問埃森哲顧問儀 表 配 件負責人：許 晶電 氣 配 件負責人：馮仁雙車 輛 配 件負責人：閆 玲原 輔 材 料負責人：張

4、濤機 械 配 件負責人：穆 童3.2 項目團隊組成和主要職責項目角色人數(shù)主要職責項目領導小組組長（副組長）2人§ 指導項目組開展工作§ 負責項目資源§ 定期聽取項目小組匯報，并快速決策§ 簽署項目主要實施文檔§ 簽署驗收各個實施階段項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）3人§ 保證項目工作環(huán)境和后勤設施§ 制訂實施策略和項目計劃§ 監(jiān)控項目計劃的實施§ 組織協(xié)調(diào)項目工作和資源§ 向項目領導小組匯報項目狀況，并提出建議§ 確保項目領導小組快速進行決策埃森哲顧問1人§ 編碼規(guī)范和標準修改指導&#

5、167; 參與部分數(shù)據(jù)清理討論§ 指導數(shù)據(jù)清理方法應用軟件顧問1-2人§ 編碼清理工具使用培訓。§ 解決清理工具使用過程中出現(xiàn)的問題。機械配件組7人§ 起草本業(yè)務組的工作計劃并推動計劃的執(zhí)行。§ 組織、參加相關培訓。§ 按進度完成工作計劃并提交相應文檔。§ 及時和業(yè)務人員進行交流，合作完成項目任務。§ 業(yè)務組之間提供項目所需的技術和經(jīng)驗。的支持和分享。電氣配件組3人儀表配件組3人車輛配件組3人原輔材料組3人3.3 各團隊主要職責分工本項目由內(nèi)部團隊承擔主要工作，外部團隊提供相應指導和解決技術問題。4 項目溝通機制4

6、.1 項目溝通渠道和機制溝通渠道溝通內(nèi)容面向?qū)ο髤⑴c人員應用頻率重要文檔每周項目工作例會報告項目現(xiàn)況與未來進程/討論各業(yè)務組相關之項目進度/項目未決議題澄清與解決/ 項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）各業(yè)務組成員埃森哲顧問每周四下午本周項目周報雙周工作計劃項目問題記錄項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）現(xiàn)場檢查在項目實施辦公現(xiàn)場實地了解項目進展情況和存在問題，監(jiān)督項目按進度順利推進項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）及各業(yè)務組負責人每周定期項目周報、項目問題記錄等項目階段會議報道項目階段性工作進度與成果展示/討論并裁定重要未決事項項目領導小組及辦公室全體項目組成員根據(jù)項目安排項目階段匯報材

7、料項目業(yè)務組內(nèi)部討論隨時就業(yè)務組內(nèi)部發(fā)現(xiàn)的問題進行討論項目業(yè)務組各業(yè)務組相關人員按需業(yè)務組內(nèi)部討論紀要培訓在項目的不同階段，采取不同的方式，對不同的目標受眾進行培訓全體人員項目涉及業(yè)務范圍的人員根據(jù)項目安排培訓材料電子郵件作為全體項目成員間溝通的輔助渠道；解答疑問、提出合理化建議等全體成員全體成員隨時無電話議事了解基層企業(yè)實際情況的輔助渠道，主要針對基層單位與項目有關的業(yè)務人員全體成員全體成員按工作計劃開展無4.2 會議制度Ø 每日工作報告 每天下班前，各業(yè)務組成員簡短總結每日工作情況，由業(yè)務組負責人匯總整理。Ø 每周例會制度： 每周四下午召開例會，并形成周例會紀要會議主要

8、內(nèi)容： 本周工作進度 下周工作計劃 項目主要問題參會人員：項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）、業(yè)務組全體成員和埃森哲顧問。Ø 專題會議Ø 階段報告：每階段完成，進行階段總結和階段完成的最近一個周四例會一起召開。參會人員：項目領導、項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）、業(yè)務組全體成員、埃森哲顧問。4.3 項目文檔管理根據(jù)中鋁文件管理有關規(guī)定，建立項目文檔管理，項目文檔存放在指定的文檔服務器中，供項目成員存放和查詢項目相關文檔。項目文檔特指與項目有關的各類資料，包括文件、通知、項目交付品、會議演示資料、發(fā)放的資料、宣傳資料、錄像、錄音等。文檔采用統(tǒng)一的命名規(guī)則，具體如下：中鋁ERP系統(tǒng)物料編碼清理+文檔

9、類型+版本號+年月日文檔類型：項目計劃、雙周計劃、周進度報告、分類模板、編碼分類原則、編碼分類方案、編碼分類表、會議紀要、培訓材料、操作手冊。5 項目計劃5.1 項目實施周期 清理軟件培訓2天項目準備規(guī)范修改和完善30天物料編碼清理30天項目管理/文檔管理/質(zhì)量保證問題跟蹤解決5.2 項目整體計劃 6 各階段任務和交付成果6.1.1 項目準備階段描述：建立項目管理架構，確認項目實施范圍并啟動項目。工作內(nèi)容和交付成果：1、確定項目計劃項目章程項目組織和崗位職責項目范圍項目策略2、項目管理流程制訂支持策略和流程3、項目啟動會議6.1.2 清理軟件培訓階段描述：對業(yè)務組成員進行清理軟件的使用培訓，確

10、保清理工作的順利進行。工作內(nèi)容和交付成果：1、軟件培訓資料2、操作手冊6.1.3 規(guī)范修改和完善階段描述：在原有規(guī)范的基礎上對規(guī)范進行修改和完善，提交修訂后的規(guī)范和分類。工作內(nèi)容和交付成果：1、物料填報規(guī)范；2、 中國鋁業(yè)股份有限公司物料編碼原則及分類原則；3、中國鋁業(yè)股份有限公司編碼分類。6.1.4 物料編碼清理階段描述：對ERP系統(tǒng)中已物料的重碼、錯碼、填寫不規(guī)范和物料組錯亂的物料進行清理。工作內(nèi)容和交付成果：1、清理物料清單；2、清理物料修改后的導出清單。6.2 工作及進度管理計劃及進度管理雙周計劃：對接下來兩周時間的工作規(guī)劃，各業(yè)務組負責人每周三滾動更新上一次的雙周計劃并于當天提交給項

11、目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）或其指定人員。需使用雙周計劃模版。每周進度報告：對一周工作的總結回顧報告，包括本周進展、本周工作成果和問題清單。各業(yè)務組在每周三完成該報告并于當天提交給項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）或其指定人員。需要使用模版。問題管理各業(yè)務組每周三完成本周問題清單，連同本周工作匯報一起發(fā)送給項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）或其指定人員?？记诠芾順I(yè)務組全體成員按工作日進行考勤，所有成員如需請假，需獲得項目經(jīng)理（項目副經(jīng)理）的批準后才能有效。7 問題與支持策略7.1 項目問題管理建立項目問題管理制度，保證及時發(fā)現(xiàn)并記錄相關問題，并對問題進行分析和討論，尋求解決方案，保證項目的順利推進。項目問題清單格式如下：中鋁

12、ERP系統(tǒng)物料編碼清理問題清單序號報告日期業(yè)務組別問題描述影響程度報告人建議解決方案負責人預計解決日期最終解決方案狀態(tài)最終解決日期備注15/10JXXXXX嚴重XXXXXXXXXX6/10XXXXXX 6/11