借款、費用報銷與對外付款審批制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上借款、費用報銷與對外付款審批制度添維信息科技(天津)發(fā)展有限公司二零一七年十二月版目錄第一章 總 則第一條 為了保障公司經(jīng)營活動高效、有序的開展，規(guī)范費用報銷、對外付款等各項業(yè)務(wù)開支的財務(wù)審核與審批，根據(jù)國務(wù)院頒發(fā)的現(xiàn)金管理暫行條例及中國人民銀行制定的現(xiàn)金管理暫行條例實施細則、支票使用管理暫行規(guī)定，并結(jié)合公司的實際情況，特制定本制度。第二條 本制度所指的各項業(yè)務(wù)開支指公司經(jīng)營管理活動中，日常發(fā)生的費用開支、成本開支、投資性開支、關(guān)聯(lián)公司之間的往來開支等所有以貨幣資金支付的業(yè)務(wù)。其中：費用，包括直接形成費用和開支及先形成資產(chǎn)，然后以攤銷、折舊等形式形成費用的各類資本性支

2、出。第三條 公司簽訂的涉及款項收付的合同、協(xié)議、文件處理卡或其他內(nèi)部審批文件，應(yīng)交一份原件給財務(wù)部存檔（如果合同原件只有一份，按照有關(guān)規(guī)定原件不合適存放在財務(wù)部的，要提交一份復印件并注明原件存放位置及本復印件與原件相符，加蓋公章），財務(wù)部嚴格按合同及相關(guān)文件的約定進行審核，并辦理款項支付。第四條 公司各項業(yè)務(wù)開支、總額控制的前提下，實行授權(quán)審批。公司財務(wù)部必須嚴格按照審批權(quán)限，辦理款項支付。第五條 本規(guī)定適用于添維信息科技（天津）發(fā)展有限公司所有本部（以下簡稱“公司本部”）及下屬單位（包括獨立核算的全資法人企業(yè)，控股以及控制公司，以下簡稱“下屬公司”）。本制度所稱“公司”包含“公司本部”與“下

3、屬公司”。第二章 內(nèi)部借款第六條 適用范圍內(nèi)部借款，是指員工因業(yè)務(wù)需要向公司借支現(xiàn)金或支票，包括臨時借款和備用金借款。第七條 單據(jù)要求內(nèi)部借款需填寫借款審批單，在借款審批單附相應(yīng)借款事項的審批單據(jù)。如因出差借款需在借款審批單后附出差申請審批單；因招待需借款則后附業(yè)務(wù)招待審批單。第八條 對各類借款的具體規(guī)定(一)臨時借款及核銷1、滿足下列條件的經(jīng)濟業(yè)務(wù)可辦理臨時借款手續(xù)：（1）經(jīng)濟業(yè)務(wù)尚未發(fā)生，必須預(yù)支款項，否則既定的經(jīng)濟業(yè)務(wù)不能進行。（2）具有能證明業(yè)務(wù)有效性的文件，如合同、協(xié)議、會議通知、出差申請審批表、車輛維修申請表、采購申請單、專業(yè)培訓申請表等。（3）發(fā)票等合法有效的原始憑證尚未取得(已

4、取得發(fā)票等合法有效憑證的直接進入費用報銷程序)。2、借款時間，應(yīng)在出差回公司或業(yè)務(wù)完成后的5個工作日內(nèi)到財務(wù)部辦理報銷或還款手續(xù)。3、原則上實行“一事一借，一借一清，前款不清，后款不借”。4、公司出納要根據(jù)借款審批單編制員工借款臺賬，并與總賬會計定期(每月月底)核對，核對完成后編制員工借款明細清單及時通知各部門負責人及借款員工，對于逾期沒有歸還的，財務(wù)部下發(fā)催款通知單給借款人，在下發(fā)催款通知單5個工作日借款人仍沒有歸還借款的，財務(wù)部將從借款人的工資中逐月扣還，扣還后發(fā)放的工資余額不低于公司所在地最低工資標準。（即當月實發(fā)工資-扣還借款公司所在地最低工資標準）(二)備用金借款及核銷1、公司原則上

5、不實行備用金制度，若員工確因業(yè)務(wù)需要頻繁使用現(xiàn)金，經(jīng)公司批準可根據(jù)實際需要申請一定金額的備用金，借款金額原則上不能高于借款人的稅后月薪。2、備用金可在一個年度內(nèi)可循環(huán)使用，使用后應(yīng)及時憑發(fā)票等合法有效的憑證報銷，報銷的金額補充原定額。若異地公司處前期階段，并在財務(wù)團隊未到位時，項目負責人可以申請最高額度5萬元的備用金，同時行政部負責人可以申請最高額度2萬元的備用金，用于項目前期管理。財務(wù)團隊到位時,以上兩項備用金應(yīng)在1個月內(nèi)還清。3、借款人須在公歷年度結(jié)束前還清借款。若在新的公歷年度有需要時，需重新辦理借款申請手續(xù)。4、若員工工作性質(zhì)或崗位發(fā)生變化，不再需要使用備用金或者需要調(diào)增備用金額度的，

6、需在工作性質(zhì)或崗位發(fā)生變化后5個工作日內(nèi)辦理還款手續(xù)，未在規(guī)定時間內(nèi)還款的，從借款人當月工資中扣除，直到扣完為止。需要調(diào)增備用金額度的，按新借備用金的審批流程辦理。5、若員工離職，需在辦理離職手續(xù)前還清所有借款。若未還款，公司有權(quán)從該員工應(yīng)發(fā)工資中扣回，不足部分應(yīng)由該員工補足后方可辦理相關(guān)離職手續(xù)。第九條 借款歸還其他事項1、當借款人以現(xiàn)金方式向公司出納歸還借款時，由出納向還款人開具相應(yīng)金額的收據(jù)。2、若借款人以相關(guān)經(jīng)審批的單據(jù)沖抵借款時，報銷單據(jù)上需填明沖借款，差額部分執(zhí)行“多退少補”原則辦理支付。由借款人在報銷領(lǐng)款人處簽字確認，同時出納依據(jù)沖抵借款金額加上現(xiàn)金還款金額之和向借款人開具收據(jù)，

7、收據(jù)上應(yīng)注明明細情況。3、若以上還款或借款以網(wǎng)銀或轉(zhuǎn)賬形式支付的，以銀行單據(jù)作收付款憑證，不需開具收據(jù)。4、借款人以現(xiàn)金歸還或報銷沖抵借款后，出納應(yīng)即日調(diào)整員工借款臺賬。第三章 費用報銷第十條 適用范圍公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)辦理完畢并已取得合法報銷憑據(jù)的各項費用支出。第十一條 對費用報銷的基本要求（一）對報銷人的要求：費用報銷必須由經(jīng)辦人自己報銷，嚴禁代報、代簽名。（二）對報銷單位的要求：費用報銷嚴格按照受益單位填寫報銷公司名稱。（三）對報銷時間的要求：為保證財務(wù)核算的正確性、及時性，費用的報銷時限原則上在費用發(fā)生之日起5個工作日內(nèi)到財務(wù)部報銷。但通訊費、快遞費、市內(nèi)交通費、停車及過路過橋費等頻繁發(fā)生的

8、小金額費用需于每月25日前，由各部門統(tǒng)一收集，集中進行報銷。（四）對報銷發(fā)票的要求：所有發(fā)票均需加蓋收款單位的發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，沒有蓋章的或印章不清的一律視為無效發(fā)票,不得予以報銷。系統(tǒng)內(nèi)公司若為增值稅一般納稅人，則員工在辦理報銷增值稅范疇業(yè)務(wù)時,需提供增值稅發(fā)票。（五）其他：費用報銷嚴禁分拆，屬于同一項目、同一時間或同一性質(zhì)的費用按照單筆費用報銷。一次申請業(yè)務(wù)，原則上一次性報銷完畢。若存在不同部門涉及同一項目,同一時間或同一性質(zhì)的費用支出,則應(yīng)由費用主辦部門分類歸結(jié)所有費用,一次性辦理報銷；若存在與供應(yīng)商月度結(jié)算費用，須填列月結(jié)費用明細表。第十二條 對使用單據(jù)的要求：屬于出差的，應(yīng)填寫

9、差旅費報銷單，非出差性質(zhì)市內(nèi)交通須填寫費用報銷單并以交通費報銷登記表作為附件。所有的原始單據(jù)均需按照要求，規(guī)整粘貼在票據(jù)粘貼單上作為封底。第十三條 對各類費用報銷的具體規(guī)定 (一)業(yè)務(wù)招待費的報銷1、業(yè)務(wù)招待費是指公司用于維護公共關(guān)系發(fā)生的費用，包括宴請、饋贈禮品等發(fā)生的費用。嚴禁用業(yè)務(wù)招待費公款私請，也不得用于宴請本公司員工。本部內(nèi)各公司、部門之間嚴禁用公款相互贈送禮物。對外招待標準應(yīng)保持節(jié)約原則。2、除公司總裁、股東、總經(jīng)理、副總經(jīng)理外，業(yè)務(wù)招待費的使用實行事前審批制度。凡因工作需要使用業(yè)務(wù)招待費，經(jīng)辦人須事先填寫業(yè)務(wù)招待審批單，按照審批流程申請同意后，方可宴請或購買禮品等。3、報銷業(yè)務(wù)招

10、待費，除了附上發(fā)票及業(yè)務(wù)招待審批單之外，原則上需提供各類發(fā)票補充信息：如POS機刷卡單、消費電腦小票等，如確屬難以提供補充信息，需有其他所有參與人員的書面證明。公司參加業(yè)務(wù)招待的人員須是與業(yè)務(wù)相關(guān)的人員，且需所有參加人員在業(yè)務(wù)招待審批單上一并簽字。 4、招待費用報銷經(jīng)手人遵循從高原則。即在參加人員中，應(yīng)由最高級別人員作為報銷人。(二)差旅費的報銷1、差旅費的報銷標準按公司頒布的出差管理制度執(zhí)行，報銷時應(yīng)提供經(jīng)批準的出差申請審批單原件。 (三)市內(nèi)交通費的報銷1、市內(nèi)交通費包括在市內(nèi)的出租車費及公交車、地鐵車費。2、員工外出辦事，一般應(yīng)乘坐地鐵、公交車。在一些緊急事務(wù)或辦理業(yè)務(wù)乘坐公共交通不方便

11、時，可以乘坐出租車。一般包括下列情況可乘坐出租車：出納存、取大額現(xiàn)金時；攜帶公司貴重物品、重要文件、模型等時；陪同業(yè)務(wù)主管部門或業(yè)務(wù)往來單位的人員外出公務(wù)時；員工加班超過晚上九點；其他緊急事項，搭乘地鐵或公交不便的,但需提供經(jīng)主管領(lǐng)導審批的書面材料。3、市內(nèi)交通費報銷須填寫費用報銷單，并以交通費報銷登記表作為附件，在附件上注明時間、起止地點、辦事內(nèi)容、經(jīng)手人等。4、交通費一律憑發(fā)票報銷，報銷時發(fā)票需按時間順序粘貼。 (四)通訊費的報銷1、因工作需要，有關(guān)通訊費的補貼標準，按公司相關(guān)批文執(zhí)行。2、通訊費需按月，由部門統(tǒng)一集中收集，進行報銷，并附明細清單和注明通訊費的所屬時間，不可跨月報銷。通訊費

12、發(fā)票的客戶名稱必須與報銷人一致。3、如果員工調(diào)離本公司，15日之前離職的員工，報銷當月通訊費補貼的一半；15日之后離職的員工，可報銷當月全額通訊費補貼。(五)汽車保養(yǎng)維修費的報銷報銷時需提供發(fā)票、維修清單及經(jīng)批準的車輛維修申請表，所有車輛維修原則上應(yīng)在公司簽約的指定公司定點維修。(六)固定資產(chǎn)、低值易耗品及辦公用品的報銷報銷時需提供發(fā)票、入庫單、驗收單及采購申請報告。對于大額采購或需供應(yīng)商保證對某些資源作長期或穩(wěn)定供應(yīng)的物品還需簽訂采購合同。(七)部門及公司活動費的報銷部門及公司組織活動，均需事前審批，需由擬活動部門事前書面報告并經(jīng)公司領(lǐng)導簽字審批，活動結(jié)束后再按公司流程報銷。報銷金額不超過部

13、門未使用活動經(jīng)費。第四章 對外付款第十四條 適用范圍對外付款是指除上述費用報銷外，在經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生過程中，由于購買商品或勞務(wù)等所應(yīng)支付給公司外部法人單位或個人的款項。主要包括工程項目付款及非工程項目付款。第十五條 對外付款的基本要求（一）已簽訂有效的合同協(xié)議或?qū)徟戤叺纳暾埼募ǘ┌春贤?guī)定已達到付款條件，并按合同中的要求提供付款資料；合同中要求確認的成果性文件一般應(yīng)由主管領(lǐng)導及以上人員簽字確認。（三）提供合同、發(fā)票、收據(jù)、保函、送貨單、出入庫單、驗收單等有效單據(jù)的原件，付款申請需提供完整收款路徑（全稱、開戶行和銀行賬號）。（四）原則上沒有發(fā)票的情況下不得付款（有關(guān)政府部門的規(guī)費等需要先付款

14、后開票的除外）。若業(yè)務(wù)經(jīng)辦人事先無法取得發(fā)票或其他有效單據(jù)，經(jīng)辦人必須在付款申請上注明“發(fā)票后補”字樣及提供發(fā)票時限。經(jīng)辦人在取得發(fā)票及相關(guān)單據(jù)后，需另行填寫費用報銷單，并在備注欄內(nèi)注明“已審批對外支付，沖賬”，在原借款欄填寫已付款金額，經(jīng)審批后，給予沖賬。（五）收款單位全稱必須與合同訂立人、發(fā)票或收據(jù)上的開具單位名稱一致。(六)業(yè)務(wù)經(jīng)辦與貨物驗收應(yīng)由不同的人辦理，營銷用采購物資的保管人和申請人要求崗位分離。第十六條 對使用單據(jù)的要求有合同的對外付款需填寫合同付款審批單，無合同的對外付款需填寫付款單并認真按審批流程辦理。同一合同項下超過二次以上的付款需填寫付款審批記錄表一式一份，付款完畢后，付

15、款審批記錄表由財務(wù)部存檔。（三）營銷類付款1、項目施工成果需由參與部門的主管領(lǐng)導簽字確認。2、廣告費付款：需提供能證明廣告成果的資料，如報紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)截圖等。(四)其他對外付款1、支付地價、質(zhì)檢、安檢等支付給政府部門的各項費用，需提供相關(guān)政府文件資料。2、支付房租、物業(yè)管理費、信息服務(wù)費、招聘費等行政類費用，需提供發(fā)票，并注明支付期間和服務(wù)內(nèi)容。3、支付工資、獎金，由行政人事部和財務(wù)部共同編制工資表和資金發(fā)放表，并填寫付款單。4、往來款支付，根據(jù)經(jīng)審批后調(diào)撥通知，及時填寫付款單辦理付款。5、在銀行托收的利息、管理費、水電費、電話費、房租、社保等費用，經(jīng)辦部門需按月填寫付款單，并索取發(fā)票后辦理

16、審批程序。6、稅款支付參照公司涉稅業(yè)務(wù)管理等相關(guān)制度執(zhí)行。 第五章 審批流程第十七條 審批職責(一)業(yè)務(wù)審批人對費用、成本支出的真實性、合理性負責。(二)財務(wù)審批人對票據(jù)的合法性、合規(guī)性、費用金額是否超預(yù)算或額度及審批流程的完整性負責。第十八條 公司本部審批流程公司的審批流程分為業(yè)務(wù)體系審批流程和財務(wù)體系審批流程。其中業(yè)務(wù)體系審批流程由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人自行報送審批，財務(wù)體系審批流程由財務(wù)部統(tǒng)一收單、審核及傳遞審批。 公司本部的報銷流程：按照本部審批權(quán)限和審批流程辦理；下屬公司的報銷流程：按照下屬公司審批權(quán)限和流程辦理。第六章 付款方式第十九條 付款方式(一)現(xiàn)金現(xiàn)金的使用范圍為：1、員工的日常報銷支

17、出；2、出差人員必須隨身攜帶的差旅費；3、1000元以下的零星支出；4、備用金；5、因業(yè)務(wù)需要支付現(xiàn)金的其他支出。(二)轉(zhuǎn)賬付款不屬于現(xiàn)金結(jié)算范圍的各項支出，均需通過銀行轉(zhuǎn)賬支付，付款方式包括：轉(zhuǎn)賬支票、電匯、匯票等。所有轉(zhuǎn)賬付款均由財務(wù)部直接轉(zhuǎn)入收款方賬號。收款方賬號信息必須與合同約定相一致，若合同沒有約定的，則必須與對方提供的書面收款信息相一致，或注明與本制度第十四條的約定相符。第七章 各類費用表單及票據(jù)填寫規(guī)范第二十條 對原始單據(jù)的要求（一）必須使用合法、真實的發(fā)票(由稅務(wù)機構(gòu)監(jiān)制)、行政事業(yè)單位(由財政部門監(jiān)制)的收據(jù)等原始單據(jù)，所有原始單據(jù)均要求票面完整、清潔。（二）票據(jù)規(guī)范，金額大

18、小寫一致，各項目填寫齊全，不得有涂改痕跡，顧客欄須填寫公司全稱。（三）票據(jù)必須版次有效，加蓋有發(fā)票專用章且印章清晰，同次取得的定額發(fā)票，同一面值的，原則上須連號。（四）所有涉及支出的請示，內(nèi)部審批文件原件，均作為報銷的附件，交財務(wù)部存檔。如無法提供原件，由經(jīng)辦部門提供復印件，并蓋上與原件相符的印章。第二十一條 對填寫及粘貼各類報銷單據(jù)的要求（一）欄目填寫齊全、無涂改。(二）字跡規(guī)整清晰、工整，簽名用黑色、藍黑色鋼筆、簽字筆填寫，不得使用圓珠筆，字體一律用正楷或者行書體書寫。在規(guī)定欄目內(nèi)填寫不得超出欄目范圍，并合理預(yù)留空白以便其他審批人簽署意見。(三）金額大小寫需一致，阿拉伯數(shù)字小寫金額如：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9，大寫金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等。大寫金額數(shù)字到元或者角為止的，在“元”或者“角”字之后應(yīng)當寫“整”字或者“正”字；大寫金額數(shù)字有分的，分字后面不寫“整”或者“正”字。(四）附在報銷單據(jù)后的原始附件，必須貼粘整齊、發(fā)票緊隨報銷單據(jù)后面，其他單據(jù)、資料次后；同類票據(jù)需按時間順序粘貼；附件的粘貼、折疊不能超出票據(jù)粘貼單的邊界。第二十二條 經(jīng)辦人在報銷各類費用時，要秉承實事求是及誠信原則，如果到財務(wù)審核環(huán)節(jié)出現(xiàn)所報金額大于財務(wù)核定的實際金額，財務(wù)將根據(jù)情況采取相應(yīng)的處理措施：1、初次：退單重新填單報銷，