企業(yè)物資采購(gòu)合同審計(jì)方法

1、企業(yè)物資采購(gòu)合同審計(jì)方法 在企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)中，合同欺詐行為及合同條款不完善給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。為了保障企業(yè)的合法權(quán)益及合同條款的完善明確，確保雙方當(dāng)事人按合同辦事，內(nèi)部審計(jì)部門開展物資采購(gòu)合同審計(jì)具有重要意義。物資采購(gòu)費(fèi)用支出是單位成本費(fèi)用的重要組成部分，加大對(duì)物資采購(gòu)合同的內(nèi)部審計(jì)力度，完善物資采購(gòu)合同管理，是有效降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。許昌煙草機(jī)械有限責(zé)任公司（簡(jiǎn)稱許昌煙機(jī)公司）自1989年開展合同審計(jì)以來，通過多年的探索、實(shí)踐，積累了較豐富的經(jīng)驗(yàn)，取得了一定的成效。現(xiàn)結(jié)合審計(jì)實(shí)踐，就企業(yè)內(nèi)部如何抓住合同審計(jì)的重要環(huán)節(jié)，強(qiáng)化合同管理，規(guī)避交易風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益

2、，談些淺見。一、健全制度，規(guī)范操作為加強(qiáng)合同管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，樹立企業(yè)誠(chéng)實(shí)守信的良好形象，公司制定實(shí)施了許昌煙機(jī)公司合同管理辦法并不斷修訂完善。對(duì)合同的審核和管理進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，確保合同的規(guī)范性、合法性和科學(xué)性。根據(jù)許昌煙機(jī)公司物資采購(gòu)招標(biāo)管理辦法規(guī)定，在簽合同前，對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行招標(biāo)。與中標(biāo)單位擬訂合同后，由采購(gòu)部門填寫“合同審簽表”，并由公司主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審簽?！昂贤瑢徍灡怼迸c合同一起送審計(jì)部門審核，未經(jīng)審計(jì)的合同不得加蓋合同章，合同不生效，財(cái)務(wù)部門不予結(jié)算和付款。健全的合同審計(jì)制度，規(guī)范的操作，不僅使審計(jì)人員在開展合同審計(jì)時(shí)有章可循，審計(jì)工作程序更加合理，而且大大提升了審計(jì)工作質(zhì)

3、量。二、對(duì)合同主體進(jìn)行審計(jì)合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，必須對(duì)合同主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力等進(jìn)行審計(jì)。審查簽訂合同的主體。重點(diǎn)審查合同主體是否是依法登記的企業(yè)法人，或依法產(chǎn)生、存在的組織。不與不能獨(dú)立享有經(jīng)濟(jì)權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的、不具備法定條件的經(jīng)濟(jì)組織（如內(nèi)部車間、分廠等）簽訂合同。 審查合同對(duì)方經(jīng)營(yíng)范圍。重點(diǎn)審查其經(jīng)營(yíng)范圍是否包括合同標(biāo)的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊(cè)的范圍，是否無照經(jīng)營(yíng)。審查合同對(duì)方主體有無履約能力。對(duì)對(duì)方的資質(zhì)等進(jìn)行調(diào)查，不與無履約能力的主體簽訂合同。 審查授權(quán)委托代理人的代理資格是否

4、合法。經(jīng)公司法人授權(quán)后的委托代理人方可代表本公司對(duì)外簽訂合同。委托代理人必須按照合同法及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，本著公平互利的原則，在委托權(quán)限及其期限范圍內(nèi)，依法簽訂合同。三、合同簽訂前進(jìn)行招標(biāo)比價(jià)審計(jì)1、注重對(duì)價(jià)格信息的收集。根據(jù)物資采購(gòu)合同審計(jì)的合法性、公平性原則及“貨比三家、比質(zhì)比價(jià)”的原則，物資采購(gòu)合同審計(jì)的重點(diǎn)之一就是價(jià)格審計(jì)。建立合同審計(jì)臺(tái)賬，進(jìn)行整理歸檔，對(duì)材料及產(chǎn)品價(jià)格、供應(yīng)商信息進(jìn)行跟蹤管理。做好市場(chǎng)調(diào)查，通過報(bào)紙、互聯(lián)網(wǎng)了解價(jià)格信息的變動(dòng)情況，及時(shí)掌握第一手資料，防止物資采購(gòu)中的“暗箱操作”。2、注重對(duì)信息化管理手段的運(yùn)用。為使合同價(jià)格審計(jì)更便捷、更規(guī)范，公司信息管理中心的計(jì)算

5、機(jī)專業(yè)人員，為我們?cè)贓RP管理軟件上建立了專門的“合同審計(jì)管理系統(tǒng)”及“物資采購(gòu)招標(biāo)系統(tǒng)”。事先將歷次采購(gòu)物資的價(jià)格、數(shù)量、供應(yīng)商、合同訂單號(hào)等情況按物料編碼存入系統(tǒng)，形成采購(gòu)情況分析曲線圖。每次審計(jì)合同時(shí)，把需要采購(gòu)的物料編碼輸入，該物料以前已采購(gòu)批次的采購(gòu)日期、價(jià)格、供應(yīng)商、訂單號(hào)及審核日期、審核人情況就被自動(dòng)顯示出來，如價(jià)格比原購(gòu)入價(jià)格高，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示，以便再次核實(shí)該物料價(jià)格。如價(jià)格沒問題，通過審計(jì)后在設(shè)定的時(shí)期內(nèi)有效。這大大地方便了我們的工作，避免了人工操作可能出現(xiàn)的誤差，減少了差錯(cuò)率，提高了合同審計(jì)工作效率，保證了審計(jì)工作質(zhì)量。3、注重對(duì)招標(biāo)過程的審查監(jiān)督。根據(jù)許昌煙機(jī)公司物資采購(gòu)

6、招標(biāo)管理辦法的規(guī)定，在一般情況下，小量、小額采購(gòu)“貨比三家”，在ERP管理系統(tǒng)上進(jìn)行價(jià)格比較；批量、大額采購(gòu)進(jìn)行公開招標(biāo)，由審計(jì)部門牽頭，成立由采購(gòu)部門、使用部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門為主的評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評(píng)標(biāo)。由監(jiān)察室、財(cái)務(wù)部、工會(huì)組成的監(jiān)督組對(duì)招標(biāo)全過程進(jìn)行監(jiān)督。審查招標(biāo)程序的合法性及操作的規(guī)范性。采購(gòu)招標(biāo)是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真的工作，其程序是否合法、操作是否規(guī)范，直接關(guān)系到招標(biāo)結(jié)果的公正性。審計(jì)中重點(diǎn)審查評(píng)標(biāo)委員會(huì)是否嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及許昌煙機(jī)公司物資采購(gòu)招標(biāo)管理辦法開展工作，有無主觀性、隨意性。并在審查合同時(shí)將合同與招標(biāo)結(jié)果相核對(duì)，確保招標(biāo)結(jié)果落到實(shí)處。審查招標(biāo)文件的完整性。招標(biāo)文件是簽訂采購(gòu)

7、合同的重要依據(jù)，內(nèi)容完整的招標(biāo)文件是簽訂采購(gòu)合同的基礎(chǔ)。應(yīng)重點(diǎn)審查招標(biāo)文件中對(duì)投標(biāo)方主體資格、資質(zhì)、履約能力的要求，以及采購(gòu)物資數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求、付款方式等重要內(nèi)容。并在招標(biāo)文件中明確規(guī)定“投標(biāo)文件是中標(biāo)后簽訂合同的一個(gè)組成部分，與合同具有同等法律效力”，為以后采購(gòu)合同的審計(jì)奠定基礎(chǔ)。 審查評(píng)標(biāo)辦法的合理性。嚴(yán)格按照許昌煙機(jī)公司評(píng)標(biāo)委員會(huì)和評(píng)標(biāo)方法暫行規(guī)定執(zhí)行，出臺(tái)合理的項(xiàng)目采購(gòu)招標(biāo)評(píng)標(biāo)辦法。本著公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則，對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行評(píng)價(jià)、比較、分析，選出信譽(yù)好、能夠保證質(zhì)量、按時(shí)供貨的供應(yīng)商，這對(duì)于保證供貨質(zhì)量、降低采購(gòu)成本有著至關(guān)重要的作用。 審查中標(biāo)價(jià)格的公正性。為公平起見，我

8、們把各投標(biāo)商的投標(biāo)價(jià)格輸入ERP“物資招標(biāo)系統(tǒng)”，在保證質(zhì)量、保證售后服務(wù)的前提下，遵循“成本最低原則”，系統(tǒng)自動(dòng)篩選出最低投標(biāo)價(jià)為中標(biāo)價(jià)，并保存在系統(tǒng)中，作為下次招標(biāo)的參考價(jià)。這樣，既保證了采購(gòu)物資的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，又避免了在物資采購(gòu)過程中舞弊的發(fā)生。 四、對(duì)合同條款的審計(jì) 1、對(duì)合同內(nèi)容的審計(jì)。根據(jù)許昌煙機(jī)公司合同管理辦法的規(guī)定，對(duì)采購(gòu)合同內(nèi)容的真實(shí)性、合法性、有效性及可行性進(jìn)行嚴(yán)格審查。在合同審計(jì)中，發(fā)現(xiàn)合同有缺陷、合同遺漏必要條款和有不利條款的情況，就及時(shí)指出并要求送審部門予以補(bǔ)正；對(duì)于不符合審批送審條件的合同，及時(shí)對(duì)送審部門予以說明并要求送審部門補(bǔ)辦手續(xù)后再送審；對(duì)于可行性有疑問的合同，會(huì)

9、同技術(shù)、生產(chǎn)等有關(guān)部門慎重研究，得出一致意見，確保采購(gòu)合同簽訂的可行性、合理性；對(duì)違反國(guó)家法律，損害企業(yè)利益，顯失公平的“霸王合同”，嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)決查處，避免因該類合同給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)，造成損失。 2、對(duì)合同條款的審計(jì)。合同是一種法律文書。依法簽訂的合同，對(duì)雙方當(dāng)事人具有法律約束力，當(dāng)事人應(yīng)該按照約定履行自己的義務(wù)。嚴(yán)密的合同條款是履行合同的前提，對(duì)采購(gòu)合同條款進(jìn)行審計(jì)，不僅有利于全面、及時(shí)履行合同，而且也可以減少雙方在執(zhí)行合同時(shí)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，避免合同糾紛，從而有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)。 當(dāng)事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對(duì)合同主體的明確，也是落實(shí)合同權(quán)利和義務(wù)的前提。主要審查合同單位名稱與中標(biāo)單位是否一

10、致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致。 標(biāo)的。標(biāo)的指采購(gòu)的物資、設(shè)備、備品備件等，沒有標(biāo)的的合同是無法成立、無法履行的。審計(jì)時(shí)，重點(diǎn)審查合同標(biāo)的物資是否與中標(biāo)物資相符，是否按公司計(jì)劃采購(gòu)，查實(shí)是否屬于無計(jì)劃或超計(jì)劃采購(gòu)，型號(hào)規(guī)格是否齊全規(guī)范。 數(shù)量及質(zhì)量要求。該條款是確定雙方權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任大小的關(guān)鍵條款，合同上必須清楚具體地寫明。必須注明確切的數(shù)量及單位，如單位為套、對(duì)、盒等，要注明具體數(shù)量。質(zhì)量要求要明確，如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。 價(jià)款或報(bào)酬。是指買方獲得標(biāo)的向賣方以貨幣形式支付的代價(jià)，包括單價(jià)、總價(jià)。該條款是采購(gòu)合同的核心條款。審計(jì)時(shí)要重點(diǎn)審查是否按招標(biāo)中標(biāo)結(jié)果簽訂合同，是否進(jìn)

11、行市場(chǎng)調(diào)查、詢價(jià)、比價(jià)，價(jià)格是否含稅，是否高于市場(chǎng)價(jià)。如價(jià)格過高，駁回合同，采購(gòu)部門應(yīng)查明原因，與賣方再次進(jìn)行商談，力爭(zhēng)以公道價(jià)格采購(gòu)到高質(zhì)量的物資，最大限度地降低采購(gòu)成本。 結(jié)算方式及期限。采購(gòu)合同應(yīng)明確結(jié)算方式和付款期限，不得含糊其辭，同時(shí)審查是否按公司結(jié)算規(guī)定執(zhí)行。公司規(guī)定采購(gòu)合同簽訂原則上都是驗(yàn)貨付款，如遇特殊情況需辦理預(yù)付款，必須先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批方可辦理。付款期限應(yīng)明確是一次性付清，還是分期付款。成套設(shè)備及重要備件是否留有一定比例的質(zhì)保金，質(zhì)保金什么時(shí)候付清等。 交付標(biāo)的物的方式、時(shí)間、地點(diǎn)。采購(gòu)合同應(yīng)明確交貨方式、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)。如貨物運(yùn)輸是鐵路還是公路；交貨時(shí)間是否具體；交貨地點(diǎn)是許昌站還是公司等。 驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方法、地點(diǎn)及期限。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)注明是用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)還是所簽訂的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；是在賣方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收還是到貨后在買方驗(yàn)收；驗(yàn)收期限是否約定。 違約責(zé)任及解決辦法。訂立合同時(shí)要做到“先小人，后君子”，對(duì)采購(gòu)合同中能夠預(yù)見到的各種不利因素要以條款的方式加以防范，運(yùn)用法律保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。審計(jì)時(shí)要注意違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍等。解決爭(zhēng)議的方式是否確定，如協(xié)商、仲裁、還是訴訟。 合同生效日期。合同是否經(jīng)雙方委托代理人簽字并加蓋合同專用章后生效。