SAP主數(shù)據(jù)維護(hù)管理辦法

1、備件主數(shù)據(jù)維護(hù)管理辦法第一章總則第一條 備件主數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中備件管理、備件供應(yīng)的集 成信息，是進(jìn)行備件物料管理的基本條件，為了保證及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和維護(hù)備件主數(shù)據(jù)，滿足ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行和備件業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)對(duì)數(shù)據(jù)的需求，特制定本辦法。第二條本辦法中主數(shù)據(jù)是指 ERP系統(tǒng)(SAP/R3)中支持系 統(tǒng)有效運(yùn)行的備件靜態(tài)數(shù)據(jù)， 主要包括：物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主 數(shù)據(jù)、貨源清單、采購(gòu)信息記錄。第三條備件主數(shù)據(jù)維護(hù)原則：一、唯一性：相同的主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中要求有唯一編碼，唯一 的描述，避免存在數(shù)據(jù)冗余;二、完整性：主數(shù)據(jù)信息保持完整， 要能夠滿足相關(guān)部門(mén)的 業(yè)務(wù)運(yùn)作需求；三、準(zhǔn)確性：主數(shù)據(jù)要符合相應(yīng)的編碼規(guī)則和

2、技術(shù)規(guī)，能夠 清楚準(zhǔn)確地表達(dá)主數(shù)據(jù)的含義；四、時(shí)效性：主數(shù)據(jù)申請(qǐng)維護(hù)過(guò)程中，要充分體現(xiàn)時(shí)效性原 則，提高工作效率，及時(shí)滿足申請(qǐng)部門(mén)的需求。第四條 本辦法適用于xxERP項(xiàng)目上線的總公司、xx公司、 xx公司有關(guān)部門(mén)和生產(chǎn)廠。第二章應(yīng)用主數(shù)據(jù)容和信息收集維護(hù)職責(zé)分工第五條備件應(yīng)用主數(shù)據(jù)容：一、模塊主數(shù)據(jù)（MMBJ模塊）：貨源清單、采購(gòu)信息記錄、二、跨模塊主數(shù)據(jù)（MM ； MMBJ ； SD模塊）：物料主數(shù)據(jù)、 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。第六條備件模塊和跨模塊主數(shù)據(jù)由XX總公司設(shè)備部備件處負(fù)責(zé)組織收集相關(guān)信息，并進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。第七條模塊主數(shù)據(jù)信息收集維護(hù)職責(zé)分工：一、貨源清單由設(shè)備部備件處計(jì)劃科負(fù)責(zé)組織收集相

3、關(guān)信 息，并進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)；二、采購(gòu)信息記錄由設(shè)備部備件處價(jià)格科負(fù)責(zé)組織收集相關(guān) 信息，并進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。第八條跨模塊主數(shù)據(jù)信息收集維護(hù)職責(zé)分工：一、物料主數(shù)據(jù)由設(shè)備部備件處計(jì)劃科負(fù)責(zé)組織收集基本視 圖、分類視圖、銷售視圖、采購(gòu)視圖、庫(kù)存視圖、財(cái)務(wù)成本視圖 中的相關(guān)信息。二、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)由設(shè)備部備件處質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)組織收集 采購(gòu)視圖中供應(yīng)商的相關(guān)信息；第三章備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)管理第九條備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)工作流程：一、各單位備件員根據(jù)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)備件變化情況，做以下主數(shù)據(jù)維護(hù)工作：（一）對(duì)新投產(chǎn)設(shè)備、更新改造設(shè)備增加的新的備件項(xiàng)目；對(duì)在用設(shè)備發(fā)生的備件項(xiàng)目，按標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械備件、非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械備件（其中：天車備件

4、、皮帶機(jī)備件、 偶合器要與其它非標(biāo)專用件分 開(kāi)）、小型機(jī)械備件、電氣備件、計(jì)控備件、機(jī)車備件、汽車備 件、生產(chǎn)工具專業(yè)（以下簡(jiǎn)稱各專業(yè)）分別提出新增備件物料主數(shù)據(jù)項(xiàng)目明細(xì)；（二）對(duì)新投產(chǎn)設(shè)備、更新改造設(shè)備增加的新的備件項(xiàng)目，在收集物料主數(shù)據(jù)時(shí)， 要避免同一物料，多個(gè)圖紙編號(hào)造成的物料不唯一性；（三）新維護(hù)的物料項(xiàng)目， 必須保證屬于備件專業(yè)管理疇且 專業(yè)劃分清晰，同時(shí)要做初步詢價(jià)；（四）新收集的備件物料主數(shù)據(jù)，物料要嚴(yán)格按照專業(yè)要求描述，并要通過(guò)ERP系統(tǒng)中MM03事物代碼的查詢， 保證物料 的唯一性，避免重復(fù)編碼；（五）物料類別碼是“ 61 ”、“80 ”、“81 ”的備件，按照各 單位非標(biāo)準(zhǔn)

5、機(jī)械備件、生產(chǎn)工具編碼規(guī)則進(jìn)行編碼；（六）各單位備件員按照專業(yè)組織物料主數(shù)據(jù)收集工作，并按專業(yè)輸入“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護(hù)模板”（附表 1-1 ）同時(shí) 按專業(yè)填寫(xiě)“備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表” （附表2），經(jīng)設(shè)備科 長(zhǎng)審批蓋設(shè)備科章后，報(bào)設(shè)備廠長(zhǎng)審批簽字， 加蓋廠公章，于每 月10日至18日，報(bào)總公司設(shè)備部備件處；二、總公司設(shè)備部備件處接到“備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)” 和“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護(hù)模板”后，做以下工作：（一）各專業(yè)計(jì)劃員要對(duì)新物料是否屬于備件專業(yè)管理疇進(jìn)行嚴(yán)格審核，同時(shí)要對(duì)新物料的專業(yè)分類、描述、物料組、采購(gòu) 組、裝用量、備件屬性、修復(fù)屬性、使用壽命；非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械備件、 生產(chǎn)工具的重量

6、、材質(zhì)等各字段的填寫(xiě)容是否完整、準(zhǔn)確進(jìn)行審查；（二）各專業(yè)計(jì)劃員要通過(guò) ERP系統(tǒng)中MM03事物代碼逐項(xiàng)進(jìn)行查詢，保證新收集的物料的唯一性，避免同一物料多種描述，多個(gè)編碼;（三）物料類別碼是 “60 ”、“62 ”、“63 ”、“64 ”、“65 ”、“66的備件，專業(yè)計(jì)劃員按照物料編碼規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一編碼；物料類別碼是“ 61”、“80 ”、“81”的備件，專業(yè)計(jì)劃員依據(jù)各單位非標(biāo) 備件編碼規(guī)則對(duì)新物料的編碼進(jìn)行審核；（四）數(shù)據(jù)維護(hù)員依據(jù)專業(yè)計(jì)劃員審查后的“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護(hù)模板”（附表 1-1 ），在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行檢測(cè)，確 認(rèn)物料主數(shù)據(jù)是否符合要求， 如果物料主數(shù)據(jù)存在問(wèn)題，數(shù)據(jù)維護(hù)員在

7、“備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表”上填寫(xiě)意見(jiàn)返給相關(guān)專業(yè) 計(jì)劃員，專業(yè)計(jì)劃員及時(shí)與需用單位備件員核實(shí)，并將最終確認(rèn)需要維護(hù)的“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護(hù)模板”及“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護(hù)申請(qǐng)表”轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)維護(hù)員；（五）數(shù)據(jù)維護(hù)員對(duì)最終核實(shí)確認(rèn)后的“備件物料主數(shù)據(jù)收 集維護(hù)模板”，在ERP系統(tǒng)中重新檢測(cè)，直至符合要求；（六）數(shù)據(jù)維護(hù)員將檢測(cè)合格的“備件物料主數(shù)據(jù)收集維護(hù) 模板”容，進(jìn)行系統(tǒng)主數(shù)據(jù)維護(hù)；第十條 對(duì)ERP系統(tǒng)中已有的物料主數(shù)據(jù)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)物料描述 不準(zhǔn)確、同一物料多個(gè)編碼、 專業(yè)分類不準(zhǔn)確等問(wèn)題時(shí)，各單位 備件員要即時(shí)與設(shè)備部備件處溝通，由備件處計(jì)劃員、數(shù)據(jù)維護(hù)員查詢物料在ERP系統(tǒng)中狀態(tài)，共同確定處理

8、方案。由各單位 備件員及時(shí)提出物料主數(shù)據(jù)修改維護(hù)申請(qǐng)，備件處計(jì)劃員簽字確認(rèn)后，數(shù)據(jù)維護(hù)員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。第十一條 對(duì)于在用的設(shè)備，裝用量發(fā)生變化時(shí)，要及時(shí)提 出物料主數(shù)據(jù)修改維護(hù)申請(qǐng)，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。第十二條 各采購(gòu)科，在開(kāi)展備件訂貨工作中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的同 一物料，多個(gè)編碼、重量、材質(zhì)與圖紙不符等情況時(shí)，要即時(shí)提 出物料主數(shù)據(jù)修改維護(hù)申請(qǐng)轉(zhuǎn)計(jì)劃科數(shù)據(jù)維護(hù)員，數(shù)據(jù)維護(hù)員轉(zhuǎn)各相關(guān)專業(yè)員核實(shí)確認(rèn)后，對(duì) ERP系統(tǒng)物料主數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。第十三條 ERP系統(tǒng)已經(jīng)存在的備件物料，第一次發(fā)生修復(fù) 計(jì)劃時(shí)，需方單位備件員要通過(guò)ERP系統(tǒng)查詢，確認(rèn)該物料是否有在途采購(gòu)申請(qǐng)、 在途采購(gòu)訂單和庫(kù)存，只有在其庫(kù)存為

9、零和 對(duì)已收貨物料進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)后，方可提出“備件物料分割評(píng)估” 維護(hù)申請(qǐng)。第十四條 各單位在提出新增備件物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)時(shí)， 如果能夠確定該備件可以進(jìn)行修復(fù)，要同時(shí)填寫(xiě)“分割評(píng)估備件物料維護(hù)模板”（附表1-2 ）。第十五條設(shè)備部備件處數(shù)據(jù)維護(hù)員查詢 ERP系統(tǒng)狀態(tài)后， 對(duì)備件物料進(jìn)行分割評(píng)估系統(tǒng)維護(hù)。第四章貨源清單維護(hù)第十六條 在ERP系統(tǒng)中，甲類備件（含生產(chǎn)工具）列入“貨 源控制清單”。第十七條 總公司設(shè)備部備件處根據(jù)新增、設(shè)備拆除、設(shè)備改造等情況，組織各單位提出新增和需要修改的“貨源控制清單”一、 每年8月份各單位根據(jù)新投產(chǎn)設(shè)備、 更新改造設(shè)備、拆 除設(shè)備、甲類備件使用等情況，按專業(yè)提出

10、需要增加和修改的 “貨 源控制清單”（甲類備件項(xiàng)目）；二、各單位設(shè)備科按專業(yè)組織“貨源控制清單”收集工作，并按專業(yè)輸入“貨源控制清單維護(hù)收集模板”（附表 3），經(jīng)設(shè) 備科長(zhǎng)、生產(chǎn)科長(zhǎng)審批蓋科章后，報(bào)主管廠長(zhǎng)審批簽字、加蓋廠 公章；三、每年8月25日，各單位備件員將批準(zhǔn)后的“貨源控制 清單維護(hù)收集模板”報(bào)總公司設(shè)備部備件處。第十八條總公司設(shè)備部備件處接到“貨源控制清單維護(hù)收 集模板”（附表3 ）后，要做以下工作：一、組織技術(shù)處、動(dòng)力處、生產(chǎn)廠共同對(duì)貨源清單進(jìn)行審核確認(rèn)，同時(shí)制定驗(yàn)收方式和相應(yīng)的供應(yīng)商，并報(bào)設(shè)備部主管部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，編制成正式文件；二、質(zhì)量管理科將審核通過(guò)的貨源控制方案容輸入 “貨源控

11、 制清單維護(hù)收集模板”中的相關(guān)字段，于 12月31日前轉(zhuǎn)回計(jì) 劃科；三、每年3月31日前，數(shù)據(jù)維護(hù)員完成系統(tǒng)貨源控制清單 主數(shù)據(jù)維護(hù)工作。四、數(shù)據(jù)維護(hù)員完成系統(tǒng)主數(shù)據(jù)維護(hù)后，將“貨源控制清單”信息反饋給主數(shù)據(jù)申請(qǐng)維護(hù)單位。第十九條“貨源控制清單”是對(duì)新制作的甲類備件的供應(yīng)商進(jìn)行控制，當(dāng)發(fā)生修復(fù)件時(shí)，采購(gòu)科要填寫(xiě)甲類備件的舊件修復(fù)供應(yīng)商申請(qǐng)維護(hù)表（附表4），經(jīng)采購(gòu)科長(zhǎng)、質(zhì)量管理科長(zhǎng)、 計(jì)劃科計(jì)劃員審簽蓋部門(mén)公章后，轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)維護(hù)員進(jìn)行ERP系統(tǒng)維護(hù)。第五章備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)管理第二十條備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理職責(zé)分工一、xx集團(tuán)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)由設(shè)備部備件處供應(yīng)商管理員向計(jì)財(cái)部提供信息資料，由計(jì)財(cái)部在

12、ERP系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。二、設(shè)備部備件處負(fù)責(zé) XX集團(tuán)外備件供應(yīng)商在 ERP系統(tǒng) 中的主數(shù)據(jù)維護(hù)。三、備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)員，負(fù)責(zé)將需創(chuàng)建的供應(yīng)商在 ERP系統(tǒng)中進(jìn)行核對(duì)，以確保供應(yīng)商的唯一性。第二十一條xx集團(tuán)外備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)工作程序：一、一般性審查的供應(yīng)商，由設(shè)備部備件處采購(gòu)科按照準(zhǔn) 入條件收集相關(guān)資料， 并由供應(yīng)商填寫(xiě) 備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)收集模板（附表5）,交質(zhì)量管理科供應(yīng)商管理員審核并報(bào)主管處長(zhǎng) 批準(zhǔn)后，填寫(xiě)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建維護(hù)申請(qǐng)表（附表6），轉(zhuǎn)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)員進(jìn)行ERP系統(tǒng)維護(hù)，同時(shí)向有關(guān)科室下發(fā)準(zhǔn)入通知。二、重點(diǎn)考察的供應(yīng)商，由設(shè)備部備件處采購(gòu)科提出供應(yīng)商考察申請(qǐng)

13、，經(jīng)主管處長(zhǎng)審批后，由質(zhì)量管理科組成考察小組，進(jìn)行實(shí)地考察，收集備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)收集模板（附表5 ）擬寫(xiě)考察報(bào)告，提交備件購(gòu)銷管理委員會(huì)審議，批準(zhǔn)后，由質(zhì)量管理科供應(yīng)商管理員填寫(xiě)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建維護(hù)申請(qǐng)表（附 表6），轉(zhuǎn)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)員進(jìn)行ERP系統(tǒng)維護(hù)，同時(shí)向有關(guān)科室下發(fā)準(zhǔn)入通知。三、供應(yīng)商由于改制等原因需要變更名稱或其他容，需按要求出具證明，經(jīng)采購(gòu)科長(zhǎng)同意報(bào)質(zhì)量管理科供應(yīng)商管理員進(jìn)行審核并報(bào)主管處長(zhǎng)審批，同意后填寫(xiě)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)變更維護(hù) 申請(qǐng)表（附表7），轉(zhuǎn)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)員在ERP系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)變更，同時(shí)向有關(guān)科室下發(fā)供應(yīng)商管理容變更通知書(shū)。四、供應(yīng)商的刪除，由備件處相關(guān)科

14、室提出刪除理由。備件供應(yīng)商的刪除由備件處購(gòu)銷管理委員會(huì)批準(zhǔn)后，備件供應(yīng)商管理員填寫(xiě)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)刪除維護(hù)申請(qǐng)表（附表8），報(bào)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)員在 ERP系統(tǒng)進(jìn)行刪除；第二十二條xx集團(tuán)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)工作程序：一、XX集團(tuán)新增備件供應(yīng)商，由設(shè)備部備件處供應(yīng)商管理員按計(jì)財(cái)部要求填寫(xiě)備件供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建維護(hù)申請(qǐng)表（附表6），以電子的形式發(fā)給計(jì)財(cái)部供應(yīng)商數(shù)據(jù)維護(hù)員。二、設(shè)備部備件處供應(yīng)商管理員接到計(jì)財(cái)部維護(hù)完成的通知后，向有關(guān)科室下發(fā)準(zhǔn)入通知。第六章米購(gòu)信息記錄維護(hù)第二十三條 備件價(jià)格信息記錄是對(duì)在一定時(shí)期、能夠固定價(jià)格的備件項(xiàng)目，在 ERP系統(tǒng)中維護(hù)其階段性的價(jià)格。第二十四條 備件價(jià)格信息記錄的維護(hù)管理一、每年初對(duì)審批通過(guò)