辦公用品的采購與發(fā)放管理制度

1、辦公用品的采購與發(fā)放管理制度1 目的為了合理控制公司行政管理費用，節(jié)約開支，保證工作需要，特制定本制度。2 適用范圍本制度適用于本公司所有辦公用品（包括易耗品、促銷禮品）及印制品 （如包裝袋、廣告畫冊、名片等）的采購。3 主管部門及職責(zé)行政人事部是辦公用品采購與管理的職能部門，負(fù)責(zé)各部門辦公用品的計劃、采購、發(fā)放及控制等管理工作。4 內(nèi) 容4.1 計劃與審批流程4.1.1 行政人事部文員在每月2530日間， 根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平，將各部門及門店所需辦公用品的種類、規(guī)格、數(shù)量或控制指標(biāo)統(tǒng)計、匯總，形成采購計劃申請表，遞交上級領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可實施采購。計劃必須保證做到辦公用品品種齊

2、全、庫存合理、價格適當(dāng)。4.1.2 各部門臨時提出的辦公用品需求或新店開業(yè)所需的辦公用品也必須形成書面申請，提交上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。如遇緊急采購項目可先電話請示同意后，在購置后補辦手續(xù)。4.1.3 批準(zhǔn)權(quán)限：采購計劃申請書采購總額小于1000 元時，由行政人事經(jīng)理審核批準(zhǔn)。采購總額大于1000（含1000 元）元時，還需要遞交總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可采購。4.2 采購流程4.2.1 辦公用品采購均實行定點采購，由行政人事部進行充分考察市場行情，選定具有供貨實力的供應(yīng)商（文具店、超市等） 根據(jù)我司的采購明細(xì)提供報價，不少于三家，采用綜合性價比比較法，篩選出供應(yīng)商，將質(zhì)優(yōu)價廉的供應(yīng)商報價提交上級領(lǐng)導(dǎo)審核，將經(jīng)核

3、準(zhǔn)的供應(yīng)商建檔，列入合格供方名錄，然后與供應(yīng)商簽定辦公用品采購合同 ，并將報價清單同時抄送財務(wù)中心存檔，供結(jié)算時備查。采購量較小時也可直接到選定的供應(yīng)商處購買，必須開據(jù)正規(guī)發(fā)票，然后到依據(jù)財務(wù)報銷制度進行報銷。4.2.2 定點供應(yīng)商原則上不予改變。供方名錄原則上半年考評一次，就供貨價格、供貨質(zhì)量、供貨時間、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量等方面進行考評，對考評不合格者及時淘汰出供方名錄，并補充新的供應(yīng)商，保證不少于三家可供選擇的合格供方。4.2.3 單價金額超過500元的采購，須有財務(wù)部指定人員參與。在時間許可的前提下，采購人員也必須貨比三家，盡量降低采購成本。采購?fù)戤厬?yīng)記錄供方的名稱、地址或聯(lián)系方式，以便

4、下次采購時節(jié)約時間、提高效率。4.2.4 采購時間確認(rèn)：原則月底（25至 30日 ）開始計劃申請，次月5日前實施采購。4.2.5 現(xiàn)場采購或臨時采購需要款項時，行政人事文員可到財務(wù)預(yù)支采購費用。4.2.6 采購時如個別商品不能提供正式發(fā)票，采購人員必須事先報請行政人事經(jīng)理核準(zhǔn)，如行政人事經(jīng)理難以核準(zhǔn)又確定需要采購時，可由行政人事經(jīng)理報請總經(jīng)理核準(zhǔn)。未經(jīng)核準(zhǔn)的采購項目一律不準(zhǔn)報銷入賬4.3 入庫及保管流程4.3.1 辦公用品采購到位后，由行政人事文員辦理入庫手續(xù)。4.3.2 所采購物品必須一一登記造冊，如：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格及用途等。4.3.3 保管員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，并經(jīng)

5、常整理與清潔，必要時要實行防蟲、防霉等保全措施。4.3.4 辦公用品應(yīng)定期盤點，原則上每月盤點一次，必要時由財務(wù)部指定人員參與盤點。盤點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，無緣無故丟失或損壞者，其損失由保管員承擔(dān)。4.3.5 印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準(zhǔn)，對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進行記錄并進行加減，計算出余量。如果消耗品用完，管理員須做好記錄并報告行政人事經(jīng)理商討是否采購補充。4.3.6 保管員應(yīng)對各部門所領(lǐng)用的辦公用品使用情況進行調(diào)查。對每月領(lǐng)用量、使用量以及余量（未用量）作出統(tǒng)計及分析，為下月采購提供依據(jù)。4 4 發(fā)放與控制流程4.1.1 提出申購的部門可到行政人事文員處辦理領(lǐng)用

6、手續(xù)，在領(lǐng)用記錄上簽字確認(rèn)。4.1.2 辦公用品領(lǐng)用之后，使用人員應(yīng)盡量節(jié)約，嚴(yán)禁浪費或假公濟私。行政人事部不定期抽查辦公用品的領(lǐng)用情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時指出，并采取控制措施，對于超過指標(biāo)的部門或個人可以拒絕采購或發(fā)放，或者采取代購方式，采購金額由個人承擔(dān)。4.1.3 對于計算器、釘書機、水筆、墨盒等物品，采取以舊換新的慣例，禁止無限制發(fā)放領(lǐng)用。4.5 費用報銷流程4.5.1 采購?fù)戤?，依?jù)財務(wù)要求，行政人事文員將核準(zhǔn)的計劃采購申請書、入庫驗收單，有效發(fā)票、供貨明細(xì)單等整理粘貼，交行政人事經(jīng)理審核。4.5.2 行政人事經(jīng)理審核無誤后簽字確認(rèn)，如報銷金額少于1000元則直接遞交財務(wù)部處理，如報銷金

7、額大于或等于1000元，則須遞交總經(jīng)理審核確認(rèn)。4.5.3 對于審核確認(rèn)的報銷單財務(wù)部按規(guī)定處理，有預(yù)支費用的，及時為行政人事文員沖銷預(yù)支款項。4.5.4 財務(wù)部須妥善保管辦公用品采購單據(jù)，保管時限為二年。5 檢查與考核5.1 辦公用品計劃必須切合實際，并嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，超出預(yù)算范圍的必須有充足的理由，否則，超出預(yù)算部分的費用由計劃人員個人全額承擔(dān)5.2 辦公用品采購人員必須嚴(yán)格按照經(jīng)核準(zhǔn)的采購清單采購，品種和數(shù)量方面嚴(yán)禁自作主張多購或少購。違反規(guī)定者將作 50元/次處罰，多購部分將由采購人員承擔(dān)超出 部分金額的20%,長期不能使用的，由采購人員全額承擔(dān)。對臨時缺貨的，必須作 出書面報告

8、，并限定時間補足。5.3 辦公用品采購人員在采購過程中必須嚴(yán)格把好價格和質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)禁以次充好、假公 濟私或其他違反規(guī)定的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以1000元以上罰款并作辭退處理，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究法律責(zé)任。5.4 辦公用品保管人員必須認(rèn)真做好辦公用品的管理和控制工作，嚴(yán)禁營私舞弊，若因 保管不善，造成辦公用品損壞或丟失的，其損失將由保管員全額賠償。6 附 WJ6.1 本制度由行政人事部負(fù)責(zé)解釋。6.2 本制度自2016年6月1日起執(zhí)行。7 附 件附件一：辦公用品供應(yīng)商名錄附件二：辦公用品領(lǐng)用發(fā)放記錄附件三：辦公用品計劃申請表附件四：特殊辦公用品申購計劃表附件一：辦公用品供應(yīng)商名錄辦公用品供應(yīng)商名錄序號供方名稱商品名稱及規(guī)格單價聯(lián)系人/電話地址備注附件二：辦公用品領(lǐng)用發(fā)放記錄辦公用品領(lǐng)用發(fā)放記錄序號名稱及規(guī)格數(shù)量單價金額領(lǐng)用部門簽字說明注：上述表單在實際使用時可適當(dāng)調(diào)整附件三：辦公用品計劃申請表辦公用品采購計劃申請表廳P物品名稱規(guī)格單位總經(jīng)辦行政人事部市場部運目部河源基地合計中領(lǐng)數(shù)量單價金額實領(lǐng)數(shù)量1筆記本A4本342水筆支133訂書針盒714鉛筆2B支22541023200.5