采購部門制度及職責(zé)-

1、采購職責(zé)范圍:1、日常采購2、驗(yàn)收入庫3、采購咨詢(向供應(yīng)商咨詢價格4、以書面報(bào)告形式向公司反饋信息,經(jīng)總部同意后方可采購5、采購談判6、每周采購計(jì)劃的制定7、供應(yīng)商往來賬目核對、采購數(shù)據(jù)報(bào)表的提交8、應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)、發(fā)票催繳9、資質(zhì)/證件/彩頁/授權(quán)書辨認(rèn)、索要、管理10、廠家培訓(xùn)的預(yù)約11、與供應(yīng)商退換貨的協(xié)調(diào)12、與廠家的售后協(xié)調(diào)采購工作細(xì)則一、日常采購:1、制作訂貨單:廠家有固定模板的使用廠家固定模板;如果沒有要求的則使用公司默認(rèn)模板2、在管家婆軟件中制作進(jìn)貨訂單,交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核3、發(fā)送采購訂單傳真4、與供應(yīng)商確認(rèn)5、發(fā)貨后索要快遞日常采購需要掌握的是:1、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品規(guī)格、采

2、購價格2、供應(yīng)商截止發(fā)貨時間一般廠家規(guī)定是當(dāng)日的15:30后不再發(fā)貨廈門新創(chuàng):財(cái)務(wù)收到款后才發(fā)貨,一般為訂單發(fā)送的第二天發(fā)貨北京德善康:每日的10:30 3、發(fā)貨免運(yùn)費(fèi)金額的要求廣州萬孚、北京熱景:單筆訂貨金額超過5000元寧波普瑞柏、北京華宇億康、廈門新創(chuàng):單筆訂貨金額超過1000元北京德善康:單筆訂貨試劑類產(chǎn)品9000元,耗材類產(chǎn)品7000元日常采購特殊情況緊急訂貨客戶要求當(dāng)日發(fā)貨的,但公司沒有庫存的,采購部門需要與供應(yīng)商的區(qū)域銷售經(jīng)理或供應(yīng)商內(nèi)勤主管人員協(xié)調(diào)直接將產(chǎn)品發(fā)到客戶手中特別注意:需在訂貨單中或口頭告知供應(yīng)商不能提供含有產(chǎn)品單價的單據(jù)二、驗(yàn)收入庫1、來貨后,采購內(nèi)勤按照供應(yīng)商提供

3、的單據(jù)核對產(chǎn)品數(shù)量、批號、有效期2、查看產(chǎn)品外包裝是否有破損有破損的直接告知供應(yīng)商內(nèi)勤,安排退換貨(發(fā)生該情況的必須在CRM軟件中客戶關(guān)聯(lián)日志體現(xiàn)出來,并抄送給相關(guān)人員3、管家婆軟件產(chǎn)品錄入:按批號、有效期、數(shù)量記錄。隨貨攜帶進(jìn)項(xiàng)發(fā)票的,同時錄入到管家婆中三、采購咨詢:1、接收需咨詢的產(chǎn)品名稱、用途、是否指定品牌要求2、同種咨詢的供應(yīng)商至少應(yīng)保持3家及以上3、將結(jié)果告知相關(guān)人員特別說明:結(jié)果指的是產(chǎn)品的市場成交報(bào)價或者是公益建議的客戶成交價格而不是公司實(shí)際的采購(進(jìn)貨價格4、進(jìn)行采購談判5、采購申請、審批、合同簽訂6、采購,索要供應(yīng)商資質(zhì)、合同等相關(guān)證件匯款7、貨物追蹤特別備注首營企業(yè)和首次經(jīng)

4、營品種1、首營企業(yè)系指購進(jìn)體外診斷試劑或者醫(yī)療設(shè)備時,與本企業(yè)首次發(fā)生體外診斷試劑或者醫(yī)療設(shè)備供需關(guān)系的生產(chǎn)企業(yè)或經(jīng)營企業(yè);2、首次經(jīng)營品種系指本企業(yè)向某一體外診斷試劑或者醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)首次購進(jìn)的體外診斷試劑,包括體外診斷試劑或者醫(yī)療設(shè)備的新規(guī)格、新劑型、新包裝。二、首營企業(yè)的審核:1、采購部對供貨企業(yè)的法定資格進(jìn)行審核,包括醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證/醫(yī)療器械經(jīng)營許可證和營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼并索取加蓋供貨單位原印章的復(fù)印件。醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證/醫(yī)療器械經(jīng)營許可證:范圍中必須包含“體外診斷試劑”字眼2、審核供貨方銷售人員的合法資格,即供貨方法人對其銷售人員的蓋有鮮章的授權(quán)委托書和銷售人

5、員身份證復(fù)印件。三、首次經(jīng)營品種審核:1、對首次經(jīng)營品種審核必須具備的資料包括:體外診斷試劑生產(chǎn)批件(批準(zhǔn)文號、注冊證(含注冊登記表質(zhì)保協(xié)議。2、購入首次經(jīng)營品種入庫驗(yàn)收時,應(yīng)憑該品種同批號的產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告書驗(yàn)收入庫,否則拒收。以上資料均由采購部門歸檔備案四、采購談判1、已合作供應(yīng)商:每年的3月份前與供應(yīng)商就合同的任務(wù)量、返利及其他附加條件進(jìn)行談判,達(dá)成一致后簽訂采購合同。需要注意的是:返利形式,是以貨物的形式還是以抵扣貨款的形式進(jìn)行返利。返利的時間一般為3月份之前完成對經(jīng)銷商上一年度的贈送任務(wù)量由公司總經(jīng)理具體規(guī)定,但采購內(nèi)勤必須出具月度及年度采購數(shù)據(jù)報(bào)表輔助完成2、首次合作的供應(yīng)商必須將采購

6、合同及供應(yīng)商代表提及的各項(xiàng)優(yōu)惠政策進(jìn)行整理分析后交由公司相關(guān)部門人員審批后方可進(jìn)行合同的簽訂五、每周采購計(jì)劃的制定1、制定時間:每周四上午2、完成制定時間:每周四下午17:00之前完成3、時間段規(guī)定:完成下周一至周五客戶訂貨數(shù)量的評估4、評估依據(jù):由庫管提供實(shí)時庫存狀況、商務(wù)內(nèi)勤按產(chǎn)品訂貨周期進(jìn)行估算、商務(wù)內(nèi)勤實(shí)際聯(lián)系情況、最低庫存標(biāo)準(zhǔn)要求5、提交審核時間:周五上午12:00之前6、提交方式:CRM客戶管理軟件六、供應(yīng)商往來賬目核對、采購數(shù)據(jù)報(bào)表的提交1、供應(yīng)商往來賬目核對:每季度要與供應(yīng)商進(jìn)行往來賬目的核對;對于頻繁合作的供應(yīng)商爭取做到每月進(jìn)行賬目的核對,最長不得超過2個月進(jìn)行一次的核對1.

7、1核對的內(nèi)容:訂貨明細(xì)(產(chǎn)品及數(shù)量、匯款金額及日期、機(jī)器的數(shù)量、押金的扣減、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票開具等1.2要求必須有書面或者電子表格的形式,雙方必須加蓋公司公章1.3核對結(jié)果必須在匯款本中和CRM中具體進(jìn)行記錄2、采購數(shù)據(jù)報(bào)表的提交1.1 報(bào)表內(nèi)容:采購內(nèi)勤需每月定期提交當(dāng)月的采購數(shù)據(jù)報(bào)表,涵蓋內(nèi)容為當(dāng)月的采購金額總計(jì)、分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)、主要合作產(chǎn)品數(shù)量的統(tǒng)計(jì)1.2 提交時間:次月的5號之前提交七、應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)、發(fā)票催繳1、采購內(nèi)勤每月應(yīng)對有賬期的供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)未付賬款金額,提交時間為每月的10號之前2、發(fā)票催繳:每月應(yīng)及時催繳進(jìn)項(xiàng)發(fā)票3、對于已收的發(fā)票要及時錄入到電子表格中備注:每月20日采購內(nèi)勤必須將當(dāng)月已收的發(fā)票金額總計(jì)告知公司相關(guān)人員八、資質(zhì)/證件/彩頁/授權(quán)書辨認(rèn)、索要、管理1、采購內(nèi)勤在訂貨時檢查供應(yīng)商資質(zhì)/證件/彩頁是否缺少,如有缺少應(yīng)在訂貨時告知供應(yīng)商2、采購內(nèi)勤應(yīng)及時索要并更新供應(yīng)商的開具的授權(quán)書3、資質(zhì)、證件:等同于首營資質(zhì)和首營品種公司證件為:醫(yī)療器械經(jīng)營/生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證產(chǎn)品證件:注冊證及登記表醫(yī)療器械經(jīng)營許可證有效期為5年,經(jīng)營/生產(chǎn)范圍必須標(biāo)注有“體外診斷試劑或者生