采購合同管理辦法

1、 修改碼：1 2 Q/ECEPTRI-M3 100 01-2003 采購合同管理辦法采購合同管理辦法第一章 總 則 第一條 為規(guī)范華東電力試驗研究院采購合同的管理，依據(jù)中華人民共和國合同法、國家電力公司合同管理辦法及相關規(guī)章制度，結合本院的實際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱采購合同是指本院經(jīng)華東電網(wǎng)有限公司授權與國內(nèi)外其他平等民事主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。第三條 根據(jù)合同管理制度規(guī)定，管理責任部門是采購合同管理的歸口管理部門，項目申請部門是采購活動的執(zhí)行部門。第四條 本院的采購合同分為物資采購合同和服務采購合同二大類。物資采購包括設備和材料的采購，服務采購指項目中

2、的外包。第五條 采購合同技術協(xié)議部分由項目申請部門負責確認、商務部分采用審核會簽辦法。第六條 符合我院招標條件的，應嚴格按上級公司和我院有關招標的規(guī)定執(zhí)行。其他采購采用招標、貨比三家、直接采購的方式。對于列入效能監(jiān)察的項目，按院行政監(jiān)察辦法執(zhí)行。50萬元以上采購項目，審計與法務專職列席商務談判。第七條 本院各專業(yè)部門和管理部門不得以部門的名義對外簽訂采購合同。第二章 采購申請第八條 采購申請應已列入項目計劃和費用預算。計劃外項目按相應的責職權限審批后，方可提出采購申請。第九條 采購合同原則上不允許超過已批準的預算，如遇超過預算采購合同的情況，需按原審批程序辦理追加預算的審批手續(xù)。第十條 采購申

3、請在院MIS上辦理。物資采購應在MIS上申請；外包服務應填寫委托服務申請表。第十一條 計劃內(nèi)5萬元以上及特種設備的采購，申請部門應進行調(diào)研，提交“詢價/貨比三家”報告（見內(nèi)部網(wǎng)站辦事指南工作表格）。計劃外采購申請或涉及科技項目的采購申請，必須提交“設備采購申請報告”（見內(nèi)部網(wǎng)站辦事指南工作表格）涉及勞動保護用品采購申請的，按勞動保護管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。與生產(chǎn)、安全及勞動保護相關的采購，申請部門應進行詢價比價工作，提交采購申請報告。第十二條 采購應在“合格供貨方目錄”中選擇，對未列入“合格供貨方目錄”的，計劃部應根據(jù)采購控制程序要求組織對供方進行評價。未列入“合格供貨方目錄”的，申請部門應做好供

4、方/外包服務調(diào)查及審核報批工作。第十三條 對供方的評價方式可采取以下三種：（一）書面調(diào)查：采購申請部門向供方發(fā)送供方調(diào)查表；（二）現(xiàn)場調(diào)查：管理責任部門會同或指派有關人員到供方處進行現(xiàn)場調(diào)查；（三）第二方審核：管理責任部門可以委托其他權威部門對供方進行審核。第十四條 對生產(chǎn)試驗設備的供方評價（一）對生產(chǎn)試驗設備中間商評價應包括：經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、與實際相符的經(jīng)營范圍、簽約代表的有效法定代表身份證明或授權委托書、代銷生產(chǎn)試驗設備的授權證明等。（二）對生產(chǎn)試驗設備制造商評價應包括：質(zhì)量管理體系的狀況、滿足合同要求的產(chǎn)品質(zhì)量標準、質(zhì)量信譽、資信、市場狀況、對國產(chǎn)計量器具的供方一般應取得國家有關部

5、門授權或CMC證書、通過類似產(chǎn)品的歷史比較和對其他使用者的調(diào)查了解。第十五條 對外包服務供方的評價，一般應包括下列內(nèi)容：質(zhì)量管理體系的狀況、服務能力及相應資質(zhì)、儀器設備及人員情況、完成同類項目的情況。第十六條 管理責任部門負責保管5萬元人民幣及以上采購合同供方的評價檔案。采購申請部門負責保管5萬元人民幣以下設備采購合同供方評價的檔案。第十七條 服務供方評價檔案由管理責任部門負責保管。第三章 采購合同準備第十八條 由管理責任部門組織對采購申請進行評審，根據(jù)權限由分管領導確認。第十九條 管理責任部門將評審意見通知采購申請部門，并根據(jù)需要，提出簽訂相關協(xié)議的要求（包括技術協(xié)議）。技術協(xié)議見（見內(nèi)部網(wǎng)

6、站辦事指南工作表格）。提出簽訂相關協(xié)議的要求。第二十條 采購除即時結清外，一律采用書面合同形式。凡國家或行業(yè)有示范文本的，應當優(yōu)先選用，但可對涉及權利義務關系的條款加以適應性修改。采購合同語言應嚴謹、簡練、準確。采購合同中的術語、特有詞匯、重要概念應設?？罱忉?。采購合同中涉及的數(shù)字、日期，需明確是否包含本數(shù)。第二十一條 采購合同條款應包括以下內(nèi)容： （一）采購合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人姓名和職務、代理人姓名和職務、聯(lián)系方式； （二）簽約目的和依據(jù)； （三）標的； （四）數(shù)量和質(zhì)量，包括檢驗標準和方式； （五）價款或酬金及結算、支付方式； （六）履行的地點、期限和方式；

7、 （七）爭議解決的方式； （八）違約責任； （九）變更或解除的條件； （十）根據(jù)法律或采購合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款；（十一）采購合同生效的時間和條件。（十二）簽約的地點、日期；（十三）簽約各方開戶銀行及賬號；（十四）簽約各方公章或采購合同專用章；（十五）簽約各法定代表人或委托代理人簽章。第二十二條 當事人協(xié)商一致的修改、補充采購合同的文書、信件、數(shù)據(jù)電文、圖表等是采購合同的組成部分。 第四章 合同的審核 第二十三條 采購合同審核時，應填寫“經(jīng)濟合同簽證審計單”。若有采購申請報告、報價清單、詢價/貨比三家報告、概預算清單的，應一并提供。同時提交采購申請評審意見，如

8、有雙方已簽字的技術協(xié)議，應一并提供。第二十四條 管理責任部門對采購合同審核的內(nèi)容包括：（一） 技術性： 1、技術依據(jù)的真實、可靠； 2、技術措施完備、先進； 3、技術標準和技術參數(shù)科學、真實。（二）可行性： 1、屬于本院生產(chǎn)、經(jīng)營和建設需要； 2、預期的經(jīng)濟效益或社會效益分析具有真實性； 3、項目預算范圍內(nèi)，項目實施計劃具有可操作性。（三）計劃性：1、符合已批準列項的項目范圍與條件；2、在已批準的項目預算范圍內(nèi)。（四）安全性：安全生產(chǎn)、工程施工措施的落實情況。（五）本院管理部門認為必須審核的其他內(nèi)容。第二十五條 財務部對采購合同審核的內(nèi)容包括：符合預算安排、計算方式正確、財務附件真實和齊備、需

9、審核的其他內(nèi)容。 第二十六條 院長工作部對20萬元以上采購合同條款法律符合性和法律風險進行審核。第二十七條 采購合同審計內(nèi)容按審計制度執(zhí)行。第二十八條 審核部門認為必要時，可要求申請部門提供與合同有關的補充證明材料。第二十九條 審核部門在審核時，如發(fā)現(xiàn)合同條款有遺漏和不妥之處，應在審核意見中提出修改意見。需要退回的，應連同全部合同文本退回合同經(jīng)辦人。合同經(jīng)辦人修改之后應重新提交有關部門重新審核。第三十條 合同審核部門對合同進行審核后應在合同審核單上提出書面審核意見，并由審核人和審核部門負責人簽字。第五章 采購合同的簽訂第三十一條 院長或委托代理人根據(jù)管理責任部門的審核意見，決定是否簽約。決定簽

10、約時，應在全部文本上以同一形式簽字；決定不予簽約時，應以書面形式明示意見。 第三十二條 院長授權委托代理人簽訂采購合同時，須簽署授權委托書。第三十三條 代理人應在授權委托的范圍內(nèi)簽訂采購合同，并不得轉委托。第三十四條 采購合同審批權限：（一）5萬元以下（含5萬元），由管理責任部門負責人審批；（二）5萬元以上，20萬元以下（含20萬元），由分管領導審批； （三）20萬元以上，由院長審批。 第三十五條 采購合同簽訂后，己方至少保留采購合同正本2份，副本1份以上。正本交財務部門作付款依據(jù)；1份正本及相關報審資料交管理責任部門備案；其余若干副本由申請部門負責履行、使用、保管。第三十六條 法律法規(guī)規(guī)定需

11、要辦理批準、登記等手續(xù)才能生效的采購合同，應按規(guī)定辦理批準、登記等手續(xù)。 第六章 采購合同的履行第三十七條 申請部門負責采購合同的履行情況。第三十八條 采購合同正式簽訂生效前，未經(jīng)批準不得實際履行采購合同。第三十九條 財務部根據(jù)采購合同及付款申請，核準并執(zhí)行采購合同付款事項。第四十條 有關部門和人員發(fā)現(xiàn)采購合同對方不履行或不全面、不適當履行采購合同，應立即通知管理責任部門；管理責任部門應在法定或約定的期限內(nèi)，以法定或約定的方式向采購合同供方提出異議。第七章 驗 收第四十一條 物資采購由管理責任部門組織對所購物資的驗收，通知申請部門領用。第四十二條 按院儀器設備管理辦法的有關規(guī)定，由管理責任部門

12、組織對生產(chǎn)試驗設備進行到貨驗收。第四十三條 外包服務申請部門負責對外包方的服務質(zhì)量進行控制與驗證，驗證可采取參加分包方的過程和產(chǎn)品的監(jiān)視和測量的方法進行，也可以委托第三方驗證。第四十四條 驗收發(fā)現(xiàn)不合格的，由管理責任部門負責按采購合同約定與供方交涉。第四十五條 當顧客有要求時，外包服務申請部門應提供必要的條件，使顧客能在分包方對外包方服務的質(zhì)量是否符合要求進行驗證。但顧客的驗證不能免除本院提供合格服務的責任，也不能排除其后顧客拒收的可能，外包服務申請部門仍要對供方按要求進行有效的控制。 第四十六條 采購合同履行完畢后，采購申請部門整理相關文件資料，并及時將履行情況上報管理責任部門，辦理相關資料

13、的歸檔工作。財務部按院固定資產(chǎn)管理辦法對設備進行登記和編號。100萬元以上的項目，由審計按工程竣工決算審計管理辦法對工程項目進行決算審計。第八章 采購合同的變更和解除第四十七條 采購合同經(jīng)各方協(xié)商一致或法定及約定的情況出現(xiàn)時，可以變更或解除。第四十八條 變更或解除采購合同的報審程序與簽訂采購合同的程序相同。第四十九條 變更或解除采購合同過程中的文書、電報和圖表等由申請部門妥善保存，涉及商務的資料正本交財務部保存。 第九章 采購合同糾紛的處理第五十條 發(fā)生采購合同糾紛時，采購合同申請部門應及時通知管理責任部門，并配合管理責任部門及時調(diào)查收集下列證據(jù)： （一）采購合同文本，包括采購合同附件、采購合同變更或解除協(xié)議、有關電報、信函、圖表、視聽材料等； （二）有關的票據(jù)、票證； （三）質(zhì)量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結果等； （四）證人證言； （五）其他有關材料。第五十一條 管理責任部門應會同采購申請部門、法務專職及其他有關部門，根據(jù)采購合同糾紛，及時提出處理方案，并向院領導報告。第五十二條 在糾紛處