崗位說明書動(dòng)態(tài)管理

1、崗位說明書動(dòng)態(tài)管理 摘要 工作分析是人力資源管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，其質(zhì)量決定著一個(gè)企業(yè)“人力資源管理工作”的整體水平。但是，動(dòng)用大量人力、物力開展工作分析，其成果崗位說明書在使用中，往往承載不了人們對它的管理期望，許多單位的崗位說明書出爐不久便被束之高閣，無人問津，造成企業(yè)資源的浪費(fèi)。究其原因，重要一點(diǎn)就是企業(yè)未能為崗位說明書建立動(dòng)態(tài)管理模式，使崗位說明書與企業(yè)發(fā)展相脫節(jié)，中看不中用。從崗位說明書的編制基礎(chǔ)到編制流程再到實(shí)際運(yùn)行本文為其建立了全方位的動(dòng)態(tài)管理模式，從而保證其發(fā)揮應(yīng)有的作用，實(shí)現(xiàn)事得其人、人盡其才、人事相宜。 關(guān)鍵詞 工作分析 崗位說明書 動(dòng)態(tài)管理 工作分析的成果崗位說明書是人力資

2、源其他管理職能的重要依據(jù)，其質(zhì)量決定著一個(gè)企業(yè)“人力資源管理工作”的整體水平。 在人力資源管理培訓(xùn)和研究實(shí)踐中，大部分企業(yè)對“工作分析”是重視的，不僅領(lǐng)導(dǎo)支持、人力資源部門重視，其他職能部門的同志也給與關(guān)注。但是，動(dòng)用大量人力、物力開展“工作分析”，其成果崗位說明書在使用中，往往承載不了人們對它的管理期望，許多單位的崗位說明書出爐不久便被束之高閣，無人問津，造成企業(yè)資源的浪費(fèi)。 這是為什么呢？ 一個(gè)重要原因就是企業(yè)在對待崗位說明書的態(tài)度上是一勞永逸，缺乏動(dòng)態(tài)管理理念。 一個(gè)企業(yè)的崗位并不是一成不變的，環(huán)境的變化、戰(zhàn)略重心的轉(zhuǎn)移、職能的調(diào)整和程序的再設(shè)計(jì)必然引起崗位的變動(dòng)，崗位變動(dòng)勢必要連帶崗位

3、說明書一起變動(dòng)才能保證崗位說明書作用的有效發(fā)揮。因此，應(yīng)建立動(dòng)態(tài)的崗位說明書管理機(jī)制，及時(shí)根據(jù)崗位變動(dòng)對崗位說明書進(jìn)行更新。 一、合理的崗位設(shè)計(jì)是崗位說明書科學(xué)性的保障 崗位說明書的形成必須以科學(xué)的崗位設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，實(shí)現(xiàn)事得其人、人盡其才、人事相宜，因此，在進(jìn)行工作分析之前一定不要忘記崗位設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)。 而在工作分析過程中，可以發(fā)現(xiàn)崗位設(shè)計(jì)不合理的地方，并采取有效措施改進(jìn)，使崗位說明書等人事文件建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上。 二、崗位說明書動(dòng)態(tài)編制程序（PDCA） 1.PDCA理論概述 PDCA是英語單詞Plan(計(jì)劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Action(處理)的第一個(gè)字母

4、，PDCA循環(huán)就是按照計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理這樣的順序進(jìn)行管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序。 PDCA循環(huán)的四個(gè)過程不是運(yùn)行一次就完結(jié)，而是周而復(fù)始地進(jìn)行。一個(gè)循環(huán)結(jié)束了，解決了一部分問題，可能還有問題沒有解決，或者又出現(xiàn)了新的問題，再進(jìn)行下一個(gè)PDCA循環(huán)，依此類推。PDCA循環(huán)不是停留在一個(gè)水平上的循環(huán)，而是不斷解決問題、水平逐步上升的過程（如圖2所示）。 2.崗位說明書動(dòng)態(tài)編制程序 大部分企業(yè)在耗費(fèi)了大量人力物力編制出崗位說明書后，就以為大功告成，然而，崗位說明書的編制并不是一勞永逸的工作而是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。 借鑒PDCA的思想，將崗位說明書分為C級版、B級版和A級版，崗位說明書的

5、動(dòng)態(tài)編制也分為三個(gè)階段。 第一個(gè)階段，企業(yè)組織相關(guān)人員開展工作分析，設(shè)計(jì)崗位說明書模板，指導(dǎo)員工進(jìn)行自下而上、自上而下的反復(fù)修訂最終形成符合公司管理現(xiàn)狀的崗位說明書C級版（初級版）。 第二個(gè)階段，在崗位說明書C級版運(yùn)行3個(gè)月后，企業(yè)應(yīng)根據(jù)崗位說明書的實(shí)際運(yùn)行情況綜合考慮環(huán)境因素、經(jīng)營重點(diǎn)對崗位說明書進(jìn)行修正和調(diào)整，崗位說明書升級為B級版（修正版）。 第三個(gè)階段，在B級版運(yùn)行9個(gè)月之后，公司應(yīng)進(jìn)一步根據(jù)B級版的運(yùn)行情況，結(jié)合當(dāng)時(shí)的環(huán)境因素、經(jīng)營重點(diǎn)、組織架構(gòu)對崗位說明書進(jìn)行修正和調(diào)整，崗位說明書升級為A級版（終極版）。 經(jīng)過以上三個(gè)階段的不斷分析評和改進(jìn)，崗位說明書得到不斷升級，最終進(jìn)入穩(wěn)定運(yùn)行

6、階段。 三、建立崗位說明書動(dòng)態(tài)管理流程 崗位說明書進(jìn)入穩(wěn)定運(yùn)行階段，并不是結(jié)束。組織環(huán)境的變化、經(jīng)營重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移、職能的調(diào)整都必然引起崗位的變動(dòng)。因此，應(yīng)建立崗位說明書動(dòng)態(tài)管理流程，及時(shí)進(jìn)行崗位重新設(shè)計(jì)和崗位說明書的更新。崗位變動(dòng)涉及到增設(shè)新崗位、原有崗位的拆分、合并等責(zé)權(quán)的重新劃分、撤銷原有崗位三大類情況。 根據(jù)崗位變動(dòng)范圍的大小，可以把崗位動(dòng)態(tài)管理劃分為兩個(gè)層次：一是企業(yè)局部崗位變動(dòng)的管理，二是企業(yè)范圍崗位變動(dòng)的管理。 1.企業(yè)局部崗位變動(dòng)的動(dòng)態(tài)管理流程 企業(yè)局部崗位變動(dòng)是指企業(yè)由于業(yè)務(wù)調(diào)整、市場開拓、組織結(jié)構(gòu)變動(dòng)等因素需要進(jìn)行的崗位調(diào)整。這種崗位變動(dòng)應(yīng)采用自下而上的方式進(jìn)行管理，具體的崗位

7、動(dòng)態(tài)管理程序如下： (1)提出崗位變動(dòng)申請。需要變動(dòng)崗位的部門，由部門負(fù)責(zé)人填寫申請表。需要新增崗位的填寫新增崗位申請表，需要進(jìn)行崗位調(diào)整的填寫崗位調(diào)整申請表，遞交人力資源部審核。 (2)人力資源部審核申請表。人力資源部協(xié)同相關(guān)部門，根據(jù)公司的實(shí)際經(jīng)營情況、組織結(jié)構(gòu)狀況和未來發(fā)展方向?qū)徍松暾埍淼暮侠硇院涂尚行浴?(3)人力資源部將通過審核的申請表上報(bào)至公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 (4)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后將申請表反饋到公司人力資源部。 (5)人力資源部與提出申請的部門組成聯(lián)合工作小組。聯(lián)合工作小組在充分溝通的基礎(chǔ)上共同進(jìn)行崗位設(shè)計(jì)，定崗定員。 (6)人力資源部組織開展工作分析，編寫崗位說明書。 （7）人

8、力資源部及時(shí)將發(fā)生變動(dòng)的崗位的具體情況在公司范圍內(nèi)公布；并負(fù)責(zé)及時(shí)對原有存檔的崗位說明書進(jìn)行調(diào)整和更新。 2.企業(yè)范圍內(nèi)的崗位變動(dòng) 當(dāng)局部崗位調(diào)整不能有效適應(yīng)并促進(jìn)企業(yè)的精簡高效運(yùn)行時(shí)，就要進(jìn)行企業(yè)范圍的崗位調(diào)整，企業(yè)范圍的崗位變動(dòng)包括整個(gè)層級的崗位調(diào)整（如整個(gè)中層的崗位調(diào)整）和全公司范圍的崗位調(diào)整即組織架構(gòu)的重新設(shè)計(jì)。 公司范圍的崗位變動(dòng)動(dòng)態(tài)管理應(yīng)采取自上而下的管理流程，具體如下： (1)成立崗位調(diào)整研究小組，研究、確定崗位調(diào)整方案。成立崗位調(diào)整研究小組，成員可由公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部門和其他企業(yè)重要部門的部門負(fù)責(zé)人及部分員工代表組成，主要負(fù)責(zé)根據(jù)公司當(dāng)時(shí)面臨的內(nèi)外部環(huán)境和自身實(shí)際的經(jīng)營狀況、組織結(jié)構(gòu)狀況，研究出崗位調(diào)整方案，并在討論確定后在公司范圍內(nèi)公布。 (2)人力資源部根據(jù)崗位調(diào)整方案，協(xié)同相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行崗位設(shè)計(jì)，科學(xué)合理的定崗定員。 (3)以科學(xué)的崗位設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，人力資源部負(fù)責(zé)組織開展工作分析，編寫崗位說明書 。 (4)勞動(dòng)人事處（人力資源處）及時(shí)將發(fā)生變動(dòng)的崗位的具體情況在公司范圍內(nèi)公布。并負(fù)責(zé)及時(shí)對原有存檔的崗位說明書進(jìn)行調(diào)整和更新。 公司范圍的崗位動(dòng)態(tài)管理，重點(diǎn)是做好崗位調(diào)整方案的設(shè)計(jì)，崗位調(diào)整小組要充分認(rèn)識組織當(dāng)時(shí)所處的外部環(huán)境，客觀估計(jì)公司的內(nèi)部環(huán)境，明確公司的發(fā)展戰(zhàn)略和管理實(shí)際，制定科學(xué)可行的崗位調(diào)整方案