《企業(yè)檔案工作規(guī)范》

1、項目檔案工作為“保增長、擴內(nèi)需、調(diào)結(jié)構(gòu)、促振興”提供支撐企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范主要內(nèi)容的宣傳和貫徹主要內(nèi)容的宣傳和貫徹一一. .主要內(nèi)容中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準DAT 422009國家檔案局國家檔案局2009年年11月月2日發(fā)布日發(fā)布2010年年1月月1日實施日實施第二章 內(nèi)容結(jié)構(gòu)w 共九章和兩個附錄 內(nèi)容包括適用范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、檔案工作原則、檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備以及附錄。第三章之適用范圍w 本標(biāo)準適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。w 雖然企業(yè)檔案工作規(guī)范主要是依

2、據(jù)工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)類型企業(yè)的檔案管理實踐而制定，但是有關(guān)企業(yè)檔案工作的方法與技術(shù)指南等，具有普遍的指導(dǎo)意義，因此其它類型企業(yè)（如交通運輸、金融證券、電信電力、設(shè)計研究等）及事業(yè)單位可參照使用。第三章 規(guī)范性引用文件w 規(guī)范性引用文件主要有兩類：一類是標(biāo)準，另一類是規(guī)范性文件。標(biāo)準中包括國家標(biāo)準、行業(yè)標(biāo)準和國際標(biāo)準。規(guī)范性文件主要是國家有關(guān)主管部門制發(fā)的、要求有關(guān)組織機構(gòu)貫徹執(zhí)行的方針、政策及管理文件。按照標(biāo)準起草的規(guī)范要求，通常將標(biāo)準列入“規(guī)范性引用文件”，而其他“規(guī)范性文件”一般放在標(biāo)準的最后，作為參考文件。w 本標(biāo)準的規(guī)范性引用文件有以下22項，其中17項標(biāo)準，列在本章。還有5項規(guī)范性文件，作

3、為參考文獻列在標(biāo)準最后。對規(guī)范的規(guī)范性引用文件要注意w 一般而言，標(biāo)準規(guī)范以及規(guī)范性引用文件，其內(nèi)容要求體現(xiàn)國家的法律法規(guī)的要求，因此，貫徹企業(yè)檔案工作規(guī)范就意味著依照法律法規(guī)要求規(guī)范企業(yè)檔案工作。（法規(guī)遵從）w 企業(yè)在實施企業(yè)檔案工作規(guī)范時，除了了解所引用的規(guī)范性引用文件的章節(jié)要求，更應(yīng)通過全面學(xué)習(xí)這些規(guī)范性引用文件，了解和掌握國家對檔案工作的基本要求，從而在依法規(guī)范管理中實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的法規(guī)遵從。第三章之名詞術(shù)語w 3.1 3.1 企業(yè)檔案，是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。w 企業(yè)檔案管理規(guī)定企業(yè)檔案管理規(guī)定：“企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國

4、家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料”w 規(guī)范與規(guī)定的變化主要是： （1）增加了“研發(fā)” ；（2）去掉了“有保存價值”前“對國家、社會和企業(yè)”的限定詞；（3）將“文件材料”簡化為“文件”。3.2 企業(yè)檔案工作 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。w 按照管理活動的原則，有些涉及面很廣的管理，其管理的有效性往往不是僅限于具體從事這項工作的崗位和人員。w 由于企業(yè)檔案來源的廣泛性、形成文件的前端性、檔案作用的持久性以及法規(guī)要求其真實性，因而“企業(yè)檔案工作”不僅是指檔案人員的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，而且從廣義上必須包括文件形成者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。3.3 電子檔案 具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)

5、、背景信息和支持軟件。w 本規(guī)范將電子形成的文件歸檔管理后稱為電子檔案（electronic records），以區(qū)別于正在形成和使用的電子文件及數(shù)據(jù)庫文件（electronic documents）。 w 電子文件歸檔與管理規(guī)范 “指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件”。3.4 檔案信息化 運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。w “提升過程”，表明運用信息技術(shù)形成、管理和利用檔案，是一個發(fā)展、創(chuàng)新的持續(xù)性提升過程。w “工作方式”，表明這種技術(shù)的創(chuàng)新和進步的進程中正在形成一種新的工作模式，使過去的幾十年來所形

6、成的管理慣例、模式、方法正在進行著根本性轉(zhuǎn)變；同時也表明，信息化的持續(xù)推進過程，將形成一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的管理理念、方法、技術(shù)、規(guī)則、流程的全新的檔案工作模式。第四章 企業(yè)檔案工作總則（基本要求）4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。 資源資源是處于靜態(tài)、潛在的，需要開發(fā)才有效益；而是處于靜態(tài)、潛在的，需要開發(fā)才有效益；而資產(chǎn)資產(chǎn)本身就具有價值，處于動態(tài)，管理得當(dāng)隨時都可產(chǎn)生效本身就具有價值，處于動態(tài)，管理得當(dāng)隨時都可產(chǎn)生效益。企業(yè)檔案既是企業(yè)各項活動的真實歷史記錄，更具益。企業(yè)檔案既是企業(yè)各項活動的真實歷史記

7、錄，更具有資源、資產(chǎn)的雙重屬性。資產(chǎn)與資源相近而不同。有資源、資產(chǎn)的雙重屬性。資產(chǎn)與資源相近而不同。w 規(guī)范首先確定了企業(yè)檔案的性質(zhì)，但強調(diào)資產(chǎn)性不代表否定檔案價值和屬性的多樣性，過去對檔案的認識依然是開展檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。w 規(guī)范將其定位在“企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作?！彪m然企業(yè)檔案工作不直接對社會提供產(chǎn)品和服務(wù)，但企業(yè)所有產(chǎn)品、服務(wù)及其形成過程得都需要檔案工作的支撐，否則，所有追溯、查證、確認責(zé)任都將無法實現(xiàn)。4.2企業(yè)檔案工作應(yīng)以以企業(yè)資產(chǎn)企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準。w 這一條確定了企業(yè)檔案工作的管理體制。w 以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為

8、紐帶：表明企業(yè)的資產(chǎn)管理范圍就是企業(yè)檔案的管理范圍。企業(yè)（集團公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作，都應(yīng)是企業(yè)（集團公司）檔案工作的組成部分。w 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：表明在企業(yè)資產(chǎn)管理范圍內(nèi)，企業(yè)對所屬單位的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。4.3企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。w 企業(yè)檔案工作任務(wù)：是為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。資源整合是新提法，只有借助信息化，資源的整合與開發(fā)才有可能。4.4 企業(yè)應(yīng)維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。w 明確

9、了企業(yè)依法管理檔案的責(zé)任，反映企業(yè)檔案工作遵循市場經(jīng)濟法制經(jīng)濟的法規(guī)要求。w 市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，企業(yè)與企業(yè)之間競爭與合作，企業(yè)為顧客提供的產(chǎn)品與服務(wù)，都要符合法律法規(guī)的要求，即依法經(jīng)營。解決糾紛，必須以事實為依據(jù)、以法律為準繩來解決。而事實依據(jù)與法律證據(jù)，就是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中產(chǎn)生的檔案記錄。第五章檔案工作組織第五章檔案工作組織一是建立企業(yè)檔案工作組織體系。一是建立企業(yè)檔案工作組織體系。二是明確檔案工作職責(zé)。二是明確檔案工作職責(zé)。5.15.1組織系統(tǒng)建設(shè)包括四個方面：組織系統(tǒng)建設(shè)包括四個方面：領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)、機構(gòu)機構(gòu)、人員、人員、工作網(wǎng)絡(luò)工作網(wǎng)絡(luò)n5.1.15.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)檔案工

10、作領(lǐng)導(dǎo) n應(yīng)在三個層次確定檔案工作負責(zé)人：應(yīng)在三個層次確定檔案工作負責(zé)人：n企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)n各職能或承辦部門、項目工作部門負責(zé)人各職能或承辦部門、項目工作部門負責(zé)人n檔案部門的負責(zé)人檔案部門的負責(zé)人n5.1.2 5.1.2 檔案機構(gòu)設(shè)置檔案機構(gòu)設(shè)置企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，或指定負責(zé)檔案工作的機構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立或指定負責(zé)檔案工作的機構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔檔案館。案館。n企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨立的檔案機構(gòu)：檔案室（處、科）企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨立的檔案機構(gòu)：檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；或檔案資料信息中心；n有條件的有條件的特大型特大型企

11、業(yè)集團應(yīng)建立企業(yè)檔案館。企業(yè)集團應(yīng)建立企業(yè)檔案館。n規(guī)模規(guī)模較小較小的企業(yè)或有些專業(yè)需要的企業(yè)，可指定的企業(yè)或有些專業(yè)需要的企業(yè)，可指定相應(yīng)機構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能；相應(yīng)機構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能；5.1.3 5.1.3 檔案人員配備檔案人員配備企業(yè)應(yīng)配備企業(yè)應(yīng)配備專職專職檔案人員；企業(yè)各部門、各檔案人員；企業(yè)各部門、各項目應(yīng)配備專職或項目應(yīng)配備專職或兼職兼職檔案人員；檔案人員；企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定穩(wěn)定。5.1.45.1.4檔案工作體系檔案工作體系: :企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能部門、各項目專兼職檔案人員為基核心，各職能部門、各項目專兼職檔案

12、人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。 建立企業(yè)檔案建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理網(wǎng)絡(luò)： 建立文件材料建立文件材料控制體系控制體系:企業(yè)檔案管理模式w 信息一體化管理模式 信息中心（檔案、圖書、情報的一體化管理）w 檔案集中統(tǒng)一管理模式w 檔案相對集中統(tǒng)一管理模式 信息集中（大型企業(yè)或集團）w 托管模式n.2 .2 企業(yè)管理職責(zé)企業(yè)管理職責(zé) 文件（檔案）管理國際標(biāo)準文件（檔案）管理國際標(biāo)準ISO15489ISO15489n第第6 6章方針與職責(zé)：章方針與職責(zé)： (P361)(P361)n“機構(gòu)應(yīng)該制訂并記錄其文件管理方針，文件管理方針機構(gòu)應(yīng)該制訂并記錄其文件管理方針，文件管理方針的目標(biāo)

13、是形成并保存的目標(biāo)是形成并保存真實、可靠和可用真實、可靠和可用的文件，以便在整的文件，以便在整個文件保存時間內(nèi)能對業(yè)務(wù)職能和活動提供支持。同時，個文件保存時間內(nèi)能對業(yè)務(wù)職能和活動提供支持。同時，要確保文件管理方針在機構(gòu)內(nèi)的所有層次上都得到貫徹和要確保文件管理方針在機構(gòu)內(nèi)的所有層次上都得到貫徹和執(zhí)行執(zhí)行”。n“文件管理方針應(yīng)該得到文件管理方針應(yīng)該得到最高決策層最高決策層的采納和批準并在的采納和批準并在機構(gòu)上下進行公布。相關(guān)責(zé)任應(yīng)有明確分工和承諾機構(gòu)上下進行公布。相關(guān)責(zé)任應(yīng)有明確分工和承諾”。n“機構(gòu)應(yīng)該對文件管理職責(zé)和權(quán)力進行明確劃分，并在機構(gòu)應(yīng)該對文件管理職責(zé)和權(quán)力進行明確劃分，并在整個機構(gòu)內(nèi)

14、公布整個機構(gòu)內(nèi)公布”。 企業(yè)管理職責(zé)五個方面：企業(yè)管理職責(zé)五個方面：n5.2.1納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障；持續(xù)發(fā)展提供保障；1.將檔案管理的有關(guān)工作納入崗位責(zé)任制進行考核；將檔案管理的有關(guān)工作納入崗位責(zé)任制進行考核；2.采取必要的措施確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全；采取必要的措施確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全；完整：完整：一項科技活動應(yīng)當(dāng)能夠完整地反映該項目科技活動的全部內(nèi)容和歷史面貌，既有原始依據(jù)性文件，又有過程性和成果性文件； 準確：準確：一是科技文件應(yīng)該同它所記載和反映的科技對象或科技過程相一致。二是同一對象不同類別

15、科技文件之間的圖形、數(shù)據(jù)是否準確一致。如底圖和藍圖是否一致；更改通知單與圖紙更改情況是否一致等等。系統(tǒng)：系統(tǒng)： 分類科學(xué)、排列合理、編目有序等3.在產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動時做好檔案的處置；（依據(jù)檔在產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動時做好檔案的處置；（依據(jù)檔發(fā)發(fā)【1998】6號）號）基建、設(shè)備儀器檔案基建、設(shè)備儀器檔案隨實體歸屬；隨實體歸屬；產(chǎn)品、科研檔案產(chǎn)品、科研檔案按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒有規(guī)按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒有規(guī)定的由雙方商定處理。定的由雙方商定處理。生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由雙方商定，可由雙方商定，可移交接收方，也可隨黨群工作行政管理檔案移交移交接收方，也可隨黨群工作行政管理檔案移交企業(yè)

16、主管部門或寄存所在地國家檔案館。企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館。企業(yè)職工檔案要妥善保管。企業(yè)職工檔案要妥善保管。4.對檔案管理對檔案管理獎成績、懲損失獎成績、懲損失。.3.3企業(yè)部門職責(zé)企業(yè)部門職責(zé)ISO15489.1第七章：檔案應(yīng)該如實地反映所采取的行動及其決策。應(yīng)該能夠滿足相關(guān)業(yè)務(wù)的需要，并支持其責(zé)任目標(biāo)。 ISO15489.2 2.3.2機構(gòu)內(nèi)的權(quán)力部門及其責(zé)任機構(gòu)應(yīng)該明確各類員工參與檔案管理的權(quán)力和責(zé)任。這些員工包括以下類型： 高級管理層；檔案管理專業(yè)人員；業(yè)務(wù)部門或機構(gòu)團體的管理者；機構(gòu)內(nèi)部的其他人員。 檔發(fā)【2002】5號是國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委的企業(yè)檔案管理規(guī)定。第

17、七條 企業(yè)各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。四個方面：四個方面：1.部門或項目負責(zé)人部門或項目負責(zé)人的責(zé)任；的責(zé)任；2.文件形成者文件形成者的責(zé)任；的責(zé)任； 3.專兼職檔案員專兼職檔案員的責(zé)任；的責(zé)任； 4.職能或承辦部門職能或承辦部門的責(zé)任。的責(zé)任。5.4 企業(yè)檔案部門管理職責(zé)一、統(tǒng)籌規(guī)劃，制定規(guī)章制度（文件歸檔、鑒 定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等）。二、負責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利 用。三、監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各部門、項目、所屬單 位（派出機構(gòu)、全資子公司、控股企業(yè)）四、移交檔案。（兩種情況：1.屬于國家檔案館 接收范圍；2資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，依據(jù)

18、 “處置辦法”移交檔案）n第六章檔案工作制度第六章檔案工作制度n工作規(guī)章（企業(yè)制定）工作規(guī)章（企業(yè)制定）n管理制度（主管檔案部門制定）管理制度（主管檔案部門制定）n業(yè)務(wù)規(guī)范（檔案部門指定）業(yè)務(wù)規(guī)范（檔案部門指定） 三個不同層次、不同重點內(nèi)容的制度，構(gòu)成企三個不同層次、不同重點內(nèi)容的制度，構(gòu)成企業(yè)檔案工作的制度體系。業(yè)檔案工作的制度體系。 n6.16.1企業(yè)檔案工作規(guī)章的制訂企業(yè)檔案工作規(guī)章的制訂（1）建立企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制。）建立企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制。明確文件形成、歸檔責(zé)任。包括分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)；辦公室主任（行政工作部部長或總工辦主任）職責(zé)；檔案部門負責(zé)人職責(zé)；各職能部門（項目部門）分管檔案

19、工作負責(zé)人職責(zé)；檔案部門專職檔案人員職責(zé)；各部門兼職檔案人員職責(zé)；有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、管理人員職責(zé)。 （2）制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。）制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。主要內(nèi)容：檔案工作原則及管理體制、文件的形成，積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處理原則，解釋權(quán)限等（3）要建立責(zé)任追究制度；）要建立責(zé)任追究制度；（4）要制訂應(yīng)急預(yù)案。）要制訂應(yīng)急預(yù)案。n6.2企業(yè)檔案管理制度的制訂n共有八個方面的制度：共有八個方面的制度：n歸檔：歸檔：范圍、時間、質(zhì)量要求、控制措施n保管：保管：“八防”、監(jiān)控報警；一般：溫14-24 、濕45-60%; 電子：溫1720；濕

20、度3545%n鑒定銷毀：鑒定銷毀：組織、職責(zé)、原則、方法、時間n統(tǒng)計：統(tǒng)計：內(nèi)容、要求、數(shù)據(jù)分析n利用：利用：利用的方式、方法、查閱權(quán)限和審批手續(xù)n保密：保密：形成者、管理者、利用者承擔(dān)的保密責(zé)任n電子檔案管理：電子檔案管理：提出歸檔、管理、利用要求n檔案管理系統(tǒng)操作制度：檔案管理系統(tǒng)操作制度：操作人員職責(zé)、系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求n6.36.3企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制訂企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制訂 文件、檔案整理規(guī)范；文件、檔案整理規(guī)范； 檔案分類方案；檔案分類方案；( (課件課件5656頁）頁） 文件歸檔范圍和保管期限表；文件歸檔范圍和保管期限表； （參見附錄（參見附錄A)A) 特殊載體檔案管理規(guī)范

21、特殊載體檔案管理規(guī)范第七章第七章 檔案業(yè)務(wù)工作檔案業(yè)務(wù)工作7.1企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動：企業(yè)檔案工作應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制。完整的檔案管理包含三個階段：完整的檔案管理包含三個階段： 文件（即未來的檔案）形成階段、文件（即未來的檔案）形成階段、 檔案室保存階段、檔案室保存階段、 檔案館保存階段。檔案館保存階段?！拔募臋n案化管理文件的檔案化管理”一一.企業(yè)檔案在企業(yè)檔案在不同時段不同時段的管理職責(zé)分工：的管理職責(zé)分工：文件形成部門：承擔(dān)文件形成階段的管理；檔案人員：承擔(dān)檔案室保存階段和檔案館保存階段的管理；信息技術(shù)人

22、員承擔(dān)電子環(huán)境中檔案的技術(shù)維護。二二.企業(yè)各企業(yè)各層級層級對檔案工作的責(zé)任：對檔案工作的責(zé)任：企業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)層：企業(yè)的企業(yè)的中層中層：企業(yè)的企業(yè)的基層基層：“三參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、產(chǎn)品鑒定、科研科研課題成果審定和基本建設(shè)項目驗收、課題成果審定和基本建設(shè)項目驗收、設(shè)備開箱驗設(shè)備開箱驗收收等活動，負責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。等活動，負責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。“四同時”：企業(yè)企業(yè)下達下達項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檔要求；檢查檢查項目計劃進度應(yīng)同時檢查項目文件項目計劃進度應(yīng)同時檢查項目

23、文件積累情況；積累情況；驗收、鑒定驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目定項目文件歸檔情況；項目總結(jié)總結(jié)應(yīng)同時作好項目應(yīng)同時作好項目文件歸檔交接。文件歸檔交接。7.2 文件的形成、積累對文件在形成階段就提出對文件在形成階段就提出 “檔案化檔案化”的管理要的管理要求。求。兩方面的要求：兩方面的要求：文件記錄載體和記錄方式的要求；（耐久、可靠）文件記錄載體和記錄方式的要求；（耐久、可靠）文件內(nèi)容的要求文件內(nèi)容的要求。7.3 文件整理與歸檔四個方面的要求：四個方面的要求： 文件的整理、歸檔范圍、文件的整理、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。歸檔時間、歸檔要求。7.

24、3.1文件整理管理類文件管理類文件（黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理）（黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理）的整理的整理應(yīng)該符合應(yīng)該符合文書檔案文書檔案案卷格式案卷格式GB/T9705和和歸檔文件歸檔文件整理整理規(guī)則規(guī)則DA/T22的要求；的要求；文書立卷多媒體教學(xué)片文書立卷多媒體教學(xué)片科技文件科技文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合科技檔案案卷構(gòu)成科技檔案案卷構(gòu)成一般要求一般要求GB/T11822的要求；的要求；基本建設(shè)項目文件基本建設(shè)項目文件的整理應(yīng)該符合或可以參照的整理應(yīng)該符合或可以參照國家重大國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范整理規(guī)范DA/T28的要求；的要求；

25、 1.以件為單位整理，其基本保管單位是件，前提是辦公自 動化或使用計算機為條件2.以卷為單位，基本保管單位為卷。 傳統(tǒng)方法。會計文件會計文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合會計會計檔案管理辦法檔案管理辦法財會字財會字199832號文件的要求；號文件的要求；職工文件職工文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合企業(yè)職工檔案管理企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定工作規(guī)定勞力字勞力字號文件的要求；號文件的要求；照片文件照片文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合照片照片檔案管理規(guī)范檔案管理規(guī)范GB/T11821的要求；的要求；錄音、錄像、軟磁盤等錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件磁性載體文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合磁磁性載體性載

26、體檔案管理與保護規(guī)范檔案管理與保護規(guī)范DA/T15的要求；的要求；電子文件電子文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合電子文件電子文件歸檔與管理規(guī)范歸檔與管理規(guī)范GB/T18894和和公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T32的的要求；要求；計算機輔助設(shè)計文件計算機輔助設(shè)計文件的整理應(yīng)該符合的整理應(yīng)該符合CAD電子文件光盤電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T17678.1的要求。的要求。 （1）管理類文件（文書檔案）的整理）管理類文件（文書檔案）的整理 管理類（文書檔案）的整理可以使用兩種方法進行整理：管理類（文書檔案）的整理可以使用兩種方法進行整

27、理： 文書立卷方法；歸檔文件的整理方法。文書立卷方法；歸檔文件的整理方法。 整理方法要相對穩(wěn)定整理方法要相對穩(wěn)定 * 介紹以件為單位的歸檔文件整理方法：介紹以件為單位的歸檔文件整理方法： “件件”的確定的確定： 文件正本與不同稿本，正文與附件，正文與文件辦理單，原件與復(fù)文件正本與不同稿本，正文與附件，正文與文件辦理單，原件與復(fù)制件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，報表、名冊、圖冊，來文與復(fù)文等此類文制件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，報表、名冊、圖冊，來文與復(fù)文等此類文件可以作為一件。件可以作為一件。保管期限保管期限年度年度問題（機構(gòu)）分類法問題（機構(gòu)）分類法分類方案為：分類方案為：永久：永久：2001年年黨群工作、行

28、政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2002年年黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2003年年30年：年：2001年年黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2002年年黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2003年年10年：年：2001年年黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2002年年黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理 2003年年排列排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、按事由結(jié)合時間、重

29、要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列 。編目編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號分類方案和室編件號順序編順序編制歸檔文件目錄。制歸檔文件目錄。 以件為單位整理，每份文件必須加蓋以件為單位整理，每份文件必須加蓋歸檔章歸檔章。歸。歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。位置。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。 歸檔文件目錄及填寫(2) 科技檔案的整理科技檔案的整理: 新的科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求有哪些變化：1.增加了“案卷目錄編制”，

30、強調(diào)案卷內(nèi)以“件”為 單位編寫頁號，已有頁號的可不再編，案卷封 面刪除了檔案館號；案卷脊背取消了色標(biāo)； 卷內(nèi)目錄改為頁數(shù)。（原卷內(nèi)目錄）2.增加了一般性文件的排列要求、科研類“成果 和知識產(chǎn)權(quán)申報”和建設(shè)項目類“后評估”；3.增加了插卷方法和建設(shè)項目的組卷方法；4.裝訂方法改為以卷裝訂和以件裝訂兩個方法； 檔號章改為蓋在首頁空白處；提出超出卷盒幅 面的科技文件應(yīng)折疊，圖紙折疊按標(biāo)準執(zhí)行。7.3.2 文件歸檔范圍(不同企業(yè)歸檔范圍不同） 1.歸檔范圍歸檔范圍:要包括從企業(yè)籌建、運營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變要包括從企業(yè)籌建、運營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動、直至注銷，各個階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和動、直至注銷

31、，各個階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實記錄和準確反映企業(yè)的發(fā)展歷程；保存，要能夠真實記錄和準確反映企業(yè)的發(fā)展歷程；歸檔歸檔“以我為主以我為主”的原則的原則(而不是而不是“上三級文件上三級文件”為主為主)1.本企業(yè)形成的。2.本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收文件。3.所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件，4.本企業(yè)參與的合作項目、合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件。5.本企業(yè)執(zhí)行辦理的外來文件。2.制訂歸檔范圍的基本方法：掌握依據(jù)，調(diào)查研究；擬定初稿廣泛征求意見；各立檔部掌握依據(jù)，調(diào)查研究；擬定初稿廣泛征求意見；各立檔部門負責(zé)人審核修改完善后報批；主管部門審批，發(fā)布執(zhí)行；門負責(zé)人

32、審核修改完善后報批；主管部門審批，發(fā)布執(zhí)行；納入相關(guān)制度。納入相關(guān)制度。各類企業(yè)應(yīng)該在制訂歸檔范圍時，重點列出能夠反映本企業(yè)特點的文件材料：1、制造業(yè)企業(yè)。、制造業(yè)企業(yè)。各類科技文件特別是產(chǎn)品檔案的數(shù)量占有相當(dāng)大的比例。2、交通運輸企業(yè)。、交通運輸企業(yè)?；ê驮O(shè)備文件材料對于正常運營和安全生產(chǎn)具有重要的保障作用。3、建筑安裝企業(yè)。、建筑安裝企業(yè)。以工程項目為單位的成套性特點較為突出；由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時間較長，合同類文件材料一般都需要較長的保存期限。4、金融企業(yè)。、金融企業(yè)。內(nèi)容相對專一；作用具有多功能性；數(shù)量增長速度快，會計和信貸文件量大。5、流通企業(yè)。、流通企業(yè)。經(jīng)營管理性

33、文件材料是主體，擁有一定規(guī)模的基建和設(shè)備文件材料，文件材料呈現(xiàn)出較強的時間性和項目性等特征。6、郵電通訊企業(yè)。、郵電通訊企業(yè)。業(yè)務(wù)文件材料的日生產(chǎn)量較大，設(shè)備文件材料內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散；相當(dāng)一部分文件材料是由多個企業(yè)共同形成。7、農(nóng)業(yè)企業(yè)。、農(nóng)業(yè)企業(yè)。經(jīng)營性文件材料為主，具有綜合性、情報性特點。需要注意的問題：需要注意的問題： 1、對容易忽視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別、對容易忽視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別注意。注意。將與職工有關(guān)的文件、各項業(yè)務(wù)工作文件、非紙質(zhì)將與職工有關(guān)的文件、各項業(yè)務(wù)工作文件、非紙質(zhì)（如音像、實物、電子等）文件，以及合同、知識產(chǎn)權(quán)、法（如音像、實物、電子等）文件，

34、以及合同、知識產(chǎn)權(quán)、法律事務(wù)、信用等文件列入歸檔范圍。律事務(wù)、信用等文件列入歸檔范圍。 2、企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對文件材料歸檔的范、企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對文件材料歸檔的范圍進行調(diào)整和完善。圍進行調(diào)整和完善。 3、在確定科技檔案的歸檔范圍時，也應(yīng)注意體現(xiàn)、在確定科技檔案的歸檔范圍時，也應(yīng)注意體現(xiàn)“以人為本以人為本”的原則。的原則。 4、編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級已頒編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點職能特性和專業(yè)特點將歸檔范圍和保管期限表將歸檔范圍和保管期限表細化為本企業(yè)的規(guī)

35、章制度。細化為本企業(yè)的規(guī)章制度。5、國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準，報有關(guān)部門備國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準，報有關(guān)部門備案。案。6、檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他、檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過其他形式發(fā)布周知。形式發(fā)布周知。7、檔案保管期限表應(yīng)該及時進行修訂。、檔案保管期限表應(yīng)該及時進行修訂。檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案執(zhí)行會計檔案執(zhí)行會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法。定期保管檔案的。定期保管檔案的年限分為年限分為30年和年和10年。年。新保管期限的執(zhí)行從一個新的年度開始，以前的不要改新保管期限的執(zhí)行

36、從一個新的年度開始，以前的不要改變。變。7.3.3 文件歸檔時間文件材料的歸檔時間主要有兩種：文件材料的歸檔時間主要有兩種： 定期歸檔定期歸檔 隨時歸檔隨時歸檔 應(yīng)該應(yīng)該隨時歸檔隨時歸檔的其它文件：的其它文件： 1、需要嚴加控制的核心文件；、需要嚴加控制的核心文件； 2、機密性強的、特殊的科技文件；、機密性強的、特殊的科技文件； 3、應(yīng)清退的文件；、應(yīng)清退的文件；（調(diào)動、離崗） 4、非紙質(zhì)載體文件；、非紙質(zhì)載體文件； 5、外來文件。、外來文件。 6、更新補充文件、更新補充文件（產(chǎn)品換代、改擴建、設(shè)備使用產(chǎn)生的文件，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動中的文件）7.3.4 文件歸檔要求七個方面的要求：七個方面的要求：

37、第一，部門立卷；第一，部門立卷；第二，歸檔文件的質(zhì)量；第二，歸檔文件的質(zhì)量；第三，歸檔原件；第三，歸檔原件；第四，非紙質(zhì)文件第四，非紙質(zhì)文件（與文字說明）；外文材料；外文材料（與譯文）一同歸檔；一同歸檔；第五，歸檔文件的份數(shù)（一式一份）；第五，歸檔文件的份數(shù)（一式一份）；第六，合作項目文件；第六，合作項目文件；（主辦單位全套，協(xié)辦保存所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件）第七，填寫第七，填寫檔案交接登記表檔案交接登記表。7.4 檔案收集工作兩個要求：兩個要求：l做好文件歸檔的交接工作；（做好文件歸檔的交接工作；（檔案交接登記表檔案交接登記表）l企業(yè)應(yīng)該接收檔案與收集資料的范圍。企業(yè)應(yīng)該接收檔案與收集資料的

38、范圍。收集工作有兩種形式：收集工作有兩種形式：n一是對內(nèi)收集。一是對內(nèi)收集。接收接收企業(yè)內(nèi)各部門企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料；形成的文件材料；n二是對外收集。二是對外收集。對對外單位外單位保存的有關(guān)檔案材料進行征集、保存的有關(guān)檔案材料進行征集、購買或接收。購買或接收。7.5 檔案整理工作(分類、排列、編目）w 全宗：一個獨立的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或個人在各項活動中形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體，是檔案部門管理館（室）藏檔案的基本單位。可以簡單地理解為：一個立檔單位的全部檔案。w 全宗原則：尊重全宗，強調(diào)全宗不可分散，保持全宗內(nèi)文件的歷史聯(lián)系和邏輯聯(lián)系。w 全宗構(gòu)成者：形成檔案全宗的單位，即立檔單

39、位。w 對企業(yè)來說，構(gòu)成立檔單位的條件： 1. 具有企業(yè)法人資格； 2. 屬于獨立經(jīng)營的經(jīng)濟核算實體。檔案分類方案檔案分類方案（1 1）劃分大類，確定類別。）劃分大類，確定類別。 如設(shè)置如設(shè)置經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)、項目建設(shè)、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、項目建設(shè)、設(shè)備儀器、會計業(yè)務(wù)、干部職工會計業(yè)務(wù)、干部職工等等1010個一級個一級類目。類目。( (適當(dāng)增減適當(dāng)增減) )（2 2）劃分屬類，形成類系。）劃分屬類，形成類系。( (根據(jù)數(shù)量設(shè)二級、三級類目）根據(jù)數(shù)量設(shè)二級、三級類目） 如黨群類下設(shè)黨務(wù)工作、組織工作、宣傳統(tǒng)

40、戰(zhàn)工作、紀檢與監(jiān)如黨群類下設(shè)黨務(wù)工作、組織工作、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀檢與監(jiān)察工作、工會工作、共青團工作等。察工作、工會工作、共青團工作等。（3 3）確定排列順序。）確定排列順序。 將反映主體內(nèi)容的企業(yè)檔案放在大類之首，然后根據(jù)各類之間將反映主體內(nèi)容的企業(yè)檔案放在大類之首，然后根據(jù)各類之間的關(guān)系，排列其它大類次序。的關(guān)系，排列其它大類次序。（4 4）明確代字、代號。）明確代字、代號。對每一個類目給以固定的類目代字或代對每一個類目給以固定的類目代字或代號。號。（5 5）將類目體系用文字或圖表的形式表達出來，就形成）將類目體系用文字或圖表的形式表達出來，就形成一個完整的企業(yè)檔案分類方案。一個完整的企業(yè)檔

41、案分類方案。（6 6）撰寫）撰寫“分類方案編制說明分類方案編制說明”，指出分類方案編制依，指出分類方案編制依據(jù)、分類標(biāo)準、類目代字和代號的使用方法。據(jù)、分類標(biāo)準、類目代字和代號的使用方法。 檔案分類(工業(yè)企業(yè)十大類為例）一級類目二級類目 三級類目：（1 1）按組織機構(gòu)或問題分類）按組織機構(gòu)或問題分類（管理類文書檔案）（管理類文書檔案）（2 2）按工程項目分類）按工程項目分類（基本建設(shè)工程檔案）（基本建設(shè)工程檔案）（3 3） 按產(chǎn)品型號分類按產(chǎn)品型號分類（產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案）（產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案） （4 4） 按科研課題分類按科研課題分類（科研檔案）（科研檔案）（5 5） 按專業(yè)性質(zhì)分類按專業(yè)性

42、質(zhì)分類（通用性較大的產(chǎn)品檔案和工藝（通用性較大的產(chǎn)品檔案和工藝裝備檔案以及標(biāo)準設(shè)計檔案、通用設(shè)計檔案的分類）裝備檔案以及標(biāo)準設(shè)計檔案、通用設(shè)計檔案的分類）經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理產(chǎn)品類科技研究會計類設(shè)備儀器基本建設(shè)黨群工作行政管理干部職工檔號的編制：檔號的編制： 檔號也稱檔案號，是企業(yè)檔案部門在整理和管理檔案檔號也稱檔案號，是企業(yè)檔案部門在整理和管理檔案過程中，以字符形式賦予企業(yè)檔案實體的一組代碼。檔號過程中，以字符形式賦予企業(yè)檔案實體的一組代碼。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。應(yīng)指代單一，具有唯一性。 檔號的結(jié)構(gòu)形式為：檔號的結(jié)構(gòu)形式為： 1.1.管理類：全宗號管理類：全宗號類別號類別號- -件號件

43、號 2.2.科技類：全宗號科技類：全宗號類別號類別號- -案卷號案卷號 * * 全宗號：是檔案館（室）給定每個全宗的代碼。全宗號：是檔案館（室）給定每個全宗的代碼。 * * 類別號類別號: :（或項目代號或目錄號（或項目代號或目錄號- -案卷目錄順序號）案卷目錄順序號）檔檔 案類目號，是表示檔案類別的一組代碼。案類目號，是表示檔案類別的一組代碼。 項目代號項目代號 由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或代號確定。的型號、代字或代號確定。 案卷號：在一個類別內(nèi)案卷的流水號。案卷號：在一個類別內(nèi)案卷的流水號。 DA/T 13 檔號編制規(guī)則 科技檔

44、案單份文件裝訂時，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上科技檔案單份文件裝訂時，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。方加蓋、填寫檔號章。 1.管理類文件：管理類文件：歸檔章歸檔章2.科技類科技類檔號章內(nèi)容有：檔號章內(nèi)容有： 檔號、序號。檔號、序號。 歸檔章樣式歸檔章樣式長45mm ，寬16 mm ，為6格。7.5.9檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷。 （1）全宗卷的主要內(nèi)容）全宗卷的主要內(nèi)容 檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收征集記錄，檔案來源和價值說明等。 檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。 檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請

45、示與批復(fù)、銷毀清冊等。 檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報告等。 檔案統(tǒng)計：檔案收進、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要的利用統(tǒng)計表等。 檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明材料。7.6檔案保管工作三個方面的要求：三個方面的要求：v檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；v檔案入庫前的修護要求；檔案入庫前的修護要求；v庫房管理要求。庫房管理要求。磁性載體文件的保管：磁性載體文件的保管：n防磁防磁;n磁帶要平放磁帶要平放;n定期檢查；定期檢查；n長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；

46、長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；n要及時對磁性載體文件進行轉(zhuǎn)換。要及時對磁性載體文件進行轉(zhuǎn)換。7.7 檔案鑒定工作7.7.1 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。按鑒定時段包括按鑒定時段包括 歸檔鑒定歸檔鑒定 到期鑒定到期鑒定v按鑒定內(nèi)容包括按鑒定內(nèi)容包括 價值鑒定價值鑒定 質(zhì)量鑒定質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定利用范圍鑒定 規(guī)范規(guī)范對鑒定工作提出六條要求對鑒定工作提出六條要求：v成立鑒定組織；成立鑒定組織；v確定檔案的保管期限；確定檔案的保管期限；v對企業(yè)檔案保管期限的劃分；對企業(yè)檔案保管期限的劃分；v對永久檔案的界定

47、；對永久檔案的界定；（有長遠利用價值）（有長遠利用價值）v對定期檔案的界定；對定期檔案的界定；（有參考利用價值）（有參考利用價值）v對到期檔案的鑒定。對到期檔案的鑒定。7.8 檔案統(tǒng)計工作三個要求：三個要求：u及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表；統(tǒng)計報表；u要建立檔案工作統(tǒng)計要建立檔案工作統(tǒng)計臺賬臺賬；u要保持統(tǒng)計工作的要保持統(tǒng)計工作的連續(xù)性連續(xù)性。7.9 檔案利用工作(共款要求共款要求)加強檢索系統(tǒng)的建設(shè)；加強檢索系統(tǒng)的建設(shè)； 科技檔案要建立科技檔案要建立總目錄總目錄、分類目錄分類目錄、底圖目錄底圖目錄。文書檔案建。文書檔案建 立立歸檔文

48、件目錄歸檔文件目錄。電子檔案建立電子檔案建立電子文件目錄電子文件目錄。會計檔案目錄會計檔案目錄 .要設(shè)定利用者權(quán)限；要設(shè)定利用者權(quán)限；要進行利用登記；（借閱登記和效果登記）要進行利用登記；（借閱登記和效果登記）應(yīng)采取多種方式；應(yīng)采取多種方式；編制各種實用匯編；編制各種實用匯編；編寫初加工的專題材料；編寫初加工的專題材料；編寫深加工的研究材料；編寫深加工的研究材料；可舉辦檔案展覽?？膳e辦檔案展覽。檢索系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合以下要求：u檢索信息要覆蓋全部庫藏。檢索信息要覆蓋全部庫藏。 u檢索功能要匹配合理。檢索功能要匹配合理。u檢索功能要適合庫藏特點和特定的利用需要。檢索功能要適合庫藏特點和特定的利用需要

49、。u要保持基本檢索工具的穩(wěn)定要保持基本檢索工具的穩(wěn)定企業(yè)檔案資源開發(fā)編研中，注意兩個方面企業(yè)檔案資源開發(fā)編研中，注意兩個方面的問題：的問題：檔案資源的開發(fā)編研工作屬于檔案公布檔案資源的開發(fā)編研工作屬于檔案公布的范疇，開發(fā)編研時要注意檔案公布的法的范疇，開發(fā)編研時要注意檔案公布的法律規(guī)定。律規(guī)定。可以注意針對知識產(chǎn)權(quán)的時空特點，對可以注意針對知識產(chǎn)權(quán)的時空特點，對不同時空范圍實施不同的開發(fā)利用策略。不同時空范圍實施不同的開發(fā)利用策略。第八章 企業(yè)檔案信息化建設(shè)1、檔案信息化的目標(biāo)與原則；2、電子文件歸檔要求；3、檔案數(shù)字化要求；4、電子檔案的保管；5、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)；6、檔案管理軟件要求8.

50、1.1 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。w這一條明確了企業(yè)檔案信息建設(shè)的“總目標(biāo)”：促進、完善企業(yè)信息化；提升檔案管理現(xiàn)代化水平。w應(yīng)當(dāng)明確，沒有檔案的信息化，企業(yè)信息化是有缺陷的；企業(yè)檔案信息化是對企業(yè)信息化的促進和完善。這既是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義所在，也是企業(yè)檔案信息化的總體目標(biāo)之一。w同時，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為目標(biāo)。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。 w 企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須堅持技術(shù)與管理并重。信息化不僅是技術(shù)問題，更是一個管

51、理問題，只有通過不斷的管理提升和流程再造，才能實現(xiàn)與信息化的良性互動。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)，以信息技術(shù)促進管理創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理理念、方法、技術(shù)和手段要充分考慮信息技術(shù)的發(fā)展和最新成果的應(yīng)用，信息技術(shù)應(yīng)用要服從和服務(wù)于企業(yè)管理的需要和企業(yè)信息化建設(shè)進程的整體要求。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。w 這一條主要是要求企業(yè)在開發(fā)和實施各種信息系統(tǒng)時，要充分考慮檔案管理的要求。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)（如設(shè)計、生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、材料、管理、服務(wù)等）相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管

52、理系統(tǒng)設(shè)計，應(yīng)遵循模塊設(shè)計、分層實現(xiàn)、循序漸進的原則。2 2、電子文件的歸檔要求、電子文件的歸檔要求 電子文件歸檔是檔案信息化資源建設(shè)的重要內(nèi)容，而資源建設(shè)又是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。因此，在檔案信息化建設(shè)中，必須將電子文件的歸檔作為重要內(nèi)容，列入建設(shè)規(guī)劃。 8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸

53、檔。w電子文件的元數(shù)據(jù)（metadata）指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。w背景信息（context）則指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。w由于電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息對維護電子文件真實性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點強調(diào)電子文件歸檔時應(yīng)注意將元數(shù)據(jù)、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。電子文件通用格式見

54、GBT 18894第6章。w所謂“易于識讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開并閱讀。所謂“遷移（migration）”，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程?！耙子谶w移”也是指電子文件遷移方法和過程能夠在通用系統(tǒng)中進行。要做到“易于識讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時使用通用格式。w電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT 18894）第6章規(guī)定：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。8.2.6 文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔

55、電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。w可按照CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1-1999）和電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT 188942002）的有關(guān)要求，對電子文件鑒定、整理和歸檔。w關(guān)于對歸檔電子文件應(yīng)具備的真實性、可靠性、完整性和可用性，也可參見15489第七章關(guān)于檔案的特點的描述。電子文件的整理：電子文件的整理： 歸檔要求：文件形成部門或信息管理部門歸檔要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，存儲到脫機載體上。案部門移交，存儲到

56、脫機載體上。一式一式3 3套，封套，封存存 異地異地 利用利用 電子文件的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類方案相電子文件的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類方案相一致。不同門類的電子檔案應(yīng)分類存儲到不同的一致。不同門類的電子檔案應(yīng)分類存儲到不同的脫機載體上。脫機載體上。歸檔的電子文件以件為單位整理。歸檔的電子文件以件為單位整理。 保管要求： 防寫處理，避免擦、劃觸摸記錄涂層； 單片載體裝盒豎放，避免擠壓； 遠離磁場、強熱源、與有害氣體隔離； 溫度1720；濕度在3545% 電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT 18894）第6章規(guī)定通用格式：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電子文件以JPEG、TIFF

57、為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。3、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化要求8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。w 傳統(tǒng)載體檔案并非都有必要進行數(shù)字化。充分考慮以下因素：w 一是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求。是否切合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需要；是否存在用戶支持；要滿足哪類用戶的需求；是否有利于提高用戶服務(wù)質(zhì)量；提供服務(wù)方式和手段是否更加靈活。w 二是企業(yè)檔案信息資源狀況。是否可以挽救載體狀況差的資源；是否可使其增值；是否可提高利用率；具有特色嗎？是否更方便存取、檢索。w三是企業(yè)檔案工作狀況。是否有足夠的資

58、金；技術(shù)支持程度如何；各部門之間的合作是否充分；領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度；與其他信息機構(gòu)交流程度如何；是否具備有力的人才隊伍支撐。w四是預(yù)期收益情況。所取得的效益與支出是否平衡；整體效益大?。粚ν瓿深A(yù)定目標(biāo)影響力大??；是否有利于發(fā)揮資源價值；檔案館（室）藏是否得到了優(yōu)化。w在具體的實施過程中，由于檔案自身存在狀態(tài)、保存和利用價值等各方面情況非常復(fù)雜，各個企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實際需求和館（室）藏檔案的情況，依據(jù)信息化的根本要求，將這些要素進行綜合考察，制定符合本企業(yè)要求的數(shù)字化原則和標(biāo)準。8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 43的要求。w2005年4月30日，國家檔

59、案局發(fā)布紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 312005），規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。 2009年11月國家檔案局發(fā)布縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 432009）w數(shù)字化對象的確定原則：符合國家法律法規(guī)的原則； 價值性原則（實用性、開放性、特色性、價值性）w“利用優(yōu)先，分步實施”根據(jù)現(xiàn)實需要，立足當(dāng)前、著眼長遠，制定檔案數(shù)字化的先后次序，確定輕重緩急的工作方案。集中力量，優(yōu)先整理編目、優(yōu)先數(shù)字化那些與利用頻繁、與企業(yè)發(fā)展關(guān)系最密切的各類檔案。w內(nèi)容：包括紙張、膠片、錄音帶、錄像帶等傳統(tǒng)載體8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T 32的附錄B。數(shù)字化生成的檔案副本

60、檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。wDA/T 32公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則是用于公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理的規(guī)則。其附錄B公務(wù)電子郵件存儲格式規(guī)定了文本文件、圖像照片、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫與光盤數(shù)據(jù)表、圖形及網(wǎng)頁等各種類型數(shù)據(jù)保存的推薦數(shù)據(jù)格式、可參考的數(shù)據(jù)格式、存儲格式及傳輸格式。照片檔案和聲像檔案的數(shù)據(jù)存儲格式（見指南P103）w由于沒有專門對照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式的規(guī)范性要求，因此，以上公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則提供的格式可供參考。5、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)w 檔案目錄數(shù)據(jù)庫：包括案卷級（產(chǎn)品、基建、科研、設(shè)備類）和文件級(管理類）w 加強檔案原文數(shù)