合同管理流程

1、工程付款管理流程編號(hào)：版號(hào)：頁(yè)碼：第 2 頁(yè) 共 5 頁(yè)XX（集團(tuán)）股份有限公司流程手冊(cè)文件編號(hào)：FT-CB-LC004版本：1.0合同管理流程編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人合同管理流程編號(hào)：FT-CB-LC004版號(hào)：1.0頁(yè)碼：第 9 頁(yè) 共 9 頁(yè)1 目標(biāo)：為加強(qiáng)房產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中對(duì)各類供應(yīng)商的過(guò)程控制，減少經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)明確內(nèi)部職責(zé)，提高解決問(wèn)題的時(shí)效性和有效性，從而保證各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常有序的進(jìn)行。2 適用范圍：2.1集團(tuán)成本管理中心或區(qū)域?qū)徦愫霞s部組織招投標(biāo)產(chǎn)生的各類工程合同（含部分配套工程合同）、設(shè)計(jì)、咨詢合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同和其他合同（招標(biāo)

2、代理、物業(yè)管理等）。2.2項(xiàng)目部、其它非招投標(biāo)產(chǎn)生的協(xié)議發(fā)包（含配套工程、設(shè)備、服務(wù)等內(nèi)容）和其它發(fā)包。A（數(shù)量）Q（質(zhì)量）C（成本）T（時(shí)效）R（風(fēng)險(xiǎn)）市場(chǎng)調(diào)查的充分性市場(chǎng)定位及方案設(shè)計(jì)等的合理性資料的準(zhǔn)確性各階段費(fèi)用估算的準(zhǔn)確性各部門工作開(kāi)展的及時(shí)性3 術(shù)語(yǔ)和定義：無(wú)4 部門職責(zé)：4.1 經(jīng)辦部門作為對(duì)外洽談擬訂合同的經(jīng)辦人為第一責(zé)任人，對(duì)合同的真實(shí)性、合理性、可行性負(fù)有完全的責(zé)任，相關(guān)隸屬部門（公司）的負(fù)責(zé)人為第一審核人，負(fù)有直接責(zé)任。4.1.1 項(xiàng)目部：負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)采購(gòu)合同的要約設(shè)計(jì)、擬定合同草案、合同報(bào)審報(bào)批、組織合同交底、簽訂合同等工作。4.1.2 區(qū)域?qū)徦愎芾聿浚贺?fù)責(zé)采購(gòu)合同的要約

3、設(shè)計(jì)、擬定合同草案、合同報(bào)審報(bào)批、組織合同交底、簽訂合同等工作；負(fù)責(zé)定期召開(kāi)合同履行工作評(píng)審；負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的合同結(jié)算。4.1.3 集團(tuán)成本管理中心：負(fù)責(zé)超區(qū)域權(quán)限的合同審核。4.1.4 集團(tuán)行政管理中心合同管理員：負(fù)責(zé)合同的流轉(zhuǎn)、審批程序、流轉(zhuǎn)時(shí)效、用印記錄、合同資料的分發(fā)歸檔等工作。4.2 審核部門4.2.1 各級(jí)工程管理部門及設(shè)計(jì)管理部門：負(fù)責(zé)合同中技術(shù)要求的審核；負(fù)責(zé)對(duì)合同執(zhí)行時(shí)間等信息的審核。4.2.2 集團(tuán)財(cái)務(wù)資金中心及區(qū)域財(cái)務(wù)管理部對(duì)合同的履約收支、付款方向、單據(jù)回籠等情況監(jiān)督審核。4.3 審批人4.3.1 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)對(duì)權(quán)限內(nèi)的合同進(jìn)行審批；4.3.2 區(qū)域公司負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)對(duì)

4、權(quán)限內(nèi)的合同進(jìn)行審批；4.3.3 集團(tuán)總裁：負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)總部、區(qū)域公司、項(xiàng)目部進(jìn)行合同管理授權(quán)，劃定各級(jí)部門及人員的合同管理權(quán)限；負(fù)責(zé)對(duì)需由XX集團(tuán)法定代表人的合同進(jìn)行審批；負(fù)責(zé)代表XX集團(tuán)與施工及材料設(shè)備供方簽署重大采購(gòu)項(xiàng)目合同及戰(zhàn)略采購(gòu)合同。5 工作程序：活動(dòng)步驟及說(shuō)明負(fù)責(zé)部門/負(fù)責(zé)人輸出1根據(jù)權(quán)限劃分進(jìn)行合同授權(quán)1.1 根據(jù)工程采購(gòu)方式選擇作業(yè)指引，對(duì)于需要經(jīng)過(guò)招投標(biāo)、議標(biāo)及直接委托形式進(jìn)行采購(gòu)的均需要在集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)（主管副總裁、總裁）、集團(tuán)總部（集團(tuán)成本管理中心）、區(qū)域公司（區(qū)域?qū)徦愫霞s部）及項(xiàng)目部之間設(shè)定不同的合同管理權(quán)限（主要是審批權(quán)限）：l 項(xiàng)目部權(quán)限為招標(biāo)采購(gòu)合同總額不超過(guò)50萬(wàn)；l

5、 區(qū)域公司權(quán)限為招標(biāo)采購(gòu)合同總額不超過(guò)300萬(wàn)，議標(biāo)及直接委托采購(gòu)合同總額不超過(guò)50萬(wàn)；l 超出上述權(quán)限的，須由集團(tuán)負(fù)責(zé)審批，具體請(qǐng)參考XX集團(tuán)權(quán)限審批表；1.2 合同審核將根據(jù)合同權(quán)限的不同分別不同部門進(jìn)行審核：l 項(xiàng)目部權(quán)限內(nèi)的合同，由區(qū)域?qū)徲?jì)監(jiān)察部對(duì)涉及法務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行審核；l 區(qū)域公司權(quán)限內(nèi)的合同，由區(qū)域設(shè)計(jì)管理部、工程管理部對(duì)技術(shù)細(xì)節(jié)進(jìn)行審核，由區(qū)域?qū)徲?jì)監(jiān)察部對(duì)涉及法務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行審核；l 集團(tuán)總部權(quán)限內(nèi)的合同，由集團(tuán)技術(shù)委員會(huì)、產(chǎn)品研發(fā)中心、技術(shù)管理中心、工程管理中心對(duì)技術(shù)細(xì)節(jié)進(jìn)行審核，由集團(tuán)審計(jì)監(jiān)察部對(duì)涉及法務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行審核。2擬定合同草案2.1 合同經(jīng)辦部門/經(jīng)辦人根據(jù)招標(biāo)文件、評(píng)

6、標(biāo)、詢標(biāo)或 談判記錄、中標(biāo)單位的審定意見(jiàn)以及公司有關(guān)規(guī)定起草合同文件，進(jìn)行要約設(shè)計(jì)；2.2 合同經(jīng)辦部門與項(xiàng)目部、有關(guān)職能部門、合作 方進(jìn)行溝通，對(duì)要約大致內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)；2.3 合同經(jīng)辦部門擬定合同草案。合同經(jīng)辦部門合同草案3合同稿流轉(zhuǎn)及會(huì)簽3.1 合同經(jīng)辦人填寫合同會(huì)簽單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，連同合同草稿及附件送交所在區(qū)域行政部門或集團(tuán)行政管理中心合同管理員編號(hào)流轉(zhuǎn)。3.2 合同流轉(zhuǎn)附件l 由招標(biāo)形式確定承包商的合同，定標(biāo)表及評(píng)標(biāo)報(bào)告作為合同流轉(zhuǎn)的附件。l 非招標(biāo)形式確定承包商的合同，協(xié)議發(fā)包審批表及請(qǐng)示報(bào)告作為合同流轉(zhuǎn)的附件。l 合同流轉(zhuǎn)時(shí)須附供方投標(biāo)報(bào)價(jià)清單或我公司核價(jià)單，合同簽定時(shí)報(bào)價(jià)

7、清單作為合同附件須清晰明白并加蓋公章。l 總包、樁基、彩鋁門窗、陽(yáng)臺(tái)欄桿、雨蓬、幕墻、外墻涂料工程須附安全協(xié)議。l 與物業(yè)維修有關(guān)的承包合同須附維修承諾書。l 超預(yù)算審批報(bào)告應(yīng)在蓋章前提交。l 補(bǔ)充協(xié)議的流轉(zhuǎn)須附原合同。3.3 會(huì)簽部門審核內(nèi)容l 成本管理中心或區(qū)域?qū)徦愫霞s部審核合同價(jià)款、結(jié)算方法、付款方式等。l 設(shè)計(jì)部門審核工程設(shè)計(jì)合同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)范圍、付款方式等。l 法務(wù)部門審核合同的內(nèi)容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承擔(dān)相應(yīng)的民事責(zé)任等。l 財(cái)務(wù)部門審核合同的付款方式、履約收支、單據(jù)回籠等。l 區(qū)域?qū)徦愫霞s部及集團(tuán)成本管理中心全面審核和備案。3.4 流轉(zhuǎn)程序l 區(qū)域權(quán)限內(nèi)的合同

8、：項(xiàng)目部或?qū)徦愫霞s部申報(bào)，流轉(zhuǎn)部門為審算合約部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、區(qū)域主管副總、總裁。l 超區(qū)域權(quán)限的合同：審算合約部申報(bào)的，流轉(zhuǎn)部門為區(qū)域主管副總、總裁、集團(tuán)成本管理中心、法務(wù)審計(jì)中心、財(cái)務(wù)資金中心、集團(tuán)主管副總、總裁；成本管理中心申報(bào)的，流轉(zhuǎn)部門為集團(tuán)成本管理中心、法務(wù)審計(jì)中心、財(cái)務(wù)資金中心、集團(tuán)主管副總、總裁。l 補(bǔ)充協(xié)議的流轉(zhuǎn)由原申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)，因造價(jià)控制要求需簽訂增加費(fèi)用補(bǔ)充協(xié)議的合同，由項(xiàng)目部、區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心申報(bào)，流轉(zhuǎn)部門同上。l 設(shè)計(jì)、裝修合同除上述部門以外，還須相關(guān)的設(shè)計(jì)部門審核。l 各部門按表式要求填寫意見(jiàn)，標(biāo)注日期并簽字。l 項(xiàng)目部或相關(guān)部門的非招標(biāo)緊急合同如

9、需合約管理部協(xié)助流轉(zhuǎn)的，必須通過(guò)工作聯(lián)系單的方式通知區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心，列明供方單位名稱、合同價(jià)款、工期要求等主要內(nèi)容。區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心可先行流轉(zhuǎn)合同，項(xiàng)目部或相關(guān)部門須在合同報(bào)批前完成申報(bào)。3.5 每個(gè)部門的流轉(zhuǎn)時(shí)間控制在兩個(gè)工作日內(nèi)，流轉(zhuǎn)一般10天內(nèi)完成。3.6 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)簽的總體內(nèi)容、時(shí)間控制進(jìn)行檢查并簽字把關(guān)或采取必要的糾正措施。合同經(jīng)辦人合同會(huì)簽單4合同修改4.1 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心或其它職能部門經(jīng)辦的合同在流轉(zhuǎn)的同時(shí)應(yīng)將合同e-mail或傳真至項(xiàng)目部經(jīng)理審閱，項(xiàng)目部經(jīng)理應(yīng)在2天內(nèi)提出回復(fù)意見(jiàn)。合同文本及時(shí)提

10、供給對(duì)方單位，各方面的意見(jiàn)應(yīng)在合同流轉(zhuǎn)到區(qū)域主管領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)主管副總之前匯總。4.2 合同經(jīng)辦人綜合各方意見(jiàn)進(jìn)行必要修改，部門負(fù)責(zé)人審核。4.3 若合同修改較大或涉及關(guān)鍵事項(xiàng)，改動(dòng)后須請(qǐng)個(gè)別部門反復(fù)流轉(zhuǎn)批閱時(shí)，請(qǐng)相關(guān)部門更新簽章及日期，以確保動(dòng)態(tài)反映合同流轉(zhuǎn)走向，保證時(shí)效性和對(duì)合同修改的認(rèn)同。5審批、蓋章、分發(fā)5.1 超出某級(jí)授權(quán)權(quán)限的合同，會(huì)簽后的合同會(huì)簽單及附件須經(jīng)該級(jí)別最高管理層審核后報(bào)相應(yīng)級(jí)別管理層審批。5.2 合同經(jīng)辦人將批準(zhǔn)后的合同會(huì)簽單交檔案室簽收，填寫合同（訂立、收尾）會(huì)簽表歸檔目錄表，將第一聯(lián)“會(huì)簽表”交檔案室保存。5.3 合同經(jīng)辦人通知合同簽約單位按約定的合同份數(shù)進(jìn)行復(fù)印、裝

11、訂，并先行簽字蓋章。5.4 合同經(jīng)辦人將簽約單位送來(lái)的合同送委托代理人簽字，填寫合同訂立日期，并由行政部蓋章，將第二聯(lián)“會(huì)簽表”交行政部保存。5.5 合同經(jīng)雙方簽字蓋章生效后，區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心留存一份，其余分發(fā)給對(duì)方簽約單位和項(xiàng)目部，并由項(xiàng)目部向檔案室提交歸檔的正本合同。合同經(jīng)辦人合同（訂立、收尾）會(huì)簽表歸檔目錄表6合同備案6.1 經(jīng)辦部門流轉(zhuǎn)的合同應(yīng)留存一份副本。6.2 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心對(duì)項(xiàng)目部或其它職能部門流轉(zhuǎn)合同的核心內(nèi)容（乙方名稱、合同價(jià)款、付款方式）進(jìn)行備案，對(duì)合同條款進(jìn)行一般性審核。6.3 對(duì)于到政府部門備案用的合同，由項(xiàng)目部進(jìn)行流轉(zhuǎn)，合同采用政府標(biāo)

12、準(zhǔn)文本格式。該類合同在簽定之前，必須要求對(duì)方出具關(guān)于“本合同僅作為備案使用”的承諾書。6.4 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心每月對(duì)合同流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)，制作合同流轉(zhuǎn)一覽表區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心合同流轉(zhuǎn)一覽表7合同履行的跟蹤、收尾和評(píng)價(jià)7.1 在合同履行過(guò)程中，區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心應(yīng)及時(shí)了解合同運(yùn)行中所發(fā)生的問(wèn)題，及時(shí)分析，采取措施，使合同履行過(guò)程得到控制。7.2 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心根據(jù)各方面情況作最后匯總，對(duì)合同履行中的較大問(wèn)題提出處理意見(jiàn)報(bào)區(qū)域或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)決議。7.3 較重要的合同履行完畢，區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心會(huì)同相關(guān)部門填寫合同履行收尾會(huì)簽表，須填寫對(duì)合同供方的綜合評(píng)價(jià)、對(duì)合同條款的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和改進(jìn)建議。7.4 區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心匯總各單位、部門意見(jiàn)后報(bào)區(qū)域或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核，并交檔案室簽收、歸檔、填寫合同履行收尾歸檔目錄表區(qū)域?qū)徦愫霞s部或集團(tuán)成本管理中心合同履行收尾會(huì)簽表合同履行收尾歸檔目錄表6 權(quán)限及標(biāo)準(zhǔn)7 主要文檔文檔名稱編制部門/人員主要內(nèi)容接收部門/人員提交時(shí)限/頻率合同會(huì)簽單經(jīng)辦部門/經(jīng)辦人合同審核部門審核意見(jiàn)合同審核部門隨合同流轉(zhuǎn)合同（訂立、收尾）會(huì)簽表歸檔目錄表經(jīng)辦部門/經(jīng)辦人統(tǒng)計(jì)用途檔案管理部門隨時(shí)更新合同流