辦公室七大浪費管理手冊

1、TSM基礎標準化系列辦公室七大浪費辦公室七大浪費管理手冊管理手冊2017年1月21日辦公室七大浪費管理 摘要 辦公室七大浪費源于精益生產中的七大浪費，以辦公現場中一切活動為對象，凡是不能直接創(chuàng)造出價值的活動，均視為浪費。辦公室七大浪費管理是通過去現場、看現狀、診斷現物的方式識別辦公現場活動中存在的浪費現象，采取有效的措施及時解決或預防浪費的發(fā)生，提升辦公效率。浪費的定義 浪費是指不創(chuàng)造價值的活動或超出所需投入的設備、材料、人員或空間。辦公室七大浪費的內容 等待浪費 庫存浪費 運輸浪費 動作浪費 缺陷和返工 工作流程 過量產出七大浪費管理的目的 認識浪費，識別辦公室存在的浪費現象； 采取有效的舉

2、措，改善浪費現象，提升工作效率。七大浪費管理的步驟 了解什么是浪費 識別工作中哪里存在浪費 使用合適的工具來消除浪費 持續(xù)改進CONTENTS目 錄第一章、等待浪費 5第二章、庫存浪費 11第三章、運輸浪費 17第四章、動作浪費 23第五章、缺陷和返工 29第六章、工作流程 35第七章、過量產出 41第八章、消除浪費 47等待浪費第一章1.1 1.1 等待浪費的概述等待浪費的概述 等待浪費 由于人員、材料、設備、檢查或信息未準備好而產生空閑時間的浪費； 等待就是閑著沒事，等待下一個動作的到來或者上一個動作的結束。出現等待浪費就會引起局部工作的停滯，直接的結果就是導致工作效率低下。第一章、等待浪

3、費1.1.1 等待浪費的定義1.1.2 等待浪費的特征1.1.3 等待浪費的分類1、等待人員的浪費2、等待材料的浪費3、等待設備的浪費4、等待信息的浪費1.2 1.2 等待人員的浪費等待人員的浪費1.2.1 認識浪費序號序號等待人員浪費等待人員浪費常見常見的表現形式的表現形式1培訓、會議開始后等待人員到齊2現場等待人員前來對接工作3工作無法獨自完成，等待人員前來協(xié)作處理4等待人員的檢查、來訪5電腦、照明燈等辦公設備發(fā)生故障時，等待人員來處理6電話機響起時，等待人員接聽第一章、等待浪費1.2.2 表現形式 由于人員未準備到位，導致人等人、設備等人的浪費現象。1.2.3 原因分析l 工作安排缺少明

4、確的時間要求l 工作的優(yōu)先權不清晰l 必然存在的因素1.2.4 案例展示 等待人員到齊的浪費等待人員到齊的浪費 培訓開始后，有員工未及時到達，造成其他人等待的浪費。浪浪費費現現象象 培訓前應發(fā)明確的通知告知大家培訓的具體時間，并在部門內部培訓制度中規(guī)定無故遲到超過15分鐘視為缺培。解解決決措措施施 等待他人接聽電話的浪費等待他人接聽電話的浪費 電話撥通后，會遇到長時間無人接聽直到占線的現象。浪浪費費現現象象 撥通電話后，若超過20秒對方仍未接聽即可掛斷電話，一段時間后可重新?lián)艽颍煌瑫r己方電話機響起時若無重要事情，應在電話響三聲之內接聽電話。解解決決措措施施第一章、等待浪費1.3 1.3 等待材

5、料的浪費等待材料的浪費1.3.1 認識浪費序號序號等待等待材料材料浪費浪費常見常見的表現形式的表現形式1等待文件編制、審批2等待電源、網絡的通暢3等待辦公用品的領用、借用4等待他人提供資料文本第一章、等待浪費1.3.2 表現形式 由于材料（包括文件、物料、資源等）未準備到位，導致等待的浪費現象。1.3.3 原因分析l 工作交接缺乏溝通l 孤島式工作方式l 信息不公開1.3.4 案例展示 等待領料確認的浪費等待領料確認的浪費 別人過來領料時，通常找到物料后，等待領料單簽字確認后，再交付物料。浪浪費費現現象象 通過目視化的方式將簽字單放置在合適的區(qū)域，并通知到各單位，領料時，在物料保管員拿去所要物

6、料時，自己主動前往簽字區(qū)域簽字。 解解決決措措施施第一章、等待浪費 等待網絡通暢的浪費等待網絡通暢的浪費 網絡不通無法正常工作，等待網絡恢復。浪浪費費現現象象 計劃性的網絡維護，主管單位應做到事前通知，員工接收到通知后，應合理的安排工作計劃，避免造成等待浪費。 解解決決措措施施1.4 1.4 等待設備的浪費等待設備的浪費1.4.1 認識浪費第一章、等待浪費1.4.2 表現形式 由于設備故障、未運行結束、被占用等情況，導致等待設備可用的浪費現象。序號序號等待等待設備設備浪費浪費常見常見的表現形式的表現形式1等待打印機打印文件2等待計算機開機、關機、重啟3等待程序的處理4等待投影儀的開啟、關閉5等

7、待會議室的使用6等待設備故障恢復1.4.3 原因分析l 設備老舊、未及時維護導致的不穩(wěn)定性l 共享資源有限l 設備使用要求1.4.4 案例展示 等待程序執(zhí)行完成的浪費等待程序執(zhí)行完成的浪費 由于程序執(zhí)行需要時間，造成的人員等待程序卡頓的浪費。浪浪費費現現象象 一方面可聯(lián)系系統(tǒng)管理員對程序進行相應的優(yōu)化操作。另一方面，程序卡頓時，可切換至其他界面進行別的工作，減少不必要的等待。解解決決措措施施第一章、等待浪費 等待打印機的浪費等待打印機的浪費 打印機為共享設備，多人同時打印時，需要等待。浪浪費費現現象象 打印文件前，可通過電腦中打印機狀態(tài)查看當前的打印隊列，等到打印自己的材料時再前往打印機處，減

8、少等待時間。解解決決措措施施1.5 1.5 等待消息的浪費等待消息的浪費1.5.1 認識浪費第一章、等待浪費1.5.2 表現形式 自己無法獨自完成工作或作出決定，需要等待他人告知消息信息的現象。序號序號等待等待信息信息浪費浪費常見常見的表現形式的表現形式1等待領導的決定2等待工作交接內容3等待他人的回復4等待工作安排1.5.3 原因分析l 工作人員缺乏主動性l 不平衡的工作量l 缺乏工作責任心l 需要別人提供支持1.5.4 案例展示 等待別人回復的浪費等待別人回復的浪費 通過OA郵件咨詢他人事務，等待回復。浪浪費費現現象象 對于需要及時處理的問題的解決措施，通過電話溝通，以得到快速回復。解解決

9、決措措施施 等待領導決定的浪費等待領導決定的浪費 OA流程中需要領導會簽、審批時，存在長時間未批閱的情況。浪浪費費現現象象 主動詢問領導意見，詢問是否有疑問或者不清楚的地方，及時溝通修正，減少等待時間。解解決決措措施施第一章、等待浪費庫存浪費第二章2.1 2.1 庫存浪費的概述庫存浪費的概述 庫存 不是為了滿足客戶“現實需要”而是無用的任何材料或進行的工作； 庫存浪費是最具有可見性的，我們想盡辦法消除他，可是他永遠都是越來越多，因為“他是所有浪費的最終結果”。從另一個側面來說，庫存是流程浪費的遮羞布，浪費存在越多，我們的庫存就越大。 1、物品庫存的浪費。 2、員工能力的浪費。 3、信息過多的浪

10、費。第二章、庫存浪費2.1.1 庫存浪費的定義2.1.2 庫存浪費的特征2.1.3 庫存浪費的分類2.2 2.2 物品庫存的浪費物品庫存的浪費第二章、庫存浪費2.2.1 認識浪費2.2.2 表現形式 由于固定資產、辦公用品等物品閑置，或過于追求設備功能完備造成的浪費。序號序號物品庫存物品庫存浪費浪費常見常見的表現形式的表現形式1紙質單據堆積過多2電腦、打印機、空調等固定資產閑置3打印紙、鼠標等辦公用品閑置4茶杯、水壺等其他物品閑置5設備功能過于完備未完全使用2.2.3 原因分析l 以前用完過，擔心再用完。l 過時。l 擔心需要的時候沒有。2.2.4 案例展示 紙質單據堆積過多的浪費紙質單據堆積

11、過多的浪費 一些紙質單據長時間的堆積在現場。浪浪費費現現象象 明確紙質單據的保存時間，通過5S將文件分類整理，減少庫存堆積。解解決決措措施施 設備閑置的浪費設備閑置的浪費 人員調離本單位后，辦公桌椅、電腦等設備的閑置。浪浪費費現現象象 與主控單位報備，將閑置的設備調撥給其他需要的單位。解解決決措措施施第二章、庫存浪費2.3 2.3 員工能力的浪費員工能力的浪費第二章、庫存浪費2.3.1 認識浪費2.3.2 表現形式 員工的創(chuàng)造性、知識、工作量未能得到充分發(fā)揮的浪費。序號序號員工能力員工能力浪費浪費常見常見的表現形式的表現形式1工作中缺少改善2創(chuàng)意未能有效運用3缺少知識培訓4理論知識不能與實際結

12、合5工作量不足或過多2.3.3 原因分析l 思維固化。l 不均衡的工作量。l 缺少主動性。2.3.4 案例展示 工作中缺少改善工作中缺少改善 部分員工的改善數量不多。浪浪費費現現象象 可通過相應的指標要求，提升員工改善活動的參與率。解解決決措措施施 理論知識與實際知識不能相結合理論知識與實際知識不能相結合 對計算機維護理論基礎知識培訓后，存在員工仍然不會自行處理問題的現象。浪浪費費現現象象 對于一些技術問題，理論培訓的同時，也應該進行實踐的培訓，另外增加對員工的崗位能力的評估，幫助員工認識到存在的問題，并采取有效的改進措施。解解決決措措施施第二章、庫存浪費2.4 2.4 信息過多的浪費信息過多

13、的浪費第二章、庫存浪費2.4.1 認識浪費2.4.2 表現形式 同樣的信息重復傳達，以及信息量過大造成無法識別有用信息的浪費。序號序號信息過多信息過多浪費浪費常見常見的表現形式的表現形式1OA郵件重復接收2每日接收到許多郵件3大量的流程等待審批4微信群消息過多5不同的會議安排同樣的事情2.4.3 原因分析l 信息傳播途徑過多。l 擔心消息未傳達。l 缺少信息傳播的標準。2.4.4 案例展示 OA郵箱郵件過多郵箱郵件過多 郵箱中存在過多的郵件，影響重要郵件的閱讀。浪浪費費現現象象 建立郵件發(fā)送的標準，明確“直送”、“抄送”、“密送”的范圍，以及郵件內容的標準化。解解決決措措施施 微信群消息量比較

14、大微信群消息量比較大 微信群消息過多，很容易漏掉與自己相關的事情。浪浪費費現現象象 微信群人數不易過多，控制在合理的范圍，通知類的信息通過電話或郵件發(fā)送。解解決決措措施施第二章、庫存浪費運輸浪費第三章3.1 3.1 運輸浪費的概述運輸浪費的概述第三章、運輸浪費 運輸浪費 任何不為工作過程所必需的物料的搬動或者信息的流轉。 3.1.1 運輸浪費的定義3.1.2 運輸浪費的特征3.1.3 運輸浪費的分類1、信息的傳遞2、物料的搬運 大部分人皆會認同運輸是一種無效的動作，也有人會認為運輸是必須的動作，因為沒有運輸，如何做下一個動作？很多人都有這種想法。正因為如此，大多數人默認它的存在，而不設法消除它

15、。運輸的浪費若分解開來，又包含放置、堆積、移動、整理等動作的浪費。3.2 3.2 信息的傳遞信息的傳遞第三章、運輸浪費3.2.1 認識浪費3.2.2 表現形式 由于信息傳遞不及時或者信息傳遞的方式不當造成信息傳遞時間過長的浪費。序號序號信息傳遞信息傳遞浪費浪費常見常見的表現形式的表現形式1信息傳遞的工具選擇不當2業(yè)務流程審批節(jié)點設置不合理3郵件過多的轉發(fā)4未能及時回復的郵件、流程等3.2.3 原因分析l 多余的流程節(jié)點。l 信息傳遞方式不當。l 傳遞的活性低下。3.2.4 案例展示 紙質報價單傳遞的浪費紙質報價單傳遞的浪費 供應商的紙質報價單通過郵寄的方式送到公司，造成報價信息遲緩。浪浪費費現

16、現象象 建立網上報價系統(tǒng)，實現報價信息的實時傳遞。解解決決措措施施 流程節(jié)點不合理的浪費流程節(jié)點不合理的浪費 流程節(jié)點不合理，流程中存在多余的節(jié)點，影響傳遞效率。浪浪費費現現象象 通過流程優(yōu)化的方法，對流程中的問題節(jié)點消除、合并、重組。解解決決措措施施第三章、運輸浪費3.3 3.3 物料的搬運物料的搬運第三章、運輸浪費3.3.1 認識浪費3.3.2 表現形式 由于物料位置需要發(fā)生變化造成多余的搬運過程的浪費。序號序號物料搬運物料搬運浪費浪費常見常見的表現形式的表現形式1送材料到另一個廠區(qū)2送文件審批3搬東西到庫房4物料存放位置過遠3.3.3 原因分析l 需要審批和簽字。l 布局不當。l 集中存

17、放。3.3.4 案例展示 送報告審批送報告審批 桃花人員送報告去大廠審批。浪浪費費現現象象 建立電子審批流程。解解決決措措施施 流程節(jié)點不合理的浪費流程節(jié)點不合理的浪費 茶水柜位置沒有插座，燒水時需要走到別的地方。浪浪費費現現象象 進行合理的空間布局，調整位置。解解決決措措施施第三章、運輸浪費動作浪費第四章4.1 4.1 動作浪費的概述動作浪費的概述第四章、動作浪費4.1.1 動作浪費的定義4.1.2 動作浪費的特征4.1.3 動作浪費的分類動作浪費 不增加產品或服務價值的任何人員的動作；1、搜尋2、重復作業(yè) 只用一只手作業(yè) 步行距離長 必要的工具不在身邊 拆解、安裝需要時間 反復的作業(yè)4 4

18、.2 2 搜尋搜尋4.2.1 認識浪費4.2.2 表現形式 尋找人員、信息、材料等多余動作或者慢動作的浪費行為。序號序號搜尋搜尋浪費浪費常見常見的表現形式的表現形式1在電腦中搜尋存放的材料2尋找辦公柜中的辦公用品、資料3尋找辦事人員的浪費4尋找郵件、通知、工作安排的信息4.2.3 原因分析l 布局不合理。l 信息不公開。l 缺少工作計劃。第四章、動作浪費4.2.4 案例展示 尋找電腦文件的浪費尋找電腦文件的浪費 電腦中文件存放無序，需要時不斷的尋找。浪浪費費現現象象 定時清理電腦文件，同時建立電腦文件夾標準。解解決決措措施施 尋找以往的通知郵件尋找以往的通知郵件 由于事情多等原因，以往的通知，

19、工作安排記不清楚，再次尋找。浪浪費費現現象象 將工作計劃進行目視化管理，通過待辦事宜，能夠一目了然，避免重復尋找。解解決決措措施施第四章、動作浪費4 4.3 3 重復作業(yè)重復作業(yè)4.3.1 認識浪費4.3.2 表現形式 工作過程中一些沒有價值的重復動作的浪費行為。序號序號重復作業(yè)浪費常見重復作業(yè)浪費常見的表現形式的表現形式1出門之后發(fā)現東西忘帶，折回去拿2離開之后想起設備未關機，回去關機3一件事情找人反復對接4信息流與物流重復作業(yè)4.3.3 原因分析l 計劃不明確。l 工作缺少檢查。l 缺少標準作業(yè)。第四章、動作浪費4.3.4 案例展示 事情反復對接的浪費事情反復對接的浪費 信息系統(tǒng)開發(fā)前，開

20、發(fā)人員經常與需求人員反復對接。浪浪費費現現象象 建立標準的需求調研模板，按照標準作業(yè)，減少對接次數。解解決決措措施施第四章、動作浪費 離開后忘記關電腦后再次折回的浪費離開后忘記關電腦后再次折回的浪費 人員離開后，忘記或者不清楚有關閉電腦，然后返回去重新關閉的浪費。浪浪費費現現象象 1、建立小便簽貼在電腦上進行提醒。 2、電腦設置超時睡眠的模式。解解決決措措施施缺陷和返工第五章5.1 5.1 缺陷和返工的概述缺陷和返工的概述第五章、缺陷和返工5.1.1 缺陷和返工的定義5.1.2 缺陷和返工的特征5.1.3 缺陷和返工的分類缺陷和返工 由于信息錯誤、缺失和不完全，產生需要糾正的誤差；1、錯誤2、

21、缺失缺陷和返工都會造成人工、材料、設備的等待的浪費；處理缺陷的過程是額外的成本支出；返工會造成交貨期的延遲，引起顧客抱怨。5.2 5.2 錯誤錯誤5.2.1 認識浪費5.2.2 表現形式 輸出的工作結果與需求目標不一致的錯誤缺陷。序號序號錯誤常見錯誤常見的表現形式的表現形式1錯誤的文件（圖紙、報價）2錯誤的物料清單3過時的工作手冊4錯誤的方案策劃5.2.3 原因分析l 未按標準作業(yè)。l 缺少對結果檢查。l 更新不及時。第五章、缺陷和返工5.2.4 案例展示 過時的工作手冊過時的工作手冊 信息系統(tǒng)更新后，增加了功能，但是操作手冊未更新，與現有系統(tǒng)不一致。浪浪費費現現象象 當系統(tǒng)升級過后，應及時發(fā)

22、布更新后操作手冊。解解決決措措施施 錯誤的物料清單錯誤的物料清單 由于工作疏忽等原因造成物料清單編制出錯。浪浪費費現現象象 工作完成后應對結果進行檢驗。 解解決決措措施施第五章、缺陷和返工5 5.3 3 缺失缺失5.3.1 認識浪費5.3.2 表現形式 輸出結果與目標有一定的偏差，輸出低質量的產品，需要返工的浪費。序號序號缺失常見缺失常見的表現形式的表現形式1未按要求提供材料2會議通知缺少時間、地點3方案策劃缺少推進計劃4缺少周計劃、日計劃5.3.3 原因分析l 缺少作業(yè)標準；l 工作疏忽；l 缺少培訓。第五章、缺陷和返工5.3.4 案例展示 日工作沒有計劃安排日工作沒有計劃安排 平日的工作沒

23、有制定明確日計劃。浪浪費費現現象象 解解決決措措施施 策劃方案缺少推進計劃策劃方案缺少推進計劃 信息系統(tǒng)開發(fā)策劃方案缺少明確的推進計劃，內容不完整。浪浪費費現現象象 建立標準的策劃方案模板。解解決決措措施施第五章、缺陷和返工 通過建立規(guī)范的Obeya room實現日計劃的達成。工作流程浪費第六章6.1 6.1 工作流程浪費的概述工作流程浪費的概述第六章、工作流程的浪費6.1.1 工作流程浪費的定義6.1.2 工作流程浪費的特征6.1.3 工作流程浪費的分類工作流程浪費 從顧客角度來說，對產品或服務無價值的工作；1、未使用的流程2、繁瑣的流程響應客戶需求速度放緩、產品交付延遲增多，客戶滿意度低下

24、；員工各層級之間上下反復溝通，效率低下；各部門協(xié)作困難，管理者整天忙于救火；流程關鍵控制點缺失，漏洞百出；流程控制點過多，風險和效率低下并存。6.2 6.2 未使用的流程未使用的流程6.2.1 認識浪費6.2.2 表現形式 制度、管理規(guī)范中過時或者未使用過的工作流程或者標準。序號序號未使用流程未使用流程的表現形式的表現形式1電子流程未正常使用2流程與現狀不符3流程節(jié)點不明確4相關標準未規(guī)范運行6.2.3 原因分析l 缺少運行規(guī)范。l 未及時更新優(yōu)化。第六章、工作流程的浪費6.2.4 案例展示 未按流程執(zhí)行未按流程執(zhí)行 工作中存在跨越流程的狀況發(fā)生。浪浪費費現現象象 建立運行規(guī)范，監(jiān)督運行過程。

25、解解決決措措施施 未使用的電子流程未使用的電子流程 OA中存在一些電子流程未正常使用浪浪費費現現象象 將不再用或未用的流程撤銷或者更新為最新的流程。 解解決決措措施施第六章、工作流程的浪費6.3 6.3 繁瑣的流程繁瑣的流程6.3.1 認識浪費6.3.2 表現形式 節(jié)點多、時序不合理等情況造成工作流程周期過長的浪費。序號序號繁瑣的流程常見繁瑣的流程常見的表現形式的表現形式1流程節(jié)點過于繁雜2流程時序設置不合理3流程順序設置不合理4流程效率低下6.3.3 原因分析l 工作流不暢，工作方法經驗化，協(xié)調多。l 流程人為分割，各自為政。第六章、工作流程的浪費6.3.4 案例展示 身份證條碼打印身份證條

26、碼打印 每天整車需要打印身份證及條碼分別五六百份，然后將條碼與身份證匹配粘貼。浪浪費費現現象象 通過軟件優(yōu)化實現，身份證條碼一體化，減少流程節(jié)點。解解決決措措施施 信息系統(tǒng)開發(fā)流程周期長信息系統(tǒng)開發(fā)流程周期長 信息系統(tǒng)開發(fā)流程9個節(jié)點，流程周期長浪浪費費現現象象 通過流程優(yōu)化的方法實現周期縮短30% 解解決決措措施施第六章、工作流程的浪費過量產出第七章7.1 7.1 過量產出的概述過量產出的概述第七章、過量產出7.1.1 過量產出的定義7.1.2 過量產出的特征7.1.3 過量產出的分類過量產出 輸出的信息、材料超出下一個流程（顧客）的需求或者過早、過快的滿足需求。1、過量產出2、過早產出提早

27、用掉了材料和人工，過早產生各種費用；過量產出會把“等待浪費”隱藏起來，使管理人員漠視等待的發(fā)生和存在；過量產出會產生庫存、搬運的浪費。7.2 7.2 過量產出過量產出7.2.1 認識浪費7.2.2 表現形式 輸出的工作結果超出顧客當前的需求形成的浪費。序號序號過量產出常見過量產出常見的表現形式的表現形式1過量的培訓2過量的會議3過量的設備、系統(tǒng)功能4過量的信息材料7.2.3 原因分析l 目標不清晰。l 以防萬一的思維。第七章、過量產出7.2.4 案例展示 過量的培訓過量的培訓 有些培訓與員工的需求并非緊密聯(lián)系，仍要接受培訓的現象。浪浪費費現現象象 培訓需求分析明確具體培訓對象。解解決決措措施施

28、 過量的系統(tǒng)功能過量的系統(tǒng)功能 系統(tǒng)中存在不是用戶需求的功能。浪浪費費現現象象 根據用戶需求開通相應的權限。 解解決決措措施施第七章、過量產出7.3 7.3 過早產出過早產出7.3.1 認識浪費7.3.2 表現形式 輸出的工作結果過早產生資源的浪費。序號序號過早產出過早產出的表現形式的表現形式1開會、培訓過早到達場地2過早發(fā)送消息3過早的培訓教育7.3.3 原因分析l 計劃不明確。l 以防萬一的思維。第七章、過量產出7.3.4 案例展示 過早的會議通知過早的會議通知 提前一個月發(fā)布會議通知浪浪費費現現象象 通知、消息發(fā)布可在一周之內，避免過早發(fā)送，忘記的情況。解解決決措措施施 過早的到達會議場地過早的到達會議場地 開會時提前半個多小時到達會議室。浪浪費費現現象象 按照通知時間提前10分鐘以內到達。 解解決決措措施施第七章、過量產出消除浪費第八章8.1 8.1 消除浪費的目的消除浪費的目的 實現辦公室物流和信息流的快捷通暢； 不間斷的改進辦公環(huán)境和工作流程； 強化辦公人員精益辦公理念；第八章、消除浪費8.1.1 消除浪費的目的8.2 8.2 識別浪費的方法識別浪費的方法第八章、消除浪