辦公室七大浪費管理手冊

1、TSM基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化系列辦公室七大浪費辦公室七大浪費管理手冊管理手冊2017年1月21日辦公室七大浪費管理 摘要 辦公室七大浪費源于精益生產(chǎn)中的七大浪費，以辦公現(xiàn)場中一切活動為對象，凡是不能直接創(chuàng)造出價值的活動，均視為浪費。辦公室七大浪費管理是通過去現(xiàn)場、看現(xiàn)狀、診斷現(xiàn)物的方式識別辦公現(xiàn)場活動中存在的浪費現(xiàn)象，采取有效的措施及時解決或預(yù)防浪費的發(fā)生，提升辦公效率。浪費的定義 浪費是指不創(chuàng)造價值的活動或超出所需投入的設(shè)備、材料、人員或空間。辦公室七大浪費的內(nèi)容 等待浪費 庫存浪費 運輸浪費 動作浪費 缺陷和返工 工作流程 過量產(chǎn)出七大浪費管理的目的 認(rèn)識浪費，識別辦公室存在的浪費現(xiàn)象； 采取有效的舉

2、措，改善浪費現(xiàn)象，提升工作效率。七大浪費管理的步驟 了解什么是浪費 識別工作中哪里存在浪費 使用合適的工具來消除浪費 持續(xù)改進CONTENTS目 錄第一章、等待浪費 5第二章、庫存浪費 11第三章、運輸浪費 17第四章、動作浪費 23第五章、缺陷和返工 29第六章、工作流程 35第七章、過量產(chǎn)出 41第八章、消除浪費 47等待浪費第一章1.1 1.1 等待浪費的概述等待浪費的概述 等待浪費 由于人員、材料、設(shè)備、檢查或信息未準(zhǔn)備好而產(chǎn)生空閑時間的浪費； 等待就是閑著沒事，等待下一個動作的到來或者上一個動作的結(jié)束。出現(xiàn)等待浪費就會引起局部工作的停滯，直接的結(jié)果就是導(dǎo)致工作效率低下。第一章、等待浪

3、費1.1.1 等待浪費的定義1.1.2 等待浪費的特征1.1.3 等待浪費的分類1、等待人員的浪費2、等待材料的浪費3、等待設(shè)備的浪費4、等待信息的浪費1.2 1.2 等待人員的浪費等待人員的浪費1.2.1 認(rèn)識浪費序號序號等待人員浪費等待人員浪費常見常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1培訓(xùn)、會議開始后等待人員到齊2現(xiàn)場等待人員前來對接工作3工作無法獨自完成，等待人員前來協(xié)作處理4等待人員的檢查、來訪5電腦、照明燈等辦公設(shè)備發(fā)生故障時，等待人員來處理6電話機響起時，等待人員接聽第一章、等待浪費1.2.2 表現(xiàn)形式 由于人員未準(zhǔn)備到位，導(dǎo)致人等人、設(shè)備等人的浪費現(xiàn)象。1.2.3 原因分析l 工作安排缺少明

4、確的時間要求l 工作的優(yōu)先權(quán)不清晰l 必然存在的因素1.2.4 案例展示 等待人員到齊的浪費等待人員到齊的浪費 培訓(xùn)開始后，有員工未及時到達(dá)，造成其他人等待的浪費。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 培訓(xùn)前應(yīng)發(fā)明確的通知告知大家培訓(xùn)的具體時間，并在部門內(nèi)部培訓(xùn)制度中規(guī)定無故遲到超過15分鐘視為缺培。解解決決措措施施 等待他人接聽電話的浪費等待他人接聽電話的浪費 電話撥通后，會遇到長時間無人接聽直到占線的現(xiàn)象。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 撥通電話后，若超過20秒對方仍未接聽即可掛斷電話，一段時間后可重新?lián)艽?；同時己方電話機響起時若無重要事情，應(yīng)在電話響三聲之內(nèi)接聽電話。解解決決措措施施第一章、等待浪費1.3 1.3 等待材

5、料的浪費等待材料的浪費1.3.1 認(rèn)識浪費序號序號等待等待材料材料浪費浪費常見常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1等待文件編制、審批2等待電源、網(wǎng)絡(luò)的通暢3等待辦公用品的領(lǐng)用、借用4等待他人提供資料文本第一章、等待浪費1.3.2 表現(xiàn)形式 由于材料（包括文件、物料、資源等）未準(zhǔn)備到位，導(dǎo)致等待的浪費現(xiàn)象。1.3.3 原因分析l 工作交接缺乏溝通l 孤島式工作方式l 信息不公開1.3.4 案例展示 等待領(lǐng)料確認(rèn)的浪費等待領(lǐng)料確認(rèn)的浪費 別人過來領(lǐng)料時，通常找到物料后，等待領(lǐng)料單簽字確認(rèn)后，再交付物料。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 通過目視化的方式將簽字單放置在合適的區(qū)域，并通知到各單位，領(lǐng)料時，在物料保管員拿去所要物

6、料時，自己主動前往簽字區(qū)域簽字。 解解決決措措施施第一章、等待浪費 等待網(wǎng)絡(luò)通暢的浪費等待網(wǎng)絡(luò)通暢的浪費 網(wǎng)絡(luò)不通無法正常工作，等待網(wǎng)絡(luò)恢復(fù)。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 計劃性的網(wǎng)絡(luò)維護，主管單位應(yīng)做到事前通知，員工接收到通知后，應(yīng)合理的安排工作計劃，避免造成等待浪費。 解解決決措措施施1.4 1.4 等待設(shè)備的浪費等待設(shè)備的浪費1.4.1 認(rèn)識浪費第一章、等待浪費1.4.2 表現(xiàn)形式 由于設(shè)備故障、未運行結(jié)束、被占用等情況，導(dǎo)致等待設(shè)備可用的浪費現(xiàn)象。序號序號等待等待設(shè)備設(shè)備浪費浪費常見常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1等待打印機打印文件2等待計算機開機、關(guān)機、重啟3等待程序的處理4等待投影儀的開啟、關(guān)閉5等

7、待會議室的使用6等待設(shè)備故障恢復(fù)1.4.3 原因分析l 設(shè)備老舊、未及時維護導(dǎo)致的不穩(wěn)定性l 共享資源有限l 設(shè)備使用要求1.4.4 案例展示 等待程序執(zhí)行完成的浪費等待程序執(zhí)行完成的浪費 由于程序執(zhí)行需要時間，造成的人員等待程序卡頓的浪費。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 一方面可聯(lián)系系統(tǒng)管理員對程序進行相應(yīng)的優(yōu)化操作。另一方面，程序卡頓時，可切換至其他界面進行別的工作，減少不必要的等待。解解決決措措施施第一章、等待浪費 等待打印機的浪費等待打印機的浪費 打印機為共享設(shè)備，多人同時打印時，需要等待。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 打印文件前，可通過電腦中打印機狀態(tài)查看當(dāng)前的打印隊列，等到打印自己的材料時再前往打印機處，減

8、少等待時間。解解決決措措施施1.5 1.5 等待消息的浪費等待消息的浪費1.5.1 認(rèn)識浪費第一章、等待浪費1.5.2 表現(xiàn)形式 自己無法獨自完成工作或作出決定，需要等待他人告知消息信息的現(xiàn)象。序號序號等待等待信息信息浪費浪費常見常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1等待領(lǐng)導(dǎo)的決定2等待工作交接內(nèi)容3等待他人的回復(fù)4等待工作安排1.5.3 原因分析l 工作人員缺乏主動性l 不平衡的工作量l 缺乏工作責(zé)任心l 需要別人提供支持1.5.4 案例展示 等待別人回復(fù)的浪費等待別人回復(fù)的浪費 通過OA郵件咨詢他人事務(wù)，等待回復(fù)。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 對于需要及時處理的問題的解決措施，通過電話溝通，以得到快速回復(fù)。解解決

9、決措措施施 等待領(lǐng)導(dǎo)決定的浪費等待領(lǐng)導(dǎo)決定的浪費 OA流程中需要領(lǐng)導(dǎo)會簽、審批時，存在長時間未批閱的情況。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 主動詢問領(lǐng)導(dǎo)意見，詢問是否有疑問或者不清楚的地方，及時溝通修正，減少等待時間。解解決決措措施施第一章、等待浪費庫存浪費第二章2.1 2.1 庫存浪費的概述庫存浪費的概述 庫存 不是為了滿足客戶“現(xiàn)實需要”而是無用的任何材料或進行的工作； 庫存浪費是最具有可見性的，我們想盡辦法消除他，可是他永遠(yuǎn)都是越來越多，因為“他是所有浪費的最終結(jié)果”。從另一個側(cè)面來說，庫存是流程浪費的遮羞布，浪費存在越多，我們的庫存就越大。 1、物品庫存的浪費。 2、員工能力的浪費。 3、信息過多的浪

10、費。第二章、庫存浪費2.1.1 庫存浪費的定義2.1.2 庫存浪費的特征2.1.3 庫存浪費的分類2.2 2.2 物品庫存的浪費物品庫存的浪費第二章、庫存浪費2.2.1 認(rèn)識浪費2.2.2 表現(xiàn)形式 由于固定資產(chǎn)、辦公用品等物品閑置，或過于追求設(shè)備功能完備造成的浪費。序號序號物品庫存物品庫存浪費浪費常見常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1紙質(zhì)單據(jù)堆積過多2電腦、打印機、空調(diào)等固定資產(chǎn)閑置3打印紙、鼠標(biāo)等辦公用品閑置4茶杯、水壺等其他物品閑置5設(shè)備功能過于完備未完全使用2.2.3 原因分析l 以前用完過，擔(dān)心再用完。l 過時。l 擔(dān)心需要的時候沒有。2.2.4 案例展示 紙質(zhì)單據(jù)堆積過多的浪費紙質(zhì)單據(jù)堆積

11、過多的浪費 一些紙質(zhì)單據(jù)長時間的堆積在現(xiàn)場。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 明確紙質(zhì)單據(jù)的保存時間，通過5S將文件分類整理，減少庫存堆積。解解決決措措施施 設(shè)備閑置的浪費設(shè)備閑置的浪費 人員調(diào)離本單位后，辦公桌椅、電腦等設(shè)備的閑置。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 與主控單位報備，將閑置的設(shè)備調(diào)撥給其他需要的單位。解解決決措措施施第二章、庫存浪費2.3 2.3 員工能力的浪費員工能力的浪費第二章、庫存浪費2.3.1 認(rèn)識浪費2.3.2 表現(xiàn)形式 員工的創(chuàng)造性、知識、工作量未能得到充分發(fā)揮的浪費。序號序號員工能力員工能力浪費浪費常見常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1工作中缺少改善2創(chuàng)意未能有效運用3缺少知識培訓(xùn)4理論知識不能與實際結(jié)

12、合5工作量不足或過多2.3.3 原因分析l 思維固化。l 不均衡的工作量。l 缺少主動性。2.3.4 案例展示 工作中缺少改善工作中缺少改善 部分員工的改善數(shù)量不多。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 可通過相應(yīng)的指標(biāo)要求，提升員工改善活動的參與率。解解決決措措施施 理論知識與實際知識不能相結(jié)合理論知識與實際知識不能相結(jié)合 對計算機維護理論基礎(chǔ)知識培訓(xùn)后，存在員工仍然不會自行處理問題的現(xiàn)象。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 對于一些技術(shù)問題，理論培訓(xùn)的同時，也應(yīng)該進行實踐的培訓(xùn)，另外增加對員工的崗位能力的評估，幫助員工認(rèn)識到存在的問題，并采取有效的改進措施。解解決決措措施施第二章、庫存浪費2.4 2.4 信息過多的浪費信息過多

13、的浪費第二章、庫存浪費2.4.1 認(rèn)識浪費2.4.2 表現(xiàn)形式 同樣的信息重復(fù)傳達(dá)，以及信息量過大造成無法識別有用信息的浪費。序號序號信息過多信息過多浪費浪費常見常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1OA郵件重復(fù)接收2每日接收到許多郵件3大量的流程等待審批4微信群消息過多5不同的會議安排同樣的事情2.4.3 原因分析l 信息傳播途徑過多。l 擔(dān)心消息未傳達(dá)。l 缺少信息傳播的標(biāo)準(zhǔn)。2.4.4 案例展示 OA郵箱郵件過多郵箱郵件過多 郵箱中存在過多的郵件，影響重要郵件的閱讀。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 建立郵件發(fā)送的標(biāo)準(zhǔn)，明確“直送”、“抄送”、“密送”的范圍，以及郵件內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化。解解決決措措施施 微信群消息量比較

14、大微信群消息量比較大 微信群消息過多，很容易漏掉與自己相關(guān)的事情。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 微信群人數(shù)不易過多，控制在合理的范圍，通知類的信息通過電話或郵件發(fā)送。解解決決措措施施第二章、庫存浪費運輸浪費第三章3.1 3.1 運輸浪費的概述運輸浪費的概述第三章、運輸浪費 運輸浪費 任何不為工作過程所必需的物料的搬動或者信息的流轉(zhuǎn)。 3.1.1 運輸浪費的定義3.1.2 運輸浪費的特征3.1.3 運輸浪費的分類1、信息的傳遞2、物料的搬運 大部分人皆會認(rèn)同運輸是一種無效的動作，也有人會認(rèn)為運輸是必須的動作，因為沒有運輸，如何做下一個動作？很多人都有這種想法。正因為如此，大多數(shù)人默認(rèn)它的存在，而不設(shè)法消除它

15、。運輸?shù)睦速M若分解開來，又包含放置、堆積、移動、整理等動作的浪費。3.2 3.2 信息的傳遞信息的傳遞第三章、運輸浪費3.2.1 認(rèn)識浪費3.2.2 表現(xiàn)形式 由于信息傳遞不及時或者信息傳遞的方式不當(dāng)造成信息傳遞時間過長的浪費。序號序號信息傳遞信息傳遞浪費浪費常見常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1信息傳遞的工具選擇不當(dāng)2業(yè)務(wù)流程審批節(jié)點設(shè)置不合理3郵件過多的轉(zhuǎn)發(fā)4未能及時回復(fù)的郵件、流程等3.2.3 原因分析l 多余的流程節(jié)點。l 信息傳遞方式不當(dāng)。l 傳遞的活性低下。3.2.4 案例展示 紙質(zhì)報價單傳遞的浪費紙質(zhì)報價單傳遞的浪費 供應(yīng)商的紙質(zhì)報價單通過郵寄的方式送到公司，造成報價信息遲緩。浪浪費費現(xiàn)

16、現(xiàn)象象 建立網(wǎng)上報價系統(tǒng)，實現(xiàn)報價信息的實時傳遞。解解決決措措施施 流程節(jié)點不合理的浪費流程節(jié)點不合理的浪費 流程節(jié)點不合理，流程中存在多余的節(jié)點，影響傳遞效率。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 通過流程優(yōu)化的方法，對流程中的問題節(jié)點消除、合并、重組。解解決決措措施施第三章、運輸浪費3.3 3.3 物料的搬運物料的搬運第三章、運輸浪費3.3.1 認(rèn)識浪費3.3.2 表現(xiàn)形式 由于物料位置需要發(fā)生變化造成多余的搬運過程的浪費。序號序號物料搬運物料搬運浪費浪費常見常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1送材料到另一個廠區(qū)2送文件審批3搬東西到庫房4物料存放位置過遠(yuǎn)3.3.3 原因分析l 需要審批和簽字。l 布局不當(dāng)。l 集中存

17、放。3.3.4 案例展示 送報告審批送報告審批 桃花人員送報告去大廠審批。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 建立電子審批流程。解解決決措措施施 流程節(jié)點不合理的浪費流程節(jié)點不合理的浪費 茶水柜位置沒有插座，燒水時需要走到別的地方。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 進行合理的空間布局，調(diào)整位置。解解決決措措施施第三章、運輸浪費動作浪費第四章4.1 4.1 動作浪費的概述動作浪費的概述第四章、動作浪費4.1.1 動作浪費的定義4.1.2 動作浪費的特征4.1.3 動作浪費的分類動作浪費 不增加產(chǎn)品或服務(wù)價值的任何人員的動作；1、搜尋2、重復(fù)作業(yè) 只用一只手作業(yè) 步行距離長 必要的工具不在身邊 拆解、安裝需要時間 反復(fù)的作業(yè)4 4

18、.2 2 搜尋搜尋4.2.1 認(rèn)識浪費4.2.2 表現(xiàn)形式 尋找人員、信息、材料等多余動作或者慢動作的浪費行為。序號序號搜尋搜尋浪費浪費常見常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1在電腦中搜尋存放的材料2尋找辦公柜中的辦公用品、資料3尋找辦事人員的浪費4尋找郵件、通知、工作安排的信息4.2.3 原因分析l 布局不合理。l 信息不公開。l 缺少工作計劃。第四章、動作浪費4.2.4 案例展示 尋找電腦文件的浪費尋找電腦文件的浪費 電腦中文件存放無序，需要時不斷的尋找。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 定時清理電腦文件，同時建立電腦文件夾標(biāo)準(zhǔn)。解解決決措措施施 尋找以往的通知郵件尋找以往的通知郵件 由于事情多等原因，以往的通知，

19、工作安排記不清楚，再次尋找。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 將工作計劃進行目視化管理，通過待辦事宜，能夠一目了然，避免重復(fù)尋找。解解決決措措施施第四章、動作浪費4 4.3 3 重復(fù)作業(yè)重復(fù)作業(yè)4.3.1 認(rèn)識浪費4.3.2 表現(xiàn)形式 工作過程中一些沒有價值的重復(fù)動作的浪費行為。序號序號重復(fù)作業(yè)浪費常見重復(fù)作業(yè)浪費常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1出門之后發(fā)現(xiàn)東西忘帶，折回去拿2離開之后想起設(shè)備未關(guān)機，回去關(guān)機3一件事情找人反復(fù)對接4信息流與物流重復(fù)作業(yè)4.3.3 原因分析l 計劃不明確。l 工作缺少檢查。l 缺少標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)。第四章、動作浪費4.3.4 案例展示 事情反復(fù)對接的浪費事情反復(fù)對接的浪費 信息系統(tǒng)開發(fā)前，開

20、發(fā)人員經(jīng)常與需求人員反復(fù)對接。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 建立標(biāo)準(zhǔn)的需求調(diào)研模板，按照標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)，減少對接次數(shù)。解解決決措措施施第四章、動作浪費 離開后忘記關(guān)電腦后再次折回的浪費離開后忘記關(guān)電腦后再次折回的浪費 人員離開后，忘記或者不清楚有關(guān)閉電腦，然后返回去重新關(guān)閉的浪費。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 1、建立小便簽貼在電腦上進行提醒。 2、電腦設(shè)置超時睡眠的模式。解解決決措措施施缺陷和返工第五章5.1 5.1 缺陷和返工的概述缺陷和返工的概述第五章、缺陷和返工5.1.1 缺陷和返工的定義5.1.2 缺陷和返工的特征5.1.3 缺陷和返工的分類缺陷和返工 由于信息錯誤、缺失和不完全，產(chǎn)生需要糾正的誤差；1、錯誤2、

21、缺失缺陷和返工都會造成人工、材料、設(shè)備的等待的浪費；處理缺陷的過程是額外的成本支出；返工會造成交貨期的延遲，引起顧客抱怨。5.2 5.2 錯誤錯誤5.2.1 認(rèn)識浪費5.2.2 表現(xiàn)形式 輸出的工作結(jié)果與需求目標(biāo)不一致的錯誤缺陷。序號序號錯誤常見錯誤常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1錯誤的文件（圖紙、報價）2錯誤的物料清單3過時的工作手冊4錯誤的方案策劃5.2.3 原因分析l 未按標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)。l 缺少對結(jié)果檢查。l 更新不及時。第五章、缺陷和返工5.2.4 案例展示 過時的工作手冊過時的工作手冊 信息系統(tǒng)更新后，增加了功能，但是操作手冊未更新，與現(xiàn)有系統(tǒng)不一致。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 當(dāng)系統(tǒng)升級過后，應(yīng)及時發(fā)

22、布更新后操作手冊。解解決決措措施施 錯誤的物料清單錯誤的物料清單 由于工作疏忽等原因造成物料清單編制出錯。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 工作完成后應(yīng)對結(jié)果進行檢驗。 解解決決措措施施第五章、缺陷和返工5 5.3 3 缺失缺失5.3.1 認(rèn)識浪費5.3.2 表現(xiàn)形式 輸出結(jié)果與目標(biāo)有一定的偏差，輸出低質(zhì)量的產(chǎn)品，需要返工的浪費。序號序號缺失常見缺失常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1未按要求提供材料2會議通知缺少時間、地點3方案策劃缺少推進計劃4缺少周計劃、日計劃5.3.3 原因分析l 缺少作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；l 工作疏忽；l 缺少培訓(xùn)。第五章、缺陷和返工5.3.4 案例展示 日工作沒有計劃安排日工作沒有計劃安排 平日的工作沒

23、有制定明確日計劃。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 解解決決措措施施 策劃方案缺少推進計劃策劃方案缺少推進計劃 信息系統(tǒng)開發(fā)策劃方案缺少明確的推進計劃，內(nèi)容不完整。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 建立標(biāo)準(zhǔn)的策劃方案模板。解解決決措措施施第五章、缺陷和返工 通過建立規(guī)范的Obeya room實現(xiàn)日計劃的達(dá)成。工作流程浪費第六章6.1 6.1 工作流程浪費的概述工作流程浪費的概述第六章、工作流程的浪費6.1.1 工作流程浪費的定義6.1.2 工作流程浪費的特征6.1.3 工作流程浪費的分類工作流程浪費 從顧客角度來說，對產(chǎn)品或服務(wù)無價值的工作；1、未使用的流程2、繁瑣的流程響應(yīng)客戶需求速度放緩、產(chǎn)品交付延遲增多，客戶滿意度低下

24、；員工各層級之間上下反復(fù)溝通，效率低下；各部門協(xié)作困難，管理者整天忙于救火；流程關(guān)鍵控制點缺失，漏洞百出；流程控制點過多，風(fēng)險和效率低下并存。6.2 6.2 未使用的流程未使用的流程6.2.1 認(rèn)識浪費6.2.2 表現(xiàn)形式 制度、管理規(guī)范中過時或者未使用過的工作流程或者標(biāo)準(zhǔn)。序號序號未使用流程未使用流程的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1電子流程未正常使用2流程與現(xiàn)狀不符3流程節(jié)點不明確4相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)未規(guī)范運行6.2.3 原因分析l 缺少運行規(guī)范。l 未及時更新優(yōu)化。第六章、工作流程的浪費6.2.4 案例展示 未按流程執(zhí)行未按流程執(zhí)行 工作中存在跨越流程的狀況發(fā)生。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 建立運行規(guī)范，監(jiān)督運行過程。

25、解解決決措措施施 未使用的電子流程未使用的電子流程 OA中存在一些電子流程未正常使用浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 將不再用或未用的流程撤銷或者更新為最新的流程。 解解決決措措施施第六章、工作流程的浪費6.3 6.3 繁瑣的流程繁瑣的流程6.3.1 認(rèn)識浪費6.3.2 表現(xiàn)形式 節(jié)點多、時序不合理等情況造成工作流程周期過長的浪費。序號序號繁瑣的流程常見繁瑣的流程常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1流程節(jié)點過于繁雜2流程時序設(shè)置不合理3流程順序設(shè)置不合理4流程效率低下6.3.3 原因分析l 工作流不暢，工作方法經(jīng)驗化，協(xié)調(diào)多。l 流程人為分割，各自為政。第六章、工作流程的浪費6.3.4 案例展示 身份證條碼打印身份證條

26、碼打印 每天整車需要打印身份證及條碼分別五六百份，然后將條碼與身份證匹配粘貼。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 通過軟件優(yōu)化實現(xiàn)，身份證條碼一體化，減少流程節(jié)點。解解決決措措施施 信息系統(tǒng)開發(fā)流程周期長信息系統(tǒng)開發(fā)流程周期長 信息系統(tǒng)開發(fā)流程9個節(jié)點，流程周期長浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 通過流程優(yōu)化的方法實現(xiàn)周期縮短30% 解解決決措措施施第六章、工作流程的浪費過量產(chǎn)出第七章7.1 7.1 過量產(chǎn)出的概述過量產(chǎn)出的概述第七章、過量產(chǎn)出7.1.1 過量產(chǎn)出的定義7.1.2 過量產(chǎn)出的特征7.1.3 過量產(chǎn)出的分類過量產(chǎn)出 輸出的信息、材料超出下一個流程（顧客）的需求或者過早、過快的滿足需求。1、過量產(chǎn)出2、過早產(chǎn)出提早

27、用掉了材料和人工，過早產(chǎn)生各種費用；過量產(chǎn)出會把“等待浪費”隱藏起來，使管理人員漠視等待的發(fā)生和存在；過量產(chǎn)出會產(chǎn)生庫存、搬運的浪費。7.2 7.2 過量產(chǎn)出過量產(chǎn)出7.2.1 認(rèn)識浪費7.2.2 表現(xiàn)形式 輸出的工作結(jié)果超出顧客當(dāng)前的需求形成的浪費。序號序號過量產(chǎn)出常見過量產(chǎn)出常見的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1過量的培訓(xùn)2過量的會議3過量的設(shè)備、系統(tǒng)功能4過量的信息材料7.2.3 原因分析l 目標(biāo)不清晰。l 以防萬一的思維。第七章、過量產(chǎn)出7.2.4 案例展示 過量的培訓(xùn)過量的培訓(xùn) 有些培訓(xùn)與員工的需求并非緊密聯(lián)系，仍要接受培訓(xùn)的現(xiàn)象。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 培訓(xùn)需求分析明確具體培訓(xùn)對象。解解決決措措施施

28、 過量的系統(tǒng)功能過量的系統(tǒng)功能 系統(tǒng)中存在不是用戶需求的功能。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 根據(jù)用戶需求開通相應(yīng)的權(quán)限。 解解決決措措施施第七章、過量產(chǎn)出7.3 7.3 過早產(chǎn)出過早產(chǎn)出7.3.1 認(rèn)識浪費7.3.2 表現(xiàn)形式 輸出的工作結(jié)果過早產(chǎn)生資源的浪費。序號序號過早產(chǎn)出過早產(chǎn)出的表現(xiàn)形式的表現(xiàn)形式1開會、培訓(xùn)過早到達(dá)場地2過早發(fā)送消息3過早的培訓(xùn)教育7.3.3 原因分析l 計劃不明確。l 以防萬一的思維。第七章、過量產(chǎn)出7.3.4 案例展示 過早的會議通知過早的會議通知 提前一個月發(fā)布會議通知浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 通知、消息發(fā)布可在一周之內(nèi)，避免過早發(fā)送，忘記的情況。解解決決措措施施 過早的到達(dá)會議場地過早的到達(dá)會議場地 開會時提前半個多小時到達(dá)會議室。浪浪費費現(xiàn)現(xiàn)象象 按照通知時間提前10分鐘以內(nèi)到達(dá)。 解解決決措措施施第七章、過量產(chǎn)出消除浪費第八章8.1 8.1 消除浪費的目的消除浪費的目的 實現(xiàn)辦公室物流和信息流的快捷通暢； 不間斷的改進辦公環(huán)境和工作流程； 強化辦公人員精益辦公理念；第八章、消除浪費8.1.1 消除浪費的目的8.2 8.2 識別浪費的方法識別浪費的方法第八章、消除浪