采購付款及報銷管理制度

1、精心打造采購付款及報銷管理制度第一章總則第一條 為規(guī)范工程項目采購付款及報銷流程，確保付款及報銷規(guī)范、暢順，特 制定本制度。第二條 適用范圍：本制度適用于集團總部、各分子公司及各項目部。第二章采購合同簽訂的要求第三條 公司工程項目采購業(yè)務均需簽訂采購合同，采購合同是付款和報銷的必 備文件。1 .公司工程項目所需的各類材料物資、固定資產(chǎn)、相關(guān)服務、勞務分包、工程 分包根據(jù)批準的相關(guān)文件與供應商簽訂采購合同。2 .工程項目所需的材料物資、固定資產(chǎn)、相關(guān)服務的采購合同由采購部負責簽 訂，勞務分包、工程分包業(yè)務的采購合同由策控中心負責簽訂，對于特殊情 況下經(jīng)總裁特批的業(yè)務除外。3 .采購合同由公司各分

2、管業(yè)務責任人負責審批，報分管領(lǐng)導核準后由業(yè)務經(jīng)辦 人將生效的合同（或合同復印件）報送一份到財務部成本會計處留存。4 .財務部不接受被涂改及未經(jīng)公司總裁或有權(quán)簽字副總簽批的采購合同。第四條 采購合同文本原則上采用公司編制的標準模版，若相關(guān)條款偏離公司編 制的標準模版，須由采購部、法務部、商務部等相關(guān)部門協(xié)商一致后方可簽訂。第三章采購業(yè)務取得采購憑據(jù)的要求第五條采購業(yè)務完成后原則上都須取得供應商出具的發(fā)票。1 .購買工程項目材料、固定資產(chǎn)、可取得增值稅發(fā)票的相關(guān)服務等采購業(yè)務原 則上均應取得供應商開具的增值稅發(fā)票，在同等成本條件下須優(yōu)先取得在抵 扣期內(nèi)的增值稅專用發(fā)票。2 .發(fā)生工程分包和勞務分包

3、的，須取得具有合格資質(zhì)的分包商從稅局代為開出 的工程發(fā)票。3 .發(fā)生項目費用的須取得合格的相關(guān)費用發(fā)票。4 .采購發(fā)票所開具的內(nèi)容須與合同內(nèi)容相符，與實際業(yè)務相匹配。第六條 對于零星采購，金額較小確實無法取得發(fā)票的，須特別審批。第七條 材料入庫須開具入庫單，同時須取得供應商的送（發(fā)）貨單。第四章采購付款及報銷的要求第八條采購付款及報銷須按規(guī)范粘貼合格的憑據(jù)，經(jīng)財務審核無誤后方予辦理。 第九條 工程項目采購的原材料辦理付款及報銷，后附的合格憑據(jù)依次為批準文 件、采購發(fā)票、入庫單、對方送（發(fā)）貨單、采購合同及其它必需附件；工程項 目采購的固定資產(chǎn)辦理付款及報銷時后附的合格憑據(jù)和次序除了使用驗收單替

4、 代入庫單外，其他與原材料同。第十條對于預付款，辦理付款時后附的合格憑據(jù)依次為批準文件、采購合同及 其它必需附件。無特殊情況，除采購生產(chǎn)急需材料業(yè)務外，其他預付款業(yè)務在未 結(jié)算總貨款或工程款前，不得預付全部價款。第十一條工程分包和勞務分包辦理付款及報銷，后附的合格憑據(jù)依次為批準文件、采購發(fā)票、分包合同及其它必需附件。第十二條 財務本著“給誰付款、誰開發(fā)票”的原則辦理付款及報銷手續(xù)，貨、 款、票、合同須彼此銜接一致。第十三條 對一次簽訂合同、多次進貨的，在第一次進貨后報銷時要附合同，在 以后報銷時可不附合同，但須標注采購合同號及項目名稱。如果根據(jù)采購合同采 購價格發(fā)生變化，須后附經(jīng)我司簽批同意的

5、供貨方的調(diào)價函。第十四條 付款方式主要有轉(zhuǎn)帳支票、銀行電匯、銀行承兌匯票、現(xiàn)金等，為了規(guī)范付款管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和糾紛，款項的支付主要以銀行付款或銀 行承兌匯票付款為主，原則上超過1萬元的業(yè)務或經(jīng)常性的供應商款項均以銀行 電匯、轉(zhuǎn)帳支票或承兌匯票支付，無特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。第十五條向供應商支付貨款原則上應取得收款收據(jù)，支付現(xiàn)金的必須及時取得 收款收據(jù)。第十六條 采購的報銷時限為一個月，自收到貨物或服務后一個月內(nèi)，在此期限內(nèi)，采購部或策控中心須及時取得相應的采購發(fā)票等合格憑據(jù)辦結(jié)報銷手續(xù)。 超 過報銷期而不及時報銷者，公司將予以處罰，有借款掛賬者，財務直接從其工資 中扣除。第五章對

6、零星采購的特殊規(guī)定第十七條公司資產(chǎn)采購以集團集中采購方式為主，零星采購方式為輔。第十八條 零星采購分為正常業(yè)務和例外業(yè)務。正常業(yè)務適用于品種繁雜、單價 較低、單次采購的金額較小、不適于集團集中采購的輔材或低值易耗品的采購。例外業(yè)務適用于因不易購買、偶然情形、特殊原因等發(fā)生的單次采購的數(shù)量較小、 單次采購金額較小、不適于集團集中采購的主材或固定資產(chǎn)的采購以及其他特殊 情形的采購，例外業(yè)務須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導特別批準。第十九條 一個項目所需一種材料預算在人民幣 3萬元以上（含本數(shù)）的，原則 上須由集團集中采購，不得零星采購，特殊情況除外。第二十條 零星采購原則上須與供應商簽訂合同，無法簽訂的可予以豁免。第

7、二十一條 零星采購向供應商付款，原則上單次購買人民幣2000元以上須通過 銀行轉(zhuǎn)賬，確實無法采用銀行結(jié)算的，才可以現(xiàn)金結(jié)算。第二十二條 嚴禁相關(guān)部門編造理由化整為零，以零星采購程序替代集團集中采購程序，從而規(guī)避集團集中采購的相關(guān)規(guī)定，若有發(fā)現(xiàn)將予以處罰。第二十三條 零星采購的申購：每月初，由各工程項目部根據(jù)施工進度或?qū)嶋H需 求估算每月需零星采購的材料品種、規(guī)格、數(shù)量，向公司材料采購部提出申請， 說明采取零星采購方式的原因，并分別附列擬實施采購的材料的供應商或采購 地。低值易耗品和固定資產(chǎn)的零星采購由相關(guān)單位比照前述材料申購辦理。第二十四條零星采購的材料、低值易耗品或固定資產(chǎn)的入庫或驗收手續(xù)同集

8、中采購的對應物資。第二十五條零星采購業(yè)務可以申請備用金，以備現(xiàn)金結(jié)算之需。除了備用金之外，公司不批準項目人員個人借款。 備用金須每月與財務結(jié)算一次，憑合格的憑 據(jù)報賬，未用完的及時辦理退還再借手續(xù)。第二十六條零星采購的材料、低值易耗品或固定資產(chǎn)，報銷手續(xù)同集中采購的 對應物資。第二十七條 一個工程項目或一個部門一個月內(nèi)發(fā)生多次零星采購行為的，可合 并報銷結(jié)算或沖賬，但每張報銷單據(jù)須注明購買人，相同項目或部門的相同購買 人的報銷單據(jù)整理到一起，從最遲一筆報銷單據(jù)的時間算起，報銷期限不超過一 個月，超期者不予報銷，特殊情況除外。第六章定期對賬制度第二十八條 為確保各類業(yè)務單據(jù)按時取得及保證與供應商

9、賬目相符，財務部將 實行定期對帳制度：與公司業(yè)務經(jīng)辦人備查帳核對時間周期為每月一次，時間為次月5-15日；與供應商對賬每季一次，核對范圍為當季季內(nèi)與公司發(fā)生經(jīng)濟業(yè) 務往來的單位，由業(yè)務經(jīng)辦人負責與相應的供應商協(xié)調(diào)取得對方業(yè)務往來賬單（需經(jīng)手人簽名并加蓋賬務或業(yè)務公章），并最遲于次月10日前交財務部往來會 計處，由往來會計負責核對并作核對情況備查記錄。第二十九條 凡業(yè)務經(jīng)辦人未設(shè)立業(yè)務備查賬或賬目不清，導致公司與供應商未 能按時完成對賬工作的，公司將予以處罰；特殊情況經(jīng)當事業(yè)務經(jīng)辦人提出申請， 財務部確認的除外。第七章附則第三十條 本制度由材料采購部、工程運營中心、財務管理中心聯(lián)合解釋 第三十一

10、條 本制度經(jīng)總裁簽發(fā)之日起執(zhí)行。附件一：公司的工程物資分類表:材料 類別序 號材料子類核算范圍備注工程主 材01板材附飾類石材、陶瓷、玻璃、墻紙、地毯、布 藝等價值低的放輔材核算02鋼材龍骨類鋼筋、龍骨等03家具類門、窗、沙發(fā)、床、柜子等04粘合材料類石膏、油漆、涂料、水泥、石灰等05電子電器電氣類電視、冰箱、空調(diào)、電梯；燈具、管 線、開關(guān)、插座等06潔具類馬桶、浴缸等07管道材料給、排水管道。配件08其他主材特定材料工程輔 材01緊固件類各類螺絲、墻釘、在工程施工中起到 緊固做用的（除主材、周轉(zhuǎn)）以外的 各種材料02輔助五金電器項目臨時用水、用電產(chǎn)生的各種五金、 電器材料03其他輔助材料除五金、電器以外的價值低廉的材料、低值易 耗品01工器具鉗子、螺絲刀、工程檢測尺等各類儀 器器具02辦公家具辦公桌、椅子、電話、文件柜等各類 辦公用品設(shè)施此辦公家具是在項目部辦公 所用而非工程施工中所需的 家具材料，一定要切記分開03勞保用品安全貓、口罩、手套、滅火器、安全 防護用品、設(shè)施等各項在工程中