萬科物業(yè)社區(qū)文化活動組織工作指引

1、1、目的為各地物業(yè)公司社區(qū)文化活動組織工作提供指引2、圍本指引適用于集團(tuán)下屬各地物業(yè)公司。3、職責(zé)3.1. 集團(tuán)物業(yè)管理部負(fù)責(zé)本指引的編寫、修改、發(fā)布;3.2. 各地物業(yè)公司負(fù)責(zé)在本指引的根底上根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r制定社區(qū)文化活動的相關(guān)制 度和規(guī)，各工程管理處負(fù)責(zé)社區(qū)文化活動的組織實(shí)施4、方法和過程控制4.1社區(qū)文化活動的組織分為活動籌劃、活動準(zhǔn)備、活動實(shí)施、活動效果評估四個階段。4.2社區(qū)文化活動籌劃階段社區(qū)文化活動籌劃方案的編制各公司需在充分了解業(yè)主需求和自身資源的根底上，結(jié)合公司社區(qū)文化目標(biāo)提前中小型社區(qū) 文化活動應(yīng)至少提前一個月，大型社區(qū)文化活動至少提前2個月制定具體活動方案?；I劃方案需要表達(dá)

2、整個活動的構(gòu)思與安排，使人清晰的了解整個活動的容和設(shè)想。方案容應(yīng)包括以下要點(diǎn)：? 活動目的：明確組織活動的目的，以與預(yù)期希望到達(dá)的效果和目標(biāo)。?活動時間和地點(diǎn)：明確活動開展的具體時間和地點(diǎn)。? 活動主題：中、小型活動只確定一個主題，大型活動可以在一個大的主題背景下擬定系列小主題。主題要求精簡、時尚、特色鮮明，能準(zhǔn)確表達(dá)活動特點(diǎn)，朗朗上口，易于傳播。?活動主辦方、承辦方：明確整個活動的組織責(zé)任人與分工。?活動參與對象與規(guī)模：明晰活動的參與對象，可以以年齡、文化層次、性別等為依據(jù)劃分。?活動容與開展形式：需簡要闡述具體活動的容以與開展形式、流程，涉與比賽工程要具體列出比賽規(guī)那么、獎項設(shè)置等容。?

3、協(xié)作機(jī)構(gòu)：包括此次活動的所有協(xié)助聯(lián)合單位，如政府、街道、商家、學(xué)校等。?活動宣傳方案：分為前期宣傳、中期宣傳和后期宣傳。分別確定宣傳的責(zé)任人、宣傳時間階段、宣傳手段、規(guī)模、預(yù)期效果等。? 活動責(zé)任人：確定活動總負(fù)責(zé)人與工程負(fù)責(zé)人。費(fèi)用預(yù)算：預(yù)算出活動實(shí)施涉與的全部費(fèi)用，包括物資費(fèi)用、宣傳費(fèi)用、接待費(fèi)用、獎品獎金等，以便于領(lǐng)導(dǎo)決策審批。經(jīng)費(fèi)來源：確定活動經(jīng)費(fèi)的來源，可積極通過地產(chǎn)營銷活動贊助、商業(yè)贊助、活動冠名權(quán)等形 式吸引社會資源的支持。具體活動的安排：如晚會的節(jié)目單；運(yùn)動會的日程表等。16-1310517.doc社區(qū)文化活動籌劃階段本卷須知? 充分了解業(yè)主需求，調(diào)動業(yè)主參與積極性；? 各類活

4、動大中小相結(jié)合，面對不同的受眾全體。? 高度整合、協(xié)調(diào)社區(qū)文化活動資源，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化；? 跨部門的大型活動要成立活動組委會，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌活動全過程；? 配合地產(chǎn)營銷的社區(qū)文化活動要在物業(yè)和地產(chǎn)目標(biāo)一致、優(yōu)勢互補(bǔ)、各取所需的根底上進(jìn)展,將銷售和文化活動有機(jī)結(jié)合，到達(dá)雙贏的效果。4.3社區(qū)文化活動準(zhǔn)備階段優(yōu)化活動方案，制定詳細(xì)活動方案實(shí)施細(xì)那么與時對活動方案進(jìn)展調(diào)整、優(yōu)化，盡量消除活動的不利因素，制定相應(yīng)的活動實(shí)施細(xì)那么，確 保活動到達(dá)預(yù)期效果。實(shí)施細(xì)那么容包括：工作進(jìn)度安排推行方案、工作人員職責(zé)分工表、工作準(zhǔn)備清單、物資準(zhǔn)備清單、報名組織、活動場地與環(huán)境安排、車輛安排、現(xiàn)場效勞方案、獎項設(shè)置等

5、，確保整個活動順利舉辦，對工作進(jìn)程進(jìn)展監(jiān)視控制。幣£實(shí)扈細(xì)那么。五17一due按照活動方案開始實(shí)施前期宣傳方案：活動的前期宣傳是整個活動能否到達(dá)預(yù)期效果的關(guān)鍵。前期宣傳側(cè)重氣氛的營造，活動規(guī)模的介紹，是預(yù)告性的宣傳。宣傳方式：? 確定宣傳對象和宣傳容、設(shè)計樣稿，統(tǒng)一宣傳口徑，并培訓(xùn)到位。? 制作吊旗、橫幅、海報、短信、廣告，通過網(wǎng)絡(luò)、媒體、宣傳欄、社區(qū)刊物、背景播送、電子屏幕、電梯、樓道、人際傳播、直郵邀請函等，對活動進(jìn)展宣傳，營造活動氣氛。? 對所有面向業(yè)主的崗位工作人員進(jìn)展活動信息培訓(xùn)或傳達(dá)，設(shè)咨詢點(diǎn)承受業(yè)主咨詢，鼓勵業(yè)主 參與，擴(kuò)大宣傳面。433整個活動安排要求嚴(yán)格按照工作進(jìn)度

6、表實(shí)施，以確保整個活動的順利開展。由活動總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全面監(jiān)視和跟進(jìn)各工程責(zé)任人的工作完成情況和完成效果。提前一周制定緊急情況預(yù)案緊急情況因素：平安事件、交通、消防、設(shè)備、天氣變化、業(yè)主參與面變化、工作人員缺席、 停水、停電、獎品準(zhǔn)備不到位或不夠等。結(jié)合不同活動的特點(diǎn)，針對可能出現(xiàn)的緊急情況，制定較 為詳盡的應(yīng)急措施，掌握主動權(quán)，有效防止因意外情況的發(fā)生給活動開展帶來障礙或影響。特別提醒：戶外活動要借助專業(yè)資源，并進(jìn)展醫(yī)療、保險保障、配備足額平安人員、提前進(jìn)展 戶外線路的考察。4.3.5 準(zhǔn)備工作完成社區(qū)文化活動準(zhǔn)備階段本卷須知：?活動前期宣傳要至少提前一周到位；?活動負(fù)責(zé)人要與時跟進(jìn)各項準(zhǔn)備工

7、作和物資的到位情況；?緊急情況預(yù)案中對緊急物資準(zhǔn)備、預(yù)案操作流程、責(zé)任人等進(jìn)展細(xì)致部署，以確保萬無一失。?對于大型、重要、時間進(jìn)度要求較高的活動，如晚會等，應(yīng)提前進(jìn)展預(yù)演和彩排。?對于大型、參與人數(shù)較多的活動應(yīng)提前做好各類準(zhǔn)備工作，可與當(dāng)?shù)嘏沙鏊茸龊弥獣?，保持?lián)系，必要時可爭取得到警方的協(xié)助，關(guān)注活動現(xiàn)場秩序。如：地區(qū)警方就規(guī)定社區(qū)活動參與 人數(shù)超過500人次以上必須提前二星期上報派出所并取得舉辦社區(qū)活動許可證方可舉行相應(yīng)活 動。4.4社區(qū)文化活動實(shí)施階段召開活動預(yù)備會。跟進(jìn)活動實(shí)施方案，與時通報；相關(guān)人員到位。包括工作人員、邀請的嘉賓、相關(guān)媒體等；加強(qiáng)活動現(xiàn)場過程控制。注意需配合協(xié)助的事項

8、，保證活動按方案實(shí)施；4.4.4 活動現(xiàn)場信息暢通。組織大型活動或戶外活動時，相關(guān)工作人員須配備通訊工具，確保信息通暢；445活動現(xiàn)場秩序的控制。平安、預(yù)防措施到位，發(fā)生異常即時啟動應(yīng)急方案，將損失控制在取小圍；活動現(xiàn)場時間的控制。盡可能將活動時間安排在方案圍，如有特殊情況需變動或延時，應(yīng)綜合考慮參與者和活動負(fù)責(zé)人的意見。后勤保障。確?；顒痈黜椢镔Y按時到位，為工作人員提供后勤效勞。對活動合作方在現(xiàn)場商業(yè)行為的控制。加強(qiáng)對活動協(xié)作方和贊助方的現(xiàn)場商業(yè)行為的管理和監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)違背合作約定的行為要立即制止，以免過濃的商業(yè)氣息給業(yè)主造成反感。4.4.9 與時評估改進(jìn)。 對已開展的工程與時進(jìn)展階段性總結(jié)、

9、評估，并在下一階段實(shí)施中優(yōu)化、調(diào)整；中期宣傳：中期宣傳側(cè)重對活動效果的報道和活動過程的改進(jìn)宣傳方式：活動快報、信息掛網(wǎng)、媒體宣傳、口碑傳播、信息反響、方案評估、評估后調(diào)整、制作統(tǒng)一美觀的活動宣傳展板活動完畢后的清理工作?；顒油戤吅笈c時清理現(xiàn)場，回收物資。社區(qū)文化活動實(shí)施階段本卷須知?實(shí)施階段的工作分工細(xì)節(jié)十分重要，要盡量準(zhǔn)確詳盡；?現(xiàn)場工作人員至少提前半個小時到位，便于再次檢查各項準(zhǔn)備工作的到位情況，與時補(bǔ)救；?活動總負(fù)責(zé)人必須把各實(shí)施環(huán)節(jié)有機(jī)串聯(lián)起來，進(jìn)展嚴(yán)格、有效監(jiān)控，以確?；顒恿鞒痰捻槙场?.5社區(qū)文化活動效果評估階段：評估目的：活動完畢后，與時進(jìn)展總結(jié)評估，為以后的活動組織提供借鑒。評

10、估手段：1活動現(xiàn)場效果評估：參與業(yè)主意見收集、現(xiàn)場觀眾意見整理。2后續(xù)評估：?正式評估：專題活動回訪或走訪、發(fā)放回收活動調(diào)查表、總結(jié)座談會、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查等,參與活動組織實(shí)施的工作人員座談；?非正式評估：個別回訪、面談交流；活動總結(jié)：? 資料文檔、照片、錄象整理、歸檔：? 活動現(xiàn)場的情況描述、效果總結(jié)、評估與組織工作評估。?缺乏之處與改進(jìn)措施的總結(jié)。后期宣傳：后期宣傳側(cè)重與對活動整體效果的宣傳、品牌的宣傳，可以擴(kuò)大活動影響力，延 續(xù)活動效果。宣傳方式：通過媒體、小區(qū)刊物、網(wǎng)絡(luò)、成果展、活動光碟、帽子、紀(jì)念衫、紀(jì)念冊等對活動 進(jìn)展宣傳，進(jìn)一步擴(kuò)大活動影響。社區(qū)文化活動效果評估階段本卷須知?應(yīng)注意完整收

11、集、保存相關(guān)活動文字、圖片資料，存檔備案；?要力事，對活動情況和效果進(jìn)展真實(shí)反映；?注重對缺乏之處的總結(jié)，并提出改進(jìn)措施，為今后工作提供借鑒。4.6社區(qū)文化活動組織難點(diǎn)與建議? 業(yè)主參與性難以控制建議：關(guān)注業(yè)主需求，多做調(diào)研。根據(jù)社區(qū)業(yè)主的品味愛好、年齡有針對性地組織活動；注重 活動創(chuàng)意，增強(qiáng)吸引力，擴(kuò)大參與面。? 活動場地有限。建議：積極尋找外部資源，盡量協(xié)調(diào)時間和場地，充分利用社區(qū)、社區(qū)間和社會資源。? 活動經(jīng)費(fèi)缺乏。建議：從物業(yè)管理費(fèi)中提前預(yù)算此塊費(fèi)用，同時積極尋找社會資源，爭取開發(fā)商、社區(qū)商鋪、 專業(yè)機(jī)構(gòu)、社會商家贊助；另外，可以嘗試開展局部收費(fèi)性活動。? 宣傳渠道缺乏，難以擴(kuò)大活動的影響面。建議：充分運(yùn)用各種宣傳渠道，加強(qiáng)對活動過程的跟進(jìn)，加大宣傳