用友費用管理解決方案

1、用友費用管理解決方案目錄1 費用管理概述 32 預算管理 42.1 預算編制 42.2 預算控制 43 費用撥付 54 借款管理 55 費用管理 65.1 費用申請 65.2 費用合同 65.3 費用報銷 75.4 費用調(diào)整 86 會計處理 87 費用分析 98 目標用戶 109 競爭優(yōu)勢 111 費用管理概述費用，是企業(yè)控本降耗，提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重要控制指標。在醫(yī)藥行業(yè)，費用控制比成本控制具有更重要的意義。比如制藥行業(yè)，費用大約占到銷售收入的比重 50%左右，而成本只占銷售收入一般不足 10%。根據(jù)會計學重要性原則，顯然在制藥行業(yè)費用控制遠比成本控制重要得多。只講對費用的控制其實是過于狹隘

2、的，費用管理的重點不在控制，更在于費用的有效投放。提高費用的投入產(chǎn)出效果是費用管理的重中之重。費用管理管理的費用范圍包括銷售費用和管理費用。為用戶提供費用預算的編制，費用報銷的支付，費用的投入產(chǎn)出效果分析等功能。流程說明： 由業(yè)務員提出費用申請，費用申請受費用預算控制，即只能在預算內(nèi)提出費用申請。費用申請經(jīng)各級權(quán)責人審批后，營銷財務編制會計憑證：借費用，貸預提(是否編制憑證，以及編制什么憑證，用戶可自行決定，此處的借費用貸預提，只是常見模式)。 有的費用申請需要進一步簽訂費用合同，比如在藥店或超市要舉辦某個市場活動，經(jīng)常需要與藥店或超市簽訂一個費用支持合同，即藥店或超市舉辦某個市場活動，廠家給

3、予一定的費用支持。對于需要簽訂費用合同的，依據(jù)費用申請單生成費用合同單。 參照費用申請單生成的費用合同單，由于申請金額不等于合同金額而形成的差額 (一般是節(jié)約差)，營銷財務編制紅字的預提費用憑證，將費用申請時多預提的費用沖回。 費用合同，也可以手工填制。費用合同同樣受費用預算的控制。(是否要預算控制，用戶可以自行設定) 經(jīng)審批后的費用申請單(不需要簽訂費用合同的)、費用合同單，可以參照生成費用報銷單，進行實際的現(xiàn)金支付。費用報銷單可以支付現(xiàn)金，也可以沖抵先前的借款。費用報銷單經(jīng)權(quán)責人審批后，營銷財務編制會計憑證：借應付(之前已走申請流程的)，或借費用(未走申請直接報銷的)，貸現(xiàn)金或其他應收款等

4、。2 預算管理2.1 預算編制可以靈活定義預算項目，可以為不同的預算項目指定不同的編制口徑(按部門+業(yè)務員+客戶任意組合)?？梢造`活定義各費用管理類與預算項目的對應關(guān)系，并在費用單據(jù)錄入時自動匹配找到預算項目。用戶可以在 excel 表中先行編制預算再導入到費用預算單中。支持預算調(diào)整，可以調(diào)增，也可以調(diào)減。2.2 預算控制可以定義費用管理類與預算項目的定義關(guān)系。可以是多個費用管理類對應同一個預算項目。比如可以把預算項目定義為辦事處日常費用，費用管理類的辦公費、差旅費、水電費等都從屬于辦事處日常費用這個預算項目。費用報銷時，只要錄入費用管理類，系統(tǒng)就可以自動匹配帶入默認的預算項目。默認的預算項目

5、可以修改，用于調(diào)劑余缺。根據(jù)選項，當月的預算結(jié)余或預算透支可以轉(zhuǎn)入下月。預算控制力度分為超預算時提醒，超預算時強制終止，不控制等選項。預算超支可以走審批流進行審批。等待審批的信息可以通過短信、郵件、U8 平臺消息通知審批人，提請審批。審批時可以輸入審批意見。審批意見可以通過短信、郵件、U8 平臺消息反饋給提交人，提請按審批意見修改。下圖為審批的反饋信息：3 費用撥付（U8 有此功能，U6 無此功能）處理公司財務向營銷財務，營銷財務向大區(qū)或辦事處劃撥款項的專用單據(jù)。在醫(yī)藥企業(yè)，一般在公司賬套之外再設立一個營銷財務的賬套，營銷財務管轄的各個大區(qū)、辦事處還會在所在地銀行開設備用金賬戶。營銷財務需要系

6、統(tǒng)反映與公司賬套間的資金往來，與大區(qū)、辦事處的資金往來?？梢愿鶕?jù)活動申請單、活動報銷申請單和醫(yī)院開發(fā)申請單、醫(yī)院開發(fā)報銷申請單批準的劃撥額向辦事處撥款。4 借款管理（U8 有此功能，U6 無此功能）借款單是處理備用金借款、市場開發(fā)借款、市場活動借款等員工各種借款的專用單據(jù)?？梢远嘟嵌扔涗浗杩钣猛?，包括借款用于的費用管理類、費用會計類、客戶、存貨、項目(如某項市場活動，進院開發(fā))、客戶聯(lián)系人(如某醫(yī)生、醫(yī)院庫房主管)等?？梢灾苯舆x擇借款單還款，支持多次還款，支持一個員工替另一個員工還款?？梢愿鶕?jù)活動申請單、醫(yī)院開發(fā)申請單向業(yè)務員借款。借款明細表，詳細反映員工借款和還款情況。5 費用管理5.1 費

7、用申請（U8 有此功能，U6 無此功能）費用申請單是業(yè)務代表提交費用的使用申請，以及費用申請的多級審批的專用單據(jù)。應用場景：業(yè)務代表要在某個藥店(或超市)舉辦市場宣傳活動，先提出費用使用申請，申請金額 2000 元，按照申請金額的大小由相應的權(quán)責人(辦事處經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理、銷售付總、總經(jīng)理)審批后，申請可以付諸實行。費用申請?zhí)岢鰰r占用預算額度，超預算時可以走審批流申請審批。5.2 費用合同（U8 有此功能，U6 無此功能）費用合同單是用于記錄廠家與客戶(主要是藥店、超市)簽訂的費用支持合同的專用單據(jù)。應用場景：業(yè)務代表提出的在某藥店舉辦的市場宣傳活動，經(jīng)領導審批后，業(yè)務代表與藥店洽談實際達成支持

8、費用為 1800 元，即某藥店配合廠家做市場宣傳活動給予的費用支持是 18000 元，雙方簽訂費用支持合同。費用合同單可以手工填制，也可以參照費用申請單生成。費用合同單保存后占用預算預算額度，超預算時可以走審批流申請審批。5.3 費用報銷費用報銷單是用于記錄營銷活動或企業(yè)管理活動發(fā)生的各項費用的專用單據(jù)。費用報銷的結(jié)算對象可以是業(yè)務員也可以是客戶。比如報銷的差旅費、招待費等結(jié)算對象是業(yè)務員，報銷的市場支持費用結(jié)算對象是客戶(比如藥店、超市)。費用報銷單是費用管理模塊的核心單據(jù)，可以手工填制，也可以從 excel 中導入生成。還與多個模塊的多張單據(jù)有接口關(guān)系，接口關(guān)系圖如下(即：可以參照這些單據(jù)

9、生成費用報銷單)：費用管理模塊為費用提供兩種分類方法：一是費用管理類，只用于內(nèi)部管理，不對外，二是費用會計類，用于編制會計憑證。用戶可將費用管理類分作如：學術(shù)推廣費、臨床試驗費、商業(yè)咨詢費、市場開發(fā)費等；將費用會計類分作如差旅費、會務費、業(yè)務招待費等。費用管理類與會計類經(jīng)緯結(jié)合，既真實記錄灰色支出，又有效抹平灰色支出痕跡，將灰色支出有效隔絕于外部審計視線之外。比如：臨床費是一種敏感的費用，但在藥品銷售中卻又必不可少。臨床費付給醫(yī)生是無法取得任何合法的商事票據(jù)的，但這些費用還得想法報銷入賬，實踐中多變通為會務費、學術(shù)研討費、招待費等報賬。雖然會計上已按票據(jù)記載的內(nèi)容把臨床費分解成會務費、學術(shù)研討

10、費、招待費入賬，但管理上卻還要能統(tǒng)計出臨床費實際支付了多少。用戶可以根據(jù)管理的實際需要，按部門+業(yè)務員+客戶+費用管理類設定不同報銷金額的審批流程，按部門+業(yè)務員+客戶+預算項目設定超預算的審批流程。實現(xiàn)對費用發(fā)生全過程的有效管理。費用報銷款項的支付對象可以是業(yè)務員，也可以是客戶，可以支付現(xiàn)金(銀行存款)也可以用于抵還之前的借款。5.4 費用調(diào)整費用調(diào)整單主要用于錄入直接在會計部門入賬，而營銷賬套中未能及時反映的費用。比如固定資產(chǎn)折舊，一般在會計部門計提并入賬，但此費用又納入營銷業(yè)績考核，就應該錄入費用調(diào)整單。6 會計處理可根據(jù)已審核的費用報銷單、費用撥付單、借款單和還款單編制會計憑證，傳入總

11、賬系統(tǒng)。費用報銷單生成憑證時，根據(jù)科目設置中的費用科目設置取借方科目，根據(jù)結(jié)算科目設置取貸方科目。費用報銷單編制憑證借什么科目貸什么科目，可自動匹配實現(xiàn)。費用撥付單、借款單、收款單、費用申請單和費用合同單，借貸方科目直接取自單據(jù)上的相關(guān)字段。若需要將費用與總賬分屬兩個賬套，費用賬套中編制的會計憑證可通過總賬工具導入到總賬的賬套中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，減少憑證錄入工作量。7 費用分析費用明細表：反映費用發(fā)生的明細情況，是一張最基本的費用報銷?？梢悦骷毞从掣鱾€業(yè)務員報銷了多少費用，各個辦事處報銷了多少費用，也可以反映費用是因預算執(zhí)行情況分析表：按月反映預算使用及結(jié)余或透支情況的分析報表。在預算范圍內(nèi)使用

12、和報銷費用，是費用管理的基本需求。抵票報銷對照表：反映一個業(yè)務員用什么發(fā)票報銷了什么費用。在實際工作中，由于有很多費用在發(fā)生時無法取得合法的報銷憑據(jù)(比如給醫(yī)生的臨床費)，一般由業(yè)務員自己找替代的發(fā)票來報銷。這樣在賬上記錄的全是按替代發(fā)票的口徑記錄的賬務，無法知道費用的真實用途。企業(yè)需要把賬務上的記錄再還原成真實的用途，因此也有稱作費用還原的。投入產(chǎn)出分析，投入是指投入了多少費用，產(chǎn)出是指產(chǎn)出了多少純銷或回款，反映各分析對象(業(yè)務員、辦事處、客戶、存貨)的花錢效果?？刹樵冃麻_發(fā)客戶的投入產(chǎn)出情況，可對投入的費用(如市場開發(fā)費)做產(chǎn)出純銷的跟蹤。投入產(chǎn)出分析在管理上有重要的作用，比如各種存貨的投

13、入產(chǎn)出效益是不一樣的，有的存貨每投入一元錢，可能純銷額就會有較大的竄升，而有的存貨對投入費用缺乏敏感，投的費用再多，可能純銷額也不會有大的改觀。比如對部門的投入產(chǎn)出分析，我們就可以知道哪些區(qū)域的花錢效果最好，哪些在平均線以上，哪些在平均線以下，實現(xiàn)對部門作出客觀而公正的獎懲。費用管理模塊還提供如費用趨勢分析、付款明細、預算控制等多張分析報表。8 目標用戶 適用于所有行業(yè)。 對銷售費用和管理費用編制預算，控制按預算使用費用，超預算需要審批的，是我們的目標用戶。 需要詳細核算費用報銷，費用報銷需要多級審批的，是我們的目標用戶。 抵票報銷，需要費用還原的，是我們的目標用戶。 關(guān)心費用的使用效果，需要

14、做投入產(chǎn)出分析的，是我們的目標用戶。9 競爭優(yōu)勢 集成度高。U8 標準產(chǎn)品由預算管理和報賬中心、網(wǎng)上報銷多個模塊分別處理預算和費用報銷。U8 費用管理插件包括了預算和費用兩方面內(nèi)容，在一個模塊中全部搞定，集成性和易用性都更好。 領域針對性強。U8 標準產(chǎn)品的預算管理模塊確切的說是全面預算管理，可以對收入、費用、成本、利潤等各項經(jīng)濟指標編制預算，甚至可以編制資產(chǎn)負債表、利潤表這樣的預算。但缺點也是顯面易見的，大而空，不實用，有好多功能對用戶沒意義。U8 費用管理插件專門針對有費用預算和費用報銷時有預算控制需求的用戶量身定制的。象超預算審批，抵票報銷，投入產(chǎn)出分析等都是費用管理領域中很個性的問題。 價格便宜。U8 標準產(chǎn)品預算管理的基礎模塊價 59800 元，每增一個許可要 18000元，報賬中心的基礎模塊價 50000