會(huì)議組織流程及注意事項(xiàng)

1、會(huì)議組織流程及注意事項(xiàng)一、會(huì)議籌備（一）會(huì)議資料準(zhǔn)備在必要時(shí)將參會(huì)人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會(huì)人員的角色（如分成會(huì)議主持、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)普通人員），資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。（二）會(huì)議通知擬定會(huì)議通知分為書面通知和短信通知，其中在較為緊急情況下采用短信通知。1、提前5天擬定會(huì)議通知，報(bào)部門主管審核，再由分管副總審批簽字后以書面文件形式下發(fā)，下發(fā)時(shí)簽收人須登記存檔；2、通知內(nèi)容必須包含時(shí)間（24小時(shí)制）、人物、地點(diǎn)、事件等要素，以“骨”的形式編寫；3、會(huì)議盡量避免安排在周一或其他會(huì)議集中的日期進(jìn)行，會(huì)議時(shí)間的確定須與人力資源部主管協(xié)商并進(jìn)行登記；4、緊急通知采用短信形式下發(fā)，下發(fā)前負(fù)責(zé)

2、人員須擬定短信通知內(nèi)容及參會(huì)人員短號(hào)，交與行政部相關(guān)人員（現(xiàn)為何惠敏）進(jìn)行短信通知。（三）會(huì)議議程安排1、會(huì)議議程須以正式文件形式擬定；2、正式會(huì)議開始時(shí)一般需要說明會(huì)議整體流程，會(huì)議分為幾項(xiàng)內(nèi)容；3、議程安排時(shí)應(yīng)考慮到會(huì)議時(shí)間，盡量將會(huì)議時(shí)段安排在正常工作時(shí)段內(nèi)，如9:00-12:00或者14:00-18:00,如果是有外部人員參加的會(huì)議需要考慮是否安排餐宿問題。（四）會(huì)場(chǎng)布置1、提前3天，填寫好會(huì)議室、橫幅（和歡迎牌）申請(qǐng)表，交與行政部及廣告部相關(guān)負(fù)責(zé)人；2、領(lǐng)回橫幅（和歡迎牌）并確認(rèn)內(nèi)容正確后交與行政部，并在會(huì)議前一天追蹤橫幅是否掛好（歡迎牌是否擺放正確）；3、會(huì)議開始前排好座席及水牌，

3、并將瓶裝水、茶水、水果、會(huì)議相關(guān)資料等正確擺放于會(huì)議桌上（注：銷售部人員水牌可擺在靠邊位置）；4、需用到視頻放映時(shí)，提前調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、麥克風(fēng)等器械，并負(fù)責(zé)為外部人員接入電腦等事宜。（五）現(xiàn)場(chǎng)安排（人員入場(chǎng)時(shí)）1、若有外部人員參與的會(huì)議，需要接送時(shí)必須在會(huì)議前一天填寫好用車申請(qǐng)單交與調(diào)度室，并安排人員在會(huì)議當(dāng)天接待外部人員；2、會(huì)議開始前在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)立簽到處，組織參會(huì)人員簽到，并指引外部人員入座；3、會(huì)議資料較少時(shí)可在參會(huì)人員簽到時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員；4、會(huì)議開始前3分鐘，迅速將未到場(chǎng)人員的水牌及資料撤收，并安排靠后人員填補(bǔ)空位。二、會(huì)議中（一）會(huì)議記錄及服務(wù)1、安排好專職的會(huì)議記錄

4、員，對(duì)參會(huì)人員的發(fā)言及電子資料進(jìn)行記錄和拍照，允許時(shí)準(zhǔn)備好U盤進(jìn)行拷貝；2、提前通知廣告部做好現(xiàn)場(chǎng)攝影準(zhǔn)備，會(huì)后留底；3、安排1人（會(huì)議組織人員或行政部人員）負(fù)責(zé)茶水服務(wù)。（二）其他注意事項(xiàng)1、準(zhǔn)時(shí)入場(chǎng)，并盡量靠前坐，手機(jī)關(guān)機(jī)或震動(dòng)，認(rèn)真做好會(huì)議記錄；2、會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，可適當(dāng)安排中途休息時(shí)間；3、須車間現(xiàn)場(chǎng)參觀的，提前與行政部溝通，安排好車輛及參觀路線，并通知相關(guān)車間做好現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備，并安排專職人員全程陪同外部人員參觀。三、會(huì)議結(jié)束后（一）整理好會(huì)議中文字記錄、圖片和電子稿等資料，進(jìn)行備案。（二）對(duì)會(huì)議整個(gè)策劃及組織過程進(jìn)行總結(jié)。四、會(huì)議組織流程圖圖1會(huì)議策劃及組織流程圖五、人員安排及具體分工人員安排及具體分工情況如下表1所示：表1人員安排及具體分工表廳P具體分工安排人員數(shù)1通知、議程的擬定及發(fā)放12人2會(huì)議室、橫幅、用車等申請(qǐng)及追蹤1人3接待外部人員13人4組織簽到及指引入座2人5現(xiàn)場(chǎng)布置（包括撤收未到人員水牌及資料）23人6電子設(shè)備調(diào)試、接入及處理會(huì)議中設(shè)備