收發(fā)文管理制度99480

1、收發(fā)文管理制度一、總則1、為了規(guī)范公司對(duì)收發(fā)文的管理，提高文件的利用效率， 進(jìn)而提高公司工作質(zhì)量和工作效率，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。2、公司文件是傳達(dá)方針對(duì)政策，發(fā)布公司規(guī)章制度，指導(dǎo) 工作，報(bào)告情況等的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件收發(fā)的管理工作，有效地為公司服務(wù)。3、公司所收發(fā)文件由行政辦公室統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、 保管和立卷歸檔。行政辦公室指定專職人員負(fù)責(zé)收文和發(fā)文，必須按照準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、統(tǒng)一的原則做好公司的收發(fā)文管理工 作。二、發(fā)文辦理發(fā)文處理：發(fā)文程序包括擬稿、審核、復(fù)核、打印、簽發(fā)、用印、分發(fā)、存檔等1、公文擬稿：一般公文按照分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程序，誰(shuí)主管的事項(xiàng)由誰(shuí)

2、擬辦，帶有政策性、戰(zhàn)略性、全局性的重要文件，有關(guān)負(fù)責(zé)人要親自擬辦，也可以集體研究，提由方案，再指定專人擬辦。2、公文審核公文審核實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制， 主辦部門負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門擬定的公文進(jìn)行初審并簽字， 凡公司發(fā)文應(yīng)由辦公室審核后送公司領(lǐng) 導(dǎo)審簽。審核內(nèi)容包括有無(wú)發(fā)文的必要； 用什么名義和文種行文； 內(nèi)容是否符合政策、法規(guī)；主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)是否合適；提由的 措施和要求是否明確具體； 涉及有關(guān)部門和單位的問(wèn)題是否協(xié)商 一致；篇章結(jié)構(gòu)是否緊湊合理，行文是否恰當(dāng)?shù)?。未?jīng)辦公室核稿的公司級(jí)公文，公司領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)3、簽發(fā)審核的公文，填制發(fā)文審批單的提交簽發(fā)人。簽發(fā)人審核修改后在"簽發(fā)"欄

3、內(nèi)同意簽批，并簽上姓名和時(shí)間。公司領(lǐng)導(dǎo)口頭同意印發(fā)的公文， 事后，由其助理或下屬讓同意印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，辦公室拒絕承印和蓋章。以公司名義發(fā)生的公文由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、行政總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)按照分工負(fù)責(zé)的原則簽發(fā)，其中上行文以及涉及有關(guān)重要問(wèn)題或涉及面廣的公文由有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后，根據(jù)公司章程的規(guī)定權(quán)限送董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽發(fā)。以部門名義發(fā)生的公文，應(yīng)由部門主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。4、復(fù)核文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后，由文件主辦部門負(fù)責(zé)校對(duì)， 辦公室負(fù)責(zé)審核。公文必須依據(jù)簽發(fā)的文稿打印，具全部?jī)?nèi)容必須與文稿一致，不得在打印過(guò)程中擅自增加或減少原文內(nèi)容。沒有特殊情況，當(dāng)天簽發(fā)的公文，當(dāng)天印發(fā)。打印

4、文稿清樣必須認(rèn)真校對(duì)， 保證不由現(xiàn)錯(cuò)漏現(xiàn)象。 若發(fā)現(xiàn) 原稿中有錯(cuò)漏、疑問(wèn)之處，應(yīng)向擬稿人或簽發(fā)人提由檢查核對(duì)， 由簽發(fā)人考慮改定，校對(duì)人員不得擅自修改。6、用印經(jīng)審核履行正常公文審批程序，復(fù)核無(wú)誤的文稿打印成正式文件后，由辦公室專職人員在文件落款部位蓋章。7、分發(fā)辦公室根據(jù)文件報(bào)、送、發(fā)的范圍，負(fù)責(zé)將文件分發(fā)至相關(guān)單位、部門或個(gè)人。無(wú)特殊情況，收發(fā)人員必須做到當(dāng)天印制的公文，當(dāng)天送達(dá)，并認(rèn)真履行發(fā)文登記手續(xù)。8、存檔要留下領(lǐng)導(dǎo)簽字的稿本和一份正本交檔案室立卷存檔。公文處理人員必須嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密制度。對(duì)所經(jīng)手的各類公文、資料要妥善管理，不失密，不泄密，確保安全無(wú)事故。三收文辦理收文辦理包括簽收

5、、登記、批辦、傳閱、承辦、催辦、存檔等。1、簽收辦公室人員及時(shí)領(lǐng)取文件和郵件。以公司為收件人的文件、郵件由辦公室專員簽收，其中注明絕密、機(jī)密的文件、郵件由辦公室主任簽收，以公司領(lǐng)導(dǎo)為收件人的信件由領(lǐng)導(dǎo)助理或本人簽收，領(lǐng)導(dǎo)本人處理，以部門為收件人的文件、郵件由部門收件人簽收。各部門或各領(lǐng)導(dǎo)收到的文件或郵件，如有存檔需求，須及時(shí)轉(zhuǎn)辦公室簽收存檔，不可自行處理。2、登記文件簽收后，由辦公室逐件進(jìn)行登記，按照收文日期、來(lái)文單位、涉密等級(jí)等分類登記、編號(hào)。3、批辦如需批辦的公文，在登記后及時(shí)送呈主要領(lǐng)導(dǎo)批辦，交分管領(lǐng)導(dǎo)閱示。4、傳閱公文傳閱要以公文收發(fā)人員為中心進(jìn)行，即主要領(lǐng)導(dǎo)看完公文后，交公文收發(fā)人員

6、，再由公文收發(fā)人員負(fù)責(zé)往下傳，不能脫 離公文收發(fā)人員自行橫傳， 以保證公文收發(fā)人員及時(shí)了解公文傳 閱情況，防止公文丟失或積壓。 公文在傳閱過(guò)程中或公文傳閱完 畢后，公文收發(fā)人員要及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按照批示意見進(jìn)行處理。公文傳閱以郵件形式傳閱的， 公文收發(fā)人員要及時(shí)查看郵件閱讀情況，對(duì)未閱讀郵件及時(shí)提醒接收人查閱。5、承辦各部門工作人員接到承辦的公文， 要按時(shí)限要求抓緊辦理需 承辦事項(xiàng)。6催辦辦公室或領(lǐng)導(dǎo)助理負(fù)責(zé)公文催辦工作，實(shí)行緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。7、處理辦畢公文。公文辦結(jié)后，公文收發(fā)人員要將公文交 辦公室登記存檔，并在收文登記中注明辦理

7、情況。四文件寄發(fā)1、文書的郵寄、送發(fā)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)，遇特殊情況下， 由責(zé)任部門或領(lǐng)導(dǎo)助理自行寄發(fā)。寄發(fā)文件如需存檔的， 要將寄發(fā)文件正本及時(shí)轉(zhuǎn)交辦公室存檔。2、郵件費(fèi)用由辦公室統(tǒng)一開支，及時(shí)結(jié)算報(bào)銷五文件立卷1、公文處理完畢后，要及時(shí)送交辦公室整理立卷，個(gè)人不 得私自保存應(yīng)歸檔的文件。2、凡本公司印發(fā)的公文辦公室要統(tǒng)一歸檔管理。六文件歸檔1、任何公文正本均需交由辦公室歸檔存查。2、文件使用部門必須使用正本時(shí)，經(jīng)辦人必須報(bào)部門負(fù)責(zé) 人、主管副總簽字認(rèn)可后，可暫時(shí)借由，使用后歸還。若正本必 須寄生且無(wú)法收回，可存檔復(fù)印件。3、存檔文件按照公司檔案管理制度進(jìn)行存檔管理。附件：1、文件審批單2、發(fā)文簽收單 3、收文登記表附件1附件2文件審批單保密程度報(bào)審日期：年月日緊急程度文件名：審核人：擬稿人：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：發(fā)文范圍：主送：抄送：共印份辦公室發(fā)文 經(jīng)辦人：存檔經(jīng)辦人：備注：以往發(fā)布過(guò)的相關(guān)同類或相沖突的制度名稱： 是否廢止以上制度口是口否紅頭文件口制度類口通知類口紅頭文件編號(hào)發(fā)文簽收單文件名稱發(fā)件時(shí)間發(fā)件部門簽收部門