淺談企業(yè)會計電算化崗位職責存在的問題

1、淺談企業(yè)會計電算化崗位職責存在的問題摘要實行會計電算化后，會計人員的分工和職能發(fā)生了變化，正確組織會計電算化工作，對完成會計的任務，發(fā)揮會計在企業(yè)管理中的作用，具有重要的意義。會計電算化系統(tǒng)是一個人機系統(tǒng)，因此，企業(yè)必須根據(jù)本單位實際情況建立專門的會計電算化機構或有關崗位從事會計電算化工作，使會計電算化工作得以順利開展。一、 會計電算化人員的崗位職責及權限的分配（一） 會計電算化人員的崗位職責及權限建立的必要性建立會計電算化系統(tǒng)的條件之一就是能建立、健全各項管理制度，并且使其貫徹執(zhí)行。實現(xiàn)會計電算化在現(xiàn)在這個高速發(fā)展的高科技時代成為會計工作現(xiàn)代化的重要組成部分，也是會計改革的重要內容。會計電算

2、化的出現(xiàn)提高了會計工作效率和財會人員業(yè)務素質發(fā)揮了重要的作用。會計電算化在現(xiàn)代已經(jīng)成為會計工作中不可少的一項重要的經(jīng)濟管理手段。然而目前好多企業(yè)的會計電算化的情況來看，會計崗位職責設置的不合理是影響電算化進一步發(fā)展的主要原因之一。會計是一項內容復雜繁多的工作，只有合理的設置會計崗位及權限，使之科學化、規(guī)范化，并對崗位職責加以落實才能使整個會計電算化系統(tǒng)很好的運作起來，達到高效率、有條不紊。（二）、會計電算化人員的崗位職責會計電算化中的基本崗位有：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等崗位；還有會計電算化會計崗位：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)審核員、系統(tǒng)維護員四大崗位。出納和檔案保管

3、員也是十分重要的崗位。實際建立會計電算化崗位職責，就是在原有的會計人員崗位分工和再組合，進行修補、補充和完善崗位職責，以便適應會計電算化隨時發(fā)生的新情況，進一步更好的明確會計人員的崗位職責，充分發(fā)揮出會計人員的積極性和創(chuàng)造性。二、 會計崗位職責及權限（一）、系統(tǒng)管理員的職責與權限1、概述系統(tǒng)管理人員主要負責協(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求精通會計知識和本單位業(yè)務流程，有計算機基礎，能較熟悉的使用和維護本系統(tǒng)。系統(tǒng)管理人員可由會計主管兼任，也可制定專人擔任。系統(tǒng)管理人員對整個系統(tǒng)的運行總負責，其權限很大，一般可調用所有的功能和程序，但不能調用系統(tǒng)的源程序及詳細的技術資料，系統(tǒng)管理員不能由

4、軟件的開發(fā)人員（包括分析員、設計員、編程人員）擔任。根據(jù)實際情況，也可將有關職責分配給其他的人員負責。2、系統(tǒng)管理員的現(xiàn)狀及存在的問題分析系統(tǒng)管理員的現(xiàn)狀。 在會計電算化工作中， 系統(tǒng)管理員一般由具備條件 的部分負責人或會計主管擔任， 也可指定專人擔任。 但人們往往將系統(tǒng)管理員與 數(shù)據(jù)管理員、網(wǎng)絡管理員混為一談，造成工作中職責不明、權限不清。表現(xiàn)最為 突出的問題是系統(tǒng)管理員的權力過大，相當多的單位在賦予系統(tǒng)管理員權限時， 都能夠調用系統(tǒng)的所有功能，有時甚至完全超過了會計主管的權限。 對于其現(xiàn)狀存在的原因，

5、主要在于以下兩個方面：（1）、一些會計軟件本身就允許賦予系統(tǒng)管理員全部工作權限，支持系統(tǒng)管理員享有所謂的“超級用戶”權利；（2）、一些單位對系統(tǒng)管理員的我、崗位職責認識不清楚，混淆會計主管與系統(tǒng)管理員的崗位界限，往往將二者混為一談。前者需要軟件開發(fā)商依照會計電算化工作規(guī)范，加強對系統(tǒng)管理員權限的約束，放棄不顧會計制度要求的不嚴肅商業(yè)行為。后者則需要會計人員，進一步學習體會在會計電算化條件下的崗位分工，澄清感念、明確職責。3、系統(tǒng)管理員存在現(xiàn)狀解決的辦法就系統(tǒng)管理員存在的現(xiàn)狀分析， 為了使得系統(tǒng)管理員在會計電算化中充分的 發(fā)揮本職工作，我國政府對其做出了基本的要求。由于系統(tǒng)管

6、理員工作壓力大、 責任重，會計人員對系統(tǒng)管理員的要求是事事必會，出現(xiàn)問題能夠徹底解決當應用程序出現(xiàn)不干活、 報表數(shù)據(jù)計算錯誤或者系統(tǒng)死機了， 會計人員首先想到 的是找系統(tǒng)管理員， 而不是去問網(wǎng)絡管理員或其他人員，因為他們認為系統(tǒng)管理 員應該能夠解決一切問題， 究其原因在于他們不能判斷是系統(tǒng)方面的原因， 還是 計算機硬件或網(wǎng)絡方面的原因。 這無形中提高了對系統(tǒng)管理員工作的要求。 這就 要求系統(tǒng)管理員首先應該掌握基本的會計知識， 熟悉會計業(yè)務， 了解會計軟件的

7、 各項功能及其結構、聯(lián)系，尤其是網(wǎng)絡版軟件的功能設置。其次，要求系統(tǒng)管理 員掌握會計法、會計制度及財經(jīng)紀律的各項規(guī)定。第三，系統(tǒng)管理員必須知道計 算機硬件方面的基本知識，單機條件下應熟悉基本的計算機硬件，如軟驅、硬盤 等， 出現(xiàn)硬件的小問題知道錯誤在何處及解決辦法； 網(wǎng)絡條件下的系統(tǒng)管理員還 必須掌握網(wǎng)絡方面的基本硬件知識，如系統(tǒng)的物理線路所連接的集線器或交換 機，經(jīng)常出現(xiàn)在線路中的路由器，還需要知道用語名字識別的域名服務器或口令識別的網(wǎng)絡信息服務器，執(zhí)行系統(tǒng)設置或關鍵任務所使用的任何服 務器，如打印管理

8、服務器、數(shù)據(jù)庫服務器、文件管理服務器等。第四，系統(tǒng)管理 員必須熟悉本單位主要業(yè)務情況，了解主要工作流程。最后，要求系統(tǒng)管理員具 有良好的職業(yè)道德、個人品德修養(yǎng)。鑒于系統(tǒng)管理員崗位的重要性、特殊性，其工作涉及整個系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)、 重要工作口令等， 故而要求系統(tǒng)管理員應忠于職 守、誠信自律，具有好的道德品質、職業(yè)信念。4、系統(tǒng)管理員的主要職責 （1）、負責電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行，在系統(tǒng)發(fā)生故障時，應及時到場，監(jiān)督與組織有關人員恢復系統(tǒng)的正常運行。 （2）、協(xié)調會計電算化系統(tǒng)各類人員之間的工作關系，制定崗位責任

9、與經(jīng)濟責任的考核制度，負責對電算化系統(tǒng)各類人員的工作質量考證，以及提出任免意見。 （3）、負責計算機輸出的帳表、憑證數(shù)據(jù)的正確性和及時性的檢查工作。（4）、建立會計電算化系統(tǒng)各種資源（硬件資源和軟件資源）的調用、修改和更新的審批制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責做好系統(tǒng)運行情況的總結，提出更新軟件或者修改軟件的需求報告。（5）、完善企業(yè)現(xiàn)有管理制度，充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢，提出單位會計工作的改進意見。（二） 、會計主管的主要崗位職責 1、定義 會計主管是指單位會計機構的負責人，是各單位會計工作的具體領導者和組織者。 2、會計主管的主要職責：（1） 、守國家法規(guī)，制定企業(yè)財務制度。具體領導本企業(yè)的財務會計工作

10、，對各項財務會計工作要定期研究、布置、檢查、總結。要積極宣傳、嚴格遵守財經(jīng)紀律和各項規(guī)章制度。要把專業(yè)核算與經(jīng)營管理緊密結合起來，不斷改進財務會計工作。組織制定本單位的各項財務會計制度，并督促貫徹執(zhí)行。根據(jù)企業(yè)財務通則和企業(yè)會計準則 ，結合本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特點，制定適合本企業(yè)的各項財務會計制度，要貫徹經(jīng)濟核算的原則，以便提高經(jīng)濟效益。要隨時檢查各項制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違反財經(jīng)紀律、財務會計制度的情況，要及時制止和糾正，重大問題并向領導或有關部門報告。要及時總結經(jīng)驗，不斷地修訂和完善 本企業(yè)各項財務會計制度； （2） 、組織籌集資金，節(jié)約使用資金。組織編制本單位資金的籌集計劃和使用計劃，并組織實

11、施。資金的籌集計劃和使用計劃要結合本單位的經(jīng)營預測和經(jīng) 營決策以及生產(chǎn)、經(jīng)營、供應、銷售、勞動、技術措施等計劃，按年、按季、按月進行編制，并根據(jù)企業(yè)的經(jīng)濟核算責任制將各項計劃指標分解下達落實，督促執(zhí)行。根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展和節(jié)約資金的要求，組織有關人員，合理核定資金定額，加強資金的使用管理，提高資金使用效果。根據(jù)管用結合和資金歸口分級管理的要求，擬定資金管理與核算實施辦法，并組織有關部門貫徹執(zhí)行；（3） 、認真研究稅法，督促足額上繳。對于應該上繳的稅金、費用等款項，要按照國家稅法等規(guī)定進行嚴格審查，督促辦理解繳手續(xù)，做到按期足額上繳，不擠占、不挪用、不拖欠、不截留。積極組織完成各項上繳任務；（4）

12、 、組織分析活動，參與經(jīng)營決策。按月、按季、按年分析計劃的完成情況，找出管理中的漏洞，提出改善經(jīng)營管理的建議和措施，進一步挖掘增收節(jié)支的潛力。參加生產(chǎn)經(jīng)營管理會議，參與經(jīng)營決策。充分運用會計資料，分析經(jīng)濟效果。提供可靠信息，預測經(jīng)濟前景，為領導決策當好參謀助手；（5） 、參與審查合同，維護企業(yè)利益。審查或參與擬定經(jīng)濟合同、協(xié)議及其 他經(jīng)濟文件。對于違反國家法律和制度，損害國家和集體利益，以及沒有資金來 源的經(jīng)濟合同和協(xié)議，應拒絕執(zhí)行，并向本單位領導報告。對重要的經(jīng)濟合同和 協(xié)議，要積極參與擬定，加強事前監(jiān)督；(6) 、提出財務報告，匯報財務工作。負責按規(guī)定定期或不定期地向企業(yè)管理當局、職工代表

13、大會報告或股東大會報告財務狀況和經(jīng)營成果，以便高層管理 人員進行決策。要按照會計制度和上級有關規(guī)定，認真審查對外提供的會計報表，保證會計資料的真實可靠，并及時按規(guī)定報送給有關部門；(7) 、組織會計人員學習，考核調配人員。要建立學習制度，組織會計人員學習業(yè)務技術，不斷提高會計人員的業(yè)務水平。定期召開專業(yè)研討會，研究工作問題。要制定對會計人員的考核辦法，按期進行考核。參與研究會計人員的任用和調配。對不適合做會計工作的人員，要提出建議，進行調整；對不能勝任會計工作的人員，要幫助培養(yǎng)提高，或者另行安排適當?shù)墓ぷ鳌?3、會計主管崗位中存在的問題會計主管容易與系統(tǒng)管理員混淆，而且權限基本相同，應區(qū)分清楚

14、。（三）、系統(tǒng)操作員的職責與權限 1、概述 會計電算化的系統(tǒng)操作員負責會計數(shù)據(jù)的錄入與輸出工作，能夠使用會計電算化系統(tǒng)的部分或全部功能。系統(tǒng)操作員要根據(jù)會計電算化制度的要求，嚴格執(zhí)行計算機陰影件，軟件的操作規(guī)程和防范計算機病毒的措施。根據(jù)系統(tǒng)操作員工作崗位的性質，還可以細分為以下崗位： （1） 、數(shù)據(jù)錄入員 負責檢查專職會計人員提供的記賬憑證是否合法、合理與正確，對于違規(guī)記賬憑證拒絕錄入。 在數(shù)據(jù)錄入過程中如發(fā)現(xiàn)有疑問或錯誤時，應及時詢問有關人員，不得擅自修改或作廢。嚴格按要求錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后自查核對，校對無誤后轉審核人員進行審核。錄入數(shù)據(jù)應做到日清月結。 （2） 、賬務系統(tǒng)輸出操作員 負

15、責打印機制記賬憑證和會計賬簿，根據(jù)情況可以由原專業(yè)會計各會計崗位責任者擔任，也可以指定一人負責。輸出操作員應認真按本匯總、打印、輸出機制憑證和匯總表，并與對應的原始憑證粘貼在一起，保證手工憑證和機制憑證在內容、編號和金額上完全一致。（3） 、專項模塊操作員 負責會計專門核算的操作工作，根據(jù)情況可以由原專門進行材料核算、工資核算、成本核算、利潤核算等會計崗位責任者擔任專項模塊操作員。 （4）、報表系統(tǒng)操作員 負責會計報表的計算和打印工作。根據(jù)情況可以由原專門負責會計總賬報表會計崗位責任者擔任報表系統(tǒng)操作員，也可以分別由成本核算、利潤核算、總賬報表等會計崗位責任者擔任報表系統(tǒng)操作員。上報會計主管部

16、門的會計報表應根據(jù)會計主管部門統(tǒng)一設計和布置的格式編制上報。內部管理會計報表應根據(jù)會計主管領導統(tǒng)一要求決定。報表的初始化和編制輸出一經(jīng)確定，不得隨意變動。打印輸出的會計報表必須經(jīng)有關領導審閱簽字或蓋章。每月報表必須以軟盤（雙份）和書面兩種形式保存，并填寫“備份數(shù)據(jù)登記簿”。 （5）、數(shù)據(jù)分析員 負責對機內的會計數(shù)據(jù)進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平。采用大中小型計算機和計算機網(wǎng)絡會計軟件的單位，需設立此崗位，由會計主管兼任。主要負責會計預測、計劃、分析以及其他會計業(yè)務的操作工作。2、系統(tǒng)操作員的主要職責 （1）、將審核過的原始憑證或記賬憑證及時，準確的錄入計算

17、機，同時通過計算機輸入界面對輸入的數(shù)據(jù)進行初步核對； （2）、根據(jù)數(shù)據(jù)審核員核實過的會計數(shù)據(jù)進行憑證過賬； （3）、及時輸出會計憑證和有關會計數(shù)據(jù)； （4）、采取有利措施保證數(shù)據(jù)安全，每天進行數(shù)據(jù)備份并妥善保管備份數(shù)據(jù)； （5）、為保證本單位軟件的正常運行和數(shù)據(jù)的保密安全，不得進入數(shù)據(jù)庫直接對會計數(shù)據(jù)進行修改； （6）、為保守本單位經(jīng)濟秘密和會計數(shù)據(jù)的安全，不得將本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或對外提供。3、系統(tǒng)操作員的主要權限 （1）、有權設置主語本崗位權限范圍內的操作保密口令； （2）、對于未經(jīng)過允許審核的會計憑證有權拒絕錄入計算機； （3）、對于未經(jīng)過數(shù)據(jù)審核的記錄的會計數(shù)據(jù)，有權拒

18、絕進行憑證過賬處理； （4）、有權拒絕來歷不明的軟件在會計電算化中運行。 （四）、數(shù)據(jù)審核員的職責與權限 會計電算化的數(shù)據(jù)審核員負責審核已錄入的會計數(shù)據(jù)帳表正確性，能夠使用 會計電算化系統(tǒng)有關方面的功能，包括會計數(shù)據(jù)的輸入與輸出，會計政策的設定等，數(shù)據(jù)審核員要根據(jù)財經(jīng)法規(guī)，會計制度和會計電算化制度的要求，嚴把審核關，維護財經(jīng)法規(guī)和制度的嚴肅性。 1、數(shù)據(jù)審核員的主要崗位職責 （1）、據(jù)財經(jīng)法規(guī)和會計制度的要求，審核反映本單位經(jīng)濟活動的各種原始憑證，及時將審核過的原始憑證交系統(tǒng)管理員輸入計算機； （2）、根據(jù)財經(jīng)法規(guī)和會計制度的要求，審核輸入登記賬前會計數(shù)據(jù)和輸出的會計憑證，各種帳表； （3）、

19、根據(jù)財經(jīng)法規(guī)，會計制度和企業(yè)管理的需要，及時調整，修訂計算機中所設置的有關會計政策； （4）、根據(jù)財經(jīng)法規(guī)和會計制度要求，審核本單位會計政策的合規(guī)和合法性；（5）、為保守本單位機經(jīng)濟秘密和會計數(shù)據(jù)的安全，不得將本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或對外提供。 2、數(shù)據(jù)審核員的主要權限 （1）、有權設置屬于本崗位權限范圍內的操作保密口令； （2）、有權拒絕接受不符合法規(guī)制度的會計的信息進入計算機管理流程； （3）、有權根據(jù)制度和管理的需要審核，調整會計電算化管理流程中的會計政策設置； （4）、有權拒絕來歷不明的軟件或帶病毒的軟件在會計電算化系統(tǒng)中運行。 （五）、出納的崗位職責與權限 除上述四個主要

20、的會計電算化工作崗位外，另外還有出納在會計工作崗位中也具有很重要的地位，一般他是在崗位任務的后面執(zhí)行重要的職責。系統(tǒng)管理員不得兼管出納工作、出納人員不得兼任操作人員。出納員的職責與手工方式下的職責一樣，區(qū)別在于必須對會計電算化比較了解，并充分利用會計電算化提供的各種會計資料。 1、出納的主要崗位職責 （1）、嚴格遵守財經(jīng)政策和財經(jīng)紀律，遵守現(xiàn)金管理制度和銀行結算制度，接受銀行監(jiān)督、辦理現(xiàn)金收付和銀行業(yè)務； （2）、出納在電算化會計當中也有核算業(yè)務，對于重大的開支項目，必須經(jīng)過會計主管人員審核簽章； （3）、嚴格控制簽發(fā)空白支票，按銀行規(guī)定合理使用支票； （4）、登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬，保管好

21、現(xiàn)金和增值稅專用發(fā)票，辦理現(xiàn)金的提取和存儲業(yè)務；（5）、保管好有關印鑒，空白支票和空白收據(jù)； （6）、核對銀行存款帳，并編制銀行存款對帳余額； （7）、及蚶盤點庫存現(xiàn)金，掌握銀行存款額，做到每日有余額，月終與總賬核對余額一致。 2、出納的主要權限 （1）、違反現(xiàn)金管理規(guī)定和銀行結算制度的收付業(yè)務，有權拒絕辦理； （2）、對不符合要求的會計憑證或數(shù)字書寫不清，印件不全，原始單據(jù)和會計憑證不符或匯出單位不詳、不清的、有權拒絕辦理；（3）、非經(jīng)領導批準，不替任何部門和個人，在金庫內保管現(xiàn)金和其他物 （4）、對不按規(guī)定要求、填寫支票，借款單或借支票不按時清理報賬的部門或個人，有權拒絕借給對方支票，并向

22、財務主管報告。 （六）、系統(tǒng)硬件維護員的主要職責 1、概述 會計電算化系統(tǒng)的硬件設備是指專門用于會計業(yè)務的計算機及其配套設備，包括計算機主機、顯示器、打印機、電源等。會計電算化系統(tǒng)硬件維護人員負責保證計算機硬件的正常運行。此崗位要求具備計算機和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓。采用大中小型計算機和計算機網(wǎng)絡會計軟件的單位，需設立此崗位，此崗位在大中型企業(yè)應由專職人員擔任。 2、硬件維護員的主要責任是： （l）、負責會計電算化系統(tǒng)硬件的安裝和調試工作。嚴格執(zhí)行硬件維護保養(yǎng)制度，保證硬件的正常運行。硬件維護員的職責按維護任務性質，可以劃分為：對硬件適宜經(jīng)濟性運行的維護保養(yǎng)，即保證在一定條件下（

23、例如，確定適宜的運行時間，創(chuàng)造良好的衛(wèi)生環(huán)境及溫度、濕度等空氣質量條）的經(jīng)濟性運行；對硬件進行物理性維護保養(yǎng)，包括對硬件進行定期或不定期的檢查，根據(jù)零部件使用生命周期和磨損程度更新更換，保證計算機硬件系統(tǒng)組成零部件運轉正常； （2）、制訂和維護規(guī)劃方案和日常維護工作計劃，履行硬件檢查制度，定期 或不定期檢查硬件運行情況，進行維護保養(yǎng)工作，按期編制零部件、工具、用具 使用和采購計劃，保證日常維護更換和使用需要。具體如組織操作人員對計算機、鍵盤和打印機進行日常清洗；定期進行設備的全面檢查;隨時整理工作臺上的打印紙；調整監(jiān)視機房的調溫設備是否正常，溫度是否合適等； （3）、嚴格執(zhí)行機房管理制度，對硬

24、件的安全擺放、移動和運行進行監(jiān)護，保證硬件在靜態(tài)和動態(tài)環(huán)境下的安全性。進行的維護工作需登記“維護登記表”。較大的維護工作須向系統(tǒng)管理員和部門領導作系統(tǒng)維護報告。 （七）、系統(tǒng)軟件維護員的主要職責 1、概述 會計電算化系統(tǒng)軟件維護人員負責保證計算機軟件的正常運行,管理機內會計數(shù)據(jù)。此崗位要求具備計算機和會計知識,經(jīng)過會計電算化中級知識培訓。采用大中小型計算機和計算機網(wǎng)絡會計軟件的單位,需設立此崗位，此崗位在大中型企業(yè)應由專職人員擔任。 2、軟件維護員的主要責任是： （1）、負責會計電算化系統(tǒng)軟件的安裝和調試工作。嚴格執(zhí)行軟件維護保養(yǎng)制度，保證軟件的正常運行。軟件維護員的職責按維護任務性質可劃分為對會計核算軟件的功能性維護、對會計核算軟件適應性維護。其中對會計核算軟件的功能性維護，即對會計核算軟件在運行中發(fā)生的功能錯誤進行維護,也就是排除會計核算軟件在運行中發(fā)生的功能錯誤,恢復會計核算軟件原來的功能.對會計核算軟件適應性維護，也就是由于企業(yè)機構的變更、經(jīng)營環(huán)境的變化，所引起的會計業(yè)務、會計流程的變動，以及由于上級主管部門對會計業(yè)務處理方式、會計報表的內容及格式的變動、對會計核算軟件進行一系列修改及維護，使其適應變化的情況； (2）、根據(jù)上下崗操作記錄和軟件運