采購流程管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上采購流程管理制度一、總則為提高公司采購效率，明確崗位職責，有效率降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范采購流程，加強與各部門之間的配合，特制定本制度。1. 物料采購的部門歸屬劃分：（1）生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)采購：由采購部門負責辦理； （2）日常辦公用品以及超市物品采購：由綜合管理部負責辦理；（3）對于重要物品的采購，必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購。2. 采購工作應以降低成本為目的，規(guī)范進、出貨流程，做到人員合理分工與定位，通過標準化、簡單化、專業(yè)化的工作為公司提高經(jīng)營效益。二、采購業(yè)務(wù)流程采購業(yè)務(wù)流程圖：三、申請采購1. 需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要

2、向采購部門提出物資需求，按照規(guī)定的格式填寫相應的請購單。2. 請購單應該按照規(guī)定格式填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導審核批準后報采購部。3. 按公司實際需求，請購單主要分為以下幾類：（1）A類物品請購單：主要用于采購固定資產(chǎn)（元以上或同一物品累計金額為元以上為固定資產(chǎn)）。具體包括：模具、加工設(shè)備、實驗設(shè)備、量具、辦公設(shè)備、家具等。（2）B類物品請購單：主要用于采購原材料及外協(xié)件。原材料具體包括：漆包線、高溫線、絕緣漆、熱縮管、絕緣套管、膠水等；外協(xié)件具體包括：定子鐵芯、轉(zhuǎn)子鐵芯、骨架、包裝盒、包裝袋、緩沖包裝盒等。（3）C類物品請購單：主要用于采購易耗物品及工具。具體包括：注焊劑、錫塊、融漆劑、防銹

3、漆、工具、工作服等（4）D類物品請購單：主要用于采購行政辦公用品及超市用品等。（5）E類物品請購單：可用于采購其他類特殊物品。4. 需求部門在請購單巡簽完畢后提報采購部，應要求采購部簽字接收。需求部門留一份作為備份，以供查詢核對。5. 遇緊急物資，公司領(lǐng)導不在的情況下，可以采取郵件方式先行請示，征得同意后提報采購部。簽字確認手續(xù)可以后補。6. 請購單接收注意事項：（1）采購部門在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整清晰，檢查請購單是否經(jīng)過領(lǐng)導審批；（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3）檢

4、查倉庫該物資是否有庫存；（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。7. 采購部門根據(jù)各部門上報的需求計劃進行匯總，平衡現(xiàn)有庫存物資，統(tǒng)籌安排采購計劃。8. 請購單的更改和補充應以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部門。9. 對于提報的采購應按照采購人員的分工和崗位職責進行分工處理。10. 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理。四、詢價、比價及議價1. 詢價時應認真審閱請購單的名稱、規(guī)格、數(shù)量等，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通。2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購。3. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價

5、。4. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品。5. 遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關(guān)領(lǐng)導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況。6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價。7. 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額或預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求有至少兩家以上的供應商參與比價；單次采購金額預算價格在10萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關(guān)領(lǐng)導參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標。8. 比價采購或招標采購所邀請的

6、單位均應具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力。9. 比價采購或招標采購應擬定完整的詢價表。10.詢價后填寫采購比價報告單，以書面或郵件方式報請公司領(lǐng)導批示。11. 對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認。12. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。13. 收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領(lǐng)導匯報情況，設(shè)定議價目標或理想中標價格。14. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。15. 參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價

7、格及條件的進一步談判。16. 比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總。17. 比價、議價結(jié)果匯總應完整列出報價、交貨期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。18. 如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應進行修改或重新處理。五、合同的簽訂1. 合同是當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2. 采購下列產(chǎn)品需簽訂相應的采購合同：（1）A類物品采購需簽訂采購合同：主要是用于固定資產(chǎn)。具體包括：模具、加工設(shè)備、實驗設(shè)備、量具、辦公設(shè)備、家具等。（2）B類物品采購需簽訂定

8、貨合同：主要用于原材料及外協(xié)件。原材料具體包括：漆包線、高溫線、絕緣漆、防銹漆、熱縮管、絕緣套管、膠水等；外協(xié)件具體包括：定子鐵芯、轉(zhuǎn)子鐵芯、骨架、包裝盒、包裝袋、緩沖包裝盒等。（3）其他類需要簽訂合同的采購。3. 采購合同正文應包含的要素（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；（2）采購物品、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；（3）包裝要求；（4）合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；（5）付款方式；（6）交貨期；（7）質(zhì)量保證期；（8）質(zhì)量要求及規(guī)范；（9）違約責任和解決糾紛的辦法；（10）雙方的公司信息；（11）其他約定。4.

9、合同的簽訂：（1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任；（2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；（3）為防止物品追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；（4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點；（5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；（6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；（7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；（8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；（9）違約責任一定要詳細、具體；

10、（10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；（11）合同簽定簽應對合同初稿進行巡簽審查；（12）合同巡簽審查通過后應由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司合同章方可生效；（13）簽訂的所有合同應及時報送財務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1. 付款（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）付款單據(jù)的選擇：A、按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫付款審批單，該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款并留存；B、沒有簽訂合同或金額小于1000元的在付款時應填寫呈批件，該呈批件巡簽完畢后提交財務(wù)部付款并留存；（4）財務(wù)部門在接到付款

11、審批單或呈批件后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導。2. 合同執(zhí)行（1）已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同。3. 發(fā)票索取向供貨方索取發(fā)票時，A、B類物品采購必須要有增值稅發(fā)票，其他類物品采購原則上以增值稅發(fā)票為主，其他正規(guī)票據(jù)為輔。七、驗收入庫1. 報驗（1）供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時通知倉庫進行驗收；（2）對于不同類型物品的收貨及驗收標準參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）倉庫在接到采購部通知后應及時驗收合格后入庫，并出具入庫清單，對于驗收不及時延誤公司運營使用或不能入庫的情況倉庫應負主要責任；2. 入庫（1）公司所有的外購物品入庫前均應經(jīng)過檢驗或驗收；（2）采購物品在運達公司后，采購部應及時通知請購部門