行政部崗位職責

1、一、行政部職能：1、負責集團行政管理工作并及時指導、監(jiān)管各分/子公司日常行政管理工作；2、負責集團行政管理制度的制定、完善和實施；并監(jiān)督集團各部門、各分子公司、項目部制度執(zhí)行工作，狠抓制度執(zhí)行力；3、負責集團公文管理工作：集團內(nèi)部文件、會議報告、領(lǐng)導講話稿的起草、呈報、分發(fā)和歸檔,集團外來文件、信函的收發(fā)、呈報、跟蹤處理和歸檔；4、負責集團印章管理工作：集團、各分子公司、項目部印章的刻制、領(lǐng)用、使用、保管、收回等工作的管理；5、負責集團接待與集團內(nèi)部活動的整體策劃、前期準備、過程控制、協(xié)調(diào)、安排，包括車輛調(diào)度、服務人員安排、食宿安排、禮品準備等工作。6、負責集團各類檔案的匯總、歸檔及借閱管理，

2、并指導和監(jiān)督集團下屬各分/子公司的檔案管理工作；7、負責集團、各分/子公司、項目部經(jīng)營工作中重大、重要的信息管理，并進行分類收集、管理和跟進處理；8、負責集團各類會議的歸口管理，包括會前統(tǒng)籌規(guī)劃安排，會中及時把握動態(tài)并跟進，會后健全記錄，下發(fā)紀要，及時督辦并反饋。9、負責集團資質(zhì)證照的歸口管理，及時做好集團和各子公司證照申報、變更、年檢等工作；負責指導和監(jiān)督集團下屬各分公司的營業(yè)登記、變更、年檢、注銷等工作；10、負責集團及各子公司資質(zhì)發(fā)展規(guī)劃及具體申報落實，確保資質(zhì)滿足企業(yè)發(fā)展需要；11、負責集團所有客戶（包括戰(zhàn)略客戶）的建檔、維護、服務、回訪等管理工作。12、負責集團與工商部門、行政主管部

3、門、地方政府及單位等對外關(guān)系的維護與管理，并及時收集國家、地方政府、行業(yè)主管部門出臺的相關(guān)政策文件，結(jié)合集團實際情況，提出應對方案和措施；13、負責集團秘級文件、檔案、信息等的保密工作。14、負責集團、各子公司行政介紹信的管理和使用工作，并有效指導和監(jiān)督各分公司行政介紹信的管理；15、歸口負責集團的后勤管理工作，確保集團行政后勤工作有序運行：1）負責集團、各子公司辦公用品采購、保管、使用和維護管理；3）負責集團辦公區(qū)所有辦公設施設備等的維修、保養(yǎng)；4）負責集團車輛和車隊管理；5）負責集團男女員工宿舍、食堂管理；6）負責集團、各子公司衛(wèi)生檢查、考核、評比工作；7）負責集團、子公司辦公區(qū)、男女宿舍

4、、食堂的消防安全保衛(wèi)工作；16、負責集團形象宣傳，樹立規(guī)范、統(tǒng)一的集團形象：17、負責集團文化建設，營造良好和諧的企業(yè)文化。二、行政部崗位職責（一）部門經(jīng)理職責1、全面負責集團行政（客服）部的工作，并及時指導、監(jiān)督各分/子公司行政管理工作；2、及時收集相關(guān)政策、行業(yè)信息和資料，結(jié)合集團實際情況，提出應對方案和措施，為領(lǐng)導決策提供參考意見和建議；3、負責集團行政管理制度的修訂和補充，并組織實施；狠抓集團制度執(zhí)行力；4、審核部門月度、季度或階段性工作總結(jié)計劃，負責起草集團年中、年終工作報告、領(lǐng)導講話稿；5、負責來訪客戶、領(lǐng)導等接待服務工作；6、組織、協(xié)調(diào)集團年會、員工活動、市場類活動及各類會議；7

5、、嚴格控制辦公經(jīng)費的支出，做好其成本預算和控制；8、主管集團食堂、員工宿舍、員工工作服等后勤保障的管理工作；9、負責集團、各子公司衛(wèi)生檢查、考核、評比工作；10、主管集團及各子公司資質(zhì)申報工作，確保集團和各子公司資質(zhì)能有效滿足發(fā)展需要；11、負責外聯(lián)工作（包括與上級主管部門、工商稅務、同行企業(yè)、客戶單位等的聯(lián)絡、關(guān)系處理）；12、負責集團企業(yè)文化建設工作；13、負責本部門的內(nèi)部管理：1）進行員工工作分工、安排、檢查和督促；2）審核和控制部門預算費用；3）對部門員工進行績效考核、業(yè)務指導和培訓。14、完成領(lǐng)導交辦的其他工作。（二）部門副經(jīng)理職責1、協(xié)助經(jīng)理處理集團日常行政事務，經(jīng)理不在崗時，主持

6、本部門的日常管理工作；2、組織制定本部門年度、月度、季度工作目標及工作計劃，并組織實施；3、負責集團會務組織工作，督辦檢查辦公會議有關(guān)決議的落實；4、負責行政公文管理工作，審核各類通知文件，并及時提醒相關(guān)領(lǐng)導進行批示、修改和審定；5、負責集團、各分子公司、項目部印章的歸口管理；定期或不定期對各分子公司、項目部印章保管、使用情況進行檢查；6、負責收集整理相關(guān)政策、行業(yè)信息和資料，撰寫專題報告，為領(lǐng)導決策提供參考意見和建議；7、負責指導、監(jiān)督、檢查集團及各子公司保密工作的執(zhí)行情況；8、協(xié)助經(jīng)理做好部門員工思想教育工作，組織員工進行業(yè)務學習和培訓；9、負責集團、子公司辦公區(qū)、男女宿舍、食堂的消防安全

7、保衛(wèi)工作；10、負責集團所有客戶的建檔、維護、服務、回訪等管理；11、協(xié)助經(jīng)理與外界有關(guān)部門、機構(gòu)保持聯(lián)絡，維系關(guān)系；12、負責集團車輛和車隊管理；13、完成領(lǐng)導交辦的其他工作。（三）行政主管職責1、負責集團各類文件的起草、呈報、分發(fā)、歸檔管理，并及時做好外來文件的跟蹤督辦;2、協(xié)助經(jīng)理做好會務工作，擬定會議紀要并下發(fā)至相關(guān)部門；3、負責集團、各子公司行政介紹信的管理和使用工作，并有效指導和監(jiān)督各分公司行政介紹信的管理；4、負責集團、各子公司辦公用品采購、保管、使用和維護管理；5、負責集團計算機、辦公網(wǎng)絡、電話交換機、投影儀、打印機、復印機、無線路由器等辦公設施設備的日常維護和故障排除維護，以

8、確保集團辦公正常運行；6、負責集團形象宣傳，樹立規(guī)范、統(tǒng)一的集團形象：1）負責集團CIS系統(tǒng)的健全、優(yōu)化和推廣使用，并監(jiān)督各分公司、項目部規(guī)范使用；2）負責集團網(wǎng)站建設和完善，及時發(fā)布集團新聞動態(tài)和重要信息；3）負責與相關(guān)新聞媒體單位建立長期友好關(guān)系，適時正面宣傳;4）負責集團內(nèi)部報刊、雜志、情況簡報的編輯、印發(fā)；5）負責集團大事記的編寫。6）負責相關(guān)平面設計工作；5、全面負責集團的檔案管理工作，并有效指導各分、子公司的檔案管理工作；7、負責集團OA管理系統(tǒng)的推廣和建設工作；8、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（四）資質(zhì)主管職責1、協(xié)助經(jīng)理做好集團及各子公司資質(zhì)規(guī)劃、申報及管理；2、負責集團及各子公司

9、資質(zhì)材料的準備、申報、審批等具體工作的落實；并隨時向上級匯報工作進展情況；3、負責集團及各子公司營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等企業(yè)證照的申報、延期、復檢工作的統(tǒng)籌管理、協(xié)調(diào)、安排；4、及時收集、整理匯編與業(yè)務有關(guān)的行業(yè)政策文件、規(guī)定等，第一時間進行分析并提出相關(guān)建議和意見，及時呈報上級；5、負責集團及各子公司所有人員證件的歸檔管理；6、協(xié)助經(jīng)理做好相關(guān)主管部門的關(guān)系協(xié)調(diào)、維護；7、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（五）客戶服務主管職責1、負責建立健全客戶資源庫，及時錄入客戶的相關(guān)信息，并及時更新、呈報；2、接待客戶來訪和接聽來電，解答客戶咨詢，負責各類投訴、求助、咨詢與收集客戶意見和

10、建議，并做好相應記錄，負責各類投訴的跟進、處理；3、負責緊急意外情況時，協(xié)助領(lǐng)導進行應急調(diào)度和危機攻關(guān)；4、了解客戶需求，為其他部門提供反饋信息，并監(jiān)督相關(guān)部門及時跟進或改進；5、負責不定期組織進行客戶滿意度調(diào)查，及時向領(lǐng)導反饋集團各部門和人員服務質(zhì)量和效率、服務意識和態(tài)度等內(nèi)容；6、定期或不定期走訪相關(guān)客戶單位和人員，代表集團做好關(guān)系維護；7、協(xié)助經(jīng)理對集團相關(guān)人員進行商務禮儀培訓，并檢查評估培訓效果；8、完成領(lǐng)導交辦的其他工作。（六）行政文員職責1、負責集團公文、函件、資料的打印工作，并分清輕重緩急，做到優(yōu)質(zhì)高效；2、集團內(nèi)部文件及外來文件的分發(fā)、傳送、存檔管理；3、嚴格按照集團制度規(guī)定，

11、做好集團員工考勤登記管理工作；4、每月做好辦公用品的申購、登記、發(fā)放及保管工作，并與財務部共同做好月底盤存；5、負責做好集團及各子公司相關(guān)報刊、雜志等資料的訂制、分發(fā)和管理；6、根據(jù)集團制度規(guī)定及領(lǐng)導的安排，及時做好日常會議、接待及各項活動的前期準備工作；7、及時有效做好集團內(nèi)部文件和信息的上傳下達，將集團各項政策文件及時通知到位；8、完成領(lǐng)導交辦的其他工作。（七）檔案管理員職責1、認真學習，宣傳、貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法律、法規(guī)，努力實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標準化；2、督促、檢查、指導各部門做好文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔工作。檢查、驗收歸檔文件材料是否完整、準確

12、，是否符合質(zhì)量要求，辦好交接手續(xù)；3、認真做好案卷的整理、分類、登記建卡、編號上架等工作。做到庫房管理科學，案卷排列整齊、主次分明、標志明確，確保檢索及時、無誤;4、積極開發(fā)檔案信息資源，編制檢索工具和參考資料，辦理借用檔案事宜，主動熱情地做好服務；5、認真做好檔案庫房管理和安全防護工作，對庫房進行安全防護檢查，防止事故發(fā)生。對損壞變質(zhì)的檔案材料要及時采取措施，進行修補和復制；6、認真做好檔案統(tǒng)計工作及檔案鑒定，銷毀的基礎(chǔ)工作。對過期檔案提出存、毀處理意見；7、堅守工作崗位。嚴格執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度。遵守保密制度和保密紀律，確保檔案安全；8、負責檔案管理制度的制定和修改的起草工作；9、認

13、真學習檔案業(yè)務知識，鉆研檔案理論，負責對分子公司兼職檔案員進行業(yè)務培訓及工作經(jīng)驗和學術(shù)的交流；10、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（八）前臺接待工作職責1、來訪客人的接待和引見，并做好詳細登記（來有迎聲，問有答聲，去有送聲）；2、來電接聽、轉(zhuǎn)接，遇對方要找的人外出，負責為其留言，待其回來后負責及時轉(zhuǎn)告；3、前臺日常環(huán)境維護：每天上班前整理好前臺辦公桌和茶水間，確保接待區(qū)和公共區(qū)域（包括走廊及電梯間）整潔漂亮，每兩小時保潔及維護一次；下班后將茶水間整理完畢后方可離開；4、茶水間開水、茶葉的準備和及時補充，所有茶杯的清洗及去污消毒（每天一次，上班前完成，上班時段隨時跟進）；5、前臺辦公設施的維護，確保前

14、臺辦公設備、走道所有燈光能正常使用，重要設備有備用設施及應急處理方案，每月10日進行定期檢修維護；6、集團包裹、信件代收、轉(zhuǎn)送，報刊雜志的收發(fā)、整理；7、員工報餐匯總及通知；8、辦公區(qū)所有植物的養(yǎng)護（澆水、修剪等），（建立各類植物養(yǎng)護手冊），前臺、接待室、走廊、茶水間等公共區(qū)域燈和空調(diào)的管理（及時開、關(guān)）；9、做好員工外出登記，負責女洗手間的衛(wèi)生檢查督促；10、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（九）行政司機工作職責1、負責按行政部下達的派車單要求出車（包括接送客戶、員工外出辦事、部分貨物信件的提取等派車，接到派車通知10分鐘內(nèi)出車）2、負責保持車輛衛(wèi)生：根據(jù)需要和實際情況，及時清洗車輛，確保車輛外觀干

15、凈，每天9:00前清理車輛內(nèi)部衛(wèi)生，確保車內(nèi)整潔無異味；3、負責車輛的日常維護保養(yǎng)：每5000公里一小保，每2萬公里一大保，做好保養(yǎng)記錄。每天出車前對車輛進行常規(guī)檢查，確保出車安全；4、負責所駕駛車輛的年檢、保險手續(xù)辦理（到期前一個月內(nèi)辦理完畢）；5、負責每月第一個工作日17:00前提供駕駛車輛上個月的車輛使用月報表、費用清單及相關(guān)憑證報行政部經(jīng)理審核后，報至財務部核算車輛使用成本；6、負責男洗手間的衛(wèi)生檢查督促；7、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。（十）炊事員工作職責1、必須購買新鮮、時令、大眾化的蔬菜和肉類，不斷地翻新飯菜的花色品種；2、烹調(diào)前，必須清除蔬菜、肉類的雜物（質(zhì)），漂洗干凈；3、生、熟食品的菜板、菜盆等必須分開使用；4、飯、菜的火候、味道等，盡量適中可口，符合大眾口味；5、工具、餐具等，必須一洗、二清、三消毒后方可使用；6、主動了解、掌握每天就餐員工人數(shù)，盡量定人做餐，既保證供應，又不造成浪費；7、定時開飯，保證員工能吃到熱飯、熱菜；8、員工加班需臨時就餐和接待客人用餐，聽從相關(guān)管理人