信息化技術(shù)在地鐵工程檔案管理中的應(yīng)用

1、信息化技術(shù)在地鐵工程檔案管理中的應(yīng)用【摘要】地鐵交通是社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益、環(huán)境效益都十分突出的行業(yè)。采用信息技術(shù)與地鐵傳統(tǒng)行業(yè)相融合，將大大提高地鐵行業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力和服務(wù)水平。文章主要對(duì)地鐵工程檔案信息化管理進(jìn)行了相關(guān)探討。 【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù)地鐵工程檔案管理 【 abstract 】 the subway traffic is social benefit, economic, and environmental benefits are very outstanding industry. The information technology and the subway combin

2、es the traditional industry will greatly improve the subway industry market competition ability and service level. This article mainly to the subway project files management related discussion. 【 key words 】 information technology subway engineering archives management 中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)： 地鐵運(yùn)營(yíng)信息

3、化是指在地鐵運(yùn)營(yíng)管理中，充分利用數(shù)字化信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，對(duì)地鐵信息元按照統(tǒng)一的規(guī)范關(guān)聯(lián)地理信息，形成三維數(shù)字信息，并對(duì)此進(jìn)行管理、分析和輔助決策。該系統(tǒng)的建設(shè)將實(shí)現(xiàn)信息共享，避免重復(fù)建設(shè)，對(duì)地鐵信息化的跨越式發(fā)展、提高運(yùn)輸效率和科學(xué)化管理、提高面對(duì)緊急事件的處理能力等具有深遠(yuǎn)的社會(huì)意義。 一、信息化管理概念 信息化管理是以信息化帶動(dòng)企業(yè)的生產(chǎn)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的過程，它是將現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)生產(chǎn)方式、經(jīng)營(yíng)方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提高企業(yè)效率和效益、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的過程。企業(yè)信息化管理的精髓是信息集成，其核心要素是數(shù)

4、據(jù)平臺(tái)的建設(shè)和數(shù)據(jù)的深度挖掘，通過信息管理系統(tǒng)把企業(yè)的設(shè)計(jì)、采購、生產(chǎn)、制造、財(cái)務(wù)、營(yíng)銷、經(jīng)營(yíng)、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)集成起來，共享信息和資源，同時(shí)利用現(xiàn)代的技術(shù)手段來尋找自己的潛在客戶，有效地支撐企業(yè)的決策系統(tǒng)，達(dá)到降低庫存、提高生產(chǎn)效能和質(zhì)量、快速應(yīng)變的目的，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。 二、加強(qiáng)地鐵工程檔案信息化管理的策略 1、豐富檔案信息資源，加強(qiáng)地鐵工程檔案管理 在建立地鐵工程檔案管理的過程中，要首先明確工程檔案管理的工作流程，充分利用信息資源，因?yàn)闄n案信息資源建設(shè)的好壞直接影響檔案信息化管理的水平，是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。 一是要實(shí)現(xiàn)電子文件的準(zhǔn)確、可靠，電子文件要與紙質(zhì)文獻(xiàn)同時(shí)進(jìn)行，并嚴(yán)格

5、按照紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行建檔。在確保電子文件可靠性的同時(shí)，還要加強(qiáng)地鐵工程檔案電子文件的監(jiān)督指導(dǎo)，只有確保電子文件在制定過程的準(zhǔn)確性、在文件鑒定和文件歸檔過程中的完整性，才能保證文件的真實(shí)性、資料信息的有效性，才能真正為地鐵工程建設(shè)提供可靠依據(jù)。地鐵工程管理部門有利的領(lǐng)導(dǎo)也是加強(qiáng)工程檔案建設(shè)的重要措施，為了確保電子文件在資源上的可靠和準(zhǔn)確性，可以建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使整個(gè)工程的建設(shè)連成一個(gè)整體，使地鐵施工各部門進(jìn)一步了解電子文件，并實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子文件的重視。 二是實(shí)現(xiàn)電子文檔歸檔，電子文件應(yīng)當(dāng)同紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔，同時(shí)，電子文件還應(yīng)該加入到檔案數(shù)據(jù)庫和本機(jī)數(shù)據(jù)庫中，使工作人員在查閱的過程中，更加便捷，節(jié)

6、約時(shí)間提高效率，充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。 三是要想充分發(fā)揮信息的積極作用，努力實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，同時(shí)還要加強(qiáng)件數(shù)據(jù)庫的建立，將數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合，為檔案的信息管理帶來便利，并進(jìn)一步提高儲(chǔ)存的安全性。為了更加方便電子數(shù)據(jù)的查找，還要積極建立和完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫，使計(jì)算機(jī)檔案目錄與檔案資料一起進(jìn)行歸檔。地鐵工程建設(shè)復(fù)雜，涉及到城市、線網(wǎng)、交通、消防、安全等各個(gè)方面，檔案范圍廣闊、數(shù)據(jù)繁多，因此可以在地鐵工程信息化過程中要建立檔案目錄中心，為檔案的數(shù)字化做準(zhǔn)備。 四是為了充分實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，應(yīng)該制定地鐵工程檔案管理手冊(cè)和錄入、修訂、考核、管理等工作流程，使信息化建設(shè)有“依”管理有“據(jù)”，保證信

7、息資源的充分利用。 五是加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建立，只有建立了完善的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施才能有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息化，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)也需要穩(wěn)定的基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)做后盾。建立穩(wěn)定、可靠的局域網(wǎng)，配備掃描機(jī)、打印機(jī)等，完善計(jì)算機(jī)設(shè)備，保證網(wǎng)絡(luò)中的每臺(tái)計(jì)算機(jī)都能夠快速、便捷的查詢文獻(xiàn)資料，提高檔案利用率。規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)軟件，能夠更加方便的實(shí)現(xiàn)地鐵電子檔案資料的查閱和瀏覽，因此，可以通過電子檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建立來進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源的利用。 2、健全信息管理制度，加強(qiáng)地鐵工程檔案管理 傳統(tǒng)的檔案管理制度主要是適應(yīng)于紙質(zhì)檔案管理，要想進(jìn)一步跟上信息化的步伐，完善地鐵工程檔案，就要建立新的地鐵工程檔案

8、管理制度。為了確保工程檔案資料的有效、準(zhǔn)確性，就要對(duì)工程過程中產(chǎn)生的各種工程文件資料進(jìn)行及時(shí)的記錄、整理。建立各種管理措施，使文件的接受、采集、保管等環(huán)節(jié)得到進(jìn)一步的完善，使電子檔案在移交的過程中能夠得到完整的保護(hù)，使資料在過程中得到充分利用。還要建立操作技術(shù)管理制度，使操作技術(shù)規(guī)范化，檔案信息化處理要建立在規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)之上。網(wǎng)絡(luò)化的建立都要以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)為前提，只有按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建才有可能實(shí)現(xiàn)操作的規(guī)范化，地鐵檔案信息化的建立也要有一個(gè)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能保證地鐵工程檔案建立的可靠性、有效性。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，可以建立統(tǒng)一的檔案管理制度，為信息的輸入和輸出、工程項(xiàng)目的進(jìn)一步

9、管理、規(guī)范做好基礎(chǔ)。要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全，就要加強(qiáng)檔案安全管理，完善檔案安全管理體系。進(jìn)一步監(jiān)督電子文件歸檔工作，實(shí)現(xiàn)文件資料的真實(shí)性；為了確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，還要努力實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，為檔案數(shù)據(jù)安全提供有利的環(huán)境；為了實(shí)現(xiàn)地鐵檔案數(shù)據(jù)庫的安全，可以加強(qiáng)對(duì)地鐵內(nèi)部局域網(wǎng)的管理，同時(shí)還要嚴(yán)格控制外網(wǎng)，對(duì)兩者實(shí)行嚴(yán)格的分離。在實(shí)現(xiàn)設(shè)施安全管理的同時(shí)，檔案信息化安全還要提高工作人員信息安全意識(shí)，同時(shí)防止人為的信息外露。為了實(shí)現(xiàn)人員的安全管理，在檔案的管理中要嚴(yán)格遵守法律規(guī)范，執(zhí)行檔案法的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)做好安全保密工作。 3、提升檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)地鐵工程檔案管理 地鐵工程檔案管理實(shí)現(xiàn)

10、信息化，這就需要打破以前傳統(tǒng)的管理方式，在管理中加強(qiáng)信息技術(shù)要求，不管是檔案信息的搜集、接收、整理還是歸檔，都需要工作人員具有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)。要想實(shí)現(xiàn)高水平的檔案信息化，檔案人員應(yīng)該充分實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)兩者的優(yōu)化組合，充分體現(xiàn)檔案信息化的優(yōu)勢(shì)。在檔案信息化的管理中，管理人員應(yīng)該具備網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)技術(shù)，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，防止檔案信息外泄，同時(shí)防止外界惡意的黑客攻擊，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全。工程檔案信息化還需要培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、數(shù)據(jù)庫分析和軟件開發(fā)等方面的人才，實(shí)現(xiàn)檔案在管理、檢索中的信息化。要想改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，還需要加強(qiáng)建設(shè)工程檔案信息化管理培訓(xùn)，為檔案信息化培養(yǎng)高素質(zhì)人

11、才，不僅實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有員工的培養(yǎng)，還可以從外引進(jìn)檔案信息化管理方面的人才，優(yōu)化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)人員內(nèi)部的互相學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高管理水平。地鐵工程檔案管理部門還要加強(qiáng)對(duì)地鐵公司一些專業(yè)部門的培訓(xùn)力度，實(shí)現(xiàn)一些二級(jí)單位檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，使他們?cè)鰪?qiáng)檔案管理理論和技能以及地鐵工程建設(shè)的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)也要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)地鐵工程檔案知識(shí)與計(jì)算機(jī)知識(shí)的融合。同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)檔案管理人員理論與實(shí)踐相結(jié)合，經(jīng)常帶領(lǐng)他們到地鐵施工現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行一些實(shí)踐知識(shí)的講解，幫助他們理解檔案管理中的一些理論知識(shí)，使其在工程檔案檢查中具有獨(dú)立判斷的能力，真正履行其職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的有效管理。在提高知識(shí)能

12、力的同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案人員的工作責(zé)任感，增強(qiáng)檔案信息的保密性，在信息的搜集、整理過程中認(rèn)真負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整、有效。在培養(yǎng)、引進(jìn)人才的同時(shí)，還要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)互補(bǔ)，彌補(bǔ)自身知識(shí)的不足，共同探討工作規(guī)律，實(shí)現(xiàn)信息化管理的不斷創(chuàng)新。 結(jié)束語 在我國(guó)城市建設(shè)在急速發(fā)展，城市規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，地鐵成為城市化建設(shè)的重要標(biāo)志，地鐵工程檔案管理是保證地鐵質(zhì)量，進(jìn)行日后地鐵修改、整頓的重要依據(jù)。隨著信息化的發(fā)展，地鐵工程檔案管理也在不斷與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)，它不僅具有節(jié)省人力、物力資源的優(yōu)勢(shì)，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱的快速、便捷，更有利于檔案信息的儲(chǔ)存，加強(qiáng)地鐵檔案信息化建設(shè)，提高電子文件的歸檔質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，是信息時(shí)代檔案現(xiàn)代化管理的需要。 參考文獻(xiàn)： 【1】郭文軍，施仲衡，曾