會(huì)計(jì)事務(wù)所檔案管理制度

1、會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理制度第一章 總 則一、 為了規(guī)范本所業(yè)務(wù)資料的分類、整理、立卷、歸檔工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、制度化，根據(jù)安徽省會(huì)計(jì)師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的實(shí)際情況，制定本制度。二、 本所的業(yè)務(wù)資料，主要指執(zhí)業(yè)人員，在執(zhí)行各項(xiàng)咨詢業(yè)務(wù)中形成的工作底稿和出具的報(bào)告書。辦理培訓(xùn)形成的資料，也列入業(yè)務(wù)資料范圍。 本所的一般文件和會(huì)計(jì)核算資料（包括會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表），不屬于業(yè)務(wù)資料范圍，應(yīng)分別按文書檔案和會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。 三、 業(yè)務(wù)檔案管理的基本內(nèi)容是，按照規(guī)范化、科學(xué)化的要求，對(duì)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行分類、歸集、整理、立卷、編目、保管、利用、鑒定與銷毀，并

2、形成制度。四、 業(yè)務(wù)檔案由本所統(tǒng)一管理，并接受各有關(guān)部門和檔案業(yè)務(wù)管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。第二章 業(yè)務(wù)資料的分類五、 本所辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)形成的工作底稿，應(yīng)分別業(yè)務(wù)性質(zhì)，劃分為綜合類、業(yè)務(wù)類、備查類三類，并結(jié)合實(shí)際，制定分類工作底稿的具體目錄和索引系統(tǒng)，便于整理、利用。六、 本所的培訓(xùn)業(yè)務(wù)，包括受托和自辦的各種培訓(xùn)班。辦理前述培訓(xùn)形成的資料，主要包括委托培訓(xùn)的協(xié)議、教學(xué)大綱、自編教材、試題、參考答案，評(píng)分辦法、學(xué)員名冊(cè)、成績(jī)單和培訓(xùn)工作總結(jié)等，應(yīng)分別不同培訓(xùn)項(xiàng)目和期次進(jìn)行歸類。第三章 業(yè)務(wù)檔案的形成七、 執(zhí)業(yè)人員在完成一項(xiàng)咨詢業(yè)務(wù)后的兩個(gè)月內(nèi)，應(yīng)由主辦人員（或由承辦部門指定人員）對(duì)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行分

3、類、歸集、整理，并按一個(gè)委托單位一項(xiàng)業(yè)務(wù)立一個(gè)案卷的要求立卷，不得將多個(gè)委托單位同一項(xiàng)業(yè)務(wù)合立成一個(gè)案卷。八、 立卷人員對(duì)咨詢業(yè)務(wù)資料進(jìn)行分類、歸集、整理、立卷時(shí)，應(yīng)按下列順序排列：綜合類工作底稿，業(yè)務(wù)類工作底稿，備查類工作底稿。業(yè)務(wù)類工作底稿，凡編有序號(hào)的，按序號(hào)排列，沒有編序號(hào)的按形成報(bào)告的內(nèi)容的順序排列。對(duì)培訓(xùn)形成的資料，按協(xié)議、教學(xué)大綱、自編教材、各科試題、參考答案、評(píng)分辦法、學(xué)員名冊(cè)、成績(jī)單、培訓(xùn)工作總結(jié)等順序排列。九、 為便于對(duì)業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱、鑒定和銷毀，案卷可采用袋裝式。立卷人員在對(duì)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行分類、歸集、整理、立卷后，可分類進(jìn)行簡(jiǎn)易裝訂，并在每頁(yè)右上角順序編上頁(yè)號(hào)，再外套檔案袋。

4、檔案袋上必須填寫下列項(xiàng)目（代案卷目錄）：1. 委托單位名稱：一律填寫全稱；2. 委托單位經(jīng)濟(jì)性質(zhì)：企業(yè)單位按國(guó)有、集體、私營(yíng)、股份制、外商投資等分別填寫，行政事業(yè)單位按行政、事業(yè)分別填寫；3. 業(yè)務(wù)項(xiàng)目：按驗(yàn)資、會(huì)計(jì)報(bào)表審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)、投資評(píng)估、資產(chǎn)評(píng)估、工程造價(jià)、項(xiàng)目可行性研究等分別填寫。其中：驗(yàn)資須填明設(shè)立驗(yàn)資、變更驗(yàn)資或年檢驗(yàn)資；專項(xiàng)審計(jì)須填明具體項(xiàng)目，如承包經(jīng)營(yíng)終結(jié)審計(jì)、廠長(zhǎng)（經(jīng)理）離任審計(jì)、工程造價(jià)審核、經(jīng)濟(jì)案件證據(jù)鑒定、財(cái)務(wù)大檢查、小金庫(kù)檢查、破產(chǎn)清算、企業(yè)合并、分立事宜中的審計(jì)業(yè)務(wù)等；4. 報(bào)告書發(fā)文時(shí)間和編號(hào)；5. 承辦部門和主辦人員；6. 收費(fèi)金額；7. 目錄及起止頁(yè)號(hào)：綜合

5、類工作底稿中需長(zhǎng)期保存的底稿和備查類工作底稿，須逐個(gè)填明項(xiàng)目和起止頁(yè)號(hào)，業(yè)務(wù)類工作底稿和綜合類工作底稿中的其他部分，只須填明總的起止頁(yè)號(hào)，不需逐項(xiàng)填寫。業(yè)務(wù)檔案也可采用訂本式、盒裝，一個(gè)檔案盒可裝幾本案卷。但立卷必須嚴(yán)格按第八條的規(guī)定辦理，以便分別調(diào)閱。十、 立卷人員對(duì)不同培訓(xùn)項(xiàng)目和期次的培訓(xùn)資料，應(yīng)按第九條第二款的排列順序進(jìn)行整理立卷，并在每項(xiàng)右上角順序編上頁(yè)號(hào)，再外套檔案袋，并填寫有關(guān)項(xiàng)目，其中目錄及起止頁(yè)號(hào)須逐項(xiàng)填寫。十一、 立卷人員在對(duì)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行整理立卷時(shí)，對(duì)不屬于歸檔范圍的資料（如臨時(shí)記錄和草稿等）以及重復(fù)的資料，應(yīng)予以刪除；對(duì)紙張不規(guī)格、破損、卷角或皺折的資料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工處理

6、：1 紙張超出規(guī)格的，在不影響資料完整和字跡的前提下，可酌情剪裁，不能剪裁的，可加以折疊；2 破損、卷角、折皺、裝訂線過窄和紙張小于規(guī)格的，要用白紙予以裱襯。第四章 業(yè)務(wù)檔案的保管和利用十二、 本所應(yīng)確定專人管理業(yè)務(wù)檔案。檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)向接辦的人員辦理交接手續(xù)。十三、 承辦部門在對(duì)業(yè)務(wù)資料整理立卷形成檔案后，應(yīng)及時(shí)送交檔案管理人員保管，如因故需短期存放時(shí)，最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月。十四、 業(yè)務(wù)檔案必須設(shè)專櫥存放，并進(jìn)行科學(xué)管理，做到分類明確，排列有序，便于查找和利用。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，并采取必要的措施（包括備有必要的設(shè)施），確保業(yè)務(wù)檔案的安全和完整，防止蟲蛀、潮濕

7、、損壞和散失。十五、 要建立業(yè)務(wù)檔案保密制度，對(duì)工作底稿中涉及的商業(yè)秘密保密。要設(shè)置借閱檔案登記簿，本所注冊(cè)會(huì)計(jì)師和其他執(zhí)業(yè)人員需要借閱時(shí)，要辦理登記手續(xù)，按期歸還。司法機(jī)關(guān)、國(guó)家有部門和其他會(huì)計(jì)師事務(wù)所依照法律和其他有關(guān)規(guī)定需要查閱業(yè)務(wù)檔案的，必須持有正式介紹信，經(jīng)所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，但一律不得借出。十六、 查閱業(yè)務(wù)檔案，查閱人不得對(duì)案卷涂改、圈劃、抽取、撤換，原則上不得復(fù)印和復(fù)制，確需復(fù)印復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。十七、 業(yè)務(wù)檔案為永久性檔案和當(dāng)期檔案。1 永久性檔案是指記錄內(nèi)容相對(duì)穩(wěn)定、具有長(zhǎng)期使用價(jià)值的檔案。包括備查類工作底稿和報(bào)告書（含附件）、未審會(huì)計(jì)報(bào)表以及綜合工作底稿中的業(yè)務(wù)約定書等。2 當(dāng)期檔案是指記錄內(nèi)容經(jīng)常變化、只供近期使用的檔案。包括業(yè)務(wù)類工作底稿和綜合類工作底稿中的其他部分，以及會(huì)計(jì)培訓(xùn)檔案。十八、 業(yè)務(wù)檔案保管年限如下：1 當(dāng)期檔案自報(bào)告書簽發(fā)之日起保存十年，其中培訓(xùn)檔案自培訓(xùn)結(jié)業(yè)之日起保存五年；2 永久性檔案長(zhǎng)期保存；3 委托單位撤銷和不再由本所執(zhí)業(yè)的單位，其永久性檔案的保管年限與最近一年當(dāng)期檔案的保管年限相同。4 資產(chǎn)評(píng)估業(yè)務(wù)檔案的保管期限，按資產(chǎn)評(píng)估操作規(guī)范意見（試行）第132條的規(guī)定辦理。第五章 業(yè)務(wù)檔案的鑒定和銷毀十九、 業(yè)務(wù)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，應(yīng)由本所檔案管理人員提出銷毀意見，編造檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)原承辦部門會(huì)同鑒定。參加鑒定人員認(rèn)真進(jìn)行鑒