會計檔案管理具體制度

1、會計檔案管理具體制度一、會計檔案的裝訂(一會計檔案的整理立卷會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即:分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一并分門別類按各卷順序編號。1，分類標準統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。2，檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放拒和存放序列統(tǒng)一。3，管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。(二會計檔案的裝訂會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。1，會計憑證

2、的裝訂。會計憑證裝訂前的準備工作:分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全;按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集確定裝訂成冊的本數(shù);摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整;整理檢查憑證順序號。如有顛倒要重新排列。發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等的印章是否齊全。會計憑證裝訂時的要求:用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里

3、面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制。封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;裝訂憑證厚度一般15厘米左右，方可保證裝訂牢固。美觀大方。會計憑證裝訂后的注意事項：每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章:在封面上編好卷號。按編號順序入柜，以便干調(diào)閱。2會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷?；疽笫?(1賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全。序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、

4、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。(2活頁賬簿裝訂要求。第一，保留已使用過的賬頁，將賬負數(shù)填寫齊全，去除空白負和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。第二，多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。第三，在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人簽章。(3賬簿裝訂后的其他要求。第一，會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角。錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。第二，會計賬簿的封口要嚴密。第三，封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬篡改名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借

5、款日記賬、分戶明細賬。第四，會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號，總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。3會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表員數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂;第二，會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底:第三，按保管期限編制卷號。二、會計檔案的保管會計檔案管理辦法規(guī)定:“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保

6、管一年，期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管?！备鶕?jù)上述規(guī)定，會計檔案的保管要求主要有:1會計檔案的移交手續(xù)。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進行:（1）開列清冊，填寫交接清單:（2）在賬簿使用日期欄填寫移交日期;（3）交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。2，會計檔案的保管要求。（1）會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方。并選離易供品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材;（2）采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;（3）會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥并噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀;（4）會計檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當

7、的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕;（5）設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記蒲、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;（6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。3，會計檔案的借閱。（1）會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準。（2）外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后。辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。（3）借閱會計檔案人員不得在案

8、卷內(nèi)亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。（4）借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回。并辦理注銷借閱手續(xù)。4，會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、15年等三種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如:1996年度終了日為12月31日，保管期限按1997年元月1日開始計算。為了全面反映會計檔案情況，立檔部門應(yīng)設(shè)置“會計檔案備查表”，及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)。做到心中有數(shù)、不出差錯。三、會計檔案的銷毀1，會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案部門會同財務(wù)會計部門提出銷毀意見，共同鑒定、嚴格審查。編造會計檔案銷毀清冊。2，會計檔案要銷毀時，需報本單位領(lǐng)導(dǎo)及上級單位有關(guān)管理部門批準后銷毀。3會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出。另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。4銷毀檔案前。應(yīng)按會計檔案銷毀