會計檔案管理論文深化企業(yè)會計檔案管理的新機遇

1、會計檔案管理 論文：深化企業(yè)會計檔案管理的新機遇摘要:隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的持續(xù)和社會發(fā)展，會計檔案數(shù)量迅速增長，載體不斷增多;同時由于會計委派、代理的興起，出現(xiàn)會計檔案移交不完整、歸屬不明確、責(zé)任不落實等問題。在落實企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范中，完善法規(guī)體系、加強行政監(jiān)管、強化法人責(zé)任、優(yōu)化會計人員和檔案人員的知識構(gòu)成，推進會計電算化與檔案信息化的融合是規(guī)范會計檔案管理的重要手段。 關(guān)鍵詞:會計;檔案管理;規(guī)范;措施財政部等五部委發(fā)布的企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范(以下簡稱基本規(guī)范)，于2009年7月1日起在上市公司正式實施，鼓勵非上市的大中型企業(yè)執(zhí)行。這是深化企業(yè)財務(wù)會計檔案工作的一次新機遇。會計檔案是

2、企業(yè)在經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生的并作為歷史記錄保存的會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，它既是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成果的歷史記錄，也是企業(yè)科學(xué)決策和實時管理的依據(jù)。會計檔案信息無疑會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和各項管理產(chǎn)生重大影響，(一)會計檔案數(shù)盆持續(xù)增長，載體形式不斷增多 會計檔案由于是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中不斷產(chǎn)生，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的擴張、經(jīng)營活動的持續(xù)發(fā)展和時間的推延，企業(yè)積累的會計檔案數(shù)量迅速膨脹，特別是會計憑證，作為會計記帳的依據(jù)更是與日俱增。同時，會計電算化的普及，除原始的紙質(zhì)載體歸檔材料外，經(jīng)過計算機處理的會計信息數(shù)據(jù)，根據(jù)會計檔案管理辦法規(guī)定，不僅要保

3、存電子數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印的會計紙質(zhì)文本，這就形成了雙重的會計檔案信息載體，即傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)會計檔案與包括存儲在計算機系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)，以及保存在其他磁性介質(zhì)或光盤中會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子文件會計檔案。同時，一些企業(yè)的會計部門由于缺乏財政和檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，不移交或不及時、不完整移交會計檔案，對長期保存在會計部門的會計檔案，不經(jīng)整理、編目，亦無合適庫房、裝具，任意堆放，長期超過保管期限也不作鑒定，一旦會計部門覺得過于繁多，成為累贅想銷毀，經(jīng)主管會計部門的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意就輕易銷毀，既不“直接鑒定”，也不登記造冊，消彌于無形之中。一些改制、撤銷、破產(chǎn)企業(yè)積累的會計檔案還有因為長期無

4、人過問，不經(jīng)整理，不辦移交，最終為人盜賣。 (二)社會中介機構(gòu)介入增多，會計委派、代理逐漸興起 經(jīng)濟社會的發(fā)展和企業(yè)財務(wù)會計制度的改革，會計師事務(wù)所、審計師事務(wù)所等中介機構(gòu)在實際上已經(jīng)逐步取代了各級經(jīng)濟主管部門對企業(yè)會計檔案的監(jiān)督管理。但是，目前的法律法規(guī)尚未明確賦予會計師事務(wù)所、審計師事務(wù)所和注冊會計師監(jiān)管企業(yè)會計檔案的職責(zé)。一些企業(yè)委托社會會計中介機構(gòu)進行會計核算代理，也有一些企業(yè)集團為加強對下屬企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中財務(wù)活動的控制，實行會計機構(gòu)派出制或會計人員委派制，只關(guān)注當(dāng)期的會計核算數(shù)據(jù)而不關(guān)心會計檔案信息的保存，甚至對所屬企業(yè)形成的會計檔案歸屬不明確，會計檔案記載的信息不完整，為持續(xù)利用會

5、計信息留下了隱患。諸如通過會計電算化處理移交歸檔的會計帳簿封面或扉頁沒有企業(yè)單位名稱、法定代表人、會計部門負責(zé)人、會計經(jīng)辦人員的姓名、簽字或蓋章，會計核算的電子文件不轉(zhuǎn)化成磁性載體或光盤等向檔案部門移交歸檔。 (三)會計檔案管理的法規(guī)規(guī)范制度不完善、不健全 檔案法作為檔案工作的根本法律，對企業(yè)檔案工作包括會計檔案工作作出了明確的法律規(guī)定。會計法第二十三條也規(guī)定:“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門制定?！必斦?、國家檔案局發(fā)布的會計檔案管理辦法第三條指出“各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責(zé)會計

6、檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。”由于該辦法第二十一條同時規(guī)定“本辦法由財政部負責(zé)解釋”，正是因為這一條款，一些企業(yè)就引申為會計檔案的管理由企業(yè)財務(wù)部門負責(zé)解釋，會計檔案的分管由企業(yè)分管會計工作的領(lǐng)導(dǎo)而不是由企業(yè)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，削弱了企業(yè)檔案部門依法履行職責(zé)，難以監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)會計機構(gòu)的檔案工作，即使建立了企業(yè)會計檔案工作的規(guī)章制度，事實上也只能停留在紙上談兵。在實際工作中經(jīng)?？梢娨恍┢髽I(yè)私自銷毀、失竊會計檔案的“新聞”，甚至出現(xiàn)法律糾紛時當(dāng)事企業(yè)雙方搶奪會計檔案的報道。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟的社會條件下，不完善的會計檔案管理體系，沒有具有權(quán)威的會計檔案管理專門法規(guī)，顯然難以保

7、證企業(yè)和經(jīng)濟社會的健康有序發(fā)展。浙江工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報 (四)會計工作人員普遍缺乏檔案管理的教育、培訓(xùn)經(jīng)歷 從企業(yè)會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，會計部門的職責(zé)普遍局限于記帳核算，缺乏對會計信息資源的保管、開發(fā)和利用的關(guān)注與研究，不設(shè)專兼職檔案管理崗位。筆者多次到一些企業(yè)檢查會計檔案工作時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)歸檔的財務(wù)報告沒有文字分析材料;永久保管的職工工資結(jié)算表作為只有15年保管期限的會計憑證附件裝訂保存;向企業(yè)檔案館、室只移交數(shù)量繁多的會計憑證而不全面移交會計帳簿、財務(wù)報告等完整的會計檔案;企業(yè)破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制、結(jié)構(gòu)性調(diào)整中，只關(guān)注資產(chǎn)處置不關(guān)心會計檔案管理等等現(xiàn)象，不一而足。究其原因，與企業(yè)會計工作人員缺少檔

8、案管理的教育培訓(xùn)經(jīng)歷相關(guān)。從高校相關(guān)專業(yè)設(shè)置的課程來考察，會計檔案多作為檔案學(xué)的一個分支，從檔案理論與實踐的角度闡述會計檔案的收集、歸檔、編研、保管等管理環(huán)節(jié);而會計學(xué)專業(yè)則普遍缺乏從檔案管理和信息資源管理的角度來審視會計信ell先天的不足，造就了會計工作人員對會計檔案管理的思維定勢。二、落實(甚本規(guī)范熟改進和加強會計檔案信息資派曹理的對策建議 (一)完善會計檔案管理法規(guī)，加強會計檔案執(zhí)法監(jiān)仔檢查 在檔案法修訂中要進一步補充強調(diào)檔案工作中這部根本法律的權(quán)威性，明確包括會計檔案在內(nèi)的各門類檔案管理的法律責(zé)任，會計法等法規(guī)中關(guān)于會計資料、會計檔案的條款要統(tǒng)一到檔案法律的精神上來。即將實施的基本規(guī)范

9、第三十一條規(guī)定，“會計系統(tǒng)控制要求企業(yè)嚴格執(zhí)行國家統(tǒng)一的會計準則，加強會計基礎(chǔ)工作，明確會計憑證、會計帳簿和財務(wù)會計報告的處理程序，保證會計資料真實完整”。企業(yè)檔案部門要充分利用基本規(guī)范的實施，加強與會計部門的交流溝通，認真履行會計檔案的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)職責(zé);各級檔案行政管理部門要強化依法行政的力度，積極爭取同級人大的支持，針對近年來頻發(fā)的會計檔案非法隱匿、損毀，上市公司會計信息披露虛假或失真等現(xiàn)象，開展或聯(lián)合開展會計檔案執(zhí)法檢查;聯(lián)合財政部門，通過企業(yè)檔案工作等級評定、檔案工作目標管理、檔案工作年度檢查、會計工作認證等載體，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)企業(yè)檔案部門和會計部門強化對會計檔案信息的管理，依據(jù)

10、檔案法規(guī)進行會計工作評估。 (二)強化企業(yè)法定代表人、總經(jīng)理對會計檔案的法律責(zé)任 企業(yè)法定代表人、總經(jīng)理作為企業(yè)最主要的領(lǐng)導(dǎo)，要充分認識到會計檔案信息對企業(yè)依法經(jīng)營、科學(xué)發(fā)展和科技進步的重要作用和意義。規(guī)范企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，企業(yè)法定代表人、總經(jīng)理對本單位的會計工作、會計資料的真實性、完整性負責(zé)，企業(yè)其他領(lǐng)導(dǎo)人不宜越姐代厄。按照基本規(guī)范中“不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制”的制衡性原則，企業(yè)總會計師或分管財務(wù)會計工作的副總經(jīng)理不能審批會計檔案管理或鑒定銷毀等處置事宜。企業(yè)主要負責(zé)人在企業(yè)內(nèi)部依法履行檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，按照法規(guī)要求設(shè)立檔案工作機構(gòu)和會計檔案管理崗位，落實會計人員檔案工作職責(zé)，規(guī)模企業(yè)要

11、在會計部門配備專兼職檔案工作人員，并從硬件設(shè)施、軟件開發(fā)、制度建設(shè)等方面創(chuàng)造檔案工作條件，提出管理要求;實行會計委派或委托中介機構(gòu)進行會計核算的企業(yè)，要明確落實會計檔案的歸屬和管理責(zé)任;自覺接受財政和檔案行政管理部門的監(jiān)督，接受審計部門和會計師事務(wù)所等會計中介機構(gòu)的審計。同時，一旦企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟糾紛或者領(lǐng)導(dǎo)個人任期屆滿離職審計，都離不開會計檔案這一依據(jù)。完整、準確、真實、規(guī)范的會計檔案信息也是對企業(yè)法定代表人和總經(jīng)理的重要保護。 (三)多層次多渠道優(yōu)化會計從業(yè)人員的知識構(gòu)成和法制意識 會計檔案信息管理列入會計專業(yè)人員教育、培訓(xùn)、考核職責(zé)。前哈佛大學(xué)校長勞倫斯·薩默斯說， 莊秀麗:深化企

12、業(yè)會計檔案管理的新機遇試論落實企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范的措施如果說工業(yè)時代最重要的投資是對工廠的投資，那么信息時代最重要的投資絕對是對人類智力的投資。知識經(jīng)濟利用的是智力和有效獲取、傳遞和處理信息的能力。在這種經(jīng)濟中，員工將成為成功企業(yè)和經(jīng)濟增長的基礎(chǔ)。在學(xué)校教育、就業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等不同階段中，學(xué)校、企業(yè)、財政部門都應(yīng)該為會計從業(yè)人員設(shè)立會計檔案信息管理與開發(fā)利用的課程，并建立相應(yīng)的考核機制，優(yōu)化會計人員知識結(jié)構(gòu)，增強會計人員法制意識，提高會計人員綜合素質(zhì)。 (四)提高企業(yè)檔案館(室)檔案專業(yè)管理人員的綜合素質(zhì)和工作能力 首先是在選調(diào)檔案工作人員上把好進入關(guān)，充分認識檔案工作是一線工作、檔案工作

13、崗位是專業(yè)技術(shù)崗位的客觀事實。企業(yè)要有計劃有步驟地招聘、吸收信息資源管理和計算機管理專業(yè)的大學(xué)生、研究生從事企業(yè)檔案工作，逐步更新歷史原因造成的低文化、低水平、低素質(zhì)的工作人員;特別是企業(yè)檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要從具有大局意識、責(zé)任意識、服務(wù)意識的優(yōu)秀檔案工作人員中選拔，加強與會計等職能部門的協(xié)調(diào)與合作。其次在檔案館、室配備會計檔案管理崗位，以客觀、公正的立場接收、管理和提供會計檔案利用服務(wù)，參加財政和檔案部門組織的會計專業(yè)和檔案管理的繼續(xù)教育、培訓(xùn)學(xué)習(xí)，熟悉會計工作的基本流程、基本規(guī)律和要求，熟練掌握會計檔案信息資源管理技能，建立責(zé)任與權(quán)利相對應(yīng)的會計檔案管理工作秩序，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)會計部門對會計

14、檔案的收集、整理、移交和利用工作，開展會計檔案信息編研服務(wù)，對事關(guān)企業(yè)長遠發(fā)展、改制轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)重組、重大投資項目等大事、大局，會計檔案人員必須根據(jù)掌握的會計檔案信息和會計檔案法規(guī)，主動參與為企業(yè)決策層提供參考服務(wù)。 (五)進洲步推進會計電算化與檔案信息化的建設(shè)和融合進程 會計電算化作為一項先進、成熟的管理技術(shù)和手段，已經(jīng)在企業(yè)得到普遍的應(yīng)用?；疽?guī)范第四十一條指出，“企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)促進信息的集成與共享，充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息與溝通中的作用?！边@有利于促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，將進一步推進企業(yè)會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合進程，提高計算機信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用廣度和深度。檔案部門要運用信息技術(shù)匯集資源，保護資源安全可靠。對于會計電算化形成的會計檔案信息的管理，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)設(shè)定的控制目標，全面系統(tǒng)持續(xù)地收集相關(guān)信息，要盡早建立與電子文件管理相應(yīng)的規(guī)范與制度，列入企業(yè)電子文件和檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃;在建設(shè)企業(yè)檔案信息化中，要強化對會計電算化信息資源的數(shù)據(jù)選擇、編輯和分析能力的功能，為高效利用會計信息打好基礎(chǔ);在落實紙質(zhì)會計檔案完整、及時、規(guī)范歸檔的基礎(chǔ)上，建立、完善會計電子文件信息的邏輯歸檔和物理歸檔的辦法和措施，同時要歸檔保存企業(yè)不同版