探析科技檔案管理信息化建設(shè)

1、探析科技檔案管理信息化建立檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。這是一篇科技檔案管理信息化建立，接下來讓我們一起來看看吧進(jìn)入21世紀(jì)以來，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的開展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺，從而進(jìn)步企業(yè)的綜合運作才能，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭才能。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建立推動科技檔案管理工作，把建立企

2、業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、效勞對象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。一、科技檔案在企業(yè)信息化建立中發(fā)揮的作用檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實相貌的原始文獻(xiàn)?？萍紮n案是指在自然科學(xué)研究、消費技術(shù)、根本建立等活動中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)根底工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命

3、之后，是社會化大消費和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對于企業(yè)建立與開展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建立中，科技檔案在科研、消費、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價值。對于一個企業(yè)來說，研發(fā)才能的強(qiáng)弱，是衡量其核心競爭力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)歷，汲取大量的前人失敗教訓(xùn)?？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學(xué)技術(shù)成為消費力，在企業(yè)建立與開展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)今社會正步入一個新的技術(shù)革命新時代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于消費，應(yīng)用于社會之中，勢必帶來社會消費力的飛躍，同樣也會引起

4、社會生活的深化變化，尤其是計算機(jī)和通信技術(shù)的迅速開展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和開展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動科技消費力的不斷開展，科技檔案信息化管理勢在必行。所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)展處置、管理并提供利用效勞。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理形式的變革。詳細(xì)來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可防止地受到一定程度

5、的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建立和開展的重要環(huán)節(jié)企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對企業(yè)進(jìn)展全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來進(jìn)步企業(yè)的消費才能和經(jīng)營管理程度，增強(qiáng)企業(yè)在國內(nèi)外市場中的競爭力。供電企業(yè)在改革開展的歷史進(jìn)程中，特別是經(jīng)歷了IP市場風(fēng)雨變換的考驗，以“抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)為口號，已實現(xiàn)了信息化建立的新場面。以遼寧省電力公司ERP工程為例，2021年9月26日全面啟動，2021年6月25日成功上

6、線，11家市級供電公司按照試點設(shè)計流程無差異推廣，當(dāng)年11月25日，ERP工程在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2021年ERP在農(nóng)電系統(tǒng)的71個縣區(qū)上線。這說明了以ERP為核心的各信息系統(tǒng)深化應(yīng)用為主線，為支撐堅強(qiáng)智能電網(wǎng)和三集五大體系建立，為盡快建成“一強(qiáng)三優(yōu)現(xiàn)代公司，奠定了堅實的信息化建立的根底。同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地搜集、整理、傳遞有價值的信息，為供電企業(yè)的消費、經(jīng)營、研發(fā)和指導(dǎo)決策效勞，已成為供電企業(yè)信息化建立的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建立，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過長期的全方位地跟蹤國內(nèi)外本行業(yè)的科技動態(tài)

7、、成果和進(jìn)展程度，建立成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息效勞。三、科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程供電企業(yè)一般設(shè)置科技信息管理部門，這個部門的主要職責(zé)是：根據(jù)本企業(yè)消費、經(jīng)營和開展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動電網(wǎng)技術(shù)進(jìn)步與信息化;運用科技管理、計算機(jī)應(yīng)用、信息化和技術(shù)監(jiān)視等手段，進(jìn)步本企業(yè)科學(xué)管理程度。管理的內(nèi)容：一是負(fù)責(zé)制定科技開展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技方案(資金)管理，包括科技工程方案，青年科技促進(jìn)費工程方案等;二是負(fù)責(zé)科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場等;三是負(fù)責(zé)專利管理，包括申報、統(tǒng)計、施行等;四是負(fù)責(zé)計量管理，包括計量

8、晉級、貫徹執(zhí)行計量法、計量認(rèn)證與認(rèn)可、計量標(biāo)準(zhǔn)的建立與檢定、計量站管理等;五是負(fù)責(zé)全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等;六是負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括標(biāo)準(zhǔn)的制訂、修訂、標(biāo)準(zhǔn)化審查等;七是負(fù)責(zé)科技統(tǒng)計工作;八是負(fù)責(zé)信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建立與維護(hù)、組織開發(fā)應(yīng)用軟件等。當(dāng)然，供電企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是供電企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項系統(tǒng)工程。供電企業(yè)科技管理系統(tǒng)效勞于全網(wǎng)的各級科技管理部門，在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰(zhàn)術(shù)管理層和戰(zhàn)略管理層

9、。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫和興隆的計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，溝通各層間的信息交流，實現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作(當(dāng)然包括科技檔案管理)的統(tǒng)一管理?？萍脊芾硐到y(tǒng)、科技方案管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計管理系統(tǒng)、計量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)以及科技評審專家?guī)?、科技成果專家評審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強(qiáng)大的支撐才能，提供了科技檔案靈敏、方便的查詢、統(tǒng)計功能。推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高

10、的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建立符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對科技檔案的需求?？萍紮n案信息化建立是一項長期、全面而又詳細(xì)的工作，信息化建立的實現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機(jī)技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。四、科技管理系統(tǒng)實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理1.科技方案管理系統(tǒng)以遼寧省電力公司為例，科技方案管理信息系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)分析與設(shè)計，利用先進(jìn)的三層體系構(gòu)造(BAS)，應(yīng)用JAVA技術(shù)開發(fā)，符合J2EE標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)大的企業(yè)級資源管理平臺，是建立并施行ER

11、P的核心?？萍挤桨腹芾淼闹饕δ馨ǎ簩鶎?、省公司和發(fā)供電企業(yè)的科技方案進(jìn)展分類查詢，按工程類別，負(fù)責(zé)單位對資金分配的統(tǒng)計，設(shè)備的購置方案，科技方案草稿，科技方案的上報等。該系統(tǒng)運行以來，通過信息網(wǎng)絡(luò)完成方案上報與下達(dá)、工程申請假設(shè)干個。2.計量管理系統(tǒng)計量管理主要包括：基層單位申報計量室認(rèn)證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢等。3.全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)、基層單位上報QC成果、QC成果評審結(jié)論及上報QC成果，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化編寫模板等。4.科技成果和專利管理科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護(hù)、基層單位上報專利、挑選申報科技進(jìn)步獎工程、基層單位返回科技進(jìn)步獎推薦書、匯總上報科技進(jìn)步獎推薦書、科技成果專利統(tǒng)計及搜集科技成果推廣工程申請書等。5.科技統(tǒng)計系統(tǒng)統(tǒng)計是科技檔案工作的一個組成部分，根本任務(wù)是對檔案工作開展情況進(jìn)展統(tǒng)計調(diào)查、分析、監(jiān)視，以計量化的管理，科技統(tǒng)計系統(tǒng)的所有報表均采取網(wǎng)上電子報表形式。對各類統(tǒng)計信息實現(xiàn)計算機(jī)管理，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息共享，使統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)化、實用化?；鶎訂挝豢梢凿浫?、查詢、統(tǒng)計、修改、打印。在遼