天然溫泉度假村行政部管理手冊(cè)

1、標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村行政部管理手冊(cè) 目錄第一章 崗位職責(zé)和工作內(nèi)容1、 行政總監(jiān)崗位職責(zé)-（3）2、 行政經(jīng)理崗位職責(zé)-（4）3、 行政專(zhuān)員崗位職責(zé)-（5）4、 行政秘書(shū)崗位職責(zé)-（6）5、 后勤主管崗位職責(zé)-（7）6、 司機(jī)崗位職責(zé)-（8）第二章 工作流程與制度一、工作流程1、文件收發(fā)-（9）2、檔案管理-（10）3、印章管理-（11）4、辦公制度制定-（12）5、行政事務(wù)處理-（14）6、行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算-（15）7、行政經(jīng)費(fèi)控制-（17）8、會(huì)議管理-（18）9、活動(dòng)組織-（19）10、接待管理-（20）11、宿舍管理-（21

2、）12、車(chē)輛管理-（22）13、司機(jī)出車(chē)-（23）二、現(xiàn)行制度1、文書(shū)管理規(guī)定-（24）2、檔案管理制度-（32）3、宿舍管理制度-（34）4、車(chē)輛管理制度-（36）5、辦公室準(zhǔn)則-（38）6、辦公室獎(jiǎng)懲制度-（40）7、值班經(jīng)理制度-（42）8、辦公室會(huì)務(wù)組織管理規(guī)定-（44）第三章 表格與單據(jù)1、酒店司機(jī)每日工作安排表-（46）2、酒店司機(jī)出車(chē)工作安排表-（47）3、酒 店 車(chē) 輛 請(qǐng) 修 單-（48）4、總值經(jīng)理排班表-（49）5、公文呈報(bào)表-（50）6、合同審批表-（51）7、文 件 辦 理 表-（52）8、公章使用申請(qǐng)表-（53）9、已批文件下發(fā)登記表-（54）10、檔案借閱登記表-

3、（55）11、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單-（56）12、固定資產(chǎn)調(diào)撥單-（57）13、固定資產(chǎn)報(bào)修單-（58）14、固定資產(chǎn)報(bào)廢單-（59）Version 200809 本手冊(cè)內(nèi)容屬于天然溫泉度假村內(nèi)部資料，任何人未經(jīng)許可不得翻印和外傳，違者追究法律責(zé)任。態(tài)度決定一切，細(xì)節(jié)決定成敗。 第 2 頁(yè) 共 60 頁(yè) 標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作程序 Standard Operating Procedure 天然溫泉度假村行政部管理手冊(cè) 第一章 崗位職責(zé)和工作內(nèi)容一、 行政總監(jiān)崗位職責(zé)（編號(hào)：DT-EXE-001）直屬上級(jí) 副總經(jīng)理直屬下級(jí) 行政經(jīng)理、人事經(jīng)理、保安經(jīng)理、工程經(jīng)理崗位職責(zé)范圍1、 規(guī)范制度管理2、 行政事務(wù)處理3、

4、下屬人員管理工作內(nèi)容1、 參與制定酒店年度管理費(fèi)用總預(yù)算和季度預(yù)算調(diào)整，匯總、審核下級(jí)部門(mén)上報(bào)的月度預(yù)算。2、 審核人力資源、行政辦公、后勤總務(wù)、安全保衛(wèi)、公關(guān)、工程技術(shù)等行政管理相關(guān)規(guī)章制度。3、 審核人事、行政、辦公、總務(wù)、安全、公關(guān)、技術(shù)功能年度計(jì)劃和各類(lèi)方案。4、 審核行政管理方針、措施和分管部門(mén)的工作細(xì)則。5、 負(fù)責(zé)重要對(duì)外接待和公關(guān)事務(wù)的組織、安排和實(shí)施，在上級(jí)的安排下代表酒店參加重大活動(dòng)。6、 負(fù)責(zé)酒店法律事務(wù)的組織工作，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查酒店保密工作的執(zhí)行，負(fù)責(zé)重大突發(fā)行政事件的調(diào)查和處理。7、 定期對(duì)下屬部門(mén)的工作進(jìn)行檢查并提出改進(jìn)意見(jiàn)和要求，指導(dǎo)酒店后勤工作的開(kāi)展。8、 負(fù)責(zé)

5、分管部門(mén)經(jīng)理考核和各分管部門(mén)主管考核結(jié)果的審核。9、 組織分管部門(mén)和人員績(jī)效考核工作的實(shí)施，處理分管部門(mén)人員的考核申訴。二、 行政經(jīng)理崗位職責(zé)（編號(hào)：DT-EXE-002）直屬上級(jí) 行政總監(jiān)直屬下級(jí) 行政專(zhuān)員、后勤主管、行政秘書(shū)崗位職責(zé)范圍1、 制度規(guī)范建設(shè)2、 行政事務(wù)管理3、 公共關(guān)系管理4、 文書(shū)檔案管理5、 后勤總務(wù)管理6、 下屬人員管理工作內(nèi)容1、 制定和維護(hù)酒店各項(xiàng)通用管理制度，組織各部門(mén)制訂和完善管理流程。2、 制定辦公、行政、總務(wù)、公關(guān)等功能的年度計(jì)劃。3、 制定部門(mén)工作細(xì)則，組織制定酒店年度、季度、月度、周工作計(jì)劃。4、 負(fù)責(zé)酒店值班工作安排和協(xié)調(diào)。5、 主持召開(kāi)酒店及部門(mén)的

6、各類(lèi)會(huì)議。6、 簽批酒店內(nèi)部各類(lèi)行文的辦理意見(jiàn)，督導(dǎo)酒店檔案管理工作。7、 負(fù)責(zé)印章管理和文件用印管理工作。8、 負(fù)責(zé)重要對(duì)外接待和公關(guān)事務(wù)的組織、安排和實(shí)施。9、 負(fù)責(zé)酒店突發(fā)公關(guān)危機(jī)的調(diào)查和處理。10、 負(fù)責(zé)酒店各類(lèi)責(zé)任目標(biāo)的督察、協(xié)調(diào)、反饋和考核。11、 督導(dǎo)酒店后勤和總務(wù)工作。12、 負(fù)責(zé)組織開(kāi)展部門(mén)培訓(xùn)工作。13、 負(fù)責(zé)部門(mén)主管考核和各主管對(duì)下屬考核結(jié)果的審核。14、 負(fù)責(zé)部門(mén)的成本管理工作。15、 組織行政人員的績(jī)效考核過(guò)程，協(xié)助行政總監(jiān)處理績(jī)效考核的申訴。三、 行政專(zhuān)員崗位職責(zé)（編號(hào)：DT-EXE-003）直屬上級(jí) 行政部經(jīng)理崗位職責(zé)范圍1、 協(xié)助管理制度建設(shè)2、 行政事務(wù)管理3

7、、 公關(guān)關(guān)系管理工作內(nèi)容1、 協(xié)助擬訂酒店各項(xiàng)通用管理制度，協(xié)助各部門(mén)制訂和完善管理流程。2、 協(xié)助制定辦公、行政、總務(wù)、公關(guān)等功能的年度計(jì)劃。3、 協(xié)助制定部門(mén)工作細(xì)則，協(xié)助制定酒店年度、季度、月度、周工作計(jì)劃。4、 負(fù)責(zé)酒店經(jīng)理值班、節(jié)假日值班安排。5、 負(fù)責(zé)酒店報(bào)刊的征訂工作。6、 負(fù)責(zé)組織副總辦公會(huì)議、部門(mén)內(nèi)部會(huì)議的召開(kāi)及會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)。7、 負(fù)責(zé)酒店及本部門(mén)行政管理費(fèi)用的預(yù)算、決算草案編制工作。8、 負(fù)責(zé)酒店各類(lèi)證照、批復(fù)的申辦、保管、變更、年審及注銷(xiāo)工作。9、 負(fù)責(zé)組織開(kāi)展酒店工會(huì)、團(tuán)委、義工組等相關(guān)社團(tuán)工作及活動(dòng)。10、 負(fù)責(zé)組織開(kāi)展政府舉辦的酒店各項(xiàng)創(chuàng)優(yōu)、評(píng)優(yōu)工作。11、

8、協(xié)助做好酒店內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)。12、 協(xié)助重要對(duì)外接待和公關(guān)事務(wù)的組織、安排和實(shí)施。13、 負(fù)責(zé)組織酒店質(zhì)檢工作。14、 負(fù)責(zé)組織酒店信息收集和信息調(diào)研工作的開(kāi)展。15、 完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。四、 行政秘書(shū)崗位職責(zé)（編號(hào)：DT-EXE-004）直屬上級(jí) 行政部經(jīng)理崗位職責(zé)范圍1、 文書(shū)檔案管理2、 會(huì)務(wù)組織管理3、 事務(wù)協(xié)調(diào)處理4、 領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)服務(wù)工作內(nèi)容1、 負(fù)責(zé)起草以總經(jīng)理或總經(jīng)辦名義發(fā)出的各類(lèi)公文。2、 負(fù)責(zé)起草以酒店名義發(fā)出的各類(lèi)對(duì)外公文、信件。3、 負(fù)責(zé)撰寫(xiě)酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理參加各類(lèi)活動(dòng)的發(fā)言稿。4、 協(xié)助擬定酒店各類(lèi)經(jīng)營(yíng)管理方案和年度總結(jié)計(jì)劃。5、 負(fù)責(zé)酒店外部來(lái)文、內(nèi)部呈文、

9、發(fā)文等各種行文處理工作。6、 負(fù)責(zé)酒店及總經(jīng)理信函、信件的接收處理工作。7、 負(fù)責(zé)酒店文件的打印、復(fù)印和裝訂工作。8、 負(fù)責(zé)酒店文件的匯總、整理、編號(hào)和歸檔管理工作。9、 負(fù)責(zé)總經(jīng)理召開(kāi)的各種會(huì)議的組織工作及會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)工作。10、 負(fù)責(zé)總經(jīng)理召開(kāi)各種會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要整理工作。11、 負(fù)責(zé)酒店用印工作。12、 負(fù)責(zé)根據(jù)總經(jīng)理的工作目標(biāo)指令，協(xié)調(diào)跨部門(mén)推進(jìn)的各項(xiàng)工作。13、 負(fù)責(zé)收集和處理同行和市場(chǎng)信息，為總經(jīng)理決策提供參謀建議。14、 負(fù)責(zé)提供總經(jīng)理日常秘書(shū)服務(wù)工作。15、 完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。五、 后勤主管崗位職責(zé)（編號(hào)：DT-EXE-005）直屬上級(jí) 行政部經(jīng)理直屬下級(jí) 司機(jī)崗

10、位職責(zé)范圍1、 后勤制度建設(shè)2、 員工后勤管理3、 總務(wù)工作管理4、 下屬人員管理工作內(nèi)容1、 協(xié)助員工宿舍、食堂、辦公、車(chē)輛、資產(chǎn)等后勤總務(wù)管理制度，負(fù)責(zé)后勤管理制度的監(jiān)督、落實(shí)。2、 負(fù)責(zé)員工食宿安排及員工宿舍、食堂的環(huán)境、衛(wèi)生、紀(jì)律等相關(guān)管理工作。3、 負(fù)責(zé)員工食宿費(fèi)用的預(yù)算、結(jié)算工作。4、 負(fù)責(zé)酒店車(chē)輛的調(diào)配安排。5、 負(fù)責(zé)編制車(chē)輛年度、月度維修保養(yǎng)計(jì)劃，組織開(kāi)展車(chē)輛的定期維護(hù)、保養(yǎng)。6、 負(fù)責(zé)酒店車(chē)輛年檢、保險(xiǎn)、稅費(fèi)等相關(guān)手續(xù)的組織辦理。7、 負(fù)責(zé)組織酒店車(chē)輛費(fèi)用的預(yù)算、結(jié)算工作。8、 負(fù)責(zé)車(chē)輛事故的處理，開(kāi)展事故原因的調(diào)查工作。9、 負(fù)責(zé)組織落實(shí)酒店辦公公共環(huán)境衛(wèi)生工作及節(jié)能工作。

11、10、 負(fù)責(zé)酒店辦公設(shè)施設(shè)備的申購(gòu)、配置及維護(hù)保養(yǎng)工作。11、 負(fù)責(zé)酒店辦公電話(huà)費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)管理工作。12、 負(fù)責(zé)酒店固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理工作。13、 負(fù)責(zé)酒店經(jīng)營(yíng)臨時(shí)所需的人力、物資調(diào)配工作。14、 負(fù)責(zé)對(duì)司機(jī)進(jìn)行培訓(xùn)、考核。15、 完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。六、 司機(jī)崗位職責(zé)（編號(hào)：DT-EXE-006）直屬上級(jí) 后勤主管崗位職責(zé)范圍1、 提供出車(chē)服務(wù)2、 車(chē)輛性能維護(hù)工作內(nèi)容1、 負(fù)責(zé)提供酒店內(nèi)部公務(wù)用車(chē)服務(wù)和客人租車(chē)服務(wù)。2、 協(xié)助前廳部提供主樓與附樓之間的擺渡車(chē)服務(wù)。3、 負(fù)責(zé)定期對(duì)車(chē)輛性能進(jìn)行檢查和維護(hù)保養(yǎng)工作。4、 負(fù)責(zé)酒店領(lǐng)導(dǎo)車(chē)輛的檢查、保潔和維護(hù)保養(yǎng)工作。5、 負(fù)責(zé)掌握

12、車(chē)輛維修保養(yǎng)的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)車(chē)輛的一般鼓掌能快速分析、判斷并及時(shí)排除。6、 負(fù)責(zé)了解當(dāng)?shù)亟煌ü芾碚叻ㄒ?guī)和事故處理的業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉當(dāng)?shù)氐缆?、交通、氣象情況。7、 執(zhí)行酒店車(chē)輛安全管理制度，確保車(chē)輛無(wú)碰撞、無(wú)刮花、無(wú)損壞。8、 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)保險(xiǎn)公司、維修廠(chǎng)處理和解決交通事故。9、 負(fù)責(zé)監(jiān)督車(chē)輛日常維修工作。10、 負(fù)責(zé)按要求做好車(chē)輛行駛記錄、費(fèi)用登記申報(bào)工作。11、 協(xié)助上級(jí)辦理車(chē)輛相關(guān)手續(xù)。12、 完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。第一章 工作流程與制度一、工作流程政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-001文件收發(fā)步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIP

13、S1收文處理l 收到文件后，及時(shí)填寫(xiě)收發(fā)文件登記表l 填寫(xiě)收文登記表2、文件分類(lèi)及審核簽發(fā)l 根據(jù)文件類(lèi)型進(jìn)行文書(shū)分類(lèi)l 根據(jù)文件類(lèi)型，擬訂辦公室意見(jiàn)l 及時(shí)送至審批領(lǐng)導(dǎo)，督促文件審批速度l 審核、簽發(fā)在文件傳遞中要填寫(xiě)文件簽收表，記錄文書(shū)傳遞時(shí)間及情況l 填寫(xiě)公文呈報(bào)表l 填寫(xiě)內(nèi)部公文簽收表3、發(fā)文處理l 根據(jù)審核、簽發(fā)意見(jiàn)及時(shí)發(fā)送至相關(guān)部門(mén)l 記錄文件接收情況，確保文件精神準(zhǔn)確下發(fā)至相關(guān)部門(mén)l 填寫(xiě)收發(fā)文登記表4、文件保存l 重要文件進(jìn)行整理分類(lèi)l 編制成卷并定期查閱、更新l 制定各類(lèi)文件保存目錄政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-002檔案管理

14、步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1檔案整理l 根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件收集，并將起整理形成檔案按雛形l 檔案目錄表2、檔案分類(lèi)l 根據(jù)檔案性質(zhì)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，在將同一類(lèi)型檔案進(jìn)行細(xì)分，便于檔案編號(hào)3、檔案編號(hào)管理l 分好類(lèi)的檔案按照規(guī)定對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，以便于日后工作查找l 分類(lèi)檔案目錄4、檔案歸類(lèi)管理l 將已分類(lèi)、編碼的檔案進(jìn)行歸檔、保存l 對(duì)于保存期限不同的檔案進(jìn)行定期檢查l5、檔案調(diào)閱管理l 根據(jù)檔案登記限制檔案借閱l 對(duì)檔案借閱過(guò)程進(jìn)行登記管理l 檔案借閱表6、檔案清理l 定期打掃檔案存放處，并對(duì)其進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)l 將過(guò)期或者報(bào)廢的檔案及時(shí)清理、銷(xiāo)毀l政策和程序Policy&am

15、p;Procedure編號(hào)：P&P-EXE-003印章管理步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1印章刻制l 根據(jù)公司用章要求提出申請(qǐng)，填寫(xiě)申請(qǐng)表l 申請(qǐng)表報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核審批l 選擇印章刻制公司進(jìn)行印章刻制l 檔案目錄表2、制定印章管理規(guī)定l 根據(jù)印章用途制定印章管理規(guī)定，明確印章的使用范圍、使用程序和保管辦法3、印章保管l 根據(jù)別授權(quán)的保管權(quán)限對(duì)印章進(jìn)行保管l 分類(lèi)檔案目錄4、印章使用l 嚴(yán)格保障使用的規(guī)范性，遵守印章使用程序l5、印章廢棄l 根據(jù)公司實(shí)際情況提出申請(qǐng)l 根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司印章管理辦法，印章廢棄應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)并備案l 檔案借閱表政策和程序Poli

16、cy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-004-01辦公制度制定步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1收集制度建議和要求l 了解與制度有關(guān)的人員和部門(mén)的意見(jiàn)和建議l 確保制度制定的有效、可行性2、起草制度草案l 起草過(guò)程必須時(shí)刻保持同相關(guān)部門(mén)和人員的聯(lián)系，傾聽(tīng)他們對(duì)制度所涉及內(nèi)容的想法l 需要參考公司其他制度和舊制度，確保同舊制度和其他制度的有效銜接l 參考國(guó)家法律法規(guī)，避免制度內(nèi)容違法3、組織會(huì)議討論l 行政部組織討論會(huì)議，對(duì)初步擬訂的制度條款進(jìn)行討論和完善l 參會(huì)討論人員包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)的負(fù)責(zé)人和行政部主管級(jí)以上員工l 對(duì)參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議進(jìn)行

17、匯總，在此基礎(chǔ)上，對(duì)制度條文進(jìn)行完善4、制度草案公示l 在初稿完成后需要在公司顯著位置張貼共示l 請(qǐng)公司員工對(duì)制度初稿提出意見(jiàn)，并收集員工意見(jiàn)政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-004-02辦公制度制定（續(xù)）步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS5、修改完善制度草案l 在公示期間收集的員工各類(lèi)意見(jiàn)和建議，并進(jìn)行匯總、分類(lèi)l 在此基礎(chǔ)上對(duì)制度進(jìn)行修改完善6、制度草案報(bào)審l 將修改完善的制度報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批l 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)制度草案進(jìn)行審核通過(guò)后，簽字生效，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有待改進(jìn)，則提出改進(jìn)意見(jiàn)，交行政部修改完善，直到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)為止7、制度實(shí)

18、施l 制定發(fā)布辦公制度的通知和公告l 組織公司員工了解和學(xué)習(xí)新制度l 按照新制度要求開(kāi)展工作政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-005行政事務(wù)處理步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1、制定事務(wù)處理規(guī)范l 制定行政事務(wù)處理規(guī)定l 將行政事務(wù)處理規(guī)定報(bào)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、審批后執(zhí)行2、接受事務(wù)處理任務(wù)l 行政部工作人員根據(jù)各自崗位職責(zé)接受行政事務(wù)處理任務(wù)3、明確事務(wù)處理要求和期限l 工作人員在行政處理任務(wù)時(shí)，應(yīng)與任務(wù)傳達(dá)者明確事務(wù)處理要求和期限4、進(jìn)行事務(wù)處理l 根據(jù)崗位職責(zé)和權(quán)限，選擇合適的工作方法l 在事務(wù)處理過(guò)程中遇到疑問(wèn)及時(shí)提出l

19、工作人員根據(jù)自身的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)調(diào)配信息處理，協(xié)調(diào)各種信息處理疑問(wèn)，并解決問(wèn)題5、匯報(bào)任務(wù)完成情況l 工作人員向任務(wù)派發(fā)人及主管上級(jí)匯報(bào)事務(wù)處理情況6、相關(guān)資料和信息整理l 工作人員根據(jù)公司規(guī)定對(duì)事務(wù)處理過(guò)程中的表單及其他信息進(jìn)行整理歸類(lèi)l 將整理歸類(lèi)的表單及信息資料匯總歸檔政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-006-01行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1、各部門(mén)指定、上報(bào)年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算l 每年年初，各部門(mén)根據(jù)上年度行政經(jīng)費(fèi)開(kāi)支情況，結(jié)合本年度工作進(jìn)度與實(shí)際需求制定年度經(jīng)費(fèi)需求l 行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算實(shí)施細(xì)則l 各部門(mén)年度經(jīng)費(fèi)需求計(jì)劃

20、表2、匯總、審核各部門(mén)年度經(jīng)費(fèi)需求計(jì)劃l 受理各部門(mén)的年度經(jīng)費(fèi)需求計(jì)劃并根據(jù)公司行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算實(shí)施細(xì)則及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行初審l 對(duì)于超支或不合理的經(jīng)費(fèi)要求予以駁回3、編制行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃l 匯總各部門(mén)合理的經(jīng)費(fèi)需求計(jì)劃l 根據(jù)各部門(mén)的計(jì)劃表編制公司級(jí)行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃表（初版）4、報(bào)審、修改l 年度預(yù)算計(jì)劃編制完成后，報(bào)行政部經(jīng)理審核l 行政部經(jīng)理根據(jù)上年度各部門(mén)行政經(jīng)費(fèi)的支出情況、本年度的實(shí)際需求及公司本年度總體預(yù)算情況，審閱行政經(jīng)費(fèi)年度計(jì)劃l 工作人員根據(jù)經(jīng)理審核意見(jiàn)，與相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人商議后，修改預(yù)算計(jì)劃l 修改后的行政經(jīng)費(fèi)年度計(jì)劃（第2版）經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批l 根據(jù)上級(jí)領(lǐng)

21、導(dǎo)審批意見(jiàn)，修改預(yù)算計(jì)劃，直至符合公司相關(guān)要求，形成正式行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-006-02行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算（續(xù)）步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS5、頒發(fā)年度預(yù)算計(jì)劃l 根據(jù)公司公文管理制度，將行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃編號(hào)、印制、發(fā)文6、編制月用款預(yù)算計(jì)劃l 工作人員根據(jù)行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃在財(cái)務(wù)部配合下編制各部門(mén)每月用款計(jì)劃l 各部門(mén)月用款計(jì)劃經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審閱后，報(bào)行政部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批7、行政經(jīng)費(fèi)撥款申請(qǐng)l 工作人員根據(jù)每月用款計(jì)劃，向財(cái)務(wù)部提出經(jīng)費(fèi)撥款申請(qǐng)l 財(cái)務(wù)部根據(jù)每月用款計(jì)劃結(jié)合各部門(mén)的業(yè)

22、務(wù)情況及行政部資金結(jié)存情況給予撥款政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-007行政經(jīng)費(fèi)控制步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1、下達(dá)行政經(jīng)費(fèi)年度計(jì)劃l 每年年初將本年度行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃及各部門(mén)用款計(jì)劃下達(dá)至各部門(mén)行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃2、分解行政經(jīng)費(fèi)控制目標(biāo)l 根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際情況，分解各部門(mén)的行政費(fèi)用支出指標(biāo)l 制定目標(biāo)管理體系的具體指標(biāo)3、各部門(mén)提出行政經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)l 各部門(mén)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的開(kāi)展情況，提出行政經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)l 各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核本部門(mén)所發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用單據(jù)4、按控制目標(biāo)逐級(jí)審核l 各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，在單據(jù)齊全、內(nèi)容符合要求、數(shù)據(jù)

23、無(wú)誤的情況下，在報(bào)銷(xiāo)單據(jù)上簽字確認(rèn)，報(bào)行政部審核l 行政部審核各項(xiàng)費(fèi)用是否符合預(yù)算計(jì)劃的項(xiàng)目、內(nèi)容、額度，并簽署相關(guān)意見(jiàn)l 對(duì)于預(yù)算外的費(fèi)用，需報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批l 對(duì)于未得到批準(zhǔn)的費(fèi)用由發(fā)生部門(mén)承擔(dān)5、財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷(xiāo)l 對(duì)于預(yù)算范圍內(nèi)的費(fèi)用，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核后，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷(xiāo)l 對(duì)于預(yù)算外費(fèi)用需上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，交財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-008會(huì)議管理步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1、確定會(huì)議主題l 詢(xún)問(wèn)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，確定會(huì)議主題2、確定會(huì)議時(shí)間l 選擇合適的會(huì)議時(shí)間，便于參會(huì)者全部出席3、選擇會(huì)議地點(diǎn)l 根

24、據(jù)會(huì)議性質(zhì)和與參人員選擇理想的會(huì)議地點(diǎn)4、會(huì)議議程安排l 根據(jù)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員等因素?cái)M訂會(huì)議議程安排表會(huì)議議程安排表5、會(huì)議布置l 根據(jù)會(huì)議場(chǎng)地特點(diǎn)和會(huì)議性質(zhì)合理地布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)6、會(huì)場(chǎng)通知l 將會(huì)議議程安排表與會(huì)議通知單一并發(fā)送參會(huì)人，并確認(rèn)會(huì)議期間是否能夠到場(chǎng)7、會(huì)議資料、用品準(zhǔn)備l 制定會(huì)議用品明細(xì)表，根據(jù)該表準(zhǔn)備會(huì)議資料及用品，確保會(huì)議順利進(jìn)行會(huì)議用品明細(xì)表8、會(huì)議過(guò)程服務(wù)l 引導(dǎo)參會(huì)人員簽到并入席，及時(shí)統(tǒng)計(jì)到會(huì)人員數(shù)量l 提前安排會(huì)場(chǎng)服務(wù)9、會(huì)議記錄l 安排專(zhuān)人采用適當(dāng)、有效的方式對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，保證會(huì)議內(nèi)容記錄完整10、會(huì)后跟蹤l 對(duì)會(huì)議中提出的議題、決議進(jìn)行會(huì)后檢查、跟

25、蹤、管理政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-009活動(dòng)組織步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1、確定活動(dòng)主題l 根據(jù)年度活動(dòng)計(jì)劃表確定活動(dòng)主題l 安排相應(yīng)人員進(jìn)行活動(dòng)策劃2、確定活動(dòng)內(nèi)容l 根據(jù)活動(dòng)主題選擇活動(dòng)內(nèi)容，達(dá)到活動(dòng)組織的目的3、確定活動(dòng)人數(shù)l 進(jìn)行活動(dòng)參加人員統(tǒng)計(jì)，l 向不能參加活動(dòng)人員的了解原因4、活動(dòng)預(yù)算l 根據(jù)公司活動(dòng)預(yù)算規(guī)定進(jìn)行計(jì)算5、活動(dòng)申請(qǐng)l 制定活動(dòng)策劃方案與活動(dòng)申請(qǐng)表一同報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批6、活動(dòng)實(shí)施l 審批通過(guò)后，進(jìn)行活動(dòng)實(shí)施，活動(dòng)負(fù)責(zé)人在活動(dòng)過(guò)程中進(jìn)行控制7、活動(dòng)總結(jié)l 活動(dòng)負(fù)責(zé)人在活動(dòng)結(jié)束后對(duì)活動(dòng)整個(gè)

26、過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，并提出改進(jìn)意見(jiàn)政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-010接待管理步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1、接受接待任務(wù)l 接待任務(wù)需明確接待日期和接待對(duì)象2、收集接待對(duì)象信息l 信息收集應(yīng)準(zhǔn)確、全面3、制定接待計(jì)劃l 接待計(jì)劃包括接待標(biāo)準(zhǔn)、接待程序、接待成本及接待事項(xiàng)等，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批l 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后交行政部執(zhí)行，審核未通過(guò)，交行政部修改至審核通過(guò)4、安排車(chē)輛和食宿l 根據(jù)接待安排，分析現(xiàn)有車(chē)輛狀況，確保接待車(chē)輛l 安排賓客食宿，進(jìn)行住宿預(yù)定接待行程安排表5、實(shí)施接待l 根據(jù)接待規(guī)格組織接待活動(dòng)，包括請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、布置現(xiàn)

27、場(chǎng)等6、返程票務(wù)預(yù)定l 根據(jù)接待行程安排，提前為客人預(yù)定返程車(chē)票或機(jī)票7、客人送站l 提前為客人準(zhǔn)備送站的車(chē)輛，并安排相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同客人進(jìn)行道別8、費(fèi)用結(jié)算和報(bào)銷(xiāo)l 對(duì)接待期間的費(fèi)用憑證進(jìn)行整理匯總，報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核l 財(cái)務(wù)部根據(jù)公司報(bào)銷(xiāo)規(guī)定進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-011宿舍管理步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1、員工宿舍申請(qǐng)l 酒店員工均可申請(qǐng)員工宿舍l 需填寫(xiě)住宿申請(qǐng)單，交相關(guān)部門(mén)審核2、員工住宿登記l 由后勤主管統(tǒng)一登記3、物品發(fā)放l 員工需要部分生活用品可以領(lǐng)用，但需簽字確認(rèn)l 員工日常生活用品自備4、宿

28、舍日常管理l 員工在宿舍住宿期間必須服從宿舍管理員的安排和公司有關(guān)規(guī)定l 定期對(duì)員工的住宿行為和宿舍衛(wèi)生等情況進(jìn)行檢查考核l 對(duì)違反管理制度者或檢查多次不合格者給予一定處罰，情況嚴(yán)重者，責(zé)令搬離宿舍接待行程安排表5、退宿舍l 離職、或被責(zé)令搬離宿舍必須搬離退宿手續(xù)l 退宿時(shí)，必須交還宿舍各類(lèi)鑰匙及其他需退還物品并需要宿舍管理員確認(rèn)后，方可離開(kāi)政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-012車(chē)輛管理步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1、車(chē)輛購(gòu)置l 按經(jīng)濟(jì)、適用、配套的原則進(jìn)行選購(gòu)l 根據(jù)車(chē)輛使用性能合理選擇，考慮原有車(chē)輛的利用率，掌握好商務(wù)用

29、車(chē)與租車(chē)業(yè)務(wù)用車(chē)的比例2、設(shè)置車(chē)輛管理檔案l 要登記車(chē)輛的來(lái)源、購(gòu)買(mǎi)日期、原值、基本裝備、技術(shù)性能、定期行使里程等l 凡車(chē)輛調(diào)動(dòng)、牌照變更、停駛、封存、維修、改裝、改造、車(chē)損等必須記入檔案3、車(chē)輛使用管理l 根據(jù)企業(yè)情況制定車(chē)輛管理制度l 使用車(chē)輛人員提前做好車(chē)輛預(yù)約l 根據(jù)車(chē)輛預(yù)約的人數(shù)、行車(chē)路線(xiàn)等，做好派車(chē)計(jì)劃，進(jìn)行車(chē)輛調(diào)度、安排合適司機(jī)l 對(duì)于不能安排車(chē)輛或變更出車(chē)時(shí)間等情況，要作好解釋說(shuō)明，避免耽誤工作4、車(chē)輛維護(hù)保養(yǎng)l 必須對(duì)車(chē)輛即使保養(yǎng)和維修l 定期清潔、檢查、緊固零件、更換磨損件l 必要時(shí)進(jìn)行大修，消除隱患，排除故障接待行程安排表5、定期車(chē)檢、繳費(fèi)l 按國(guó)家有關(guān)規(guī)定準(zhǔn)時(shí)繳費(fèi)6、車(chē)

30、輛報(bào)廢l 因事故或自然災(zāi)害等原因不堪 的車(chē)輛要及時(shí)報(bào)廢l 車(chē)型陳舊、性能落后、油耗大、環(huán)保不達(dá)標(biāo)或政策上不允許繼續(xù)上路的要及時(shí)報(bào)廢l 嚴(yán)重?fù)p壞、影響使用、無(wú)修復(fù)價(jià)值的要及時(shí)報(bào)廢政策和程序Policy&Procedure編號(hào)：P&P-EXE-013司機(jī)出車(chē)步驟-STEP標(biāo)準(zhǔn)-STANDARD提示-TIPS1、接受派車(chē)單l 由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)后提交到行政部請(qǐng)，接受用車(chē)申l 司機(jī)準(zhǔn)備出車(chē)2、安排出車(chē)路線(xiàn)l 根據(jù)出車(chē)時(shí)間、目的地，合理安排行車(chē)路線(xiàn)，繞開(kāi)易堵點(diǎn)3、出車(chē)前檢查l 搞好車(chē)輛衛(wèi)生，保持車(chē)輛的內(nèi)外整潔美觀(guān)l 對(duì)車(chē)輛水箱、油量、機(jī)油、剎車(chē)等做基本檢查l 需加油應(yīng)提前準(zhǔn)備，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)

31、匯報(bào)，更換車(chē)輛4、出車(chē)l 根據(jù)派車(chē)單信息，按時(shí)出車(chē)，并遵守交通規(guī)則和安全規(guī)定l 司機(jī)解送乘車(chē)人員要熱情、禮貌l 乘車(chē)人下車(chē)辦事時(shí)，應(yīng)選擇好地方等候，不能遠(yuǎn)離車(chē)輛、不能在車(chē)上睡覺(jué)，不翻閱乘車(chē)人的物品l 乘車(chē)人辦事時(shí)間長(zhǎng)，可以先返回接待行程安排表5、收車(chē)l 出車(chē)完成后，司機(jī)應(yīng)及時(shí)將車(chē)入庫(kù)，并填寫(xiě)行車(chē)記錄l 收車(chē)后，要將車(chē)輛內(nèi)外沖洗干凈二、現(xiàn)行制度（一） 文書(shū)管理規(guī)定(編號(hào)：P&P-EXE-014) 1.0 總則1.1 為使酒店公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合酒店實(shí)際情況，特制定本制度。1.2 酒店公文，是傳達(dá)貫徹政府方針、政策；發(fā)布酒店內(nèi)部須執(zhí)行的規(guī)劃、制度、條例與辦法等政策性文

32、件；請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題；指導(dǎo)、布置和商洽工作；報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，是具有行政效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書(shū)。1.3 行政部是酒店的文件總控中心，主管并負(fù)責(zé)指導(dǎo)酒店的公文處理工作。行政部須指定富有公文管理經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)公文控制工作。該人員對(duì)酒店內(nèi)所行文件的文種、格式、詞語(yǔ)、主題詞、提要等具有建議修改權(quán)。行政部負(fù)責(zé)人須對(duì)各部門(mén)代表酒店的上行文及酒店內(nèi)的重要行文進(jìn)行審核把關(guān)并簽字定稿。行政部全體辦公室職員均應(yīng)具備公文處理的有關(guān)知識(shí)和技能，并都負(fù)有規(guī)范公文管理的義務(wù)和責(zé)任。1.4 酒店行政部及各部門(mén)要充分發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和經(jīng)驗(yàn)主義，努力提高公文處理的質(zhì)量和效率。1.5 酒

33、店行文要少而精，注重效用。屬于知照性的事務(wù)不需按此制度規(guī)定的格式行文，或不需行文。1.6 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。酒店及各部門(mén)所行公文經(jīng)行文單位領(lǐng)導(dǎo)審核、行政部定稿后必須由行文單位統(tǒng)一編號(hào)、簽發(fā)。文件審批頁(yè)及文件正稿由行政部負(fù)責(zé)保存歸檔。1.7 酒店及各部門(mén)的公文處理工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行酒店保密制度以確保酒店機(jī)密。 2.0 公文種類(lèi) 2.1 決定、決議對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。2.2 通知 發(fā)布酒店內(nèi)規(guī)章制度和行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，要求各級(jí)單位辦理和需要周知或

34、共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。2.3公告、通告、通報(bào) 向酒店內(nèi)外宣布重要、重大事項(xiàng)，用“公告”。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“通告”。表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況，以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。2.4報(bào)告向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”。2.5請(qǐng)示 向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。2.6批復(fù) 答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。2.7意見(jiàn)對(duì)某一重要問(wèn)題提出設(shè)想、建議和安排，用“意見(jiàn)”。2.8會(huì)議紀(jì)要記載、傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，用“會(huì)議紀(jì)要”。2.9函 與平行的或不相隸屬的單位相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函

35、”。 3.0 公文格式3.1 酒店公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。3.2 眉首:公文的眉首由行政中心設(shè)計(jì)形成。包括文件頭及文件字號(hào)。3.3 正文:正文部分一般包括標(biāo)題、發(fā)送單位、內(nèi)容、附件、落款等。3.3.1標(biāo)題:標(biāo)題置于發(fā)送單位之上，眉首之下，居中。標(biāo)題一般包括公文種類(lèi)和發(fā)文事由，要求準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。除發(fā)布規(guī)章和批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，標(biāo)題一般不加書(shū)名號(hào)和其它標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如果轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的原文件標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)，可重新確定標(biāo)題。3.3.2發(fā)送單位一般置于標(biāo)題之下，內(nèi)容之上，左端頂格。3.3.3文件內(nèi)容的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（

36、1）”。3.3.4附件名稱(chēng)標(biāo)于文件內(nèi)容之后，落款之前。附件一般與主件合訂發(fā)送，如不能合訂，應(yīng)在附件首頁(yè)右上角注明文件的發(fā)文字號(hào)，與主件同時(shí)發(fā)送。3.3.5落款指正文末尾的發(fā)文單位名稱(chēng)、印章和發(fā)文日期。發(fā)文日期以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文中落款，主辦單位排列在前。3.4 文尾：包括主題詞、抄報(bào)欄、抄送欄、打印人、校對(duì)人和份數(shù)等項(xiàng)。3.4.1主題詞：置于橫線(xiàn)之上左端，詞目之間間隔一個(gè)漢字距離。 3.4.2抄報(bào)欄、抄送欄：在主題詞下橫線(xiàn)之上。上級(jí)部門(mén)為抄報(bào)、平級(jí)部門(mén)為抄送，可用規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)送單位如不能在正文中標(biāo)出，則在文尾列明。3.4.3公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，非承辦

37、人不得擅自改動(dòng)原文。校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)由校對(duì)人員負(fù)責(zé)；校對(duì)后，打字員沒(méi)有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。校對(duì)人和打印人姓名在抄報(bào)、抄送欄橫線(xiàn)下打印，重要行文還應(yīng)在此處標(biāo)出打印份數(shù)。3.5公文文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。公文用紙一般為A4紙，左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗钡扔眉埓笮?，根據(jù)實(shí)際需要確定。公文標(biāo)題用加粗小二號(hào)黑體、小標(biāo)題用加粗小三號(hào)宋體，內(nèi)容用小四號(hào)仿宋體。 4.0 行文規(guī)則4.1 酒店及各部門(mén)對(duì)上級(jí)單位的請(qǐng)示或報(bào)告，用酒店名義或部門(mén)名義發(fā)文。4.2 酒店對(duì)政府及上級(jí)單位的請(qǐng)示或報(bào)告，與不相隸屬的單位協(xié)商工作，用酒店名義發(fā)文。4.3 內(nèi)部行文，可按行文的種類(lèi)和性質(zhì)，用部門(mén)名義行文。酒店各部門(mén)不得聯(lián)合行

38、文，各部門(mén)之間非必要盡量不用發(fā)文形式解決一般性質(zhì)的問(wèn)題。4.4 請(qǐng)示應(yīng)一文一事，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示。請(qǐng)示一般明確一個(gè)主送單位，不要多頭主送。如果需要同時(shí)上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。不要同時(shí)抄送下級(jí)單位。請(qǐng)示一般不要以個(gè)人名義上報(bào)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。4.5 酒店行文，除檢舉、控告類(lèi)逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)、可特殊處理之外，一般不得越級(jí)上報(bào)。因特殊情況，必須越級(jí)行文的，越級(jí)上報(bào)的公文要同時(shí)抄送被越級(jí)的上級(jí)單位。對(duì)不符合規(guī)定和要求的越級(jí)行文，收文機(jī)關(guān)可不予辦理，并予以退回。 5.0 公文形成5.1 公文形成過(guò)程，包括擬稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、膳印、用印、

39、發(fā)送等。5.2 擬稿5.2.1公文起草必須使用統(tǒng)一格式，由行文部門(mén)熟悉該項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)的專(zhuān)人負(fù)責(zé)。重要公文應(yīng)由行文部門(mén)負(fù)責(zé)人主持起草，在適當(dāng)范圍內(nèi)征求意見(jiàn)，經(jīng)集體研究后定稿。5.2.2草擬公文應(yīng)遵守以下幾點(diǎn)：5.2.2.1符合國(guó)家法律、法規(guī)。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)與原有的有關(guān)政策相銜接，并加以說(shuō)明。5.2.2.2實(shí)事求是、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、語(yǔ)言精練、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。5.2.2.3用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。人名、地名、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、數(shù)字、事物名稱(chēng)、引文等準(zhǔn)確無(wú)誤。使用簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)先用全稱(chēng)，在括號(hào)內(nèi)注明“以下簡(jiǎn)稱(chēng)XX”。簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)規(guī)范化。時(shí)間應(yīng)具體到年月日，不要將“200X年”簡(jiǎn)寫(xiě)成“XX年”，一般不用

40、“明年”、“上月”、“前日”等詞語(yǔ)表達(dá)。5.2.2.4公文中的數(shù)字，除發(fā)文時(shí)間、內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩的語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它均使用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文中應(yīng)使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。5.2.2.5引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。5.2.2.6起草公文的依據(jù)文件、重要參考資料及有關(guān)說(shuō)明材料，應(yīng)附在文稿之后。5.3 核稿 公文草擬完成，應(yīng)經(jīng)行文部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后送行政部負(fù)責(zé)人審核把關(guān)并簽字定稿。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，應(yīng)由那一個(gè)部門(mén)行文；是否符合國(guó)家的方針政策與法律法規(guī)；與本酒店頒發(fā)的文件是否銜接；提出的意見(jiàn)和辦法是否明解具體、切實(shí)可行；需要同有關(guān)

41、部門(mén)協(xié)商的事項(xiàng)，是否已協(xié)商一致；內(nèi)容是否準(zhǔn)確屬實(shí)；文字表達(dá)、文種使用、公文格式、密級(jí)標(biāo)引和處理程序等是否符合有關(guān)規(guī)定。審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則問(wèn)題，應(yīng)退回原承辦部門(mén)修改，審核人要明確簽署意見(jiàn)、姓名和時(shí)間。5.4 會(huì)簽5.4.1需要會(huì)簽的文稿，行文部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)單位協(xié)商、會(huì)簽。未按規(guī)定會(huì)簽的文稿，行政部可以退回重辦。5.4.2在會(huì)簽中遇有分歧意見(jiàn)，應(yīng)由行文部門(mén)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)處理，要如實(shí)反映各方面意見(jiàn)。5.5審批簽發(fā)5.5.1審批公文，主批人應(yīng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和時(shí)間。其他審批人圈閱后，應(yīng)當(dāng)視為同意。5.5.2一般的公文由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)；酒店政策性文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)

42、后，由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，由總經(jīng)理簽發(fā)。經(jīng)授權(quán)公文可由行政部經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)后的公文不得再做任何修改。若確需修改，必需重新送簽。5.5.3 公文簽發(fā)后，行政部應(yīng)根據(jù)內(nèi)容登記、編號(hào)，注明發(fā)送范圍、份數(shù)等。5.6 膳印、翻印5.6.1經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后的公文，付印前必須對(duì)照原稿再次認(rèn)真校核，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)及時(shí)更正。校核（對(duì)）人應(yīng)在校對(duì)稿上簽名，以便讓打字員將其姓名打印在文尾。5.6.2酒店各類(lèi)文件，除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，可以翻印、復(fù)制。5.7用印公文用印要端正、清晰，印章的下部邊緣壓在發(fā)文日期上，并盡量使年月日露出。如正文無(wú)空檔，可另起一空白頁(yè)注上發(fā)文日期并蓋章，

43、并在該頁(yè)的左上方標(biāo)明“此頁(yè)無(wú)正文”字樣。不符合行文規(guī)則、字跡模糊以及超出規(guī)定份數(shù)的公文不得蓋印。5.8 發(fā)送 文件發(fā)送由行文單位自行據(jù)分發(fā)范圍以書(shū)面或電子郵件形式發(fā)放，需全員知悉的文件在公告欄中張貼周知。6.0公文處理6.1公文處理包括簽收、批辦、承辦、催辦、辦結(jié)等程序。6.2 簽收6.2.1外來(lái)文件由行政部統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記并處理。6.2.1.1上級(jí)發(fā)來(lái)的文件及注有密級(jí)的資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件，均由行政部統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記后處理。6.2.1.2酒店工作人員外出參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交給行政部文書(shū)員登記并歸檔。6.2.2 行政部負(fù)責(zé)酒店名義行文的處理。酒店各部門(mén)文員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的

44、統(tǒng)一處理。6.3批辦6.3.1上級(jí)下發(fā)的公文，由行政部根據(jù)公文內(nèi)容，批轉(zhuǎn)分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱看，或交分管該事項(xiàng)的負(fù)責(zé)人閱辦。傳閱文件應(yīng)迅速快捷，以確保信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞。6.3.2領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞公文，以免積壓或傳失。6.3.3下級(jí)上報(bào)公文，只需要批示而不必發(fā)文的，經(jīng)行政部交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽批后，將批示復(fù)印件交原行文單位辦理。6.4 承辦6.4.1由領(lǐng)導(dǎo)批示、指定承辦單位的公文，均應(yīng)返還行政部并轉(zhuǎn)交承辦單位，承辦單位應(yīng)抓緊時(shí)間辦理（部門(mén)收到急件時(shí)，應(yīng)在二日內(nèi)答復(fù)并返回文件，一般要辦理的文件，五日內(nèi)應(yīng)辦理，最遲不超過(guò)一周），不得延誤，推諉。6.4.2行政部有權(quán)責(zé)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文及酒店發(fā)出的文件，

45、進(jìn)行監(jiān)督、催促，以防止積壓或漏辦。6.4.3承辦結(jié)束，承辦單位及人員應(yīng)立即向發(fā)出批示的領(lǐng)導(dǎo)反饋結(jié)果。并將公文及事項(xiàng)處理結(jié)果（書(shū)面）交行政部歸檔。6.5辦結(jié)6.5.1閱件，凡應(yīng)閱知的人員都已簽署意見(jiàn)或圈閱的視為辦結(jié)。6.5.2辦件，凡按有關(guān)程序，符合下列情況之一的為辦結(jié)。6.5.2.1已按領(lǐng)導(dǎo)人批示認(rèn)真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果的。6.5.2.2上級(jí)機(jī)關(guān)公文，已通過(guò)行文或其他方式貫徹執(zhí)行的。6.5.2.3函件已作明確答復(fù)的。6.5.2.4請(qǐng)示已作答復(fù)的。6.5.3公文辦結(jié)后，應(yīng)及時(shí)送交文書(shū)人員整理立卷，個(gè)人不得私自保存。 7.0 文件管理7.1 行政部及各部門(mén)須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文書(shū)的處理管

46、理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好文件管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中。7.2 文件傳遞過(guò)程中，必須辦理簽收、登記、注銷(xiāo)等手續(xù)，并按著收文登記本檢查歸檔，以防遺漏。7.3 行政部及各部門(mén)工作中收發(fā)的各類(lèi)文書(shū)及其附件，都必須由承辦責(zé)任人收集齊全、分類(lèi)整理后定期歸檔（每季一次）。行政部及各部門(mén)相關(guān)承辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。7.4文件歸檔后遵照檔案管理制度執(zhí)行。沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的公文，由檔案管理部門(mén)鑒別、登記后銷(xiāo)毀。 8.0 附則8.1 本管理制度解釋權(quán)歸行政部。8.2 本管理制度自2006年8月1日起執(zhí)行。 （二） 檔案管

47、理制度（編號(hào)：P&P-EXE-015）1. 總則11為規(guī)范公司檔案管理工作，特制定本制度12文書(shū)完結(jié)后，原稿由行政部歸檔，公司各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存影本，如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管的，行政部以影本歸檔。2. 文件、檔案整理2.1文件點(diǎn)收2.1.1檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。2.1.2文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)科室。2.1.3與本案武官的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。2.2文件整理2.2.1中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則2.2.2右方裝訂文件及福建均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂

48、則對(duì)準(zhǔn)左上角，理齊訂牢2.2.3文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，是其整齊劃一。3. 檔案分類(lèi)3.1檔案分類(lèi)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門(mén)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。然后依檔案性質(zhì)分為若干大類(lèi)，在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)3.2檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用，如果因檔案教多，三級(jí)分類(lèi)不夠應(yīng)用時(shí)，須在第三級(jí)之后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”，如檔案不多，也可僅使用二級(jí)。3.3同一“小類(lèi)”的檔案以裝訂一個(gè)檔案夾為原則，如果檔案較多，一個(gè)檔案夾不夠用的情況下，可以分為兩個(gè)以上檔類(lèi)裝訂，并于小類(lèi)之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。4. 檔案調(diào)閱4.1各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱表。4.2調(diào)閱檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保護(hù)檔案安全與保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任，4.3外單位調(diào)閱檔案應(yīng)持有單位介紹信并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。4.4檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后，檔案才可歸入檔案夾。5. 檔案清理5.1檔案管理人員應(yīng)及時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)腐朽，每年依規(guī)定清理一次，無(wú)保存價(jià)值的檔案給予銷(xiāo)毀，并目錄附注欄注明銷(xiāo)毀日期。5.2每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保