中北化工公司Oracle實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)需求分析_020128_SW

1、AN0HINC0ANDERSEN中北通用化工有限責(zé)任公司Oracle實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)需求分析顧問(wèn)：AndersenConsultant生成日期：最后修改日期：控制號(hào)：版本：1.0審批：中北化工公司項(xiàng)目經(jīng)理安達(dá)信項(xiàng)目經(jīng)理Andersen文檔控制修改記錄DateAuthorVersionChangeReference審查人NamePosition目錄文檔控制II修改記錄ii審查人ii1 公司組織管理11.1 業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)置11.2 業(yè)務(wù)人員情況12 采購(gòu)產(chǎn)品管理22.1 采購(gòu)產(chǎn)品22.2 采購(gòu)產(chǎn)品編碼22.3 采購(gòu)產(chǎn)品分類(lèi)22.4 采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位22.5 采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制23 供應(yīng)商管理33.1 供應(yīng)

2、商需求33.2 供應(yīng)商管理34 請(qǐng)購(gòu)管理44.1 請(qǐng)購(gòu)流程44.2 請(qǐng)購(gòu)單管理45 詢(xún)價(jià)及報(bào)價(jià)管理55.1 詢(xún)價(jià)單55.2 報(bào)價(jià)單56 訂單管理66.1 訂單生成66.2 訂單內(nèi)容66.3 訂單安全性77 采購(gòu)接收與退貨87.1 采購(gòu)接收控制87.2 采購(gòu)?fù)素?8 審批管理98.1 審批流程98.2 審批人員98.3 審批權(quán)限99 采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口109.1 采購(gòu)和財(cái)務(wù)接口101公司組織管理現(xiàn)行的部門(mén)劃分主要依據(jù)是BPR目關(guān)文檔提供的管理架構(gòu)。本需求文檔主要側(cè)重于采購(gòu)方面的業(yè)務(wù)需求。1.1業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)置中北通用化工有限責(zé)任公司是北方工業(yè)集團(tuán)下屬的全資子公司，特許經(jīng)營(yíng)民爆產(chǎn)品，是國(guó)內(nèi)做得最好的貿(mào)易公

3、司。公司的其它業(yè)務(wù)還包括化工產(chǎn)品及焦炭。部門(mén)結(jié)構(gòu)：公司總共設(shè)有5個(gè)部門(mén)，其中有3個(gè)產(chǎn)品部門(mén)。產(chǎn)品部門(mén)根據(jù)產(chǎn)品類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，分別為：1 .民爆產(chǎn)品部2 .化工產(chǎn)品部3 .焦炭產(chǎn)品部每個(gè)部門(mén)下設(shè)兩個(gè)業(yè)務(wù)小組，分別為銷(xiāo)售小組和采購(gòu)小組。每個(gè)小組設(shè)業(yè)務(wù)經(jīng)理一名。1.2業(yè)務(wù)人員情況各產(chǎn)品部門(mén)設(shè)有部門(mén)經(jīng)理，部門(mén)經(jīng)理下分設(shè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)理和采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)理，分管銷(xiāo)售和采購(gòu)業(yè)務(wù)。采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)理下設(shè)有多個(gè)采購(gòu)高級(jí)業(yè)務(wù)員和采購(gòu)業(yè)務(wù)員。2采購(gòu)產(chǎn)品管理2.1 采購(gòu)產(chǎn)品中北通用化工公司主要經(jīng)營(yíng)民爆、普通化工以及焦炭三類(lèi)產(chǎn)品。部門(mén)分工明確，基本上一個(gè)部門(mén)經(jīng)營(yíng)一類(lèi)產(chǎn)品。2.2 采購(gòu)產(chǎn)品編碼產(chǎn)品的具體編碼，參見(jiàn)庫(kù)存業(yè)務(wù)需求分析。2.3

4、 采購(gòu)產(chǎn)品分類(lèi)采購(gòu)的產(chǎn)品可以按照外經(jīng)貿(mào)部進(jìn)出口業(yè)務(wù)統(tǒng)一商品目錄的分類(lèi)方法。各種采購(gòu)產(chǎn)品分為大、中、小類(lèi)。其中大類(lèi)可以分為：化工原料、塑料、火工制品、煤炭及煤制品等等。大類(lèi)以下還分中類(lèi)，如化工原料可分為以下中類(lèi)：無(wú)機(jī)酸、鈉化合物、鉀化合物、鈣化合物等等。各中類(lèi)以下可以分小類(lèi)，如無(wú)機(jī)酸可分為：硫酸、硝酸、鹽酸、磷酸等。小類(lèi)以下是詳細(xì)產(chǎn)品。希望將來(lái)的系統(tǒng)能夠繼續(xù)采用這樣的分類(lèi)方法。2.4 采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位參見(jiàn)庫(kù)存業(yè)務(wù)需求分析2.5 采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制參見(jiàn)庫(kù)存業(yè)務(wù)需求分析3供應(yīng)商管理3.1 供應(yīng)商需求公司通常把供應(yīng)商當(dāng)作客戶(hù)對(duì)待，努力建立長(zhǎng)期關(guān)系。供應(yīng)商選擇，主要是普通化工，要求業(yè)務(wù)員首先保證產(chǎn)品質(zhì)量，

5、質(zhì)量在同一水平上后價(jià)格依據(jù)“貨比三家”確定。一般根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，模糊判斷。產(chǎn)品質(zhì)量方面：一般依據(jù)外方要求標(biāo)準(zhǔn)，例如SGS標(biāo)準(zhǔn)（瑞士公證行）或是外商認(rèn)可的廠商標(biāo)準(zhǔn)。付款一般在發(fā)貨后，如果屬于代理項(xiàng)目通常在收款后再付款，占業(yè)務(wù)的10%。進(jìn)口：根據(jù)合同及國(guó)家的具體規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。進(jìn)口商品一般不退回供應(yīng)商，而采取打折降價(jià)的方法。3.2 供應(yīng)商管理系統(tǒng)可以提供一套包括質(zhì)量控制在內(nèi)的完整的供應(yīng)商評(píng)審報(bào)表，對(duì)供應(yīng)商建立完整的評(píng)估體制。供應(yīng)商于經(jīng)手的業(yè)務(wù)員輸入并維護(hù)，在BPR后對(duì)供應(yīng)商信息的將統(tǒng)一管理，不能隨意刪除或更改供應(yīng)商信息。采購(gòu)部門(mén)經(jīng)理可以查詢(xún)到整個(gè)采購(gòu)部門(mén)的供應(yīng)商信息，業(yè)務(wù)經(jīng)理可以查詢(xún)到業(yè)務(wù)小組內(nèi)部

6、供應(yīng)商的信息，業(yè)務(wù)員之間供應(yīng)商信息可以共享。供應(yīng)商主要包括國(guó)內(nèi)供應(yīng)商；供應(yīng)商的編碼是由系統(tǒng)生成的8位流水號(hào)組成,可以考慮采用供應(yīng)商名稱(chēng)前幾位漢字拼音進(jìn)行編號(hào)。需要制訂供應(yīng)商編碼規(guī)貝黑進(jìn)口業(yè)務(wù)供應(yīng)商的名稱(chēng)是英文的。供應(yīng)商信息的主要內(nèi)容有：供應(yīng)商名稱(chēng)、供應(yīng)商編號(hào)、稅務(wù)登記號(hào)、供應(yīng)商類(lèi)型、開(kāi)戶(hù)行名稱(chēng)、帳號(hào)、付款條件、國(guó)家、省、市、郵編、聯(lián)系人、電話(huà)、傳真等。需要在數(shù)據(jù)收集時(shí)確定有關(guān)關(guān)鍵字段。BPR后將增加對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估信息收集，如：質(zhì)量評(píng)估、與本企業(yè)的交易紀(jì)錄等。供應(yīng)商的分類(lèi)可以與產(chǎn)品大類(lèi)相一致。進(jìn)口單據(jù)管理：進(jìn)口報(bào)關(guān)單號(hào)必須嚴(yán)格管理，在將來(lái)的系統(tǒng)中應(yīng)該是必填項(xiàng)目。需要將來(lái)系統(tǒng)對(duì)增值稅票和關(guān)稅稅票進(jìn)

7、行管理。4請(qǐng)購(gòu)管理4.1請(qǐng)購(gòu)流程公司內(nèi)部固定資產(chǎn)和低值易耗品的采購(gòu)，是由綜合管理部填制請(qǐng)購(gòu)單，如沒(méi)有超過(guò)預(yù)算，由綜合管理員直接采購(gòu)，如超過(guò)預(yù)算，需要上報(bào)審批。4.2請(qǐng)購(gòu)單管理現(xiàn)在中北化工公司沒(méi)有使用請(qǐng)購(gòu)單，對(duì)請(qǐng)購(gòu)單的格式?jīng)]有特殊要求，可以參照將來(lái)Oracle系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)格式。請(qǐng)購(gòu)單工作流程：5詢(xún)價(jià)及報(bào)價(jià)管理5.1 詢(xún)價(jià)單現(xiàn)在的詢(xún)價(jià)是以E-mail及傳真的形式進(jìn)行。不排除各種形式的詢(xún)價(jià)。5.2 報(bào)價(jià)單現(xiàn)在的詢(xún)價(jià)是以E-mail及傳真的形式進(jìn)行。不排除各種形式的報(bào)價(jià)。6訂單管理6.1訂單生成除了公司辦公用品和低值易耗品的采購(gòu)訂單來(lái)源是請(qǐng)購(gòu)單，其它情況均是由銷(xiāo)售合同生成采購(gòu)合同。目前存在一個(gè)銷(xiāo)售合同對(duì)

8、應(yīng)多個(gè)采購(gòu)合同的情況，也有多個(gè)銷(xiāo)售合同對(duì)應(yīng)一個(gè)采購(gòu)合同的情況。總體來(lái)說(shuō)，一一對(duì)應(yīng)的情況比較多，采購(gòu)訂單和銷(xiāo)售訂單要建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。要求系統(tǒng)可以修改采購(gòu)訂單，包括審批通過(guò)后以及部分付款后，但原訂單的歷史信息要保留。進(jìn)口采購(gòu)需要進(jìn)行合同盈虧測(cè)算，通過(guò)測(cè)算后制作采購(gòu)單。出口業(yè)務(wù)的國(guó)內(nèi)采購(gòu)流程：4.采購(gòu)發(fā)放1F5.生成采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)需求T6.生成采購(gòu)訂單7.采購(gòu)接受具體內(nèi)容參見(jiàn)BPR相關(guān)文檔6.2 訂單內(nèi)容采購(gòu)訂單類(lèi)型一一國(guó)內(nèi)采購(gòu)：采購(gòu)合同編號(hào)：采用與銷(xiāo)售合同相同的編號(hào)。如果存在一個(gè)銷(xiāo)售合同對(duì)應(yīng)多個(gè)采購(gòu)合同的情況，可以在采購(gòu)合同編號(hào)后加上-1,-2等序列號(hào)。具體的合同編號(hào)規(guī)則參見(jiàn)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)需求。國(guó)內(nèi)采購(gòu)的長(zhǎng)期供

9、貨協(xié)議的文本內(nèi)容包括數(shù)量、金額、具體物資或物資類(lèi)別、有效期等。一般采購(gòu)合同的文本內(nèi)容包括合同號(hào)、簽約日期、地點(diǎn)、買(mǎi)賣(mài)雙方的名稱(chēng)和編號(hào)、合同標(biāo)的、價(jià)格條款、支付條款、質(zhì)量條款、包裝條款、發(fā)運(yùn)條件、質(zhì)量、數(shù)量、索賠、不可抗力、生效條件等。采購(gòu)訂單類(lèi)型進(jìn)口采購(gòu):進(jìn)口采購(gòu)合同編號(hào)及內(nèi)容，外經(jīng)貿(mào)部有專(zhuān)門(mén)的要求?？梢杂蓸I(yè)務(wù)員手工輸入如果需要采用國(guó)外供應(yīng)商的合同編號(hào)，需要系統(tǒng)也能夠記錄這樣的合同號(hào)。進(jìn)口合同文本：需要系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)文本，不允許修改。如有修改，系統(tǒng)外執(zhí)行，可以將修改后的合同文本掃描進(jìn)系統(tǒng)。希望在將來(lái)的系統(tǒng)中將部分不需要修改的條款固化下來(lái)。特殊的進(jìn)口業(yè)務(wù)：中北化工公司向國(guó)外的供應(yīng)商收取5%的傭金（

10、根據(jù)國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售的回款5%）,但是也需要開(kāi)出增值稅發(fā)票，存在利潤(rùn)，但是這部分利潤(rùn)由于國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，不能匯回國(guó)外供應(yīng)商。在這種情況下，中北化工辦理運(yùn)輸，但不墊付流動(dòng)資金，需要供應(yīng)商預(yù)付款。需要系統(tǒng)能夠打印出采購(gòu)合同文本。6.3 訂單安全性BPR后采購(gòu)部門(mén)經(jīng)理可以查詢(xún)到整個(gè)采購(gòu)部門(mén)的全部訂單信息，部門(mén)內(nèi)部訂單信息可以共享，不需要進(jìn)行屏蔽。7采購(gòu)接收與退貨7.1采購(gòu)接收控制采購(gòu)部在接收貨物之前不一定需要質(zhì)量檢驗(yàn)。需要質(zhì)檢的情況下，質(zhì)檢通過(guò)后才能接收入港口倉(cāng)庫(kù)。要求系統(tǒng)能記錄有關(guān)質(zhì)檢信息。進(jìn)口：部分進(jìn)口業(yè)務(wù)需要商檢局質(zhì)量檢驗(yàn)具體內(nèi)容參見(jiàn)BPR相關(guān)文檔7.2采購(gòu)?fù)素浽阡N(xiāo)售退貨后才會(huì)發(fā)生采購(gòu)?fù)素?，退貨的情況

11、主要是換貨。貨物會(huì)從客戶(hù)地運(yùn)回，再退回供應(yīng)商。業(yè)務(wù)員會(huì)與供應(yīng)商重新簽訂采購(gòu)合同，但不需要進(jìn)行付款，供應(yīng)商會(huì)開(kāi)具新的發(fā)票，并與原采購(gòu)合同的發(fā)票進(jìn)行交換。希望系統(tǒng)能支持有關(guān)采購(gòu)?fù)素浀奶幚?。進(jìn)口：退貨時(shí)需要輸入退貨原因。8審批管理8.1 審批流程中北化工公司采購(gòu)合同的簽訂要經(jīng)過(guò)審批，在提交領(lǐng)導(dǎo)審批和審核時(shí)要附風(fēng)險(xiǎn)審核清單、銷(xiāo)售合同。具體的審批流程參見(jiàn)BPR流程。8.2 審批人員具體審批人員的設(shè)定參見(jiàn)BPR的相關(guān)文檔8.3 審批權(quán)限具體審批權(quán)限的設(shè)置參見(jiàn)BPR的相關(guān)文檔9采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口1.1 采購(gòu)和財(cái)務(wù)接口財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)根據(jù)采購(gòu)部業(yè)務(wù)員提供的收貨單，確認(rèn)發(fā)票，根據(jù)付款通知單付款，具體參見(jiàn)財(cái)務(wù)需求分析。

12、情感語(yǔ)錄1 .愛(ài)情合適就好，不要委屈將就，只要隨意，彼此之間不要太大壓力2 .時(shí)間會(huì)把最正確的人帶到你身邊，在此之前，你要做的，是好好的照顧自己3 .女人的眼淚是最無(wú)用的液體，但你讓女人流淚說(shuō)明你很無(wú)用4 .總有一天，你會(huì)遇上那個(gè)人，陪你看日出，直到你的人生落幕5 .最美的感動(dòng)是我以為人去樓空的時(shí)候你依然在6 .我莫名其妙的地笑了，原來(lái)只因?yàn)橄氲搅四? .會(huì)離開(kāi)的都是廢品，能搶走的都是垃圾8 .其實(shí)你不知道，如果可以，我愿意把整顆心都刻滿(mǎn)你的名字9 .女人誰(shuí)不愿意青春永駐，但我愿意用來(lái)?yè)Q一個(gè)疼我的你10 .我們和好吧，我想和你拌嘴吵架，想鬧小脾氣，想為了你哭鼻子，我想你了11 .如此情深，卻難以啟齒。其實(shí)你若真愛(ài)一個(gè)人，內(nèi)心酸澀，反而會(huì)說(shuō)不出話(huà)來(lái)12 .生命中有一些人與我們擦肩了，卻來(lái)不及遇見(jiàn)；遇見(jiàn)了，卻來(lái)不及相識(shí)；相識(shí)了，卻來(lái)不及熟悉，卻還要是再見(jiàn)13 .對(duì)自己好點(diǎn)，因?yàn)橐惠呑硬婚L(zhǎng)；對(duì)身邊的人好點(diǎn)，因?yàn)橄螺呑硬灰欢苡鲆?jiàn)14 .世上總有一顆心在期待、呼喚著另一顆心15 .離開(kāi)之后，我想你不要忘記一件事：不要忘記想念我。想念