前臺工作手冊

1、工作手冊二 0 一二年九月目錄藍基公司簡介 7公司根本制度 13第一章 前臺管理制度 13第二章 工作流程 131、接聽、總機轉(zhuǎn)接 152、來訪人員接待 163、考勤管理 174、文印工作 195、公司證照的申辦和管理 206、文件快遞的收發(fā) 217、文件歸檔 228、辦公用品管理 229、固定資產(chǎn)及低值易耗破管理 . 2410、根底設(shè)備設(shè)施管理 2711、根底設(shè)施設(shè)備維護管理 2212、預(yù)定效勞 2413、會議管理 2714、鑰匙管理 2215、禮品管理 2216、環(huán)境衛(wèi)生管理 2417、各項費用支付 2718、對外關(guān)系維護 1319、處理突發(fā)事件 1322、內(nèi)勤效勞保障第九節(jié) 2222、日

2、常事務(wù)處理 2223、執(zhí)行上級交辦事務(wù) 24第三章內(nèi)部協(xié)作關(guān)系 27第四章外部協(xié)作關(guān)系 22編后說明 29附上公司簡介和公司規(guī)章制度前臺管理制度1. 目的為標(biāo)準(zhǔn)公司前臺管理，塑造公司的良好形象及聲譽，特制定本制度。2. 適用范圍本制度適用公司前臺管理。3. 職責(zé)1. 打印、復(fù)印文件和管理各種表格文件。2. 負責(zé)快遞收發(fā)。3. 安排會議。4. 更新和管理職工通訊地址和 號碼等聯(lián)系方式。5. 協(xié)助組織公司活動。6. 會議紀(jì)要。7. 來訪來電的接待。4. 儀容儀表標(biāo)準(zhǔn)1. 上班時間必須穿著正式， 簡單大方，不得穿過分暴露的衣服， 衣服要整潔及稱身，不得穿臟亂或有皺折的衣服。2. 頭發(fā)梳洗整齊，長發(fā)要

3、扎好，不得戴太夸張的發(fā)飾，只宜輕 巧大方的發(fā)飾，額前頭發(fā)不遮擋眼部或臉部。3. 臉部化裝不得抹太多胭脂水粉，只宜稍作修飾，淡涂口紅， 輕抹胭脂便可。僅供學(xué)習(xí)參考4. 手部不得留太長指甲，不宜涂鮮艷紅指甲油，指甲油只可用淡色的。5. 腳部鞋襪應(yīng)保持清潔，鞋子上班前要擦亮。6. 保持身上無異味，不得使用強烈香水。5. 禮節(jié)/ 禮貌要求1. 在工作的時候，常帶著自然的笑容， 表現(xiàn)出和藹可親的態(tài)度， 能令客人覺得容易接近。2. 不得故作小動作或不雅的動作。3. 工作時不得在前臺吃東西、看書、看報或做與工作無關(guān)的事 情。4. 客人來到前臺時， 應(yīng)馬上放下正在處理的文件， 禮貌的問安。5. 留心傾聽客人的

4、問題， 不能隨意中斷客人的表達， 然后再清 楚的解答，以免答非所問。 問題不懂作答時，應(yīng)該說 :“請稍等, 待我 查一查以便答復(fù)你的問題。6. 除了工作上交待的事，不得互相攀談私事，不得爭論，不粗 言穢語。6. 接待工作標(biāo)準(zhǔn)1. 來賓接待須知客人進門時，要站立問候，不能坐在位置上， 客人坐下或離開后才可坐下。2. 對非公司同事進入，應(yīng)主動詢問，了解來訪目的，并請對方 出示名片或留聯(lián)系方式。7. 來訪者原因。1. 對來找領(lǐng)導(dǎo)的客人，要問清事先有無預(yù)約，并主動通知被找領(lǐng)導(dǎo)；請客人先做后主動遞送茶水；客人離開后，應(yīng)及時收拾茶杯。2. 對于老板和重要客人， 應(yīng)主動上前開門， 面帶微笑揮手道別， 目送老

5、板或客人下電梯座位。3. 對推銷貨品之人或不速之客，亦因禮貌地請其留下名片并委 婉謝絕。4. 客人出門時，應(yīng)站起來，親切道別，目送客人離開前方可坐 下。8. 接待語言標(biāo)準(zhǔn)1. 客人進門禮貌用語： “您好、 請進、請坐、請喝茶、您請看、 請稍候、先生小姐好，請問您有什么事、您貴姓？應(yīng)當(dāng)怎樣稱呼 您？。2. 當(dāng)客人需要找的有關(guān)人員外出不在時， 應(yīng)答復(fù)“對不起， X X X不在，我可以代為轉(zhuǎn)達等語言致意。3. 客人走時禮貌用語：“謝謝、您慢走、再見。4. 客人與他人相互交談時，不要隨便去旁聽或隨意插話。假設(shè) 須打斷，應(yīng)等對方談話告一時， 說聲“對不起，我打斷一下可以嗎？ 得到允許后再插話。9. 接聽

6、 標(biāo)準(zhǔn)1. 鈴聲一響，應(yīng)迅速接聽。2. 用親切的口吻說：“您好！金雅博藝術(shù)3. 轉(zhuǎn)接 時，假設(shè)分機占線，應(yīng)對來電者說：“對不起，分機占線，請稍后再撥4. 假設(shè)對方 不清晰，應(yīng)說：“對不起，麻煩您再講一遍。 假設(shè)來電者口氣不佳或粗言都應(yīng)和氣應(yīng)答。5. 在受理 時，要認真聽取對方談話， 必要時應(yīng)做好詳細記錄。6. 接聽來電時，應(yīng)使用禮貌用語，如所找的有關(guān)人員在場，應(yīng) 及時通知； 如有關(guān)人員不在“接待記錄表內(nèi)登記主要內(nèi)容， 并負責(zé) 跟進。7. 在結(jié)束通話前，道“謝謝，再見！8. 拔打 標(biāo)準(zhǔn)9. 在發(fā)送 時，首先自己打好腹稿，重要 ，應(yīng)起草 稿。10. 接通后，應(yīng)通報自己單位、，如“您好，我是 * 前

7、臺 *。11. 需要對方記錄時，在表達事由前提醒對方做好記錄準(zhǔn)備。12. 對于重要 ，通話結(jié)束后，應(yīng)在 稿上說明對方接 人 的及通話時間。13. 不得擅自用前臺打私人 ，如遇急事可用其他 。14. 不得工作時間上網(wǎng)做與工作無關(guān)的事情10. 通話的根本要求1. 語氣要和藹，語言要文明。通 時，要提醒自己“我在代表 公司講話，這是公司形象。所以用 時，一定要注意使用文明禮 貌語言，例如：您好、請、麻煩您了、謝謝、對不起、請原諒、再見 等。在講話時，聲調(diào)要熱情、愉快、友好、和藹。如詢問對方職務(wù)、 僅供學(xué)習(xí)參考氣盡量婉轉(zhuǎn)：“您貴姓？應(yīng)當(dāng)怎樣稱呼您2. 發(fā)音要清楚，語言要準(zhǔn)確。通話應(yīng)使用期普通話，切忌夾

8、雜 方言土語。3. 內(nèi)容要扼要，重點要突出。打 要注意節(jié)約時間和費用。對 重要的或復(fù)雜的內(nèi)容，要擬定一個提綱，突出重點，使對方能抓住中 心。4. 按權(quán)限處理問題。 通話中涉及的問題如超出自己的權(quán)限， 不 可怕麻煩， 就拒絕或隨口應(yīng)向?qū)Ψ秸f明情況， 特向領(lǐng)導(dǎo)請示后再答復(fù) 對方。5. 郵件及快遞處理工作標(biāo)準(zhǔn)6. 報刊、郵件、信函、快遞由前臺工作人員負責(zé)簽收、發(fā)放。工作流程附工作流程圖前臺一天工作流程收發(fā)快遞并做好記 錄，包括快遞單號、 內(nèi)容、地址等等統(tǒng)計職工訂餐信息，打 訂 餐，以及招待來訪客人所要 預(yù)定的酒店關(guān)閉打印機、復(fù)印機等 辦公設(shè)備，關(guān)空調(diào)關(guān)燈假設(shè)有加班人員，那 么加班人員關(guān)閉，鎖 大門一

9、清掃前臺衛(wèi)生， 將前臺物品擺放 整齊，催促職工 下班打卡前臺主要工作是 ：總機轉(zhuǎn)接，來訪來電的接待：辦公設(shè)備、電 器設(shè)備的日常管理和維護； 執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、 發(fā)放管 理；執(zhí)行公司證照的管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低 值易耗品的管理；執(zhí)行各種費用的交納； 執(zhí)行公司對外關(guān)系建立維護； 執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書事務(wù)管理；執(zhí)行平安保衛(wèi)工作；執(zhí)行后 勤、衛(wèi)生的管理；執(zhí)行行政日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級交辦事務(wù)等。具體工作流程一、接聽、總機轉(zhuǎn)接：作為前臺，首要的工作就是公司總機 的接聽和轉(zhuǎn)接，聽到鈴 響，至少在第三聲鈴內(nèi)接聽；接聽 后先問候，并自報公司名。標(biāo) 準(zhǔn)語如下： “您好，這里

10、是藍基公司，請問有什么可以幫到您？對 方講述時仔細聆聽并記錄要點， 迅速判斷他有何需求， 再根據(jù)對方的 需求給出相應(yīng)的答復(fù)。1、咨詢業(yè)務(wù)先生小姐，關(guān)于這方面的業(yè)務(wù)，讓我們公司市場 XX 部 X 先 生小姐為您效勞吧， 他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題， 我把 轉(zhuǎn)過去，請稍等。2、推銷產(chǎn)品 與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)那么轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員；無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)， 那么婉拒，答復(fù)：先生 /小姐，我們公司暫時沒有這方面的需要，請 您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！3、找人先生 /小姐，您找的 X 先生 /小姐名字叫什么？您跟他 /她預(yù)約了 嗎？請您稍等。注： 不指明的，判斷自己不能處理時，馬上把 轉(zhuǎn)給能處理的人； 通話

11、簡明扼要，不應(yīng)長時間占線。 結(jié)束時應(yīng)說謝謝！ ，禮貌道別，待對方切斷，再放下聽筒； 所有職工的 號碼不得外泄；主管級以上人員的固話號碼不 得外泄； 新入職職工或職工更換號碼，應(yīng)立即更新職工聯(lián)系一覽表，及時掌握職工最新 號碼；二、來訪人員的接待：前臺作為公司的門面，是最先接觸到公司的來訪人員，如何做好 接待事宜，保持良好的商業(yè)禮儀，是十分重要的。客戶或來訪者進門， 前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。單個人問候標(biāo)準(zhǔn)語：先生/小姐，您好！ 來者二人，標(biāo)準(zhǔn)問候語那么為：二位先生/小姐好！或 先生、小姐，你們好！來者為三人以上，標(biāo)準(zhǔn)問候語那 么為： 各位好！ 或 大家好！對道客戶或來訪者的，標(biāo)準(zhǔn)問候

12、語 如下：“ X先生/小姐好！看到來訪者說“你好之后引導(dǎo)客戶或來訪者到接待室就座，并隨時用手示意。途與同事相 遇，點頭行禮，表示致意；客戶落座后，遞上溫水，送上公司宣傳資 料后及時與被訪人聯(lián)系，并告訴客人“我?guī)湍?lián)系，請先坐一下，好 嗎？聯(lián)系公司相關(guān)接待人員，并引導(dǎo)其道接待室，進入房間，要先輕輕敲門；進入后介紹雙方介紹時先介紹主人，后介紹客人, 退出。注： 效勞過程中實行“微笑效勞，須始終面帶微笑，熱情 主動為用戶效勞。 倒水：在客人來到公司第一時間遞上一杯溫水，并有禮 貌的說：請慢用?？吹娇腿怂呀?jīng)喝完或接近喝完，可以禮貌的問一 下，是否需要再次添加。原那么上，倒水次數(shù)不超過三次； 如相關(guān)人

13、員抽不開身回應(yīng)，那么安撫客戶或來訪者稍等， 退出； 在沒有公司職工陪同的情況下，不得允許訪客自行進入辦公區(qū)； 客戶離去時，應(yīng)面帶微笑道別。內(nèi)線 聯(lián)系相 關(guān)接待人員，引 導(dǎo)其進入接待 室，進入房間先 敲門進入后介紹雙 方，先介紹主人， 后介紹客人客戶離開時，面帶微笑致 意，說請慢走三、考勤管理：1、熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；2、如有職工請假，需到前臺填寫？請假登記表？并注明請假原因、 時間及時數(shù)；普通職工請假，交人事行政經(jīng)理簽字同意后即可批準(zhǔn)， 作為考勤依據(jù)；主管級職工請假，需要人事行政經(jīng)理及總經(jīng)理簽字同 意后作為考勤依據(jù)；假設(shè)上級不同意，需注明理由再返

14、回申請人；3、每月1日將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人 員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交人事行政經(jīng)理審核簽字；4、人事行政經(jīng)理將考勤統(tǒng)計連同工作匯報表交由財務(wù)作為造工 資表的根本依據(jù)，財務(wù)完成工資表后一起交由總經(jīng)理查閱；5、總經(jīng)理返回后原件由前臺歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計公示。 本卷須知：1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交人事 行政經(jīng)理審核簽字；2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，連同工資表交總經(jīng)理查閱。返 回后原件由前臺歸檔，另復(fù)印一份考勤統(tǒng)計公示。完成工資表交總經(jīng)理查閱考勤表歸檔保管復(fù)印件公示四、日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理：1、 每天早上上班時間準(zhǔn)時開啟并且檢

15、查打印機、復(fù)印機，并及 時補充所需的紙張、油墨；2、負責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖 紙使用二次紙；3、復(fù)印用紙、用墨費用根據(jù)實際用量每月隨辦公用品攤銷，復(fù) 印機維修費用根據(jù)比例每季度攤銷；4、任何人不得利用公司機器復(fù)印與工作無關(guān)文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度，通知人事部進行處分；5、打印機、復(fù)印機或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時告知相關(guān)負責(zé) 人進行維修；開啟檢查打印 機、復(fù)印機及時補充所需紙 張故障報修填寫相關(guān)費用單四、日常打印、復(fù)印及相關(guān)設(shè)備的管理1、 每天早上上班時間準(zhǔn)時開啟并且檢查打印機、復(fù)印機，并及

16、時補充所需的紙張、油墨；2、負責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或 需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖 紙使用二次紙；3、復(fù)印用紙、用墨費用根據(jù)實際用量每月隨辦公用品攤銷，復(fù) 印機維修費用根據(jù)比例每季度攤銷；4、任何人不得利用公司機器復(fù)印與工作無關(guān)文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度，通知人事部進行處分；5、打印機、復(fù)印機或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時告知相關(guān)負責(zé) 人進行維修；開啟檢查打印 機、復(fù)印機及時補充所需紙 張>故障報修填寫相關(guān)費用單五、執(zhí)行公司證照的申辦和管理1、公司證照包括總公司和下屬公司的法人營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營 許可證、企業(yè)代碼證、稅

17、務(wù)登記證、房產(chǎn)證、土地證及經(jīng)營運轉(zhuǎn)中所 需的各類證件及公司統(tǒng)一為職工辦理的工作證等。2、行政前臺是公司證照管理的職能部門。 負責(zé)各種證照的申報、 登記、變更、年檢、注銷；證照的保管、登記、備案。3、各類證照由行政部登記造冊，前臺統(tǒng)一管理。對于公司的各 種證照，應(yīng)進行妥善保管，并對其歸檔編號管理。證照借閱時要嚴(yán)格 按照相關(guān)借閱程序進行審批、登記。證件保管人必須妥善保管各類證 照，如出現(xiàn)損壞或喪失，要立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報告外，并與發(fā)證機關(guān)聯(lián) 系，及時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)。4、各部門如需使用證照必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或人事行政經(jīng)理同意批 準(zhǔn)，說明使用范圍和使用時間，辦理使用登記手續(xù)后，方可攜帶外出, 使用完

18、畢后，用件人和證件管理人應(yīng)在登記表上注明領(lǐng)取交回時 間并簽字。5、各類證照未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動、復(fù)印、 外借，更不許擅自使用公司的證照進行各種擔(dān)保。6、證件保管人需對到期的證件，提醒主管領(lǐng)導(dǎo)安排相關(guān)人員及 時驗證。不及時驗證者，造成的各類損失由相關(guān)責(zé)任人擔(dān)負，并追究 其責(zé)任。7、證件主管人因工作需要而調(diào)動崗位時，應(yīng)填制“證件移交清 冊，移交人和接交人在與證件清單核對數(shù)目后，二人均在“證件移 交清冊上簽字。&公司為職工辦理的工作證由個人保管，職工在調(diào)離、離崗時 必須交回工作證。六、文件、快遞的收發(fā)1、公司所有收發(fā)治理工作均由前臺統(tǒng)一負責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包 括：文件、郵件、報

19、刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及公司文件資 料的遞送。2、收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。3、 各類文件資料收發(fā)、復(fù)印、打印均需在登記薄上作好詳 細登記、記錄，及時將各類信息通知、文件進行上傳下達，特別 是各類通知、重要信息應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時傳遞給相關(guān)部門；4、收到信件資料由前臺負責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取。5、對珍貴物品、匯款、郵包，要進行專門登記，并及時通知個 人簽字領(lǐng)取。6、對投遞錯誤的郵件，應(yīng)及時退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。七、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、分類存放、排列有序,定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔文件、資料收集k分類整理編號立卷歸檔裝

20、訂成冊存放八、執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理：月末前臺要根據(jù)其他部門的請購方案及庫存情況， 并要根據(jù)相關(guān) 規(guī)定作適當(dāng)儲藏以備不時之需，作好采購方案單報主管審批后，及時 保質(zhì)保量地采購辦公用品和日常用品， 采購物品應(yīng)當(dāng)定價定點，保證 質(zhì)優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，帳物相符1、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實際需要，提出申請，統(tǒng)一 向行政部簽字領(lǐng)取。2、辦公用品采購原那么上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采 購，非凡物品采購由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購置。3、辦公用品費用每月攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通 知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預(yù)算中扣除超出局

21、部。4、職工離職時，應(yīng)認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單 并簽字。九、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理：對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單， 監(jiān)督各部門于每月25日進行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進 行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點狀況及調(diào)動增加狀況制作？固定資產(chǎn)、低耗品清單？報表發(fā)放各部門；每季度組織財務(wù) 部對各部門進行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關(guān)程 序申請報廢，及時跟進各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳 物相符。對于資產(chǎn)管理不當(dāng)、帳物不符，應(yīng)進行相應(yīng)處分。資產(chǎn)分類建立臺帳清單每月盤存核對帳物十、 收發(fā):1、 公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)

22、送時，盡量要求對方注明本公司 具體收件人，以便行政部及時分發(fā)。2、 行政部收到后，在 接收臺帳上登記，并負責(zé)通知收件 人及時領(lǐng)取及簽字確認。十一、執(zhí)行根底設(shè)備、設(shè)施維修管理：前臺負責(zé)根據(jù)維修要求安排電工或外請技術(shù)人員維修、對維修全 過程進行控制；電工負責(zé)對日常維修的材料進行申購及采購， 保證質(zhì) 量；各部門對維修質(zhì)量監(jiān)督、確認。維修申請準(zhǔn)備材料>安排維修維修結(jié)束檢查驗收十二、執(zhí)行訂餐、訂房、訂票:1、 各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請， 并填寫相應(yīng)的申請表內(nèi)容具體詳實，部門經(jīng)理簽字確認。2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予前 臺代辦，在前臺辦好后立即將

23、現(xiàn)金或支票交與前臺結(jié)款。3、各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來 的風(fēng)險，例如承擔(dān)退票費、退房費等。4、訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量訂票一般提前 2 3天知會行政部，訂餐、訂房一般提前 12天6、各部門申請不得提高出實際需要的要求。填寫申請表經(jīng)理簽字確認預(yù)定并記錄_結(jié)款十三、會議管理:1. 公司行政部統(tǒng)一治理會議制度，所有會議均須及時通知行政 前臺,便于安排和登記備案。如有必要由前臺發(fā)出會議通知確認。2. 會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需預(yù)備等，便于 行政部配合工作。會前由行政前臺好會場布置及設(shè)備調(diào)試。3. 除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部 整

24、理、立卷、存檔。4. 會議結(jié)束后由前臺清理會場，查收設(shè)備。匯總會議申請布置會場>會議通知>清理會場十四、鑰匙管理：1. 公司大門鑰匙、會議室鑰匙均有前臺統(tǒng)一保管，各個部門需 要使用會議室或者是周末需要加班，必須填寫申請表并由主管審核前 方可借用鑰匙，鑰匙的借出、收回，均需要借用人簽字確認。有會議 均須及時通知行政前臺，便于安排和登記備案。2. 每天需要提前10分鐘到達公司開門，翻開電源開關(guān)，推遲10 分鐘下班，關(guān)閉公司所有空調(diào)、飲水機、打印機以及微波爐等電器設(shè) 備電源，關(guān)好各個房間門窗并鎖門。十五、 禮品管理1、禮品由行政部負責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原那么為高雅、大方、實用，能

25、表達公司形象。2、各部門根據(jù)禮品清單領(lǐng)用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請，填寫禮品領(lǐng)用單，簽字確認費用來源。3、各級部門經(jīng)理必要時由總裁或分管行政副總簽字后到行政 部領(lǐng)取禮品。4、禮品費用每季度攤銷一次，如費用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知 行政部暫停向該部門發(fā)放禮品，并在下一期預(yù)算中扣除超出局部。十六、環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查1、每天早上9： 00檢查公司所有辦公場所包括各辦公室、會 議室等桌面、地面等的衛(wèi)生和桌面的擺放情況，對會議室、茶水間、 總經(jīng)理辦公室須及時收納整理，保持桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；對其它人員的辦公室要定期檢查， 并催促使用人及時整理清潔。2、公司所有綠化每周檢查一次，及時澆水

26、，需日照的，按情況，輪流進行處理。十七、執(zhí)行各項費用的支付按時申請、交納公司各項費用，例如：職工房屋租金、水電費、車輛養(yǎng)路費、車船稅、工商管理費等。并將所要交納的各項費用進行 審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準(zhǔn)確, 以確保各職能部門工作的正常開展。支付各項費用歸類登記管理十八、執(zhí)行對外關(guān)系建立維護：建立良好的公共關(guān)系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關(guān)鍵， 行政部門肩負 著對外溝通、協(xié)調(diào)的重任，要把對外關(guān)系維護作為重要工作來抓，企 業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關(guān)系， 既有政府部門的，又有社會關(guān) 系的，哪方面關(guān)系處理不好，或多或少都會有一定影響。在平時的工 作中要經(jīng)常保持與已有關(guān)系的聯(lián)

27、系與溝通， 并結(jié)合實際情況，建立新 的公共關(guān)系。在對外交往中要自覺維護公司形象， 要將對外關(guān)系維護 情況及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便作出符合公司利益的調(diào)整。'十九建立溝通協(xié)調(diào) _經(jīng)常維護情況匯報 t合理調(diào)整二十、執(zhí)行處理突發(fā)事件公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，行政部門在收到信息的同時，要根據(jù) 事件影響的大小，迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并及時處理，將有可能對公司或 個人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時匯報 時可先處理再匯報，但事后要向領(lǐng)導(dǎo)說明原因。在處理突發(fā)事件時，應(yīng)把握有利原那么，要充分維護公司或職工的利益， 樹立好公司的整 體形象。主要情況收集處理結(jié)果匯報及時匯報領(lǐng)導(dǎo)妥善解決處理內(nèi)勤效勞保障要將后勤效勞保障列入日常工作中， 要加強對辦公室的管理，為 職工提供較為良好的工作環(huán)境，在符合經(jīng)費開支規(guī)定的情況下使大家 根本滿意。收集職工建議，提咼保障質(zhì)量。擬定制度加強檢查收集建議>提咼質(zhì)量職工滿意平安工作是企業(yè)