局輸變電工程檔案管理規(guī)定A

1、輸變電工程檔案管理辦法1、總則為加強(qiáng)我公司的輸變電工程檔案的管理，提高檔案質(zhì)量的編制水平，確保我公司輸變電工程全過程的檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，安全特制定本管理辦法。2、適用范圍本管理辦法適用于110千伏及以上的輸變電工程的新建、擴(kuò)建工程和35kV千伏及以下的大修、技改、農(nóng)網(wǎng)、城網(wǎng)改造等工程可參照?qǐng)?zhí)行。3、相關(guān)文件農(nóng)網(wǎng)建設(shè)與改造工程檔案管理辦法 粵電用200110號(hào)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 GB/T503282001輸變電工程移交生產(chǎn)管理辦法 GPG/MP/26/2002110KV及以上送變電工程啟動(dòng)及竣工驗(yàn)收規(guī)程（DLT7822001）。4、職責(zé)41凡是工程中標(biāo)的施工單位要向建設(shè)單位繳納工程檔案

2、保證金50，000元，工程驗(yàn)收后要在工程投運(yùn)的一個(gè)月內(nèi)移交成套的工程檔案資料及工程檔案管理單機(jī)版，如按時(shí)移交工程檔案并按檔案移交工作流程給有關(guān)部門審核、檔案室驗(yàn)收通過后將退還工程檔案保證金，檔案室對(duì)不符合檔案管理要求的工程檔案及時(shí)提出書面的整改意見提交規(guī)劃建設(shè)部，由規(guī)劃建設(shè)部通知施工單位整改，施工單位要按照整改通知單規(guī)定的時(shí)間內(nèi)整改完畢，如不按時(shí)移交或拖延整改時(shí)間按保證金總額每天的5%0扣除。42工程建設(shè)和工程協(xié)調(diào)會(huì)議由組織部門通知檔案管理部門有關(guān)人員參加，檔案人員為進(jìn)一步了解工程建設(shè)情況，并結(jié)合部門管理職能，積極主動(dòng)做好相關(guān)配合工作。掌握竣工資料存在的主要問題和薄弱環(huán)節(jié)，并就共性問題提請(qǐng)有關(guān)

3、部門重視和協(xié)調(diào)。43直接參加資料驗(yàn)收工作。工程驗(yàn)收應(yīng)由組織部門通知檔案人員參加，在工程驗(yàn)收階段，應(yīng)同步驗(yàn)收竣工資料。并根據(jù)驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的存在問題，提出具體整改意見與要求。在驗(yàn)收時(shí)，檔案人員對(duì)資料驗(yàn)收不能代替專業(yè)資料的完整性、準(zhǔn)確性驗(yàn)收，各專業(yè)驗(yàn)收組應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收各施工單位提供的相關(guān)竣工資料，以確保設(shè)備資料、圖紙于實(shí)物相符。44本著“誰施工誰負(fù)責(zé)編制”的原則，要求凡城建我公司輸變電工程的施工單位和監(jiān)理單位，必須按本管理辦法編制竣工檔案，否則一律不予接收，施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)各自承擔(dān)的工作內(nèi)容、范圍和職責(zé)，將歸檔范圍規(guī)定的文件材料、圖紙的收集、分類、整理、錄入單機(jī)版、移交。45規(guī)劃建設(shè)部負(fù)責(zé)本單位輸變電

4、工程檔案的收集、整理和督促指導(dǎo)各施工單位資料的收集、整理、移交工作。46監(jiān)理單位負(fù)責(zé)在施工過程中監(jiān)理所形成的文件材料的收集、分類、整理、錄入單機(jī)版、移交。47建設(shè)單位項(xiàng)目實(shí)行總承包的，在工程竣工驗(yàn)收投產(chǎn)后，30天內(nèi)總包單位負(fù)責(zé)匯總各分包單位形成的工程檔案的收集、整理、分類、錄入單機(jī)版、移交工作。 48物流中心在主要設(shè)備開箱時(shí)把開箱時(shí)間、地點(diǎn)通知檔案員，檔案員有選擇的參加部分主設(shè)備開箱驗(yàn)收，以了解和掌握設(shè)備資料的流向情況。49財(cái)務(wù)部在工程結(jié)算時(shí)，應(yīng)由施工單位提供有綜合檔案室蓋章簽字的工程檔案移交書后方可結(jié)算。如果沒有檔案室簽字的工程檔案移交書不能給予結(jié)算。5、管理內(nèi)容與方法5、1檔案材料收集、整

5、理及排列511逐件整理收集文件材料、剔除重份及無歸檔價(jià)值的零散文件，補(bǔ)充缺頁，使每份文件都很完整。512將應(yīng)歸檔的文件按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段歸類劃分。513不同的形成階段，不同的單位工程的技術(shù)文件材料不能混淆在一起，應(yīng)按照技術(shù)文件材料的自然形成規(guī)律，按電力基本建設(shè)檔案歸檔范圍的內(nèi)容進(jìn)行有次序有聯(lián)系的排列。514檔案資料的組卷按能源部供電企業(yè)檔案分類表（試行）執(zhí)行，即先按問題（內(nèi)容）分部（分項(xiàng)）工程“分類，然后按檔案材料的保管期限（永久、長期、短期）分別組卷。案卷不宜過厚,一般不超過40mm，順序號(hào)的編制則從第一卷由“1”開始，第二卷接著第一卷的編號(hào)往下編，第3、4卷以此類推。515卷內(nèi)

6、文件的排列：文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。516圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。517既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。52竣工檔案的編制521竣工檔案必須按統(tǒng)一要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、錄入單機(jī)版、移交，移交內(nèi)容真實(shí)，資料齊全，簽證手續(xù)完備，否則一律不予接收。53文件材料編制的具體要求：531文件材料幅畫一律采用A4紙（297210mm），小于A4標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用以上尺寸的白紙裱襯，文件右邊和下邊分別與白紙右邊和下邊靠齊。裱貼時(shí)，必須用白乳

7、膠，不可使用漿糊或膠水，不可將文字圖表和數(shù)據(jù)蓋沒，簽證意見寫在裝訂線以外的應(yīng)予粘貼補(bǔ)寬。大于標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)折成A4紙大小。532文件材料必須書寫工整，字跡清晰，并一律用黑色碳素墨水書寫或電腦打印，嚴(yán)禁使用簽字筆、圓珠筆和鉛筆書寫、簽批。如卻有外單位形成不符合書寫要求，但難以整改的文件材料時(shí)，檔案編制單位應(yīng)進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件逐頁附在原件后面，復(fù)印件不編頁碼。533文件材料必須裝訂，即有文字材料又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左右側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。長期和短期比較薄的文件材料可以用不銹鋼訂進(jìn)行裝訂。534裝訂前應(yīng)逐份檢查并去除原用于裝訂的各種金屬物、硬紙盒等。535每張有文字

8、的文件材料都須編頁碼，正面編在右下角，背面編在左下角，空白頁不編號(hào)，頁碼全部編在原文上，不可編在裱糊的白紙上，一律用頁碼機(jī)進(jìn)行編頁碼，順序均為：“ 1”開始，一頁一號(hào)，一卷一個(gè)順序號(hào)。536案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁碼。54卷內(nèi)編制要求541序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。542責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。543文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)544文件題名：填寫文件標(biāo)題。545頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁碼。最后一份文件填寫起止頁碼。546卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。547卷內(nèi)備考表

9、主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對(duì)案卷情況的說明。548卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。55設(shè)備資料的編制551設(shè)備資料的每張文字材料都須編頁碼，正面編在右下角，背面編在左下角，空白頁不編號(hào)，頁碼全部編在原文上，不可編在裱糊的白紙上，一律用頁碼機(jī)進(jìn)行編頁碼，順序均為：“1”開始，一頁一碼，一件為一個(gè)順序號(hào)。入：說明書的頁碼要從1至50頁，第二件圖紙頁碼要從1至5，第三件頁碼要從1至2頁。552設(shè)備產(chǎn)品合格證如果是雙面的在裱糊的時(shí)候，不能把合格證后面的字粘住，合格證是雙面的正、反面都要打頁碼。553設(shè)備資料要在每一件資料的右上角蓋件號(hào)章，（見下圖所示）填寫件號(hào)

10、章必須使用黑色墨水的鋼筆。 目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)2061-8400011554案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不用編寫頁碼。555卷內(nèi)編制的要求序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、文件題名與文字材料要求相同。556設(shè)備資料不用裝訂，將大封面、卷內(nèi)目錄、備考表裝于檔案盒內(nèi)。557頁碼：填寫文件在卷內(nèi)所排列的頁碼，以一份文件填寫起止頁碼。 56編制竣工圖的規(guī)定561圖紙會(huì)審表上的簽名必須有與會(huì)人員親筆簽名，不準(zhǔn)打印或蓋章代替。562竣工圖的編制工作一般以設(shè)計(jì)施工圖紙為基礎(chǔ)，以各種設(shè)計(jì)變更文件為補(bǔ)充修改依據(jù)。563施工圖沒有變動(dòng)的，在原施工圖上加蓋“竣工圖：蓋章后作為竣工圖。1335mm56. 5工程文件的

11、紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用籃曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。（如是計(jì)算機(jī)出圖在移交時(shí)必須移交圖紙的電子版）566所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章?？⒐D章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。567竣工圖章示例如下，竣工圖章的尺寸為:50mm80mm?？⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處?？⒐D施工單位編制人審核人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位總監(jiān)現(xiàn)場監(jiān)理8020202020157777750(圖5. 5. 7)568利用施工圖改繪竣工圖，必須

12、標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面不止等重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。 57像檔案的整理57.1聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等。57.2聲像類資料應(yīng)有反映工程基地原貌、奠基或開工儀式、竣工典禮落成和竣工工程實(shí)體及其施工過程中反映重要部位、隱蔽工程、使用新材料、新工藝以及其他重要問題的內(nèi)容。57.3凡歸檔的聲像材料要文字說明，包括主題內(nèi)容（如反映其一部位的要說明具體部位）、拍攝者或錄制者、拍攝或錄制日期、拍攝地點(diǎn)。57.4照片按工程進(jìn)展順序排列后插裝于A4大小的相冊(cè)活頁內(nèi)，并裝訂成案卷。58工程檔案移交的工作流程581基建工程、技改、大修工程移交資

13、料工作流程見圖：施工單位在工程檔案移交時(shí)要認(rèn)真按照工作流程走，各有關(guān)部門人員審核后必須在移交清單上簽名，這樣明確各有關(guān)部門的職責(zé)，保證了基建工程資料的完整、齊全、系統(tǒng)。所有工程資料施工單位移交后將由檔案室人員向各生產(chǎn)維護(hù)部門進(jìn)行移交。(基建工程檔案移交工作流程圖) （技改、大修工程檔案移交工作流程圖）施工單位規(guī)劃建設(shè)部施工單位綜合檔案室設(shè)部移交維護(hù)部門歸 檔施工單位生技部綜合檔案室移交維護(hù)部門歸檔 合格后返回582農(nóng)網(wǎng)改造工程檔案由郊區(qū)管理所檔案室進(jìn)行收集、整理、歸檔，在收集、整理、歸檔的過程中認(rèn)真按照農(nóng)網(wǎng)建設(shè)與改造工程檔案管理辦法去整理、分類、歸檔，農(nóng)網(wǎng)改造工程資料要利用工程檔案管理單擊版進(jìn)

14、行信息化管理，并將農(nóng)網(wǎng)改造工程單機(jī)版移交公司檔案室導(dǎo)入OAK科技檔案管理系統(tǒng)備案。檔案管理部門將對(duì)其業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。583工程檔案管理單機(jī)版移交工程資料工作流程(見附圖),各施工單位要在移交工程資料時(shí)要按工作流程走,避免在移交工程資料時(shí)因資料欠缺、分類不對(duì)、頁碼有錯(cuò)等原因而造成的拖延移交、返工現(xiàn)象。585本管理規(guī)定自下文之日起執(zhí)行，原茂電辦199818號(hào)關(guān)于500千伏茂名輸變電工程檔案管理辦法的通知作廢。585本管理規(guī)定解釋權(quán)屬茂名供電分公司檔案室。586各直（代）管供電企業(yè)根據(jù)本單位情況制訂本單位的管理辦法。工程檔案管理單機(jī)版移交工作流程圖各參建單位對(duì)工程竣工資料進(jìn)行收集有欠缺、分類不對(duì)的資料檔案和工程部門以書面的形式提交整改意見書 按建設(shè)單位檔案部門要求分類、整理立卷，每卷用夾子夾好，寫好案卷題名、目錄號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)放在用夾子與案卷錯(cuò)檔案部門、工程部門對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行驗(yàn)收建設(shè)單位工程主管部門監(jiān)督各參建單位在工程建設(shè)全過程中對(duì)軟件的使用建設(shè)單位檔案