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文檔簡介
1、弗布克細(xì)化執(zhí)行與模板系列行政管理工作細(xì)化執(zhí)行與模板第五章會議管理與活動組織細(xì)化執(zhí)行與模板一、會議管理執(zhí)行工具與模板(一)會議計(jì)劃表編號:年度:年月份會議相關(guān)信息1月2月3月4月5月6月7月8月12月會議名稱會議性質(zhì)開會地點(diǎn)開會日期會議時(shí)間參會單位預(yù)計(jì)人數(shù)主持人會議宗旨及議題根據(jù)公司當(dāng)月情況進(jìn)行規(guī)定審核人:(二)議程安排表會議主題會議類型會議主辦單位會議負(fù)責(zé)人會議主持人會議摘要:會議議題/內(nèi)容議題1議題名稱:序號時(shí)間內(nèi)容發(fā)言人議題2議題名稱:序號時(shí)間內(nèi)容發(fā)言人岀席人員會議記錄員會議注釋:(三)會議通知單通知日期: 年 月 日接收部門:發(fā)文部門:會議名稱:會議時(shí)間:會議地點(diǎn):會議聯(lián)系人:會議參加人
2、員名單:會議注意事項(xiàng):1.2.會議聯(lián)系人:會議聯(lián)系電話:簽章處:通知回執(zhí)聯(lián)會議通知已收到,內(nèi)容詳細(xì)了解,能不能屆時(shí)參加。謝謝!簽名:年 月 日(四)會議程序表會議程序會議時(shí)間:年 月日會議地點(diǎn):1 記錄岀席人姓名2 統(tǒng)計(jì)缺席人姓名(附理由)程序內(nèi)容發(fā)言人1入座,宣布開會2闡述經(jīng)營理念3會議最高職位人致詞4說明議題、議案5補(bǔ)充說明、報(bào)告6討論問題(質(zhì)疑應(yīng)答)7決議事項(xiàng)確認(rèn)8下次會議討論事項(xiàng)確認(rèn)9散會致詞10會議結(jié)束主管審核:年 月日領(lǐng)導(dǎo)審批:年 月日(五)會議紀(jì)要表編號:會議主題:會議主席會議主持會議記錄人核準(zhǔn)頁數(shù)列席人員名單:岀席人員名單:會議決議內(nèi)容序號決議事項(xiàng)負(fù)責(zé)人決議提岀人完成時(shí)間(六)
3、會議進(jìn)行檢查表全員是否有積極性的提議是否正確記錄同意事項(xiàng)、決定事項(xiàng)決議事項(xiàng)是否復(fù)一遍,讓全體人員確認(rèn)無異意見及議題的處理,是否獲得認(rèn)同當(dāng)天的議題中,是否有無法討論的議題是否也取得同意后再討論是否也尊重少數(shù)人的意見是否指示承辦人員保管議事錄是否指示將決定的事項(xiàng)通報(bào)全公司是否讓岀席者以愉快的心情散會是否提醒下回會議的岀席會場整理是否周全記載事項(xiàng)(七)會議用品明細(xì)表使用日期:年 月曰會議名稱:會議主持人:參加單位:參加人員:會議必備用品名稱單位數(shù)量規(guī)格備注文具/、筆支便條紙本般設(shè)備桌子張椅子個(gè)黑板面黑板架個(gè)講臺個(gè)茶杯個(gè)煙灰缸個(gè)會議特定用品電器錄音機(jī)臺錄像機(jī)臺唱機(jī)臺投影機(jī)臺電影放映機(jī)臺幻燈機(jī)臺麥克風(fēng)個(gè)
4、特定會議用品相關(guān)說明:二、活動組織執(zhí)行工具與模板(一)活動申請單申請人:申請時(shí)間:年 月 日活動時(shí)間活動申請部門活動地點(diǎn)活動主題:活動項(xiàng)目:預(yù)計(jì)參加人數(shù)預(yù)計(jì)經(jīng)費(fèi)經(jīng)費(fèi)來源:部門經(jīng)辦人:申請部門主管簽字:總經(jīng)理審批:行政部公章:年 月日年 月曰年 月曰審核備注:(二)活動安排表活動部門:活動時(shí)間:年 月 日至 年 月 日活動項(xiàng)目項(xiàng)目安排時(shí)間活動內(nèi)容活動地點(diǎn)活動組織人備注說明部門主管:(三)年度活動計(jì)劃表年度:活動名稱活動日期活動內(nèi)容預(yù)算經(jīng)費(fèi)參加部門備注新年宴會公司運(yùn)動會公司年會員工旅游活動相關(guān)說明:總經(jīng)理審批:(四)活動總結(jié)報(bào)告表填表日期:年 月 日活動名稱活動組織部門活動組織人活動開始時(shí)間活動結(jié)
5、束時(shí)間活動情況總結(jié):活動經(jīng)費(fèi)使用情況:活動改進(jìn)建議:領(lǐng)導(dǎo)批示:第六章文書檔案管理細(xì)化執(zhí)行與模板一、文書管理流程工作目標(biāo)知識準(zhǔn)備關(guān)鍵點(diǎn)控制細(xì)化執(zhí)行流程圖1 文書收集根據(jù)文書目錄表對其進(jìn)行日常收集、整理文書目錄表2 文書分類1 快速有 效接收與 發(fā)送文書2 文書保 存完整、 齊備3.文書立 卷合理1 文書類 別2 .文書制 作按照文書管理制度進(jìn) 行文書分類,便于文書收發(fā)管 理3.收文管理收到文書后,及時(shí)填寫收發(fā)文件登記表4發(fā)文管理對于發(fā)送到相關(guān)部門的 文書也要及時(shí)將文書相關(guān)信 息填寫至收發(fā)文件登記表收發(fā)文件登記表收發(fā)文件登記表5 分文管理在文件傳遞過程中要填寫文書會簽表,證明文書傳遞時(shí)間文書會簽表
6、6 文書立卷管理對重要文書進(jìn)行整理,編制成卷并定期查閱、更新文書管理年限表、信件管理執(zhí)行工具與模板(一)信件使用申請登記表編號:申請部門申請日期蓋印份數(shù)信件名稱信件類別用印份數(shù)用印原因印簽留底公司印簽董事長印簽總經(jīng)理印簽財(cái)務(wù)印簽核準(zhǔn):主管:申請人:(二)月度信件接收登記表月份:年份:日期信件種類接收人收信人所屬單位/職位分發(fā)日期簽收人(三)月度外發(fā)信件登記表月份:序號外發(fā)日期信件信息發(fā)信人信息密級信件類別外發(fā)地址收信人外發(fā)信件人外發(fā)單位三、資料管理執(zhí)行工具與模板(一)圖書借閱卡圖書信息欄借閱信息欄圖書編號借閱人圖書名稱辦理人圖書價(jià)格借閱日起圖書等級歸還日期簽字確認(rèn)欄借閱人簽字:年 月日辦理人簽
7、字:年 月日說明:雙方各留一份,便于日后歸還確認(rèn)。(二)借閱登記表年 月 日借閱日期編號名稱借閱人歸還日期借閱人簽字借閱辦理人:(三)丟失報(bào)告單填表日期:年 月 日丟失資料編號丟失資料名稱發(fā)現(xiàn)(大致)日期資料存檔日期資料所屬級別資料管理人丟失原因:資料管理人員簽名:年 月曰單位處理意見保衛(wèi)處處理意見單位主管簽字:保衛(wèi)處主管意見:年 月日年 月日總經(jīng)理審批意見:(四)聲像資料送審表送審日期:年 月 日聲像資料名稱附加文字材料頁次聲像資料送審人簽字確認(rèn)欄攝編人員配音人員文字起草人員參審人員簽名:年 月曰簽名:年 月曰簽名:年 月曰簽名:年 月曰審核意見:年 月日第七章財(cái)產(chǎn)物資管理細(xì)化執(zhí)行與模板一、
8、物資采購執(zhí)行工具與模板(一)請購單編號:日期:年 月曰材料編號品名規(guī)格單位請購量用途分批交貨日期數(shù)量月 日庫存在途庫存合計(jì)進(jìn) 貨 期 限安 全 存 量請購點(diǎn)請購 量可 用天 數(shù)前三個(gè)月平均用量后三個(gè)月預(yù)算用量數(shù)量可用天數(shù)數(shù)量可用天數(shù)數(shù)量可用天數(shù)天數(shù)日期備注核準(zhǔn):主管:經(jīng)辦人:(二)詢價(jià)單編號: ()購字第號請購單編號材料編號規(guī)格說明單位數(shù)量說明1 報(bào)價(jià)須知(1) 交貨期限:需于年/月/日以前交清訂購后 天內(nèi)交清(2)交貨地點(diǎn)(略)(3) 付款辦法:交貨驗(yàn)收合格后付款試車檢驗(yàn)合格后付款(4) 訂購方法:分項(xiàng)訂購總金額為準(zhǔn)2 報(bào)價(jià)期限。報(bào)價(jià)單請于X年X月X日X時(shí)以前惠予報(bào)價(jià)以便洽購為荷注:所有報(bào)價(jià)
9、的有效期間務(wù)請保留至上列日期起算十天以上填寫日期:年 月曰(三)物資驗(yàn)收單編號:日期: 年 月 日代號名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)總價(jià)請購單位供貨廠商購買時(shí)間備注批示部廠主管質(zhì)檢部門收料部門采購部門(四)物資檢驗(yàn)單物資編號請購單編號品名規(guī)格檢驗(yàn)部門品質(zhì)規(guī)范依據(jù)送驗(yàn)編號檢驗(yàn)項(xiàng)目檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)結(jié)果說明檢驗(yàn)部門主管合格不合格總經(jīng)理請購部門意見批示廠長意見資財(cái)部門說(五)物資入庫單編號:入庫日期:年 月 日品名型號包裝規(guī)格數(shù)量生產(chǎn)日期批號檢驗(yàn)單號入庫人:復(fù)核人:庫管員:注:本表一式三聯(lián)。一聯(lián)倉庫存根,一聯(lián)交行政部,一聯(lián)交財(cái)務(wù)部備案。(六)物資領(lǐng)用單編號:管理部門:日期: 年 月 日編號類別品名規(guī)格使用部門用途單
10、位數(shù)量價(jià)值備注(七)供應(yīng)商調(diào)查表公司全稱法人代表經(jīng)濟(jì)性質(zhì)成立時(shí)間總經(jīng)理營業(yè)執(zhí)照號注冊資本詳細(xì)地址郵編聯(lián)系電話聯(lián)系人公司簡介主營方向認(rèn)證和資質(zhì)公司員工數(shù)備注(八)月度采購計(jì)劃表編號:起止日期: 年 月 日至 年 月 日序號預(yù)計(jì)采購日期物資名稱物資類別規(guī)格型號質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃單價(jià)(元)數(shù)量單位合計(jì)(元)備注合計(jì)制表人制表日期審核人批準(zhǔn)人注:本計(jì)劃一式四份,有關(guān)人員簽字后,后勤主管留一份,報(bào)財(cái)務(wù)室部一份,后勤組主管轉(zhuǎn)采購員、物資管理員各一份二、固定資產(chǎn)管理執(zhí)行工具與模板(一)固定資產(chǎn)臺賬年度:固定資產(chǎn)類型:序號名稱入賬日期規(guī)格數(shù)量單價(jià)領(lǐng)用單位購買日期備注123(二)固定資產(chǎn)管理卡(正面)卡號:資產(chǎn)分類資
11、產(chǎn)編號中文名稱英文名稱廠牌購置日期規(guī)格配件臺幣原價(jià)原幣值增加資本支岀原值使用年齡每年折舊額第一年年 年最后一年年 月年 月年 月(背面)使用部門接管日期使用保管人簽章交還經(jīng)管部門日期經(jīng)管部門簽章年 月曰年 月曰年 月曰年 月曰備注:(三)固定資產(chǎn)驗(yàn)收單驗(yàn)收日期:固定資產(chǎn)名稱資產(chǎn)價(jià)格規(guī)格型號驗(yàn)收項(xiàng)目情況說明驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收情況說明驗(yàn)收人備注物品是否齊全是否有破損運(yùn)行是否良好是否符合申請要求物品的相關(guān)證件是否齊全驗(yàn)收部參與人員名單行政部財(cái)務(wù)部(工程)技術(shù)部固定資產(chǎn)使用部門(四)固定資產(chǎn)調(diào)撥單調(diào)撥日期:年 月 日序號儀器編號儀器名稱規(guī)格型號單位原值數(shù)量金額購置日期調(diào)撥原因:調(diào)岀單位:調(diào)入單位:保管員(簽
12、名):保管員(簽名):調(diào)岀單位主管領(lǐng)導(dǎo)意見(簽名):年 月日調(diào)入單位主管領(lǐng)導(dǎo)意見(簽名):年 月日行政部門意見(簽名):年 月 日(五)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表盤點(diǎn)日期:年 月 日至 年 月 日資產(chǎn)編號資產(chǎn)基本信息使用單位購置日期盤點(diǎn)數(shù)量盤盈盤虧備注名稱規(guī)格廠牌數(shù)量金額數(shù)量金額會點(diǎn)部門及人員行政部人員財(cái)務(wù)部人員工程技術(shù)部人員使用部門人員保管人員:部門主管:(六)固定資產(chǎn)報(bào)修單填表日期:年 月 日資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號規(guī)格型號廠牌購置日期是否在保修期內(nèi)是否現(xiàn)存放地點(diǎn)使用部門故障日期故障情況說明保修部門保修人情況說明:簽名:年 月日部門主管意見:行政部門部門意見:簽名:年 月日財(cái)務(wù)部門部門意見:簽名:年 月日總經(jīng)
13、理審批意見:簽名:年 月日(七)閑置資產(chǎn)報(bào)告表報(bào)告日期:年 月 日閑置資產(chǎn)信息日期賬面價(jià)值閑置原因備注名稱類型規(guī)格數(shù)量單位購置閑置總價(jià)凈值填表人:(八)固定資產(chǎn)報(bào)廢單編號:填表日期:年 月 日管理部門使用部門固定資產(chǎn)信息名稱中文英文規(guī)格廠牌購置日期已使用年數(shù)報(bào)廢數(shù)量賬面價(jià)值報(bào)廢原因:處理報(bào)廢費(fèi)用估計(jì)廢品價(jià)值收入實(shí)際損失額擬處理辦法出售 出租 投資 抵押 閑置簽字確認(rèn)總經(jīng)理財(cái)務(wù)部門使用部門行政部門王官保管人主(協(xié))辦王官主(協(xié))辦填表人:(九)固定資產(chǎn)購置申請表填表日期:申請部門固定資產(chǎn)名稱申請?jiān)蛏暾堃笳f明領(lǐng)導(dǎo)審批意見部門主管意見行政部主管財(cái)務(wù)部主管年 月日年 月曰年 月曰總經(jīng)理審批意見:年
14、 月曰(十)固定資產(chǎn)停用報(bào)告表填寫日期:年 月 日資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號資產(chǎn)管理卡號資產(chǎn)規(guī)格數(shù)量開始使用日期停機(jī)日期實(shí)際使用年限預(yù)計(jì)使用年限資產(chǎn) 使用部門停機(jī)前檢查停用固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)情況檢查時(shí)技術(shù)與使用情況檢查后意見停用資產(chǎn)原價(jià)已計(jì)提的累計(jì)折舊開始處理時(shí)的價(jià)值檢查人員:完成處理時(shí)的價(jià)值停機(jī)資產(chǎn)處理費(fèi)用與收入處理費(fèi)用處理收入支出時(shí)間項(xiàng)目處理金額時(shí)間項(xiàng)目收入金額審批意見資產(chǎn)使用部門主管行政部簽名:財(cái)務(wù)部簽名:工程/技術(shù)部門簽名:總經(jīng)理審批意見:年 月日三、辦公用品與設(shè)備日常管理執(zhí)行工具與模板()辦公用品需求表部門:月份: 年 月個(gè)人領(lǐng)用類(每人每月50元)業(yè)務(wù)領(lǐng)用類辦公用品品名代號部門單價(jià)數(shù)量金額辦公用品
15、品名代號部門單價(jià)數(shù)量金額小計(jì)小計(jì)預(yù)算金額實(shí)際金額部門主管:經(jīng)理:經(jīng)辦人:(二)辦公用品請購單財(cái)管字第號填單日期: _年_月_日財(cái)產(chǎn)名稱規(guī)格用途單位數(shù)量需用日期估計(jì)價(jià)值簽注總經(jīng)理批準(zhǔn)辦公室主任意見請購部門負(fù)責(zé)人意見日期:年 月日日期:年 月日日期:年 月日(三)辦公用品申領(lǐng)單編號:日期: 年 月 日項(xiàng)次品名規(guī)格單位數(shù)量單位金額12合計(jì)金額保管員管理部門領(lǐng)用部門王官經(jīng)辦王官經(jīng)辦點(diǎn)收(四)辦公用品配發(fā)一覽表(五)部門辦公用品統(tǒng)計(jì)表名稱規(guī)格/型號數(shù)量金額存放地點(diǎn)負(fù)責(zé)人備注編號:部門:填表日期:年 月 日審核人:填表人:(六)辦公用品盤點(diǎn)報(bào)告表編號名稱規(guī)格單位單價(jià)上期結(jié)存本期購進(jìn)本期發(fā)放數(shù)本期結(jié)存?zhèn)渥?shù)
16、量金額數(shù)量金額編號:盤點(diǎn)日期:年 月 日財(cái)務(wù)主管:行政主管:保管員:(七)辦公設(shè)備采購申請單編號:日期: 年 月 日以下由申請人填寫申請人部門申請?jiān)O(shè)備資料類另U電腦類設(shè)備口其他類設(shè)備規(guī)格型號申請理由部門經(jīng)理意見以下由采購人填寫采購人采購部門供貨商明細(xì)供貨商規(guī)格型號價(jià)格備注審批意見電腦類設(shè)備其他類設(shè)備(請注明)技術(shù)總監(jiān)意見行政總監(jiān)意見總經(jīng)理意見以下由財(cái)務(wù)部填寫是否固定資產(chǎn)是否(八)辦公設(shè)備使用明細(xì)卡總賬科目:本卡編號:明細(xì)賬科目:財(cái)產(chǎn)編號:設(shè)備狀況取得及使用情況備注(質(zhì)押及保險(xiǎn)情況)編號取得時(shí)間類 另U廠牌編號英文名稱原值中文名稱使用年限規(guī)格與型號修 理技術(shù)特征改 造附屬物轉(zhuǎn) 讓使用單位報(bào)廢存放
17、地辦公設(shè)備轉(zhuǎn)移情況時(shí)間使用部門用途保管員時(shí)間使用部門用途保管員辦公設(shè)備維修記錄維修時(shí)間故障原因維修單位詳細(xì)記錄審核人:填表人:(九)辦公設(shè)備檢修記錄表檢修日期設(shè)備名稱檢修項(xiàng)目檢修原因檢修結(jié)果檢修員備注審核人:填表人:(十)辦公設(shè)備報(bào)修申請表編號:填寫日期:年 月 日設(shè)備使用人設(shè)備使用單位故障時(shí)間月日時(shí)設(shè)備故障希望修復(fù)時(shí)間搶修請修科長組長請修人月日時(shí)批準(zhǔn)修預(yù)計(jì)修復(fù)時(shí)間月日時(shí)更換更換零件理修理方式自修送修零件1.記送修(或自修)時(shí)間月日時(shí)驗(yàn)收2.錄實(shí)際修復(fù)時(shí)間月日時(shí)結(jié)果3.修理人員驗(yàn)收結(jié)果修理工時(shí)第八章車輛管理細(xì)化執(zhí)行與模板一、司機(jī)出車流程工作目標(biāo)知識準(zhǔn)備關(guān)鍵點(diǎn)控制細(xì)化執(zhí)行流程圖1.改進(jìn)服1 .具
18、備安1 .接收派車單車輛管務(wù)態(tài)度,全行車意理制度1 .接收派車單2安排岀車路線3.岀車前檢查提高業(yè)務(wù)水平2 嚴(yán)守交 通規(guī)則, 確保行車 安全3.加強(qiáng)司 機(jī)道路安 全管理識,熟悉交 通法規(guī)2 .端正服 務(wù)態(tài)度,駕 駛技術(shù)熟 練1.1行政部接受用車申請,審核后簽發(fā)派車單派車單1 . 2司機(jī)接收到派車單, 并著手派車準(zhǔn)備2安排岀車路線司機(jī)根據(jù)岀車時(shí)間、目的 地,合理安排行車路線,繞開 易堵點(diǎn),避免浪費(fèi)時(shí)間,造成 損失3.岀車前檢查司機(jī)管理制度3 . 1岀車前,還應(yīng)搞好車容衛(wèi)生,保持車輛整潔美觀3 . 2岀車前,對車輛水箱、油量、機(jī)油、煞車油、電瓶、輪胎、外觀等做基本檢查車輛檢查表3.3需要加油,應(yīng)提
19、前加好; 發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)予排除并報(bào)車管 人員,不能排除的及時(shí)更換車 輛加油記錄表4 .岀車4 . 1司機(jī)根據(jù)派車單, 按時(shí)岀車,岀車應(yīng)遵守交通規(guī) 則和安全規(guī)定司機(jī)安 全責(zé)任方 案4 . 2司機(jī)接送乘車人員要熱 情、禮貌,說話應(yīng)文明4 . 3乘車人下車辦事時(shí),司 機(jī)應(yīng)選擇好地點(diǎn)將車停好等 候。等候時(shí),不遠(yuǎn)離車輛,不 在車上睡覺,不翻閱乘車人放 在車上的物品4 . 4 乘車人辦事時(shí)間較長, 可要求司機(jī)先返回,通過事先 約定或電話聯(lián)系確定來接時(shí) 間和地點(diǎn)4 . 5司機(jī)應(yīng)提前到達(dá)約定地 點(diǎn),等候乘車人,并將其送達(dá) 目的地5 收車5 . 1岀車任務(wù)完成后,司機(jī)應(yīng)及時(shí)收車入庫,并填寫行車記錄司機(jī)行車記錄表5 . 2收車后要將車輛外表面 等全面沖洗干凈,清潔車箱內(nèi) 壁、沙發(fā)、腳墊,清倒煙灰盅, 使車整潔、美觀、舒適、車輛管理執(zhí)行工具與模板(一)使用申請表編號:時(shí)間:申請人所在部門隨行
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