檔案管理制度doc

1、檔案管理制度一、總則1、文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容,也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料,它記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù),文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件,為加速企業(yè)規(guī)范化管理進(jìn)程,進(jìn)一步完善文書檔案管理工作,特制訂本制度。2、歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。二、文書檔案管理1、各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入檔案員/文員職責(zé)范圍。2、文書檔案歸檔范圍凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔,主要包括:(1具有保存價(jià)值的本單位正式收文、發(fā)文,除文件的正件外,還應(yīng)包括它的附件;(2本單位在經(jīng)營管理活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)

2、導(dǎo)部門間的往來文件(即外部文件,包括請示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、經(jīng)營合同等;(3本單位經(jīng)營管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件,如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會(huì)議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等;(4企業(yè)在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會(huì)認(rèn)證或認(rèn)可的證明其實(shí)力和相關(guān)資格的證書材料等。3、文書檔案歸檔要求(1已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)及時(shí)歸檔,任何人不得隨意留存,各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件材料清理一次,登記造冊,對重要的文件要標(biāo)注密級(絕密、機(jī)密、秘密。(2歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件,按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的廢稿、重復(fù)

3、稿和不重要的便條等。(3存檔文件必須為原件,至少二份(包括復(fù)印件。(4文件歸檔時(shí)要有交接手續(xù)。(5每年六月份之前,各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文書檔案(要辦理移交手續(xù)。(6各部門的檔案員和具體辦文人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。4、文書檔案的借閱(1檔案室需設(shè)立“檔案借閱登記薄”,凡借閱檔案者需說明利用目的,并辦理借閱手續(xù)。(2根據(jù)公司實(shí)際情況,將已存檔的檔案按其重要性分為重要文書檔案和一般文書檔案兩種。(3因工作需要借閱屬秘密、機(jī)密類的文書檔案,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任、總經(jīng)理簽字后方可借閱,絕密類的檔案除需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任、分管副總經(jīng)理簽字外還必

4、須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可借閱。如遇特殊情況,屬機(jī)密、秘密性的檔案可由部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任簽字后可借閱。(4因工作需要借用一般性檔案,需部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦主任簽字后方可借出。(5借閱檔案使用后應(yīng)及時(shí)歸還,借閱時(shí)間一般不得超過一天,如因需要超過借閱時(shí)間,借閱人應(yīng)提前向公司辦檔案室說明,并辦理續(xù)借手續(xù),否則將根據(jù)超過時(shí)間長短給予相應(yīng)處罰。(6檔案管理員每星期檢查一次借閱登記薄,對到期未還的檔案應(yīng)及時(shí)催還,歸還時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清并放回原處。(7借閱人應(yīng)妥善保管所借出的檔案,不得損壞、遺失、復(fù)印、涂改或轉(zhuǎn)借他人,否則將依照規(guī)定給予直接扣罰2-10分;如發(fā)生失密、泄密現(xiàn)象,要及時(shí)匯報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),采取補(bǔ)救措施,并追究相關(guān)人員責(zé)任,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,要給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰,情節(jié)嚴(yán)重的給予辭退或開除處理。(8凡從總經(jīng)辦借出的檔案資料,因工作需要復(fù)印,需經(jīng)辦公室主任同意簽字后,方可復(fù)印,使用后需將復(fù)印件歸還總經(jīng)辦,個(gè)人不得留存,如因工作需要無法拿回復(fù)印件,需報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn),由辦公室主任酌情處理,并在借閱登記薄中注明。5、檔案的保管及銷毀(1檔案室檔案管理員有責(zé)任對各部門檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。(2公司對所有檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,由總經(jīng)辦檔案室負(fù)責(zé)。(3檔案室檔案管理員要對各部門移交的文書檔案進(jìn)行必要的整理,并分類