集團(tuán)有限公司公文管理制度

1、公文管理制度第一章 總 則第一條 為做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國(guó)控國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條 本公司公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、辦理、傳遞、監(jiān)?。桓鞑块T(mén)公文則由該部門(mén)立卷歸檔。各部門(mén)應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)公文處理工作。第三條 公文處理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，信守國(guó)家和企業(yè)機(jī)密。第二章 公文文種類(lèi)型第四條 公文必須正確使用文種名稱，據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定的公文種類(lèi)，本公司使用的文種主要有以下幾種：（一）決定、決議對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。 經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。（二）通知適用于發(fā)布行政法

2、規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的公文，要求各部門(mén)辦理和需要告知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知” 。（三）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)” 。（四）報(bào)告、請(qǐng)示向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，用“報(bào)告” 。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。 “報(bào)告”和“請(qǐng)示”是兩個(gè)文種，不能混用，也不能杜撰使用“請(qǐng)示報(bào)告”作為文種。（五）批復(fù)適用于答復(fù)下屬部門(mén)的請(qǐng)示事項(xiàng)。（六）意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（七）函適用于對(duì)平級(jí)單位和不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，用“函”， 向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等，也可以用“函” 。（八）會(huì)議紀(jì)要適用于傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，

3、要求與會(huì)部門(mén)共同遵守、執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。第五條 本公司內(nèi)部文件材料，主要有以下幾種：1 . 計(jì)劃（規(guī)劃、打算）、總結(jié)（小結(jié)、回顧）；2 . 各項(xiàng)工作報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、專(zhuān)題材料；第 2 頁(yè) 共 13 頁(yè)3 .各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；4 .規(guī)章制度；5 .簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)刊；6 .各類(lèi)合同、協(xié)議；7 .部門(mén)向公司領(lǐng)導(dǎo)的簽報(bào)及批示；8 .各類(lèi)介紹信、證明信存根及重要條據(jù)等；9 .公司下發(fā)通知第三章公文的組成第六條 公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi) 容，一般包括公司名稱、關(guān)于問(wèn)題、公文種類(lèi)三部分。 如果文首已經(jīng)印好公司名稱時(shí)，標(biāo)題中可以省去公司名；使 用便函時(shí)，公文種類(lèi)可以不寫(xiě)，但每一件文都要寫(xiě)事由。第七條

4、發(fā)文字號(hào)：（一）公司發(fā)文字號(hào)為“ XXXX總X字年份第0000 號(hào)；X為職能部門(mén)、事業(yè)部代字（如“財(cái)”、人”等）0000為發(fā) 文流水號(hào)。如果該件屬于密件，則在最前面加“密”字。（二）公司發(fā)文流水號(hào)由綜合事務(wù)中心編列（三）公司各中心部門(mén)代字一覽表中心/部門(mén)簡(jiǎn)稱綜合事務(wù)管理中心總部辦公室辦財(cái)務(wù)管理中心人力資源管理中心人運(yùn)營(yíng)管理中心運(yùn)營(yíng)銷(xiāo)中心營(yíng)制造中心制物流中心物化學(xué)合成部合成制劑工藝部制劑藥物分析部分析臨床醫(yī)學(xué)部臨床藥埋部藥埋注冊(cè)及項(xiàng)目管理部注冊(cè)立項(xiàng)及知識(shí)產(chǎn)權(quán)部立項(xiàng)銷(xiāo)售部銷(xiāo)售市場(chǎng)部市場(chǎng)商務(wù)部商務(wù)亙營(yíng)部宜營(yíng)基地辦公室基辦生產(chǎn)部生產(chǎn)質(zhì)監(jiān)部質(zhì)監(jiān)設(shè)備部設(shè)備安保部安保供應(yīng)部供應(yīng)儲(chǔ)運(yùn)部?jī)?chǔ)運(yùn)第八條 發(fā)文如有附件

5、，應(yīng)在正文之后注明附件順序和名稱。第九條 落款、日期和印章：落款應(yīng)寫(xiě)單位全稱，印章不能代替落款；如果文首已經(jīng)印好單位名稱的，可以省略落款單位名稱。落款位置在文末空二、 三行的偏右處。幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。 日期位置在落款下面空一行的位置處。公司發(fā)文一律加蓋公司的印章，印章蓋在日期上居中位置處。第十條 屬于密件，應(yīng)在文上加蓋“絕密”、“機(jī)密”或“秘密” 戳記；屬于急件，應(yīng)加蓋“特急”或“急”戳途I于抄件或副本， 應(yīng)加蓋“抄送”或“副本”戳記。第十一條公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。第四章公文發(fā)文權(quán)限第十二條 公司所有紅頭文件（包括：上行文、制度文件）均由

6、綜合事務(wù)中心辦公室統(tǒng)一編號(hào)-排版-審查-蓋章，交總經(jīng)理審批，審批后由運(yùn)營(yíng)中心公文收發(fā)員發(fā)放，原件由辦 公室負(fù)責(zé)存檔。第十三條 紅頭文件均只按中心編號(hào)及簡(jiǎn)稱編寫(xiě)，如 ：制第5頁(yè)共13頁(yè)造中心生產(chǎn)部發(fā)文則為“XXXX 總制 XXXXX 號(hào)”第十四條為規(guī)范公司內(nèi)部各中心/部門(mén)所發(fā)平行文或下行文（非紅頭文件）的編寫(xiě)，運(yùn)營(yíng)中心建議各中心/部門(mén)統(tǒng)一模板，模板為“紅頭文件模板”。第五章 公文的處理流程第十五條公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、查核、簽發(fā)（批存）、繕打、印刷、用印、傳遞、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。第十六條凡外來(lái)文、電，由綜合事務(wù)辦公室統(tǒng)一簽收。屬行政文件，由辦公室專(zhuān)人拆封，做好

7、收文登記。第十七條凡屬上下級(jí)來(lái)文，先由綜合事務(wù)辦公室登記后呈送總經(jīng)理批示，如總經(jīng)理出差，可由辦公室主任在電話請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后批轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)先行辦理。第十八條在一般情況下不得越級(jí)請(qǐng)示。因情況特殊，對(duì)屬于我公司業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事項(xiàng)需要越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，或由主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)報(bào)核示。第十九條公文運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和催辦：公文辦理和運(yùn)轉(zhuǎn)都應(yīng)高效及時(shí)，所有文件公司領(lǐng)導(dǎo)審閱的天數(shù)原則上不超過(guò)兩個(gè)工作日，各職能部門(mén)的承辦天數(shù)原則上不超過(guò)三個(gè)工作日，如需經(jīng)調(diào)研討論后方能辦理的，需于一個(gè)工作日內(nèi)匯報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)確認(rèn)后，以O(shè)A 等形式及時(shí)告知綜合事務(wù)辦公室大致辦理完結(jié)時(shí)間，并提倡以電子郵件的方式提高文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和承辦效率。急

8、件要求隨到隨辦；發(fā)文會(huì)辦不超過(guò)兩個(gè)工作日。各部門(mén)負(fù)責(zé)人不在公司的，由部門(mén)經(jīng)辦人電話請(qǐng)示負(fù)責(zé)人后及時(shí)辦理。公文及附件登記后，原件由辦公室統(tǒng)一保存歸檔，各部門(mén)或個(gè)人不得滯留，如確有工作需要可以復(fù)印。第二十條辦公室依據(jù)部門(mén)確認(rèn)的擬辦理完結(jié)時(shí)間對(duì)辦理中的公文要負(fù)責(zé)檢查督辦，防止漏辦和延誤。部門(mén)經(jīng)辦人員要協(xié)助和配合做好文件查催工作。各部門(mén)辦理下級(jí)來(lái)文完畢后，將最終辦理完成情況、回復(fù)情況、最終辦結(jié)時(shí)間以O(shè)A 等形式回復(fù)辦公室及各分子公司。第六章 公文的書(shū)寫(xiě)第二十一條草擬公文應(yīng)注意事項(xiàng)：（一）要符合黨和國(guó)家的法律、法令、方針、政策及有關(guān)規(guī)定；以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度和實(shí)事求是的精神提出問(wèn)題和處理問(wèn) 題；要注意禮貌用

9、語(yǔ)，謙虛謹(jǐn)慎。（二）貫徹“黨政分工”和“一文一事”原則。（三）為簡(jiǎn)化公文，減少文牘，提高工作效率，應(yīng)掌握以下幾點(diǎn)：對(duì)可發(fā)可不發(fā)或目的性不強(qiáng)的公文一律不發(fā)。根據(jù)“以主辦為主”的原則決定發(fā)文對(duì)象；主抄送要防 止錯(cuò)漏、顛倒；抄件和副本要防止濫發(fā)。準(zhǔn)確使用發(fā)文形式。對(duì)索要資料、詢問(wèn)價(jià)格等確無(wú)查考保存價(jià)值，且也不會(huì)發(fā)生再次查詢的文件，可以用“原文辦復(fù)”的形式，其他內(nèi)容必須辦稿發(fā)文，不能圖省力濫用“原文辦復(fù)” 。（四） 擬寫(xiě)文稿要求：情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字簡(jiǎn)練，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短，文意通俗易懂。因修改過(guò)多而很混亂的文稿，經(jīng)辦人應(yīng)該清稿。（五）人名、地名、數(shù)字要準(zhǔn)確，規(guī)范

10、；用詞要確切，文字結(jié)構(gòu)要合乎語(yǔ)法、邏輯；時(shí)間要寫(xiě)年月日；數(shù)字寫(xiě)法，除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)字外，一般用漢字書(shū)寫(xiě)，同一公文中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致；在使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱加以說(shuō)明，簡(jiǎn)稱也要前后一致。（六）復(fù)文應(yīng)先簡(jiǎn)要引述來(lái)文內(nèi)容。引用公文應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)、時(shí)間、標(biāo)題和文號(hào)。第七章 公文的簽發(fā)及歸檔第二十二條簽發(fā)（批存）權(quán)限：（一）屬于下列性質(zhì)用公司名義發(fā)出的文稿，須由經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽章后，呈公司總經(jīng)理簽發(fā)：向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告；（ 2 ）有關(guān)經(jīng)營(yíng)方針或全局性重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件；（3）本公司與其他單位的聯(lián)合通知、報(bào)告和協(xié)議等；(4) 制發(fā)本公司各項(xiàng)規(guī)

11、章制度，組織機(jī)構(gòu)增設(shè)和變更，干部任免、獎(jiǎng)懲等重大行政事項(xiàng)的文件；(5) 其他重要問(wèn)題的文件。(二)屬于下列性質(zhì)用公司名義發(fā)出的文稿，由公司總經(jīng)理授權(quán)各分管副總經(jīng)理代為簽發(fā)：在已經(jīng)明確的方針、政策、法令、規(guī)定、計(jì)劃范圍以內(nèi)的，屬于分管職責(zé)范圍可以直接處理的問(wèn)題；根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)指示、公司總經(jīng)理批示、會(huì)議決定而具體貫徹執(zhí)行的一般性事項(xiàng)；關(guān)于采購(gòu)、供應(yīng)、質(zhì)量處理、差錯(cuò)查詢、托收承付、例行報(bào)表等具體業(yè)務(wù)問(wèn)題；其他有關(guān)事務(wù)性內(nèi)容的文件。(三) 各職能部門(mén)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)行文，由公司分管副總經(jīng)理簽發(fā)?！钡诙龡l公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，

12、行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十四條已辦復(fù)的公文，在辦理結(jié)束后，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽章并批注“存卷”字樣，送辦公室抽卡歸卷。第二十五條屬兩個(gè)以上部門(mén)會(huì)辦的公文，一般可由最后經(jīng)辦部門(mén)批存，必要時(shí)仍應(yīng)由原主辦部門(mén)批存。經(jīng)理批辦時(shí)寫(xiě)有“閱后存”的，最后不需再批存。純屬閱知性質(zhì)的公文，最后也可有辦公室主任批存。第二十六條辦復(fù)文稿和原件同時(shí)存卷的，因已有簽發(fā)，來(lái)文可省略批存。如需要上報(bào)材料，則應(yīng)將上報(bào)材料復(fù)印件和原件同時(shí)存卷。第二十七條領(lǐng)導(dǎo)人簽批公文和經(jīng)辦人批注辦文意見(jiàn)，都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，批示要求明確，辦文過(guò)程和結(jié)論要簡(jiǎn)練地用文字寫(xiě)明，最后簽署自己的姓

13、名和年月日。第二十八條擬寫(xiě)文稿和簽批公文應(yīng)一律使用鋼筆或毛筆、純黑墨水筆，不準(zhǔn)使用鉛筆、圓珠筆，或純藍(lán)墨水、彩色水、紅墨水筆。第二十九條經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公司發(fā)文稿，繕打前要認(rèn)真做好查核。查核重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容，文字表述，文種使用，格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定，以及會(huì)辦、簽發(fā)、附件、文號(hào)編寫(xiě)等手續(xù)是否齊全、準(zhǔn)確。第三十條關(guān)于繕打、校對(duì)、印刷：（一）以公司名義所發(fā)公文，由經(jīng)辦人員輸入電腦后交辦公室文書(shū)統(tǒng)一編列文號(hào)、排版及印刷，各部門(mén)發(fā)文由部門(mén)文書(shū)自行打印。（二）文書(shū)對(duì)排版好的文件經(jīng)初校后，再請(qǐng)經(jīng)辦部門(mén)復(fù)校。對(duì)于絕密文件應(yīng)由經(jīng)辦部門(mén)校對(duì)。（三）各部門(mén)內(nèi)部使用的非正式文案和資料，一般應(yīng)由部門(mén)

14、自行打印。第三十一條公文經(jīng)過(guò)辦公室蓋印后，即由文書(shū)分發(fā)寄出。文件封發(fā)時(shí)，要對(duì)主抄送單位名稱、主件及附件份數(shù)等進(jìn)行一次復(fù)核，以防錯(cuò)寄或漏寄；信封不能寫(xiě)錯(cuò)、套錯(cuò)。當(dāng)天辦理結(jié)束的信件必須當(dāng)天寄出。機(jī)密文件要通過(guò)機(jī)要通訊局寄出。第三十二條公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書(shū)立卷歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料分部門(mén)整理立卷。各部門(mén)文書(shū)立卷員對(duì)應(yīng)該立卷的文件材料應(yīng)該主動(dòng)做好收集立卷工作，以保持公司檔案的完整與齊全。第三十三條各部門(mén)需要調(diào)閱文卷時(shí)，可向本部門(mén)文書(shū)員辦理調(diào)卷手續(xù)。調(diào)出的文卷要交待清楚件數(shù)和頁(yè)數(shù)，經(jīng)辦人必須保證文件的安全與保密，不得擅自拆卸、抽存、 污損、涂改或圈點(diǎn)、劃線、加批意見(jiàn)等，一旦使用完畢即予歸還。調(diào)閱非本部門(mén)文卷時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位來(lái)本公司查卷須憑單位介紹信，一律在本公司查閱，不得將文卷借出本公司。第三十四條各部門(mén)當(dāng)年度立成的案卷，在年終應(yīng)進(jìn)行整理，經(jīng)檔案室鑒定同意后加以編目、裝訂，然后于次年二季度內(nèi)向檔案室辦理歸檔移交手續(xù)。歸檔時(shí)應(yīng)造具案卷目錄一式三份，據(jù)以清點(diǎn)核對(duì)和簽收。