項(xiàng)目管理處文檔管理規(guī)定

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-519編號(hào)：_項(xiàng)目管理處文檔管理規(guī)定審核：_時(shí)間：_單位：_項(xiàng)目管理處文檔管理規(guī)定用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開(kāi)化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障。可通過(guò)修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。項(xiàng)目管理處文檔管理規(guī)定一、目的根據(jù)國(guó)家檔案法和檔案管理規(guī)定，進(jìn)一步提高文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平，確保管理處文檔的完整與安全。二、適用范圍適用于XX物業(yè)管理處。三、職責(zé)3.1資料管理員負(fù)責(zé)管理處文檔資料的管理與歸檔工作。

2、3.2各業(yè)務(wù)塊負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文檔資料的收集、整理、檢查。四、方法與過(guò)程控制4.1 資料管理員負(fù)責(zé)管理處的所有文件（通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等）及資料（技術(shù)圖紙、說(shuō)明書、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法律法規(guī)等）收集、存檔和保管工作，做到系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。4.2 任何人員借閱文件資料，須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，資料管理員須填寫借閱登記表，將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經(jīng)手人、借閱時(shí)間等予以詳細(xì)記錄。4.3 屬秘密文件的如顧客資料、公司保密性文件等要嚴(yán)格保密保管，未經(jīng)部門經(jīng)理和公司許可，不得給任何人員翻閱，不得復(fù)印，不得帶離辦公室；保密文件以電子文檔形式傳送時(shí)，須加密碼。4

3、.4 員工個(gè)人檔案材料須保密，由部門人事管理員負(fù)責(zé)保管與存檔，未經(jīng)部門經(jīng)理和公司許可，他人無(wú)權(quán)翻閱，不得擅自外傳。4.5 文件資料須根據(jù)公司迎檢目錄、體系文件要求進(jìn)行歸檔和保存，并做好文件標(biāo)識(shí)。4.6 文件資料、質(zhì)量記錄須經(jīng)常進(jìn)行清理、歸檔，按月、季、年定期歸檔，于首日后進(jìn)行；及時(shí)申請(qǐng)報(bào)廢和清理過(guò)期文件，無(wú)保存必要的材料，經(jīng)管理處部門經(jīng)理批準(zhǔn)可做銷毀處理。4.7 管理處購(gòu)置的重要設(shè)備到貨時(shí)，資料管理員須檢查驗(yàn)收說(shuō)明材料等，并及時(shí)歸檔。4.8 管理處拍攝的記錄本部門各項(xiàng)活動(dòng)的照片、聲像材料，在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完畢，注明時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容，交資料管理員及時(shí)歸檔。4.9 管理處相關(guān)人員編輯的各類文件資料，在該文件資料獲得審批當(dāng)日或者該事件關(guān)閉后三日內(nèi)，必須將相關(guān)的電子文檔或書面材料送交資料管理員存檔。4.10電子文檔須按公司要求進(jìn)行分類存檔，每季度首月須將上季度重要文件上傳公司服務(wù)器存檔。4.11資料管理員應(yīng)根據(jù)公司體系文件和管理處規(guī)章制度的要求，編制各部門質(zhì)量記錄定期存儲(chǔ)清單下發(fā)各部門，并定期通報(bào)各部門質(zhì)量記錄提交情況。4.12不按時(shí)提交質(zhì)量記錄的，納入管理處日?？己朔秶Ｎ?、支持性文件GZWY4.2.3-Z01文件資料管理程序六、質(zhì)量記錄表格GZWY4.2.3-Z02-F1 文件資料存儲(chǔ)清單GZWY4.2.4-Z01-F1 質(zhì)量記錄報(bào)廢申請(qǐng)單GZWY4.2.4-