備品備件采購和管理制度

1、備品備件采購和管理制度1、總則1.1規(guī)范米購流程，科學(xué)合理地米購備件，優(yōu)化庫存?zhèn)浼Υ娼Y(jié)構(gòu)，提周備件的有效利用率，保證備品備件供貨及時，不影響設(shè)備維護工作。1.2 備品、備件庫房由項目部集中管理，以備件的屆性、特點和用途統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局。管理的主要任務(wù)是做好其接運、檢查和驗收；對庫存進行保管保養(yǎng)；搞好庫區(qū)規(guī)劃，充分發(fā)揮庫房和設(shè)備的利用率；實行儲備資金下庫，搞好庫存結(jié)構(gòu)分析；建立與健全倉庫管理基礎(chǔ)工作，達到數(shù)據(jù)化、檔案化及計算機管理；搞好安全衛(wèi)生工作，確保備品、備件和人身安全。1.3 加強備品、備件管理，準確提供庫存物資信息，及時保證運行、維護、檢修所需，加速物資周轉(zhuǎn)，提高運行維護質(zhì)量有著重要

2、作用。1.4 備品備件的質(zhì)量和性能要求與原設(shè)備一致，一般情況下，必須選擇與原設(shè)備同品牌同型號的備品備件，由于設(shè)備停產(chǎn)，升級等原因?qū)е聼o法獲得原型號的備品備件，項目部需及時向業(yè)主部門提出代用或升級方案，按業(yè)主部門審批后的代用方案實施。1.5接受業(yè)主部門對備品備件儲備情況的和倉儲情況進行檢查，并按業(yè)主部門的要求改進和完善備品備件的儲備和倉儲管理工作。每月向業(yè)主部門報送備品備件庫存明細和備品備件出庫流水單。1.6業(yè)主部門有權(quán)對項目部庫存的備品備件進行全局范圍的統(tǒng)籌調(diào)撥。2、目的為加強備品、備件集中統(tǒng)一管理，做好儲備工作，以保證設(shè)備的正常維修和檢修計劃順利進行，特制訂本備品、備件管理制度。本制度明確了

3、備品備件從申報、采購、入庫、保管到發(fā)放領(lǐng)用的制度及管理職責(zé)，對備品備件的申報、采購、收、發(fā)、存進行控制。3、適用范圍本規(guī)定適用于項目部維護、檢測、試驗設(shè)備備品備件及工裝易損件的管理活動。4、術(shù)語及定義4.1設(shè)備備件：為了設(shè)備維護保養(yǎng)工作的順利進行，在設(shè)備出現(xiàn)故障時縮短故障的修復(fù)時間而備用的配件。4.2待修件：不能正常工作但能通過修復(fù)再使用的配件。4.3報廢件：不能工作且無法修復(fù)或維修費用接近甚至高于購買該件的成本的配件。4.4工裝易損件：在工裝使用周期內(nèi)，需要多次更換的零件或部件。5、備品備件的米購5.1選擇供應(yīng)商5.1.1 在做采購計劃后，選擇合格的供應(yīng)商進行詢價，議價，由項目負責(zé)人審核；5

4、.1.2凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，項目部應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，呈準后通知采購部門依需要提出請購。5.2價格調(diào)查5.2.1 已核定之物料，項目部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本之依據(jù)；5.2.2 項目部各有關(guān)部門，均有義務(wù)協(xié)助提供價格信息，以利比價參考;5.2.3 已核定之物料采購單價如需上漲或降低，應(yīng)附上書面之原因說明；5.2.4采購數(shù)量或頻率有明顯增加時，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價；5.2.5項目部應(yīng)隨時掌握市場價的浮動數(shù)據(jù)，以利于更好的把握市場。5.3詢價、比價和議價5.3.1 根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準、數(shù)量、和交付期的不同，采購人員應(yīng)選擇至少三家符合采購條件

5、的供貨商作為詢價對象；5.3.2 采購人員根據(jù)過去采購的情況，市場變化情況，以及項目成本預(yù)算等情況，確定采購目標(biāo)價格；在得到供應(yīng)商的報價信息后，采購人員對供應(yīng)商的報價條件進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面進行核對，以保證供應(yīng)商可以提供的物料符合項目實際的采購要求，并對供應(yīng)商所報的價格、交付期、售后服務(wù)等方面進行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商；5.3.3 供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)么闷窌r，采購人員應(yīng)，送申報部門確認；5.3.4 專用材料或用品，項目部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價；5.3.6對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。在規(guī)定

6、的權(quán)限范圍內(nèi)，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致;5.3.7對重大的物資采購，無論是技術(shù)、商務(wù)談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關(guān)價格、選型及其他技術(shù)、商務(wù)談判，要求有兩人以上參加。5.4簽訂采購單在采購作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達成一致后，采購人員需填寫正式的采購單，合同需要列明至少下列條款：供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；采購物料的詳細描述，包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標(biāo)的的特殊要求需特別注明；訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)；價格：單價，合計價、合同總額，定金或預(yù)付款；交付期：分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量；付款方

7、式；所需的質(zhì)量證明資料（檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告等）；質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題時進行退換或其他處理方法。5.5訂貨合同長期定貨和大額進貨，原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進行。應(yīng)與承售商定買賣合同書一式四份，第一份正本存采購部門，第二份正本存承售商，第三份副本存請購單位，第四份副本及暫付款申請書的第二聯(lián)送會計部門供整理定金或付款用。5.6緊急訂貨項目部接到運維班組以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購部件，應(yīng)立即進行詢價、議價，接到請購單后，按采購程序明確專人迅速辦理。5.7進度控制及事務(wù)聯(lián)系5.7.1 項目部將采購過程分為請購、詢價、訂貨、交貨四個階段來控制采購作業(yè)進度；5.7.2采購人員為能按

8、照進度完成作業(yè)，應(yīng)填制“進度異常反應(yīng)單”，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送項目部，依請項目部意見擬定對策處理。5.8采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，項目部可依材料使用及采購特性，選擇下列種最有利的方式進行米購：集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各申報部門依計劃提出申報，采購部門定期集中辦理米購；長期報價采購：凡經(jīng)常使用且使用較大宗的材料，項目部應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，呈準后通知各申報部門依需要提出申報。6、驗收入庫6.1入庫前應(yīng)依據(jù)設(shè)備采購計劃審批表和發(fā)貨單認真活點所要入庫的備品備件的數(shù)量，并檢查好備品備件

9、的規(guī)格、型號、質(zhì)量（合格證），做到數(shù)量、規(guī)格、品種準確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全，并在送貨單上簽字，如發(fā)現(xiàn)不符時，應(yīng)做好紀錄，等待相關(guān)技術(shù)人員驗收相符后再入庫。6.2保管員在備品備件進庫時，根據(jù)采購計劃審批表的審核憑證，現(xiàn)場交接接收，必須按所購物品條款內(nèi)容、物品質(zhì)量標(biāo)準，對備品備件庫的備件進行檢查驗收，并做好入庫登記，即備品備件入庫單。6.3保管員要嚴格檢查備品備件的合格證，質(zhì)量的定性，是否符合運維所需的備品備件的技術(shù)要求。6.4物品驗收合格后，應(yīng)及時入庫擺放于指定位置。6.5做到帳、卡、物相符合。6.6易燃、易爆，易生銹、易腐蝕的備品備件要單獨存放，并定期檢查。6.7精密、易碎及貴重物資要輕拿

10、輕放.嚴禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善保存。6.8做好防火、防盜、防銹、防凍、防塵工作。6.9倉庫經(jīng)常開窗通風(fēng)，保持庫房內(nèi)整潔。7、出庫程序7.1備件出庫應(yīng)填寫出庫審批單，并由項目負責(zé)人簽字審批。保管人員要做好記錄，領(lǐng)用人簽字。7.2物件出庫實行“先進先出、推陳出新”的原則，做到保管條件差的先出，包裝簡易的先出，易變質(zhì)的先出。7.3本著“厲行節(jié)約，杜絕浪費”的原則發(fā)放物品，做到專物專用。7.4對于相關(guān)部位專用備品備件的領(lǐng)用必須要有項目負責(zé)人、技術(shù)負責(zé)人簽字后方可領(lǐng)取。7.5領(lǐng)用人不得進入庫房，防止出現(xiàn)差錯，根據(jù)領(lǐng)料單，由庫管員進入庫房查詢領(lǐng)用的相關(guān)備品備件。7.6庫管員要做好出庫登記，并定期向

11、部門主管做出入庫報告。8、退庫8.1領(lǐng)出備品備件后出現(xiàn)用料變更或剩余時，允許退庫。8.2退庫時要辦理退庫手續(xù)，退庫需說明原因，并注明規(guī)格型號、數(shù)量和工號。退料需經(jīng)領(lǐng)用部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。8.3退庫物料須進行必要的質(zhì)檢或經(jīng)測試合格后，性能、外觀均不影響使用、表面不得有油污、所有資料齊全方可退庫。8.4庫管員憑退庫單及質(zhì)檢合格證將退庫物料重新登記上帳9、存放9.1備品備件儲存要統(tǒng)一規(guī)劃、合理布局、分類保管、編號定位，備品備件儲存要做到“四號定位”（庫號、架號、層或排號、位號四者統(tǒng)一編號）、“五五擺放”（各種備品備件按品種、規(guī)格、形狀和貯存要求，一五一地擺放）、“三活”（數(shù)量活、材質(zhì)活、規(guī)格活）、“二齊”

12、（庫容整齊，物資擺放整齊），按備品備件保管技術(shù)要求進行通風(fēng)、活洗、十燥、定期涂油或重新包裝。9.2備品備件要考慮先進先出，收發(fā)貨快速及時方便，并留有最低庫存，達到最低庫存時，應(yīng)及時采購。9.3對于庫房內(nèi)的備品備件，未經(jīng)上級主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準，一律不準擅自借出。9.4實行庫存?zhèn)淦穫浼_帳制度，庫管員每日憑出入庫打印單編報房庫日報表，并將所有庫存物資信息錄入電腦系統(tǒng)，形成電子倉庫庫存?zhèn)淦穫浼_帳。庫存?zhèn)淦穫浼_帳必須在備品備件出入庫后24小時內(nèi)按規(guī)定項目填寫，做到日活月結(jié)，憑單入帳不跨日，不準無據(jù)調(diào)帳。9.5庫存?zhèn)淦穫浼?yīng)于每半年和每年年終時盤點，發(fā)現(xiàn)損壞、貶值、報廢、盤多、盤少應(yīng)分析原因，明確責(zé)任

13、，并形成報表遞交主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進行帳面調(diào)整。9.6庫房要嚴格執(zhí)行保衛(wèi)制度，禁止非本庫人員擅自出入庫，建立和健全出入庫登記制度。9.7庫房嚴禁煙火和攜入易燃易爆物品，明火作業(yè)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準，需開具動火證方可進行明火作業(yè)。9.8經(jīng)常檢查電燈、電線、電閘、消防等設(shè)施器具，發(fā)現(xiàn)故障及時維修排除，不得擅自挪動或挪用消防器具。做好各種防患工作，確保備品備件的安全保管。預(yù)防內(nèi)容包括：防火、防盜、防銹、防腐、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。9.9庫管員應(yīng)對庫存?zhèn)淦穫浼M行定期（每月）檢查，并作好檢查記錄。對變質(zhì)、霉?fàn)€、損壞的物資，應(yīng)及時隔離等待處理。9.10在庫房倒運備品備件時，要根據(jù)備品備

14、件特性及大小、輕重不同使用搬運工具，以避免碰撞損壞。10、庫區(qū)的安全及紀律10.1庫房工作人員要加強安全意識，增強工作責(zé)任感，庫房要有必要的安全設(shè)施、滅火設(shè)備，安全通道必須保持暢通，水電線路必須無漏電漏水或裸露，以利防火、防盜等。10.2每天一次檢查庫房內(nèi)外的防火設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題立即整改并向主管報告。合理安排庫內(nèi)堆位，預(yù)留足夠的出入通道及安全距離，安全高度。督促裝卸工按指定堆位整齊疊位。發(fā)現(xiàn)傾斜要立即糾正。嚴禁在貨堆上行走、坐臥，嚴禁在貨堆旁的通道坐、臥。10.3庫房工作人員不得擅自離崗。庫房無人時必須上鎖，無關(guān)人員不得進入庫區(qū)。10.4任何人不得私自挪用、試用、調(diào)換和外借庫存物料。11、庫管員

15、職責(zé)與權(quán)限11.1庫房主管人員要熟悉、掌握物料管理的有關(guān)政策及規(guī)定。11.2組織制定庫房物料收、發(fā)、保管等方面的規(guī)章制度和工作細則，并認真檢查落實。11.3掌握庫存物料情況，組織倉庫人員做好物料的收、發(fā)、保管工作11.4負責(zé)庫房的規(guī)劃，提高庫房利用率。11.5負責(zé)抓好庫房的安全及管理工作，落實防潮、防火、防盜等措施。發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，并積極采取有效措施。11.6組織庫房的庫存盤點、帳物核對。11.7上崗后第一時間應(yīng)對倉庫的門，窗及各庫區(qū)存放的物資進行巡查，發(fā)現(xiàn)異常立即報告。11.8每天下班前對各庫區(qū)的門，窗等進行檢查，確認防火、防盜等方面確無隱患后才可離崗下班。11.9每天打開一次各庫區(qū)的門，

16、窗一小時，讓空氣對流，更換庫內(nèi)空氣。11.10每天打掃庫內(nèi)地面衛(wèi)生。地臺板要擺放整齊。周末應(yīng)打掃庫內(nèi)全面衛(wèi)生工作。11.11每天一次檢查倉庫區(qū)內(nèi)、外的防火設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題要立即整改并向主管報。11.12熟悉所管物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、保管要求和特殊或高精密備件的保管方法。11.13負責(zé)入庫備件的驗收，對驗收合格的簽收發(fā)貨單并開具入庫單，對入庫備件建立明細帳卡。入庫備件以入庫憑證為依據(jù)，做到數(shù)量準確、入庫及時、帳物相符。11.14備品備件出入庫時，庫管員應(yīng)依據(jù)，進庫單、出庫單核準出入物品的名稱、批號、數(shù)量，準確地收發(fā)貨，收發(fā)完畢后，應(yīng)立即填寫掛在貨架上的貨卡并立即入帳。11.15對入庫備件分

17、類堆放，做到分類活楚、堆放整齊。11.16負責(zé)按領(lǐng)料單發(fā)放備件，并作好出庫物料的帳卡登記。出庫備件帳卡要活楚、無差錯。11.17負責(zé)庫內(nèi)備件的保管，不得出現(xiàn)丟失、損壞現(xiàn)象。11.18負責(zé)庫房的安全，堅持檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并積極采取有效措施。掌握滅火器材的正確使用方法。11.19堅決拒絕手續(xù)不齊的物品進出。對于貨物的正常出入，庫管員要按要求填寫各類單據(jù)，特別是出庫單，無出庫單的堅決不準帶備品備件出倉庫。11.20按要求做好庫存盤點、帳物核對及庫存量的統(tǒng)計。11.21極提出有利于庫房管理的建議及改進意見。11.22運行維護班組是備品備件的歸口管理部門，負責(zé)備品備件活單的制作及優(yōu)化更新。1

18、1.23運行維護班組負責(zé)對申報備件及報廢件的確認；負責(zé)優(yōu)化備件品牌及替代件；對庫房的備件使用情況監(jiān)督檢查；負責(zé)到庫房現(xiàn)場查詢設(shè)備備件儲備情況。11.24庫房管理員負責(zé)組織保全員修復(fù)待修件。11.25項目部根據(jù)庫房、現(xiàn)場的半月備品備件請購項目活單采購備件。12、工作程序12.1制定備品備件安全庫存關(guān)鍵設(shè)備備件活單12.1.1 項目部根據(jù)設(shè)備說明書設(shè)備檢修保養(yǎng)指導(dǎo)書、設(shè)備臺帳制定備品備件活單，發(fā)放給庫房備品備件保管員。12.1.2備品備件活單應(yīng)包括類別、名稱、規(guī)格型號、更換周期、最大和最小庫存、適用設(shè)備、獲得途經(jīng)、代用件、采購周期等內(nèi)容，備品備件活單應(yīng)根據(jù)實際使用情況進行優(yōu)化補充，不斷持續(xù)改進。12.1.3新增設(shè)備的設(shè)備維修班更新備品備件活單12.1.4 新設(shè)備隨機附帶備件入庫，記手工帳。12.1.5在保修期內(nèi)的設(shè)備原則上也應(yīng)建立備品備件，以保證設(shè)備可動率