采購規(guī)劃與管理

1、采購計(jì)劃與管理-、制定采購計(jì)劃1、采購分析在采購之前首先銷售下達(dá)銷售訂單，再次是各部門接收到訂單進(jìn)行審核，各部門審核后下發(fā)倉庫進(jìn) 行配料，如果倉庫沒有足夠的庫存就進(jìn)行采購，先生成采購申購單，在給各部門審批、交于采購，采購 進(jìn)行分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購多少以及何時(shí)采購等。在采購分析中，主要對(duì)采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力，并決定是否從企業(yè)供應(yīng)商名單中進(jìn)行采購，對(duì)于單一的供應(yīng)商或從多個(gè)供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物。2、采購計(jì)劃的編制流程采購計(jì)劃，是屬于生產(chǎn)/銷售計(jì)劃中的一部分，也是公司年度計(jì)劃與目標(biāo)的一部分。通常，銷售部門的計(jì)劃（即銷售收入預(yù)算）是公司年度營業(yè)計(jì)劃的

2、起點(diǎn)，然后生產(chǎn)/銷售計(jì)劃才隨之確定。而生產(chǎn)/銷售計(jì)劃則包括采購預(yù)算（直接原料/商品采購成本）、直接人工預(yù)算及制造/銷售費(fèi)用預(yù)算。由此可見， 采購預(yù)算是采購部門為配合年度的銷售預(yù)測(cè)或采貨數(shù)量，對(duì)所需求的原料、物料、零件等的數(shù)量及成本做出的詳細(xì)計(jì)劃，以利整個(gè)企業(yè)目標(biāo)的達(dá)成。采購計(jì)劃雖是整個(gè)企業(yè)預(yù)算的核心，但是如果單獨(dú)編制， 不但缺乏實(shí)用的價(jià)值，也失去其他部門的配合。3、米購計(jì)劃編制的目的企業(yè)的經(jīng)營始自購入商品/物料后，經(jīng)加工制成或經(jīng)組合配制成為商品，再通過銷售獲取利潤。其 中如何獲取足夠數(shù)量的物料，即是采購計(jì)劃的重點(diǎn)所在。因此，采購計(jì)劃是為維持正常的產(chǎn)銷，在某一 特定的期間內(nèi)，應(yīng)在任何時(shí)購入何種物

3、料以及訂購的數(shù)量是多少的估計(jì)。采購計(jì)劃應(yīng)達(dá)到下列目的:(1) 預(yù)估商品/物料采購需用的數(shù)量與時(shí)間，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷(2) 避免采購商品/物料儲(chǔ)存過多，積壓資金，占用堆積的空間。(3) 配合公司生產(chǎn)/采貨計(jì)劃與資金的高度。(4) 使采購部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時(shí)機(jī)購入商品和物料。(5) 確立商品及物料合理耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便控制采購商品和物料的成本。4、采購數(shù)量計(jì)劃編制流程(1) 采購商品/物料清單采購計(jì)劃只列示產(chǎn)品的數(shù)量，并無法直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數(shù)量多少，因此必 須借助采購商品和物料清單。清單是由公司市場(chǎng)部配合采購部門所擬訂的，內(nèi)容列示各種產(chǎn)品由哪 些基本的商品所制造或組合而成。

4、根據(jù)清單可以精確計(jì)算某種商品及組合架存和庫存的安全數(shù)量。 清單所列的基本安全量，與實(shí)際用量相互比較，作為成本控制的依據(jù)。(2) 怎樣做好采購計(jì)劃 了解清楚自己所要采購的材質(zhì)和數(shù)量。 對(duì)采購材料的技術(shù)參數(shù)要數(shù)據(jù)清晰，建立文檔。 按自然月的消費(fèi)數(shù)量進(jìn)行預(yù)測(cè)相應(yīng)的單價(jià)，供應(yīng)能力以及速度。 對(duì)比較特別和關(guān)鍵的環(huán)境和工藝要特別注意時(shí)間上能否滿足。采購過程管理1、米購需求確定：需求部門向米購部提出米購需求時(shí)，需滿足物料最小米購周期，米購需求以米購 申請(qǐng)表，零星物料申購計(jì)劃表的方式提出2、采購計(jì)劃編制：采購計(jì)劃員根據(jù)需求部門的采購需求和該物料的庫存情況以及物料的安全庫存 指標(biāo)，制訂物料采購任務(wù)單。3、審批：

5、直接主管和采購部門經(jīng)理、總經(jīng)理對(duì)物料采購任務(wù)單進(jìn)行審批。4、選擇供應(yīng)商：如果有客戶指定的供應(yīng)商就直接選擇，如果沒有顧客指定的供應(yīng)商，則采購人員 根據(jù)經(jīng)審批的采購計(jì)劃，選擇供應(yīng)商并下發(fā)報(bào)價(jià)通知，對(duì)簽有長期合同的外協(xié)件合格供方直接下發(fā)訂單， 選用合格供方下發(fā)報(bào)價(jià)通知。5、報(bào)價(jià)：所選擇的供應(yīng)商需要按照公司要求的報(bào)價(jià)方式進(jìn)行報(bào)價(jià)。確定供應(yīng)商，供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，采購人員就采購價(jià)格進(jìn)行談判和比較， 采用同等質(zhì)量情況下價(jià)格優(yōu)先的原則確定供應(yīng)商。 遞交審批，采 購人員將確定好的供應(yīng)商名稱和價(jià)格形成物料采購審批。6、確定是否為合格供應(yīng)商：（1 ）如果確定的供應(yīng)商是合格的供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商，直接進(jìn)入合同談判，簽訂合

6、同。（2）選一般一般供應(yīng)商是需要辦理特殊采購審批表， 同時(shí)根據(jù)實(shí)際情況按供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理程序進(jìn) 行供應(yīng)商評(píng)價(jià)。（3）評(píng)價(jià)合格后列入合格供應(yīng)商名錄，供下次選用。（4） 對(duì)因需求部門原因需要臨時(shí)特別采購又來不及對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)的，有需求部門提出特采申 請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理簽字，再報(bào)采購單位采購?，F(xiàn)許供應(yīng) 站小合也 或右 （訴的采郭計(jì)咄劃咬時(shí)里蔭供血橢散:嘶供隔肚.有認(rèn)證5!求的幣耍提供棚關(guān)鍛料供供證盯品交給g做入庫晉記系攪輿必秫標(biāo)釦如r/awtift徐廠試祥合格的供匿商通如取曙標(biāo)簽I . 口動(dòng)化說糾領(lǐng)取樣品ni到供噸仇故燜7、簽訂合同：選擇好供應(yīng)商后直接進(jìn)入合同談判，簽訂合同，簽訂合同是必須注明主要的技術(shù)要

7、求和 標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)一般供應(yīng)商同時(shí)可直接進(jìn)入供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理程序，以便建立合格供應(yīng)商檔案。8、下發(fā)訂單：簽訂合同后，采購人員對(duì)未簽訂長期合作的供應(yīng)商按合同的相關(guān)要求執(zhí)行，不必下發(fā)采購計(jì)劃通知單。對(duì)簽訂長期合作的合格供應(yīng)商直接下發(fā)訂單9、跟蹤：下發(fā)采購計(jì)劃通知單后，采購人員應(yīng)根據(jù)需求情況跟蹤了解供應(yīng)商組織供應(yīng)物料的情況，遇到特殊情況及時(shí)反饋。10、到貨：到貨后，有采購人員通知倉庫人員安排物料存放地。供應(yīng)商需要按相關(guān)文件要求倉庫人員 提供物料的出廠檢驗(yàn)報(bào)告單，倉庫人員需要確認(rèn)物料數(shù)量、，名稱和供應(yīng)商名稱，倉庫人員驗(yàn)貨后通知 米購人員。11、填寫檢驗(yàn)委托單：倉庫人員收到物料后，應(yīng)根據(jù)所確認(rèn)的物料情況填寫產(chǎn)品

8、檢驗(yàn)委托單。12、質(zhì)檢：質(zhì)量部接到產(chǎn)品檢驗(yàn)委托單后，按進(jìn)料檢驗(yàn)管理程序執(zhí)行。檢驗(yàn)完成后，質(zhì)量部需將檢驗(yàn)結(jié)果及時(shí)通知采購人員和倉庫人員。 檢驗(yàn)不合格時(shí)，按不合格品控制管理程序執(zhí)行。 采購人員根據(jù)不合 格品評(píng)審報(bào)告，辦理不合格品評(píng)審：評(píng)審結(jié)果為讓步接收的，采購人員將評(píng)審單交倉庫人員，倉庫人員 憑檢驗(yàn)報(bào)告和評(píng)審但入庫驗(yàn)收，評(píng)審結(jié)果為返工的，采購人員組織供應(yīng)商返工后，通知質(zhì)量部復(fù)檢，評(píng) 審結(jié)果為退貨的，采購人員組織供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)。退換貨流程采購簽字追給供應(yīng)商/更換同樣數(shù)最的產(chǎn)品采購黎理當(dāng)月退/換貨的清單和款項(xiàng)，編制退換貨清單主管根抓退/換貨清單核對(duì)應(yīng)付款，簽字財(cái)務(wù)核對(duì)，簽字存檔13、入庫：倉庫人員

9、根據(jù)合格的檢驗(yàn)報(bào)告單，返工合格的檢驗(yàn)報(bào)告后讓步接收評(píng)審單，辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)，開具入庫驗(yàn)收單犠采購觀鍛尺及采購合箱鱉磧?nèi)霂焓肇浟鞒虪?wèi)入棟/和迖檢社遞交采鞫根據(jù)對(duì)出悄況fl5S1»況圳耳供應(yīng)商物料采購療薙14、采購安全和保密采購過程中的 黃金規(guī)則”是要絕對(duì)保密，不讓任何不應(yīng)外傳的信息從機(jī)構(gòu)中泄密， 不要和不應(yīng) 該知道此事的陌生人交談，當(dāng)對(duì)方是機(jī)構(gòu)中的成員時(shí)可能會(huì)很難，但知道的人越少越不會(huì)有漏洞。 妥善安置相關(guān)文件和計(jì)算機(jī)內(nèi)的材料，不要將評(píng)估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時(shí)銷 毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。15、采購預(yù)算流程(1 )采購預(yù)算是采購部門為配合企

10、業(yè)年度銷售預(yù)測(cè)或生產(chǎn)數(shù)量，對(duì)所需求的原料、物料、零件、 勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體反映的數(shù)量計(jì)劃，以利于企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及 其資源的合理配置。（2）預(yù)算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預(yù)算、 執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核老管理企業(yè)的經(jīng) 濟(jì)活動(dòng)，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實(shí)和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。（3）根據(jù)企業(yè)年度銷售計(jì)劃，有相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等）填寫部門的采 購預(yù)算申請(qǐng)單，上交采購部。（4）采購員匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，由采購經(jīng)理審核后，交財(cái)務(wù)部逐一核 準(zhǔn)，采購員調(diào)整、完善采購預(yù)算、上交總經(jīng)理審批。（5 ）

11、在采購預(yù)算資金控制中，必須對(duì)采購預(yù)算自己實(shí)行限額審批。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目， 采購部及財(cái)務(wù)部對(duì)需要愛部門提出申請(qǐng)進(jìn)行請(qǐng)購手續(xù)。采購預(yù)算流程16、應(yīng)付款項(xiàng)：（1）經(jīng)辦人需填制付款申請(qǐng)單并簽字，將付款申請(qǐng)單與該貨物的采購發(fā)票、入庫單附在付 款申請(qǐng)單后，交給部門經(jīng)理審核。（2）部門經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后交還給經(jīng)辦人。（3）經(jīng)辦人將部門經(jīng)理審批過的付款申請(qǐng)單交給財(cái)務(wù)經(jīng)理，財(cái)務(wù)經(jīng)理根據(jù)公司的財(cái)務(wù) 狀況進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后交還給經(jīng)辦人。（4）經(jīng)辦人將財(cái)務(wù)經(jīng)理審批過的付款申請(qǐng)單交給總經(jīng)理，總經(jīng)理審核通過并簽字后交還 給經(jīng)辦人。（5）經(jīng)辦人將總經(jīng)理審批過的付款申請(qǐng)單交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部付款，

12、在付款申請(qǐng)單上 簽字確認(rèn)，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中做相應(yīng)賬務(wù)處理。預(yù)付款項(xiàng)：（1）經(jīng)辦人需填制付款申請(qǐng)單并簽字，并將付款申請(qǐng)單與該貨物的采購合同附在付款申 請(qǐng)單后，交給部門經(jīng)理審核。（2）部門經(jīng)理根據(jù)業(yè)務(wù)狀況進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后交還給經(jīng)辦人。（3）經(jīng)辦人將部門經(jīng)理審批過的付款申請(qǐng)單交給財(cái)務(wù)經(jīng)理，財(cái)務(wù)經(jīng)理根據(jù)公司的財(cái)務(wù) 狀況進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后交還給經(jīng)辦人。（4）經(jīng)辦人將財(cái)務(wù)經(jīng)理審批過的付款申請(qǐng)單交給總經(jīng)理，總經(jīng)理審核通過并簽字后交還 給經(jīng)辦人。（5）經(jīng)辦人將總經(jīng)理審批過的付款申請(qǐng)單交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部付款，在付款申請(qǐng)單上 簽字確認(rèn)，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中做相應(yīng)賬務(wù)處理付款流程表付款流程計(jì)劃內(nèi)采購時(shí)然臨時(shí)采購付款r孫購買艷理入庫p和需便用該駅匚的丼制門傾甘整了實(shí)際收貨蚣軸盤采曲合!'! : WI主曾祖據(jù)合同簽字忖 就，用款按撫入庫m 支忖躺制時(shí)就訃劃主管簽了總經(jīng)罐 扯準(zhǔn)址耳熾靈賞物聲挿點(diǎn)金 St（1000a）煩寫梢買須物和 暫支舍融（!（»0