項(xiàng)目用戶需求分析報(bào)告

1、XXXX工程用戶需求分析報(bào)告文件狀態(tài)：文件標(biāo)識(shí)：iABCD-ECM-05-07V草稿當(dāng)前版本：1.0正式發(fā)布正在修改完成日期：2021-05-07版本歷史版本/狀態(tài)作者參與者起止日期備注目錄本文檔中用到的簡(jiǎn)稱對(duì)照表全稱簡(jiǎn)稱XXXXEmptorisContractManagement合同治理軟件ECM1 .合同治理工程現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的目標(biāo)1.1 調(diào)研現(xiàn)狀隨著業(yè)務(wù)國(guó)際化、信息化的開(kāi)展,XXXX在傳統(tǒng)國(guó)際貿(mào)易模式中融入電子商務(wù)元素,于2021年推出全新的,面向全球的電子商務(wù)平臺(tái)易單網(wǎng),后臺(tái)支撐易單網(wǎng)的為ERP系統(tǒng).但是隨著公司業(yè)務(wù)量的擴(kuò)大,XXXX在2021年下半年,企業(yè)治理部調(diào)研公司3649個(gè)

2、銷售、3806個(gè)采購(gòu)的合同評(píng)審、付款審批流程、權(quán)限,通過(guò)數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)公司合同治理權(quán)限責(zé)任分工不合理、局部環(huán)節(jié)執(zhí)行效率低下,缺乏全生命周期端到端的合同治理流程,局部環(huán)節(jié)存在失控、執(zhí)行不到位的問(wèn)題.而且當(dāng)前XXXX國(guó)際貿(mào)易的合同都是線下審核,雖然有流程規(guī)定說(shuō)明審核步驟及審核條款的說(shuō)明,但審核人不能第一時(shí)間摘取出自己責(zé)任范圍內(nèi)的條款,且選擇審核內(nèi)容時(shí)可能會(huì)有疏漏,在會(huì)審的業(yè)務(wù)上,或者出現(xiàn)層層重復(fù)審核的情況,或者出現(xiàn)大家都認(rèn)為對(duì)方審核過(guò)而實(shí)際上無(wú)人審核的情況.加之合同簽訂后在落實(shí)執(zhí)行上也需要通過(guò)信息化提升管理效率,防止人為失誤的限制漏洞.1.2 需求分析的目標(biāo)需求分析的目標(biāo)是為了通過(guò)對(duì)合同治理軟件系統(tǒng)

3、及ERP系統(tǒng)改造優(yōu)化,通過(guò)合同的結(jié)構(gòu)化治理、標(biāo)準(zhǔn)化治理,訂單的系統(tǒng)排程、進(jìn)度提醒和限制,實(shí)現(xiàn)合同的在線制作、變更、審批與在線限制,固化合同治理全流程,最終到達(dá)系統(tǒng)防控合同治理風(fēng)險(xiǎn)的目的合同治理軟件工程要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)為:1、降低風(fēng)險(xiǎn)：通過(guò)合同標(biāo)準(zhǔn)化,條款款項(xiàng)結(jié)構(gòu)化治理,實(shí)現(xiàn)合同文本的標(biāo)準(zhǔn),降低制作、審核過(guò)程中的過(guò)失和遺漏；通過(guò)合同的在線治理,有效保存合同執(zhí)行過(guò)程中的歷史痕跡記錄,防止有人隨意變更條款但卻沒(méi)有說(shuō)明,審核人沒(méi)有審核變更條款的情況；防止審核版本混亂不清的情況；合同審批通過(guò)之后才能出現(xiàn)打印按鈕,防止線上線下內(nèi)容不一致；通過(guò)系統(tǒng)對(duì)合同的分類分級(jí)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的組合判斷,觸發(fā)不同審批流,降低合同治理

4、風(fēng)險(xiǎn);通過(guò)合同治理,有效的實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警治理,包括：應(yīng)收賬款逾期、逾期收貨、增值稅票未收等,從而實(shí)現(xiàn)從事后的壞賬預(yù)警跟蹤處理到事前的有效防范及事中的有效限制.2、提升效率：(1)通過(guò)合同標(biāo)準(zhǔn)化,條款款項(xiàng)結(jié)構(gòu)化治理,審核內(nèi)容按崗位進(jìn)行區(qū)分,大大降低審核時(shí)間,提升審核效率；審批權(quán)限合理下放,減少領(lǐng)導(dǎo)層審批瓶頸.(2)審批及審核合并；減少審批、審核中的重復(fù)環(huán)節(jié)；(3)合并重大業(yè)務(wù)論證、審核到合同治理平臺(tái)中,實(shí)現(xiàn)重大業(yè)務(wù)治理的在線化；(4)通過(guò)合同在線比照功能,審批人可將變更的條款及原條款做出清楚的比對(duì)；(5)通過(guò)系統(tǒng)自帶的報(bào)表功能,可快速配置內(nèi)部所需報(bào)表.2 .現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的范圍和方法2.1 現(xiàn)

5、狀調(diào)研的范圍合同治理工程調(diào)研的范圍包括企業(yè)組織機(jī)構(gòu),合同涉及的業(yè)務(wù)部門(mén),及合同用戶角色及責(zé)任,權(quán)限治理；合同類別,合同模板及合同的內(nèi)部治理規(guī)定；合同全生命周期合同起草,合同協(xié)商,合同審批,合同簽訂,合同變更,合同終止,合同續(xù)簽,其他的合同業(yè)務(wù)流程及功能描述；主數(shù)據(jù)供給商,物料,合同模板,合同條款等維護(hù)流程和功能需求；ERP系統(tǒng)與ECM系統(tǒng)關(guān)系及集成需求.表格總結(jié)如下：調(diào)研項(xiàng)備注企業(yè)組織機(jī)構(gòu),合同業(yè)務(wù)部門(mén),合同用戶角色及責(zé)任,合同用戶權(quán)限4項(xiàng)合同類別,合同模板,合同內(nèi)部治理規(guī)定3項(xiàng)合同全生命周期的業(yè)務(wù)流程及功能描述7項(xiàng)主數(shù)據(jù)維護(hù)流程和功能需求4項(xiàng)ERP系統(tǒng)與ECM系統(tǒng)關(guān)系及集成需求1項(xiàng)需求調(diào)研涉

6、及到的部門(mén)為信息技術(shù)部,各個(gè)事業(yè)部,市場(chǎng)部,風(fēng)控部,企管部,供給鏈部,法務(wù)部,物流部,財(cái)務(wù)部,人力資源部等各大部門(mén).2.2 現(xiàn)狀調(diào)研的方法現(xiàn)狀調(diào)研的工作方法主要依據(jù)舊M提供的合同治理工程需求調(diào)研模板,采用問(wèn)卷調(diào)查法進(jìn)行.問(wèn)卷調(diào)查是一種結(jié)構(gòu)化的調(diào)查,其調(diào)查問(wèn)題的表達(dá)形式、提問(wèn)的順序、答案的方式與方法都是固定的,是一種文字交流方式,且問(wèn)卷調(diào)查的結(jié)果便于統(tǒng)計(jì)處理與分析.但是也存在一些潛在的問(wèn)題,如問(wèn)卷調(diào)查經(jīng)常由客戶自己填寫(xiě)問(wèn)卷,所以調(diào)查結(jié)果的質(zhì)量會(huì)有一些得不到保證.此次的問(wèn)卷調(diào)查我們滾動(dòng)式的進(jìn)行,將信息點(diǎn)分開(kāi)收集,信息收集上來(lái)以后經(jīng)過(guò)屢次整理并發(fā)給客戶確認(rèn),最后輸出XXXX合同治理調(diào)研信息整理文檔.

7、XXXX合同治理工程需求調(diào)研分析過(guò)程如下：3 .需求分析點(diǎn)-組織機(jī)構(gòu)3.1 企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及角色3.1.1 ABCD組織機(jī)構(gòu)圖【點(diǎn)擊拖動(dòng)可看大圖】3.1.2 總部機(jī)構(gòu)圖【點(diǎn)擊拖動(dòng)可看大圖】3.1.3獨(dú)立事業(yè)部機(jī)構(gòu)圖【點(diǎn)擊拖動(dòng)可看大圖】【點(diǎn)擊拖動(dòng)可看大圖】3.2合同業(yè)務(wù)部門(mén)合同治理相關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)及崗位信息如下表:分支機(jī)構(gòu)部門(mén)合同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)崗位一分公司副總經(jīng)理塑料事業(yè)部塑料事業(yè)部客戶經(jīng)理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理裝飾材料事業(yè)部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部燈具工程組銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部吊頂及隔墻部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理專業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理裝飾材料事業(yè)

8、部人造板材部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部五金制品部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理專業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部裝飾材料事業(yè)部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理二分公司副總經(jīng)理獨(dú)立事業(yè)部燃料分公司燃料分公司事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門(mén)副經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理燃料分公司業(yè)務(wù)總監(jiān)獨(dú)立事業(yè)部冶金煤分公司冶金煤分公司客戶經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)總監(jiān)一分公司鋼材事業(yè)部鋼管部采購(gòu)經(jīng)理銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理專業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理鋼材事業(yè)部卷板部采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)助理銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理專業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理鋼材事業(yè)部型鋼部采購(gòu)經(jīng)

9、理銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理專業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理鋼材事業(yè)部鋼材事業(yè)部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理二分公司建材事業(yè)二部防水材料部采購(gòu)經(jīng)理銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建材事業(yè)二部家居產(chǎn)品部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建材事業(yè)二部金屬工程部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建材事業(yè)二部再生材料部采購(gòu)經(jīng)理銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理二分公司建材事業(yè)二部建材事業(yè)二部業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理獨(dú)立事業(yè)部建材事業(yè)四部電線電纜工程組銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理建材事業(yè)四部復(fù)合材料部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建材事業(yè)四部冶煉材料工程組銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建材事業(yè)四部建材事業(yè)四部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理一分

10、公司建材事業(yè)一部采購(gòu)部采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)助理建材事業(yè)一部節(jié)能產(chǎn)品部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理專業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建材事業(yè)一部鋁箔部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理專業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建材事業(yè)一部鋁材部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理專業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建材事業(yè)一部數(shù)碼產(chǎn)品工程組銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理建材事業(yè)一部建材事業(yè)一部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理四分公司建筑機(jī)械事業(yè)部工程機(jī)械部技術(shù)工程師銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建筑機(jī)械事業(yè)部模板工程部技術(shù)工程師銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建筑機(jī)械事業(yè)部重型裝備部技術(shù)工程師銷售經(jīng)理銷售助理專業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理建筑機(jī)械事業(yè)部建筑機(jī)械事業(yè)部采購(gòu)經(jīng)理

11、事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理二分公司水務(wù)工程事業(yè)部球墨鑄件二部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理水務(wù)工程事業(yè)部球墨鑄件一部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理水務(wù)工程事業(yè)部水務(wù)工程事業(yè)部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理獨(dú)立事業(yè)部新業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)事業(yè)部PE塑料制品部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理新業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)事業(yè)部玻纖產(chǎn)品部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理新業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)事業(yè)部第五業(yè)務(wù)部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理新業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)事業(yè)部高溫工程部采購(gòu)助理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理新業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)事業(yè)部膠粘帶部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理新業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)事業(yè)部新產(chǎn)品部銷售助理業(yè)務(wù)工程經(jīng)理3.3合同審核崗位

12、根據(jù)合同治理審核要素表,根據(jù)其中崗位的最大子集整理的審核崗位信息如下序號(hào)部門(mén)審核崗位備注1總經(jīng)理2風(fēng)險(xiǎn)限制部風(fēng)控總監(jiān)3風(fēng)險(xiǎn)限制部風(fēng)險(xiǎn)限制部經(jīng)理4風(fēng)險(xiǎn)限制部進(jìn)口風(fēng)險(xiǎn)限制科長(zhǎng)5風(fēng)險(xiǎn)限制部合同審核主管6風(fēng)險(xiǎn)限制部信保主管7法務(wù)部法務(wù)部經(jīng)理8法務(wù)部法務(wù)主管9物流部物流部經(jīng)理10物流部貨權(quán)限制科科長(zhǎng)11物流部倉(cāng)儲(chǔ)監(jiān)管科科長(zhǎng)12物流部商務(wù)科長(zhǎng)13單證部單證部經(jīng)理14單證部單證主管15供給鏈治理部供給鏈治理總監(jiān)16供給鏈治理部供給鏈治理部經(jīng)理17供給鏈治理部質(zhì)量主管18市場(chǎng)部市場(chǎng)部經(jīng)理19財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)總監(jiān)20財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部經(jīng)理21財(cái)務(wù)部資金科科長(zhǎng)22財(cái)務(wù)部資金主管23財(cái)務(wù)部付款主管24財(cái)務(wù)部授信主管25財(cái)務(wù)部會(huì)

13、計(jì)核算部經(jīng)理26財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核算主管27業(yè)務(wù)副總經(jīng)理28事業(yè)部總經(jīng)理29業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理3.4合同用戶角色及權(quán)限調(diào)研例如表格如下：權(quán)限角色合同創(chuàng)立者合同審閱合同審批合同創(chuàng)立合同編輯合同審批3.4.1角色及權(quán)限分析在合同治理軟件中,權(quán)限設(shè)計(jì)對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行與操作非常重要,是系統(tǒng)成功運(yùn)行非常重要的組成局部,每個(gè)用戶在系統(tǒng)中都擁有一定的操作權(quán)限完成相應(yīng)的系統(tǒng)操作,權(quán)限既包括應(yīng)該具有的權(quán)利,也包括應(yīng)該受到的限制兩個(gè)局部.要通過(guò)權(quán)限設(shè)計(jì)保證用戶能夠進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)操作,也要限制用戶在系統(tǒng)中的操作本不屬于他的業(yè)務(wù).要通過(guò)權(quán)限設(shè)置限制機(jī)密信息被不相關(guān)的人查看.權(quán)限分配的結(jié)果是用戶所得到的權(quán)限應(yīng)該正好夠用,既不多也不少.

14、配置合同治理軟件時(shí),會(huì)依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)崗位創(chuàng)立對(duì)應(yīng)的用戶組,然后為用戶組賦予合適的權(quán)限,并將用戶和用戶組或角色關(guān)聯(lián).根據(jù)XXXX合同治理軟件需求說(shuō)明書(shū)中4.5小節(jié)的說(shuō)明,參考如下：1、支持樹(shù)型多級(jí)結(jié)構(gòu).2、支持分子公司治理,支持集團(tuán)式組織結(jié)構(gòu)治理.說(shuō)明：XXXX與分子公司分別使用獨(dú)立的ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng),屬于集團(tuán)組織治理架構(gòu).3、在ERP中維護(hù)組織架構(gòu),包括增刪改停啟用等操作,都能同步到合同治理軟件中.單向維護(hù),ERP?合同4、支持組織機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整,如合并、撤銷離職、變更、調(diào)動(dòng)等,對(duì)客商、合同等相關(guān)權(quán)限進(jìn)行同步調(diào)整.5、支持持單點(diǎn)登錄功能.4 .需求分析點(diǎn)-合同業(yè)務(wù)4.1現(xiàn)有合同類別根據(jù)5月5日X

15、XXX初步反應(yīng),合同類別劃分如下:合同分類合同類型公司主體部門(mén)其他屬性合同采購(gòu)國(guó)內(nèi)國(guó)貿(mào)總部事業(yè)部物流部其他部門(mén)無(wú)錫產(chǎn)品一部產(chǎn)品二部產(chǎn)品三部國(guó)外德國(guó)產(chǎn)品一部產(chǎn)品二部產(chǎn)品三部阿聯(lián)酋銷售國(guó)內(nèi)國(guó)貿(mào)總部事業(yè)部物流部其他部門(mén)無(wú)錫產(chǎn)品一部產(chǎn)品二部產(chǎn)品三部國(guó)外德國(guó)產(chǎn)品一部產(chǎn)品二部產(chǎn)品三部阿聯(lián)酋4.2現(xiàn)有合同模板4.2.1合同模版序號(hào)名稱模版文件備注國(guó)外采購(gòu)合同3國(guó)內(nèi)銷售合同Aris系統(tǒng)下載4國(guó)外銷售合同5職能合同合同模板可以用來(lái)創(chuàng)立合同實(shí)例.合同模板的正文可以由多個(gè)條款模板組成.合同模板可以帶入一個(gè)合同所需的大局部信息,包括合同正文的初稿、合同中包含的關(guān)鍵變量、合同的審批流程等合同模板設(shè)計(jì)的優(yōu)劣,將直接影響合

16、同治理模塊實(shí)際應(yīng)用的效果和效率.合同模板的設(shè)計(jì)目標(biāo)：1 .能準(zhǔn)確有效提取定義好的條款庫(kù)內(nèi)容,并保持不同模板建立時(shí)定義的排版格式；2 .根據(jù)合同模板治理要求,靈活但嚴(yán)格設(shè)置權(quán)限治理,保證模板的標(biāo)準(zhǔn)性及統(tǒng)一性；3 .抽取通用信息,參加合同模板,方便每個(gè)合同的編輯處理工作.合同模板的設(shè)計(jì)原那么：統(tǒng)一合同格式,簡(jiǎn)化合同編輯.目前只有國(guó)內(nèi)銷售和國(guó)內(nèi)采購(gòu)例如合同,沒(méi)有根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)劃分的合同例如,或者沒(méi)有客戶已經(jīng)歸類好的合同模板.4.2.3條款及款項(xiàng)合同條款序號(hào)名稱條款內(nèi)容備注1通用條款2協(xié)議條款3特殊條款合同款項(xiàng)序號(hào)款項(xiàng)類別變量/要素備注1付款條件金額、時(shí)間2品質(zhì)條件3物流條件4合同條款是組成合同正文的根

17、本元素.通過(guò)對(duì)合同現(xiàn)有模板的分析整理,形成可應(yīng)用于各類合同模板的合同條款,將有助于提升未來(lái)合同治理業(yè)務(wù)的效率.合同條款的設(shè)計(jì)目標(biāo)：1 .某些針對(duì)特定內(nèi)容例如法務(wù)的條款具有很高的通用性,并且需要在合同制作/協(xié)商過(guò)程中保持標(biāo)準(zhǔn)性.此類條款通常會(huì)由固定的負(fù)責(zé)人維護(hù).如果引用這些條款的合同在制作/協(xié)商過(guò)程中對(duì)條款進(jìn)行了修改,那么需要由對(duì)應(yīng)的條款負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批.2 .根據(jù)以往的系統(tǒng)使用和工程實(shí)施經(jīng)驗(yàn),一個(gè)合同中含有過(guò)多的條款容易導(dǎo)致一些不好的結(jié)果：a、條款維護(hù)過(guò)程比擬復(fù)雜,b、合同編輯比擬麻煩,c、容易產(chǎn)生合同正文格式錯(cuò)誤.所以盡量簡(jiǎn)化合同的條款組成.根據(jù)現(xiàn)有的合同模板進(jìn)行對(duì)應(yīng)的合同條款,這個(gè)合同條款包

18、含合同正文的主要內(nèi)容.這樣一個(gè)合同一般包括3到4個(gè)條款.3 .對(duì)于用合同正文中用表格表示的信息盡量采用行條款.由于行條款能夠定義所用信息的數(shù)據(jù)類型,能獲得更好治理的限制性、并便于程序自動(dòng)處理.4 .通過(guò)對(duì)已有合同模板中款項(xiàng)及關(guān)鍵信息的篩選,建立通用的款項(xiàng),為后續(xù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、報(bào)表開(kāi)發(fā)及合同執(zhí)行治理等做好準(zhǔn)備.合同條款的設(shè)計(jì)原那么：1 .保證實(shí)現(xiàn)特定條款由特定負(fù)責(zé)人維護(hù),條款在具體合同中被改動(dòng)后要由對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人審批.2 .簡(jiǎn)化合同的組成結(jié)構(gòu).需要根據(jù)收集上來(lái)的合同范本來(lái)分析合同條款o4.3現(xiàn)有合同內(nèi)部治理規(guī)定序號(hào)階段說(shuō)明治理規(guī)定備注1合同簽訂論證審核Aris下載2合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)限制物流和財(cái)務(wù)等要素Ar

19、is下載3合同歸檔歸檔分析Aris下載5 .需求分析點(diǎn)-合同業(yè)務(wù)流程5.1 合同業(yè)務(wù)相關(guān)流程5.1.1 國(guó)內(nèi)銷售物流治理流程5.1.2 國(guó)內(nèi)采購(gòu)流程國(guó)內(nèi)采購(gòu)訂單審核子流程5.1.3 國(guó)外銷售流程5.1.4 國(guó)外采購(gòu)流程5.1.5 重大合同論證流程5.1.6 重大合同審核流程5.1.7 整套合同文件審核及交接流程5.2 合同治理流程分析流程是一個(gè)公司業(yè)務(wù)運(yùn)作的根底,合同治理的標(biāo)準(zhǔn)化要求必須通過(guò)流程來(lái)實(shí)現(xiàn),圍繞標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)造端到端的業(yè)務(wù)為核心,實(shí)現(xiàn)合同治理各個(gè)階段的有效銜接,到達(dá)持續(xù)改善和優(yōu)化的目標(biāo).對(duì)于合同治理業(yè)務(wù),主要的業(yè)務(wù)過(guò)程包括：合同起草、合同談判、合同審閱、合同發(fā)布、合同簽署、合同執(zhí)行、合同

20、變更、合同關(guān)閉等.從合同全生命周期治理角度出發(fā),工程組結(jié)合XXXX現(xiàn)有的合同治理流程、實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)以及Emptoris合同治理模塊的系統(tǒng)功能,梳理了8個(gè)合同治理業(yè)務(wù)流程,見(jiàn)下表1丁P流程編號(hào)流程名稱1BPD_1合同創(chuàng)立治理流程2BPD_2合同審批及發(fā)布治理流程3BPD_3合同執(zhí)行治理流程4BPD_4合同變更治理流程5BPD_4.1合同變更申請(qǐng)審批治理流程6BPD_5合同關(guān)結(jié)治理流程7BPD_6合同模板條款治理流程8BPD_7合同續(xù)簽治理流程具體的流程設(shè)計(jì)會(huì)在后續(xù)的?XXXX國(guó)際貿(mào)易合同治理工程詳細(xì)設(shè)計(jì)報(bào)告?中給出5.2.1 合同創(chuàng)立類別起草人員動(dòng)作描述國(guó)內(nèi)銷售客戶經(jīng)理起草合同,提出申請(qǐng)國(guó)內(nèi)采購(gòu)

21、采購(gòu)經(jīng)理建立國(guó)內(nèi)米購(gòu)訂單,提請(qǐng)申請(qǐng)國(guó)外銷售銷售經(jīng)理制作,上掛相關(guān)文件國(guó)外大宗采購(gòu)客戶經(jīng)理起草合同,提出申請(qǐng)國(guó)外非大宗采購(gòu)采購(gòu)經(jīng)理建立米購(gòu)訂單,提請(qǐng)朝#一般合同客戶經(jīng)理重大合同業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理起草合同,提出申請(qǐng)5.2.2合同協(xié)商合同起草人負(fù)責(zé)與合同各方對(duì)合同條款進(jìn)行協(xié)商,修改.5.2.3 合同審批1、合同審批流程類別審批流程審批要素國(guó)內(nèi)銷售國(guó)內(nèi)采購(gòu)見(jiàn)下列圖見(jiàn)圖中描述國(guó)外銷售國(guó)外大宗采購(gòu)國(guó)外非大宗采購(gòu)一般合同重大合同例如：國(guó)內(nèi)采購(gòu)合同審批流程2、合同審核要素：5.2.4 合同執(zhí)行具體的流程設(shè)計(jì)會(huì)在后續(xù)的?XXXX國(guó)際貿(mào)易合同治理工程詳細(xì)設(shè)計(jì)報(bào)告?中給出.5.2.5 合同變更同上5.2.6 合同關(guān)結(jié)同上

22、5.2.7 合同續(xù)簽同上5.2.8 其它同上6 .需求分析點(diǎn)-主數(shù)據(jù)維護(hù)6.2 供給商信息供給商主數(shù)據(jù)在ERP中維護(hù),同步到合同軟件中.6.3 產(chǎn)品信息產(chǎn)品分類和產(chǎn)品信息在ERP中維護(hù),同步到合同軟件中,同步信息包括產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品單位、產(chǎn)品規(guī)格屬性,產(chǎn)品規(guī)格屬性值等信息.7 .系統(tǒng)集成需求根據(jù)?XXXX合同治理軟件需求說(shuō)明書(shū)?及?ECM軟件功能清單?,篩選出總共11條需做系統(tǒng)集成定制開(kāi)發(fā).功能序號(hào)一級(jí)功能二級(jí)功能ERP系統(tǒng)EmptorisContractManagement描述備注補(bǔ)充2根底數(shù)同步產(chǎn)ERP維護(hù),導(dǎo)通過(guò)產(chǎn)品自帶的接口,可以定時(shí)同步信息包括產(chǎn)品名產(chǎn)品分類4級(jí)分類、產(chǎn)品據(jù)品信息入到E

23、CM由ERP推送產(chǎn)品信息稱、產(chǎn)品單位、產(chǎn)品規(guī)信息、規(guī)格信息,規(guī)格信息因格屬性,產(chǎn)品規(guī)格屬性產(chǎn)品不同可以自定義,且產(chǎn)品值等信息.和產(chǎn)品規(guī)格支持中英文,以適應(yīng)國(guó)內(nèi)和國(guó)外合同需要3根底數(shù)同步客ERP維護(hù),導(dǎo)通過(guò)產(chǎn)品自帶的接口,可以定時(shí)客戶名稱、地址、1.ERP錄入客戶信息=»市場(chǎng)部ERP系據(jù)戶信息入到ECM由ERP推送產(chǎn)品信息、授信額度信保審核將要啟用的客戶信息客對(duì)客戶及公司內(nèi)部授信、已戶信息生效=»同步到合同軟息進(jìn)行占用額度、授信余額件中核及客2.在ERP中進(jìn)行客戶余額初始余額初化考慮幣種、增減節(jié)點(diǎn)、化；賒銷額度設(shè)置,以供合同治理公司總軟件調(diào)取銷額度3.公司總賒銷限制4根底數(shù)供

24、給商ERP維護(hù),導(dǎo)通過(guò)產(chǎn)品自帶的接口,可以定時(shí)供給商名稱、供給商代1.在ERP供給商信息中初始化新供給據(jù)信息入到ECM由ERP推送產(chǎn)品信息,定制開(kāi)發(fā)碼、授信代碼、授信額供給商余額、授信代碼和授信業(yè)務(wù)部接口度、企業(yè)性質(zhì)、法人、額度；考慮幣種、增減節(jié)點(diǎn),在ERP地址、銀行賬戶信息、保證合同治理軟件調(diào)取應(yīng)商中供給商預(yù)付款授信余2.采購(gòu)合同保存時(shí)根據(jù)當(dāng)前余注冊(cè),額、注冊(cè)地址所在國(guó)家、額與合同付款方式、合同支付應(yīng)鏈管注冊(cè)地址所在城市、聯(lián)金額比照進(jìn)行提醒,合同生效部審核系同步到合同治理階段,要進(jìn)一步根據(jù)余額限制通過(guò)后軟件中生效.相關(guān)信3.涉及合作訂單情況騰退的問(wèn)如上圖題,業(yè)務(wù)部門(mén)自行解決,如需自動(dòng)導(dǎo)特殊審

25、批需向風(fēng)控總監(jiān)進(jìn)行申到合同請(qǐng).理軟件4.公司總授信限制5根底數(shù)合作伙通過(guò)產(chǎn)品自帶的接口,可以定時(shí)客戶說(shuō)據(jù)伴信息由ERP推送產(chǎn)品信息時(shí)不考8系統(tǒng)組組織架ERP維護(hù),導(dǎo)通過(guò)產(chǎn)品自帶的接口,可以定時(shí)在ERP中維護(hù)組織架單向維護(hù),ERP»合同.織架構(gòu)構(gòu)維護(hù)入到ECM由ERP推送產(chǎn)品信息構(gòu),包括增刪改停啟用等操作,都能同步到合同治理軟件中9系統(tǒng)組組織機(jī)通過(guò)產(chǎn)品自帶的接口,可以定時(shí)支持組織機(jī)構(gòu)、人員的織架構(gòu)構(gòu)、人員由ERP推送產(chǎn)品信息調(diào)整,如合并、撤銷離的調(diào)整職、變更、調(diào)動(dòng)等,對(duì)客商、合同等相關(guān)權(quán)限進(jìn)行同步調(diào)整.14合同池標(biāo)的信ERP導(dǎo)入到第1條不支持,其他通過(guò)編寫(xiě)插1.合同標(biāo)的支持產(chǎn)品圖2.1

26、ERP產(chǎn)品、規(guī)格型號(hào)、備注在ERP及模板息ECM入式的UserExit代碼實(shí)現(xiàn)片顯示.NO等標(biāo)的信息同步至合同軟件,單信息治理2.從ERP調(diào)取標(biāo)的信息合同軟件根據(jù)合同模板展現(xiàn)規(guī)中：新顯示在條款和表格中那么的要求進(jìn)行展現(xiàn)在合同軟件=»選平按產(chǎn)品整理合同顯示中.品=»為要求,比方分組要求、2.2合同模板要求如下：產(chǎn)品顯行等.a普通每個(gè)產(chǎn)品的名稱規(guī)格類型、型號(hào)描述等信息在不同標(biāo)的明組規(guī)格細(xì)行中顯示；保存退b帶圖片標(biāo)的明細(xì)行中顯示=»合忙圖片；件中按c按規(guī)格分組指定用以分組選顯示的幾種規(guī)格,從合同的產(chǎn)品中,型及分挑選出分組規(guī)格相同的產(chǎn)品放規(guī)格展到一組中展示,標(biāo)的明細(xì)行中產(chǎn)品.展示這些產(chǎn)品不同的規(guī)格屬性16合同池款項(xiàng)庫(kù)ERP導(dǎo)入到2.通過(guò)系統(tǒng)現(xiàn)有的接口,可以在1.支持自定義款項(xiàng)庫(kù)3.1在ERP中新建訂單,填寫(xiě)及模板ECMERP中調(diào)用合同治理接口2.支持從ERP訂單中調(diào)訂單信息,選擇付款方式如治理取相應(yīng)的款項(xiàng)值下列圖1,填寫(xiě)該付款方式的3.支持結(jié)構(gòu)化的收付款比例與天數(shù),補(bǔ)充其他訂單數(shù)方式、交付/收貨方式、據(jù),保存后,點(diǎn)擊生成合同,發(fā)票開(kāi)具/接收方式從其中付款條款為訂單的付款條ERP傳過(guò)去作為條款,款,且生成對(duì)應(yīng)的款項(xiàng),其中并同時(shí)記錄條款中的數(shù)的款項(xiàng)作為收款的限制字作為跟蹤款項(xiàng)4.根據(jù)款項(xiàng)搜索統(tǒng)計(jì)相關(guān)合同NO21審核要審批第4條定制開(kāi)發(fā),其他都支持1.自定義審批規(guī)