城建檔案整理規(guī)范

1、機(jī)關(guān)有關(guān)部門、直屬企業(yè)事業(yè)單位、區(qū)內(nèi)各建設(shè)施工單位： 為了確保保稅區(qū)、空港加工區(qū)建設(shè)工程檔案完整、齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，使之在生產(chǎn)、建設(shè)、運(yùn)營、服務(wù)中更好地發(fā)揮作用、并使各建設(shè)單位、施工單位在建設(shè)工程檔案中有章可循，根據(jù)上級部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合保稅區(qū)的具體情況，特制定本規(guī)范，現(xiàn)印發(fā)給你們，請依照執(zhí)行。附件：天津港保稅區(qū)、空港物流加工區(qū)建設(shè)工程文件整理規(guī)范二00八年四月二十日一、建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位建設(shè)檔案整編的職責(zé)分工（一）建設(shè)單位職責(zé)：1、應(yīng)負(fù)責(zé)基建文件的管理工作，并設(shè)專人對基建文件進(jìn)行收集、整理和歸檔。2、在工程招標(biāo)及與參建各方簽訂合同或協(xié)議時，應(yīng)對工程資料和工程檔案的編制責(zé)

2、任、套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量和移交期限等提出明確要求。3、負(fù)責(zé)收集、整理工程前期準(zhǔn)備階段和竣工驗(yàn)收階段形成的文件以及在建設(shè)過程中形成的聲像材料，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔。4、負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。負(fù)責(zé)收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。5、在建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收前15日內(nèi)應(yīng)提請檔案中心對已形成的建設(shè)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，在備案前，應(yīng)提請對工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收，并取得相應(yīng)的工程檔案認(rèn)可書。建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后15天內(nèi)將工程檔案移交保稅區(qū)檔案中心。（二）勘察、設(shè)計(jì)單位職責(zé);1、勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移

3、交。（三）監(jiān)理單位職責(zé)：1、負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的管理工作，并設(shè)專人對監(jiān)理資料進(jìn)行收集、整理和歸檔。監(jiān)理文件應(yīng)單獨(dú)組卷后歸入工程檔案中統(tǒng)一排序和編目。2、應(yīng)按合同約定，在勘察、設(shè)計(jì)階段對勘察設(shè)計(jì)文件的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在施工階段應(yīng)對施工資料的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查、使施工資料的完整性、準(zhǔn)確性，符合歸檔要求。（四）施工單位職責(zé)：1、施工單位負(fù)責(zé)整編承包范圍內(nèi)的工程施工技術(shù)文件和工程竣工圖。工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)收集、整編分包范圍內(nèi)的工程檔案并對施工資料的真實(shí)性、完整性和有效性負(fù)責(zé)，分包單位竣工圖加蓋本單位竣工圖章并交總承包單位匯總、整理，竣工時由總承包單

4、位向建設(shè)單位提交完整、準(zhǔn)確的工程檔案。建設(shè)項(xiàng)目由幾個單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件。2、總包應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前，將工程資料整理匯總完成，并應(yīng)及時向建設(shè)單位移交。二、建設(shè)工程檔案組卷（整理）的要求（一）按單項(xiàng)工程組卷。通常按文字材料、竣工圖紙、工程照片、光盤等不同載體形式分別單獨(dú)組卷。（二）文字材料及圖紙可分別組成工程立項(xiàng)與管理文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料及設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件及合同、監(jiān)理文件、施工技術(shù)管理文件、質(zhì)量控制文件及竣工圖、設(shè)備文件、工程經(jīng)營文件、竣工驗(yàn)收及備案文件和聲像檔案等若干卷（文字材料、圖紙分別組卷）。1、文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列，同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同

5、一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前，請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2、外文資料（如：進(jìn)口設(shè)備資料）要有譯文，有譯文的外文資料譯文在前、原文在后。（三）竣工圖按單項(xiàng)工程的不同專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給水、排水、暖通、電氣、燃?xì)獾葘I(yè)）分別組卷?？⒐D紙較少時，幾個專業(yè)可合并組卷。（不能超過公分厚）同專業(yè)圖紙按圖號順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。（四）變更文件組于施工技術(shù)管理文件中，設(shè)計(jì)變更文件、現(xiàn)場洽商記錄等變更文件可以單獨(dú)組卷，并按照不同專業(yè)形成時間及變更部位等排列。（五）案卷的排列標(biāo)準(zhǔn)（見建設(shè)工程歸檔范圍與排列標(biāo)準(zhǔn)）一個

6、工程案卷按照工程立項(xiàng)與管理文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料及設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件及合同、監(jiān)理文件、施工技術(shù)管理文件、質(zhì)量控制文件及竣工圖、設(shè)備文件、工程經(jīng)營文件、竣工驗(yàn)收及備案文件、聲像檔案的順序排列。三、建設(shè)工程檔案整編的質(zhì)量要求：（一）案卷內(nèi)文字材料必須是原件，排列有序。文字材料按時間順序排列，圖紙按固有編號排列。規(guī)格要求幅面（×）大小。不規(guī)格的文件材料如：大于或小于A4的分別采用折疊或托裱空白A4復(fù)印紙的辦法處理，要按照要求的規(guī)格進(jìn)行托裱或剪裁以保持整齊，如反正有字的把紙挖空進(jìn)行托裱。托裱紙質(zhì)要優(yōu)良，不能用帶字的紙，最好用復(fù)印紙。隨設(shè)備來的不合格說明、原目、照片等檔案材料按特殊檔案保管，要求

7、放在資料盒里排列有序并附有說明及目錄。特殊情況不能提供原件時，要求提供字跡清晰的復(fù)印件并做抄件（注明原件存放處，抄件人簽字、抄件日期并加蓋公章）。復(fù)印材料一律采用規(guī)格。（二）案卷內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合，齊全完整并有完備的簽章手續(xù)。格式統(tǒng)一、字跡工整、圖樣清晰、圖表整潔，文字應(yīng)采用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。不得使用紅色墨水、純蘭墨水、圓珠筆或鉛筆、復(fù)寫紙等易退色的書寫材料。傳真紙需復(fù)印后歸檔，并做抄件。（三）一個保管單位內(nèi)不準(zhǔn)有重份文件。（四）保管單位內(nèi)的文件材料用線繩裝訂，不準(zhǔn)使用金屬物裝訂，文件上原有的金屬物要全部拆除。文字材料及圖紙案卷采用軟卷皮左側(cè)三孔一線裝訂，孔與孔的距離為

8、八公分，橫向書寫的文件字頭應(yīng)朝向裝訂線，裝訂要結(jié)實(shí)美觀做到不掉頁、不壓文字、不妨礙查看。每卷文字材料厚度不超過公分厚，卷盒用公分厚的卷盒，圖紙厚度不超過公分，用公分的卷盒，每一盒內(nèi)只能裝一卷檔案。四、竣工圖的編制（一）竣工圖應(yīng)在新藍(lán)圖上繪制，不允許使用復(fù)印圖紙，不同幅面的竣工圖統(tǒng)一按號圖幅面（×）折疊手風(fēng)琴式，薄厚要均勻，要求折疊后白面朝外，并在裝訂線內(nèi)加厚紙襯，使整個保管單位厚度一致，進(jìn)行裝訂。（二）竣工圖編制后，應(yīng)逐頁加蓋竣工圖章，竣工圖章一律使用不易褪色的紅印泥，加蓋在圖紙折疊后白面的右下角。圖章內(nèi)容包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位

9、、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。竣工圖章示例如下：竣 工 圖施工單位編制人審核人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位總監(jiān)現(xiàn)場監(jiān)理竣工圖章尺寸為×（三）竣工圖凡按圖施工沒有變動的，由施工單位利用新施工設(shè)計(jì)圖加蓋竣工圖圖章即可作為竣工圖。（四）一般設(shè)計(jì)變更可在原施工圖上加以修改作為竣工圖，（五）利用施工圖改繪竣工圖：變更用文字表達(dá)的，可以將文字變更抄寫在圖紙說明或其它空白處;涉及到圖形變化的，要將圖中廢棄部分劃去，對原圖修改并用引出線標(biāo)明此部位變更的修改依據(jù)。 （六）凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。（七）重新繪制的變更圖如果完全可以取代原圖的，要將變更圖

10、放于原圖位置，被替代下的原施工圖不組進(jìn)卷內(nèi)。如果竣工圖編制單位認(rèn)為有必要保留被替代的原施工圖，可以將原施工圖放在最后，不加蓋竣工圖章，并在目錄中按照施工圖編號。（八）向保稅區(qū)檔案中心移交的建設(shè)工程檔案要使用國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具與表格（見附圖）。文字材料及圖紙卷用軟卷皮裝訂后裝盒；工程照片裝在相冊內(nèi)，并注有說明。（九）管委會投資建的項(xiàng)目、大中型的項(xiàng)目歸檔兩套，其中一套為原件，一般項(xiàng)目及其它建設(shè)單位的項(xiàng)目歸檔一套為原件。（十） 竣工驗(yàn)收備案通知書先用一張A4空白紙代替打頁號、編制卷內(nèi)目錄，待質(zhì)監(jiān)站備案完畢后及時將竣工備案書送交檔案中心。五、建設(shè)工程檔案案卷的編目要求：工程檔案每個卷盒脊背、卷皮、卷內(nèi)

11、目錄、備考表等要用微機(jī)進(jìn)行打印，不可手寫，備考表中立卷人、審核人要用碳素墨水簽寫。（一）案卷封面的填寫要求1、工程名稱：項(xiàng)目名稱2、案卷名稱：案卷提名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料或圖紙的內(nèi)容，同一案卷標(biāo)題的文件材料厚度超過，需組成兩個以上案卷時，應(yīng)在文字材料名稱后加注（一）（二）依次類推。管線工程竣工測量成果卷，案卷名稱為所在道路全稱+（起點(diǎn)道路全程終點(diǎn)道路名稱）+管線名稱3、建設(shè)時間：從開工時間至竣工時間。4、編制日期：填寫案卷內(nèi)文字材料的起始日期。5、保管期限：填寫其劃定的保管期限（永久、長期、短期）。6、密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫。（二）卷內(nèi)目錄的填寫要求：1、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)首頁之前。2

12、、序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“”起依次標(biāo)注。3、文件編號：填寫文件的文號或竣工圖編號；變更文件填寫變更號。4、責(zé)任者：填寫文件直接形成單位。5、文件材料題名：填寫圖紙或文件標(biāo)題的全稱。6、日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫文件或圖紙形成的日期。7、頁次：填寫每份文件在卷內(nèi)所排的起始頁號。8、備注：填寫需補(bǔ)充或說明的問題。（三）卷內(nèi)備考表的填寫要求：1、卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。2、卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。（如：原件存放處等）（四）案卷內(nèi)頁號的編寫要求：1、案卷內(nèi)文件材料均按有文字內(nèi)容的頁面打頁號，每卷單獨(dú)打頁號，頁號從“”開始。一個案卷內(nèi)只能編一個

13、流水號（卷與卷之間頁號不能連續(xù)）。2、頁號打的位置：單面書寫的文件標(biāo)注在右下角，1CM見方位置。雙面書寫的文件正面標(biāo)注在右下角，反面標(biāo)注在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。3、頁號需用打號機(jī)標(biāo)注（黑色），不允許用其它顏色標(biāo)注或書寫。4、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。六、城建檔案分類目錄及建設(shè)工程檔案移交清冊接收要求1、建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程檔案正式移交時，除向保稅區(qū)檔案中心移交紙質(zhì)檔案外，要求移交電子城建檔案分類目錄，及建設(shè)工程檔案移交清冊。2、移交城建檔案電子目錄所需表格樣式，如：“工程概況及檔案整編說明”“建設(shè)工程檔案移交目錄”、“卷內(nèi)目錄”、“分類目錄”等均采用保稅區(qū)提供的標(biāo)

14、準(zhǔn)化表格，可以通過u盤向保稅區(qū)檔案中心拷貝。3、保稅區(qū)檔案中心提供的“建設(shè)工程檔案表格”既可用于城建檔案電子目錄的移交，同時又可以直接打印出紙質(zhì)卷內(nèi)目錄，組到相應(yīng)案卷中。4、電子目錄移交前，應(yīng)確保u盤已經(jīng)過病毒檢測和殺毒處理。檔案中心拒收含有病毒問題或其它隱患的數(shù)據(jù)文件。七、建設(shè)工程檔案驗(yàn)收重點(diǎn)建設(shè)單位在收集各單位工程檔案后，首先應(yīng)該按照檔案整編有關(guān)要求進(jìn)行自檢，自檢合格后將全部檔案移交檔案中心。檔案中心在對工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收時，重點(diǎn)檢查以下方面;1、 工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整。2、 工程檔案內(nèi)容真實(shí)，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實(shí)際狀況。3、 工程檔案以整理立卷，立卷符合整編的要求。4、 竣工

15、圖變更修改符合要求。5、 文件形成、來源符合實(shí)際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。6、 文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。八、工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定（一）辦理時間：工程竣工驗(yàn)收后15日內(nèi)。（二）辦理依據(jù)：天津港保稅區(qū)、空港物流加工區(qū)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（三）提交材料： 1、 建設(shè)項(xiàng)目全套工程檔案，包括建設(shè)單位、施工單位以及監(jiān)理單位整理的該項(xiàng)目工程檔案；（注：竣工驗(yàn)收備案通知書待質(zhì)檢站備案完畢后反饋檔案館。）2、保稅區(qū)建設(shè)工程檔案移交清冊、包括移交清冊封面、工程概況及檔案整編說明、建設(shè)工程檔案移交目錄、三張表單，要求裝訂整齊（一式兩份）。移交清冊封面建設(shè)單位移交人簽字，并加蓋建設(shè)單位公章。3、城建檔案分類目錄電子文件。4、天津港保稅區(qū)建設(shè)工程檔案驗(yàn)收表（一式兩份），用黑色碳素鋼筆填寫清楚，建設(shè)單位、監(jiān)理單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋建設(shè)單位和監(jiān)理單位公