第八部分+桌面信息管理程序應(yīng)用

1、.第八部分 桌面信息管理程序應(yīng)用8.1 桌面信息管理簡(jiǎn)介8.2 Outlook的啟動(dòng)與退出8.3 通訊簿的管理8.4 電子郵件的使用8.5 任務(wù)的創(chuàng)建和使用8.6 日歷的使用8.7 日記和便箋的使用8.8 文件的導(dǎo)入與導(dǎo)出.8.1 桌面信息管理簡(jiǎn)介v辦公人員每天需要通過(guò)電子郵件與相關(guān)人員聯(lián)絡(luò)，記住每件該做的事，記錄做過(guò)的事情，預(yù)訂會(huì)議安排，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日程安排等，工作繁雜，提高信息管理的效率在現(xiàn)代辦公中非常重要。v對(duì)于這些問(wèn)題的處理，就要使用辦公自動(dòng)化中的桌面信息管理功能，即Office中的Outlook，它可以用于組織和共享桌面上的信息并與他人進(jìn)行通信。.8.2 Outlook的啟動(dòng)與退出vO

2、utlookOutlook的啟動(dòng)：雙擊Windows桌面上的快捷方式“Microsoft OutlookMicrosoft Outlook”圖標(biāo)；選擇 “開(kāi)始”“程序”“Microsoft OutlookMicrosoft Outlook”命令。vOutlookOutlook的界面組成：見(jiàn)圖vOutlookOutlook的退出：?jiǎn)螕鬙utlookOutlook窗口右上角的關(guān)閉按鈕或單擊“文件”菜單下的“退出”命令等 ； vOutlookOutlook的用戶(hù)賬號(hào)設(shè)置：初次啟動(dòng)OutlookOutlook時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)向?qū)?，提示用?hù)進(jìn)行賬戶(hù)設(shè)置。.Outlook的界面組成 .8.3 通訊簿的管理v聯(lián)

3、系人的創(chuàng)建v聯(lián)系人的管理.聯(lián)系人的創(chuàng)建vOutlook中的“聯(lián)系人”文件夾可以將與某個(gè)聯(lián)系人所有相關(guān)的信息都集中在一起。例如，姓名、電話(huà)號(hào)碼、聯(lián)系地址、商務(wù)傳真、電子郵件、生日、紀(jì)念日等，還可以方便快速地查找某個(gè)人的聯(lián)系方式，也可將會(huì)議請(qǐng)求、電子郵件或任務(wù)請(qǐng)求發(fā)送給聯(lián)系人。v選擇“文件”/“新建”/“聯(lián)系人”，即可輸入聯(lián)系信息。.聯(lián)系人的管理v選擇“工具”/“工作簿”，打開(kāi)窗口如圖所示；v刪除聯(lián)系人：在列表中選擇要?jiǎng)h除的聯(lián)系人，單擊工具欄上的“刪除”按鈕；v添加聯(lián)系人：選擇“文件”/“添加新地址”，或單擊工具欄的“添加新地址”按鈕，在列表中選擇“新建聯(lián)系人”，單擊“確定”.8.4 電子郵件的使

4、用v創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件v由聯(lián)系人創(chuàng)建郵件v轉(zhuǎn)發(fā)、答復(fù)、撤銷(xiāo)郵件v管理郵件v電子郵件使用注意事項(xiàng) .創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件v創(chuàng)建郵件v發(fā)送郵件v接收郵件.創(chuàng)建郵件v單擊“新建郵件”按鈕的下拉按鈕，在列表中選擇背景、信紙或網(wǎng)頁(yè)方式，打開(kāi)“新郵件”對(duì)話(huà)框；v輸入郵件的收件人地址、抄送和主題及正文內(nèi)容；v按要求對(duì)郵件的正文進(jìn)行格式設(shè)置；v單擊收件人或抄送等文本框的名稱(chēng)，可用“聯(lián)系人”文件夾自動(dòng)填寫(xiě)；v在“收件人”框中，可同時(shí)填寫(xiě)多個(gè)收件人，之間用逗號(hào)或分號(hào)分隔。.發(fā)送郵件v單擊 “發(fā)送”按鈕，即可完成郵件發(fā)送；v若要通過(guò)不是默認(rèn)的郵件賬號(hào)發(fā)送郵件，需選擇“文件|發(fā)送郵件”菜單項(xiàng)；圖v收到的郵件

5、可以轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，方法是打開(kāi)需轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，單擊“轉(zhuǎn)發(fā)郵件”按鈕，輸入收件人地址，單擊“發(fā)送”；v若需發(fā)送附件，單擊“附加”按鈕，在“插入附件”對(duì)話(huà)框中選擇要發(fā)送的文件，單擊附件按鈕。.“收件箱”對(duì)話(huà)框.接收郵件v單擊“工具”菜單下的“發(fā)送和接收”命令，或單擊工具欄上“發(fā)送和接收”按鈕；v在對(duì)話(huà)框中選擇接收電子郵件帳戶(hù)的種類(lèi)；v選擇“收件箱”文件夾，新收到的郵件將放到“收件箱”里，用戶(hù)可以隨時(shí)閱讀郵件；v新郵件均用黑體字表示，帶有附件的左側(cè)有曲別針圖標(biāo)；v若將附件存到硬盤(pán)上，右擊附加文件圖標(biāo)，選擇“另存為”。.由聯(lián)系人創(chuàng)建郵件.轉(zhuǎn)發(fā)、答復(fù)、撤銷(xiāo)郵件v轉(zhuǎn)發(fā)：在收件箱的郵件列表中，選擇要轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，

6、單擊工具欄上的“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕；v答復(fù)：在收件箱的郵件列表中，選擇要答復(fù)的郵件，單擊工具欄上的“答復(fù)發(fā)件人”按鈕；v標(biāo)記郵件：在答復(fù)郵件窗口中的工具上單擊驚嘆號(hào)，重要性標(biāo)記為高；單擊下箭頭，重要性標(biāo)記為低；單擊“郵件標(biāo)記”按鈕，可輸入標(biāo)記內(nèi)容；單擊“選項(xiàng)”按鈕，可設(shè)置標(biāo)記和回執(zhí)；v撤銷(xiāo)郵件：在“郵件”窗口中，單擊“已發(fā)送的郵件”文件夾，在“已發(fā)送的郵件”列表中，選擇要撤銷(xiāo)的郵件，選擇“動(dòng)作”/“撤回該郵件”。v注意：只能撤銷(xiāo)收件人未讀的郵件。.管理郵件v郵件排序v郵件篩選v郵箱管理.郵件排序v在“收件箱”最右側(cè)“郵件列表”上面有一行圖標(biāo)按鈕和文本按鈕，每一個(gè)圖標(biāo)或文本都表示一種特定的含義，它們會(huì)被

7、標(biāo)記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標(biāo)可以區(qū)別對(duì)待所收到的郵件，從左到右分別表示：重要性； 郵件類(lèi)型圖標(biāo)，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；標(biāo)記狀態(tài)，當(dāng)對(duì)郵件作有標(biāo)記時(shí)顯示該圖標(biāo)；附件，當(dāng)郵件有附件時(shí)郵件前標(biāo)出該圖標(biāo)； 顯示郵件的發(fā)件人；顯示郵件的主題；顯示郵件的接收時(shí)間； 顯示出郵件的大小。 v單擊相應(yīng)圖標(biāo)，即可按該類(lèi)型排序。.郵件篩選 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來(lái)，操作步驟如下：（1）在“Outlook 面板”中，單擊“收件箱”；在出現(xiàn)的“收件箱”窗口中，選擇“查看”/“當(dāng)前視圖”命令。（2）在出現(xiàn)的級(jí)聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實(shí)它們就是各種選擇篩選條件，有“郵件”、“收件人”等，根據(jù)需

8、要可以進(jìn)行選取。（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏。.郵箱管理v用戶(hù)對(duì)郵箱的管理包括查看郵箱的大?。籿按大小或時(shí)間搜索郵件；v對(duì)郵件進(jìn)行刪除、移動(dòng)或存檔；v清除整理郵箱。.電子郵件使用注意事項(xiàng)v預(yù)防電子郵件病毒 v電子郵件的使用技巧與建議.預(yù)防電子郵件病毒v因特網(wǎng)是一個(gè)巨大的信息庫(kù)，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫(xiě)的網(wǎng)絡(luò)病毒，那么，它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危險(xiǎn)很大。v對(duì)付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點(diǎn)下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個(gè)病毒廠(chǎng)商

9、的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要?dú)⒎澜Y(jié)合。.電子郵件的使用技巧與建議（1）盡量使用專(zhuān)門(mén)的郵件管理程序（2）正確設(shè)置E-mail軟件（3）盡量不要用正式注冊(cè)的賬號(hào)收發(fā)郵件（4）多申請(qǐng)幾個(gè)不同站點(diǎn)的免費(fèi)信箱（5）及時(shí)取消訂閱的郵件列表和電子刊物（6）公共場(chǎng)合盡量少填寫(xiě)個(gè)人信息（7）及時(shí)整理信箱（8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存.8.5 任務(wù)的創(chuàng)建和使用1.任務(wù)描述2.任務(wù)的創(chuàng)建3.由郵件創(chuàng)建任務(wù)4.任務(wù)的分派5.響應(yīng)任務(wù).1.任務(wù)描述v任務(wù)是一項(xiàng)與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，用戶(hù)可以接受上級(jí)分派的任務(wù)，也可把任務(wù)分派給其他人。當(dāng)用戶(hù)有一個(gè)新任務(wù)要求時(shí)，就需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的任務(wù)項(xiàng)目。下面以實(shí)例問(wèn)題

10、說(shuō)明如何創(chuàng)建任務(wù),問(wèn)題情形如下：v假設(shè)海田公司為了豐富職工業(yè)余生活 ，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動(dòng)，現(xiàn)在需要給相關(guān)人員下派該任務(wù)，要求各位職工報(bào)名參加。v下面就以該事項(xiàng)為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務(wù).2.任務(wù)的創(chuàng)建v在 Outlook面板中單擊“任務(wù)”圖標(biāo)，打開(kāi)“任務(wù)- Microsoft Outlook”窗口；v選擇“文件|新建|任務(wù)”，打開(kāi)“未命名-任務(wù)”窗口；如圖所示。v在主題框中輸入任務(wù)名稱(chēng)；在“開(kāi)始|截止日期”下拉列表中選擇開(kāi)始和截止日期；在狀態(tài)下拉列表中選擇任務(wù)的狀態(tài)；在“優(yōu)先級(jí)”框中選擇任務(wù)的級(jí)別；在“提醒”框中設(shè)置提醒時(shí)間和聲音；v對(duì)于定期任務(wù)，可單

11、擊工具欄上“任務(wù)周期”按鈕v單擊“保存并關(guān)閉”按鈕。.任務(wù)窗口.3.由郵件創(chuàng)建任務(wù)v在“郵件”窗口“收件箱”中的郵件列表中，將需要安排任務(wù)根據(jù)的郵件拖到“任務(wù)”圖標(biāo)上，打開(kāi)“任務(wù)”對(duì)話(huà)框；v在對(duì)話(huà)框中直接將郵件中的任務(wù)分派給聯(lián)系人。.4.任務(wù)的分派v在 Outlook面板中單擊“任務(wù)”圖標(biāo)，在右側(cè)的“任務(wù)列表”框中雙擊要分配的任務(wù)主題；v在新打開(kāi)的窗口中選擇“動(dòng)作|分配任務(wù)”命令或單擊“分配任務(wù)”按鈕；v在新打開(kāi)的窗口中的“收件人”框中輸入或選擇任務(wù)接受者的郵箱地址。.5.響應(yīng)任務(wù)v在收件箱的郵件列表中，雙擊給你指派任務(wù)的郵件，打開(kāi)相關(guān)的郵件窗口；v單擊工具欄上的“接受”按鈕，打開(kāi)“接受任務(wù)”

12、對(duì)話(huà)框；v在對(duì)話(huà)框中單擊“立即發(fā)送響應(yīng)”按鈕。.8.6 日歷的使用v利用日歷創(chuàng)建約會(huì)v利用日歷安排會(huì)議 .利用日歷創(chuàng)建約會(huì)1. 單擊日歷圖標(biāo)，選“文件|新建|約會(huì)”，或單擊工具欄上的“新建”按鈕，選“約會(huì)”，打開(kāi)“約會(huì)”對(duì)話(huà)框，如圖。2.在約會(huì)窗口中進(jìn)行如下操作：v在“主題”框中輸入約會(huì)名稱(chēng)；在“地點(diǎn)”框中輸入約會(huì)地點(diǎn)；在“開(kāi)始時(shí)間”框中選擇開(kāi)始時(shí)間；在“結(jié)束時(shí)間”框中選擇結(jié)束時(shí)間；v選中“提醒”復(fù)選框，輸入提醒時(shí)間；若需音樂(lè)提醒，單擊“喇叭”圖標(biāo)；v單擊“重復(fù)周期”按鈕，設(shè)置定期模式“按年”；v單擊“邀請(qǐng)與會(huì)者”按鈕，再單擊“收件人”，彈出“選擇與會(huì)者資源”對(duì)話(huà)框，確定參加人，如圖。單擊“確

13、定”。v單擊“發(fā)送”按鈕。.“約會(huì)”對(duì)話(huà)框.“選擇與會(huì)者資源”對(duì)話(huà)框.利用日歷安排會(huì)議1.在Outlook面板中單擊“日歷”圖標(biāo)，打開(kāi)日歷窗口；2.單擊“新建”按鈕，一在下拉列表中選擇“會(huì)議要求”；打開(kāi)會(huì)議窗口，如圖。3.填寫(xiě)會(huì)議有關(guān)相項(xiàng)目，單擊“收件人”，彈出“選擇與會(huì)者及資源”對(duì)話(huà)框；4.在對(duì)話(huà)框的聯(lián)系人列表中，選擇與會(huì)的姓名，單擊“必選”、“可選”或“資源”按鈕，最后單擊“確定”；5. 單擊“發(fā)送”按鈕。.8.7 日記和便箋的使用v日記的使用v便箋的使用 .日記的使用 v創(chuàng)建日記條目 v自動(dòng)記錄日記條目 v打開(kāi)日記條目 .創(chuàng)建日記條目1.選擇“文件|新建|日記條目”，打開(kāi)編輯窗口；2.在

14、窗口中輸入內(nèi)容如下：v“主題”：日記的簡(jiǎn)短概述；v“條目類(lèi)型”：選擇能表達(dá)日記的內(nèi)容；v“單位”：輸入所記活動(dòng)組織者的單位；v“時(shí)間”：輸入日期、時(shí)間和持續(xù)時(shí)間；v“正文”：輸入日記內(nèi)容。3.單擊“保存并關(guān)閉”按鈕。.自動(dòng)記錄日記條目v選擇“工具|選項(xiàng)”，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框；v單擊“日記選項(xiàng)”按鈕，打開(kāi)“日記選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框；v在“自動(dòng)記錄”列表框中選擇要自動(dòng)記錄的項(xiàng)目；在聯(lián)系人列表框中選擇要自動(dòng)記錄的姓名；在記錄文件列表框中選擇自動(dòng)記錄的文件類(lèi)型；v單擊“確定”按鈕。.打開(kāi)日記條目v在文件夾列表中單擊“日記”項(xiàng)，打開(kāi)“日記”窗口；v單擊“XXXX年XX月”右側(cè)的下拉按鈕，在日歷中選擇日期；選中要

15、打開(kāi)的日記名稱(chēng)；v選擇“|打開(kāi)”命令，或雙擊日記名稱(chēng)。.便箋的使用 v創(chuàng)建便箋 ：選擇“文件|新建|便箋”，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字；v編輯便箋 ：?jiǎn)螕舸翱谧笙陆堑摹氨愎{”按鈕，打開(kāi)便箋窗口；雙擊便箋圖標(biāo)，打開(kāi)便箋進(jìn)行編輯；在便箋上單擊右鍵，指向“顏色”項(xiàng)，在顏色表中選擇所需顏色。.8.8 文件的導(dǎo)入與導(dǎo)出v文件導(dǎo)入v文件導(dǎo)出.文件導(dǎo)入v選擇“文件”/“導(dǎo)入和導(dǎo)出”，打開(kāi)/“導(dǎo)入和導(dǎo)出”向?qū)?duì)話(huà)框，如圖；v在“請(qǐng)選擇要執(zhí)行的操作”框中的列表中選擇“從另一程序或文件導(dǎo)入”，單擊“下一步”，打開(kāi)“導(dǎo)入文件”對(duì)話(huà)框，如圖；v在文件類(lèi)型列表中選擇“個(gè)人文件夾文件”，單擊“下一步”，打開(kāi)“導(dǎo)入個(gè)人文件夾”對(duì)話(huà)框，如圖；v單擊“瀏覽”按鈕，選擇要導(dǎo)入的.PST文件，并選擇“用導(dǎo)入的項(xiàng)目替換重復(fù)的項(xiàng)目”單選項(xiàng)，單擊“下一步”，打開(kāi)“導(dǎo)入個(gè)人文件夾”對(duì)話(huà)框，如圖；v在“從下面位置選擇要導(dǎo)入”列表中選中“個(gè)人文件夾”，并選中“包括子文件夾”復(fù)選框，單擊完成。.文件導(dǎo)入的有關(guān)界面.文件導(dǎo)出v選擇“文件”/“導(dǎo)入和導(dǎo)出”，打開(kāi)/“導(dǎo)入和導(dǎo)出”向?qū)?duì)話(huà)框，如圖；v在“請(qǐng)選擇要執(zhí)行的操作”列表框中選擇“導(dǎo)出到一個(gè)文件”，單擊“下一步