項(xiàng)目設(shè)計(jì)成果歸檔與管理規(guī)定

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上一、目的為統(tǒng)一項(xiàng)目文件的歸檔要求與整理方法，確保檔案質(zhì)量，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的全部項(xiàng)目文件的歸檔與整理。本規(guī)定所指項(xiàng)目文件為項(xiàng)目在施工及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像、電子等各種載體形式的全部文件。二、歸檔要求1、項(xiàng)目建設(shè)中形成的項(xiàng)目文件，應(yīng)根據(jù)GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求、DA/T28-2002國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范和SH/T3503-2007石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定的有關(guān)要求進(jìn)行組卷、整理，并向業(yè)主歸檔移交。2、歸檔項(xiàng)目文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。應(yīng)真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣

2、工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符。3、項(xiàng)目文件歸檔范圍見(jiàn)項(xiàng)目管理手冊(cè)項(xiàng)目文件管理規(guī)定。三、歸檔項(xiàng)目文件的整理1、項(xiàng)目部向業(yè)主提交歸檔項(xiàng)目文件時(shí)，須根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定、行業(yè)規(guī)范和業(yè)主檔案管理要求進(jìn)行組卷整理。2、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。3、勘察文件按勘察項(xiàng)目組卷；設(shè)計(jì)文件按裝置單元、階段、專業(yè)組卷；合同文件（包括合同形成文件）按合同編號(hào)組卷；項(xiàng)目交工技術(shù)文件文字資料按SH/T3503的要求組卷；設(shè)備隨機(jī)文件按臺(tái)件組卷，其中質(zhì)量證明文件與隨機(jī)圖紙需分別單獨(dú)立卷；管理性文件按問(wèn)題組卷；竣工圖按單項(xiàng)工程、單位工程、裝置單元、階段、專業(yè)圖號(hào)組卷；監(jiān)理文件按問(wèn)題組卷。4、施

3、工圖、竣工圖組卷整理時(shí)需進(jìn)行折疊，折疊要求為：4.1 圖紙須按照A4(297×210MM±2MM)的標(biāo)準(zhǔn)幅面進(jìn)行折疊。4.2 各種幅面圖紙折疊前，要分別按照A0、A1、A2、A3、A4圖紙幅面標(biāo)準(zhǔn)格式尺寸(841×1189、594×841、420×594、297×420、210×297MM)進(jìn)行裁制或整理修邊。4.3 圖紙折疊須圖面朝里，背面朝外，保持圖紙標(biāo)題欄在右下角并露出。若標(biāo)題欄前邊有圖紙遮蓋，可將遮蓋部分的右下角向內(nèi)作45°角折入。4.4 3號(hào)圖紙折疊時(shí)，先將圖紙擺正，然后將左半部向右對(duì)折，再將蓋在上面部分

4、的右下角向內(nèi)作45°角折入。4.5 2號(hào)圖紙折疊時(shí)，圖紙擺正后，先將豎向多出297MM部分均勻地向內(nèi)折，然后自左向右進(jìn)行橫向正手風(fēng)琴式折疊，并使右側(cè)對(duì)齊，標(biāo)題欄露在上層。4.6 1號(hào)圖紙折疊時(shí)，圖紙擺正后，先將豎向多出297MM部分均勻地向內(nèi)折，然后使標(biāo)題欄在上層，自右向左進(jìn)行橫向正手風(fēng)琴式折疊，并將蓋在其上面部分的右下角向內(nèi)做45°角折入。折好后最外層的寬度為210MM，其它層可自由折疊。4.7 0號(hào)圖紙折疊時(shí)，圖紙擺正后，先將豎向多出297MM部分向內(nèi)折兩折，然后使標(biāo)題欄在上層，自右向左進(jìn)行橫向正手風(fēng)琴式折疊，并將蓋在其上面部分的右下角向內(nèi)做45°角折入。折好

5、后最外層的寬度為210MM，其它層可自由折疊。5、案卷與卷內(nèi)文件的排列5.1 管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。5.2 勘察文件按管理、依據(jù)、報(bào)告、勘察記錄、附圖等排列。 5.3 合同案卷按年度排列，卷內(nèi)文件按合同文本、合同形成文件排列，其中合同形成文件是以形成時(shí)間先后順序排列。5.4 交工技術(shù)文件文字資料按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。5.5 設(shè)備隨機(jī)文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣等順序排列。5.6 設(shè)計(jì)文件、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。5.7 卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。6、案卷的編目6.1 編

6、件號(hào)與頁(yè)號(hào)6.1.1 有獨(dú)立目錄的一份文件材料稱為一件。每卷中件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始編寫，各卷之間不連續(xù)編寫件號(hào)。6.1.2 卷內(nèi)頁(yè)號(hào)用小寫阿拉伯?dāng)?shù)字從1開(kāi)始依次編寫。6.1.3 卷內(nèi)有書寫內(nèi)容的文件材料頁(yè)面，按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)(流水號(hào))。圖紙頁(yè)號(hào)用鉛筆寫上，其它文字材料頁(yè)號(hào)用印字印上。6.1.4 單面書寫的文字材料在右下角編寫頁(yè)號(hào)；雙面書寫的文字材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁(yè)號(hào)；圖紙頁(yè)號(hào)編寫在標(biāo)題欄外右下角；各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。6.1.5 印刷成冊(cè)的文件材料，獨(dú)立成卷的，不重新編寫頁(yè)號(hào)。6.1.6 原來(lái)已編寫頁(yè)號(hào)的文件材料，若前面若干頁(yè)無(wú)頁(yè)號(hào)，則可以從-2，-1，0起

7、續(xù)上，在備考表中注明總頁(yè)數(shù)-2，-1，0n。6.1.7 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。6.1.8 頁(yè)號(hào)需寫在距底邊、側(cè)邊10MM×10MM的空白處，字高不大于5MM。6.2 卷內(nèi)目錄編制6.2.1 每一案卷必須有卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁(yè)之前。6.2.2 成套圖紙，自成一卷的，當(dāng)原目錄能準(zhǔn)確、全面反映卷內(nèi)圖紙內(nèi)容時(shí)，在卷內(nèi)目錄上只填寫原文件目錄名稱、頁(yè)次等有關(guān)內(nèi)容(即按一件處理)；成套圖紙，一卷裝不下，需要分成若干卷的，可以把原目錄復(fù)印，放到各卷前面，并在原目錄的備注中標(biāo)明每一卷的起止位置，然后再以原目錄為基礎(chǔ)填寫卷內(nèi)目錄。6.2.3 序號(hào)：以卷內(nèi)每份文件材料排列的先

8、后順序填寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注。6.2.4 文件編號(hào)：填寫文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)等。6.2.5 責(zé)任者：填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。6.2.6 文件題名：填寫文件材料的全稱。一般應(yīng)照實(shí)抄錄，沒(méi)有的可自擬題名，外加“”號(hào)。6.2.7 日期：填寫文件材料的形成日期。6.2.8 頁(yè)次：填寫每份文件材料首頁(yè)的頁(yè)號(hào)，其中最后一件填寫首頁(yè)與尾頁(yè)的起止頁(yè)號(hào)，中間用“”連接。6.2.9 備注：卷內(nèi)文件材料變化時(shí)作說(shuō)明用。 6.3 卷內(nèi)備考表編制6.3.1 每一案卷必須有卷內(nèi)備考表，卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。6.3.2 說(shuō)明：填寫案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)、不同載體文件的數(shù)

9、量等(見(jiàn)示例)以及在組卷過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。示例：文字材料2 件， 10 頁(yè)，照片 10 張，電子文件2件，附圖 1 張。6.3.3 立卷人:由責(zé)任立卷人簽名。6.3.4 立卷日期：填寫完成立卷的日期。6.3.5 檢查人:由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般為項(xiàng)目經(jīng)理。6.3.6 檢查日期:填寫審核的日期。6.3.7 互見(jiàn)號(hào):填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的編號(hào)，編號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。6.4 案卷封面的編制6.4.1 案卷題名:應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號(hào)及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號(hào)和名稱等。歸檔外文資料的題名應(yīng)譯成中文。6.4.2 立

10、卷單位:填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。6.4.3 起止日期:填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期。6.4.4 保管期限:依據(jù)DA/T28-2002劃定的保管期限填寫，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長(zhǎng)。6.4.5 密級(jí):由業(yè)主提供。6.4.6 檔號(hào): 填寫檔案分類號(hào)和案卷順序號(hào)，由業(yè)主按歸檔文件材料與檔案整理細(xì)則中的檔案分類編號(hào)規(guī)則提供。6.5 案卷脊背的編制6.5.1 案卷脊背，填寫檔號(hào)、文件編號(hào)、案卷題名和保管期限。6.5.2 檔號(hào)、文件編號(hào)順豎寫的方向從左至右橫向書寫。6.5.3 案卷題名從右至左豎向書寫，開(kāi)頭空兩格，題名中的專用符號(hào)及數(shù)字應(yīng)順豎寫的方向，自左至右橫向書寫，符號(hào)書寫完

11、畢仍恢復(fù)豎向書寫。7、案卷裝訂要求7.1 裝訂前，須先將原有金屬物去掉。7.2 文字材料需單份裝訂，且沿著A4紙的長(zhǎng)邊裝訂。遇有表(文)頭沿長(zhǎng)邊寫的，應(yīng)將表(文)頭的一邊置左側(cè)豎向擺好后進(jìn)行裝訂。7.3 文件材料的幅面應(yīng)符合國(guó)家通用的A4標(biāo)準(zhǔn)幅面。大于標(biāo)準(zhǔn)幅面的應(yīng)予切邊、折疊、修整，小于標(biāo)準(zhǔn)幅面的應(yīng)裱糊成標(biāo)準(zhǔn)幅面。7.4 交工技術(shù)文件文字資料采用整卷加紙質(zhì)封面書本式裝訂形式，裝訂用膠需呈中性。圖紙不裝訂，組卷裝盒。7.5 裝訂應(yīng)牢固整齊，不得有壓字、脫頁(yè)現(xiàn)象。7.6 外文資料應(yīng)保持原來(lái)的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。 8、卷盒、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求 8.1 案卷卷皮須采用

12、卷盒。8.2 卷盒的外表面規(guī)格為305×220MM，厚度分別為10MM、20MM、30MM、40MM、50MM、60MM。8.3 卷盒采用無(wú)酸牛皮紙板雙裱壓制。8.4 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格統(tǒng)一為210MM×297MM。8.5 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表應(yīng)采用70g/以上白色書寫紙制作。8.6 案卷封面、脊背標(biāo)簽應(yīng)采用牛皮紙制作，脊背尺寸為297mm×10(20、30、40、50、60)mm。9、聲像材料的整理 9.1 紙版照片需根據(jù)GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范整理。 9.2 數(shù)碼照片、攝像文件需根據(jù)反映的內(nèi)容命名，并附說(shuō)明文字，說(shuō)明文字內(nèi)容需包括事

13、由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等。四、案卷質(zhì)量要求1、數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確。2、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽署認(rèn)可手續(xù)完備合規(guī)。3、簽署不能使用易褪色的紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等書寫，須采用黑色碳素材料書寫。4、紙版案卷需標(biāo)識(shí)正、副本。正本中所有文件須為原件，副本中除產(chǎn)品質(zhì)量證明文件和合格證等可為復(fù)印件外，其他由項(xiàng)目部自己形成的文件不能為復(fù)印件；合格證、出廠證明等質(zhì)量證明文件，因客觀原因沒(méi)有原件的，需有供應(yīng)商在質(zhì)量證明文件復(fù)印件上加蓋的文件有效證明章（紅章），并注明原件存放地點(diǎn)。5、電子文件、聲像文件需注明可讀環(huán)境、標(biāo)注可編輯或不可編輯，并保證載體的有效性與可讀性。電子文件應(yīng)與紙版文件一一對(duì)應(yīng)。掃描形成的電子文件須以卷為單位連續(xù)掃描，格式為彩色PDF。用光盤存儲(chǔ)時(shí)需用不可擦除型光盤。6、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文。7、文件編制及存儲(chǔ)格式需符合項(xiàng)目管理手冊(cè)項(xiàng)目文件管理規(guī)定。五、歸檔審查項(xiàng)目部在項(xiàng)目交工技術(shù)文件收集、編制、組卷、整理后，應(yīng)依次由交工技術(shù)文件的編制方、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、業(yè)主對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，經(jīng)業(yè)主驗(yàn)收合格后方可辦理歸檔交接手續(xù)。歸檔交接手續(xù)連同審查記錄全部交業(yè)主存檔。六、歸檔移交1、項(xiàng)目部應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目中間交接或階段完結(jié)三個(gè)