普通表格使用技巧培訓(xùn)

1、Excel Excel 表格制作相關(guān)技巧培訓(xùn)表格制作相關(guān)技巧培訓(xùn) - -財務(wù)財務(wù)部部 吳官米吳官米一、數(shù)據(jù)有效性一、數(shù)據(jù)有效性二、快捷鍵以及簡單二、快捷鍵以及簡單函數(shù)函數(shù)的應(yīng)用的應(yīng)用三、三、Excel 透視及表格透視及表格圖標(biāo)圖標(biāo)制作制作一、數(shù)據(jù)有效性一、數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性是對單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上的限制。應(yīng)用一應(yīng)用一下拉菜單輸入的實現(xiàn) 例：直接自定義序列 有時候我們在各列各行中都輸入同樣的幾個值，比如說，輸入學(xué)生的等級時我們只輸入四個值：優(yōu)秀，良好，合格，不合格。我們希望Excel單元格能夠象下拉框一樣，讓用戶在下拉菜單中選擇就可以實現(xiàn)輸入。 其操其操作步驟作步驟：先選

2、擇要實現(xiàn)效果的行或列；再點擊數(shù)據(jù)有效性，打開數(shù)據(jù)有效性對話框；選擇設(shè)置選項卡，在允許下拉菜單中選擇序列；在數(shù)據(jù)來源中輸入優(yōu)秀，良好，合格，不合格（注意要用英文輸入狀態(tài)下的逗號分隔?。?；選上忽略空值和提供下拉菜單兩個復(fù)選框。點擊輸入信息選項卡，選上選定單元格顯示輸入信息，在輸入信息中輸入請在這里選擇”操作如下：打開表格-數(shù)據(jù)應(yīng)用二應(yīng)用二 輸入數(shù)字位數(shù)的限定 與應(yīng)用一操作相似，僅需要將設(shè)置重新選擇，其詳細(xì)如下 應(yīng)用三應(yīng)用三數(shù)據(jù)唯一性檢驗 員工的身份證號碼應(yīng)該是唯一的，為了防止重復(fù)輸入，我們用“數(shù)據(jù)有效性”來提示大家。 操作步驟：選中需要建立輸入身份證號碼的單元格區(qū)域（如B2至B14列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)

3、有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”標(biāo)簽下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面“公式”方框中輸入公式：=COUNTIF(B:B,B2)=1，確定返回。以后在上述單元格中輸入了重復(fù)的身份證號碼時，系統(tǒng)會彈出提示對話框，并拒絕接受輸入的號碼二、快捷鍵以及簡單二、快捷鍵以及簡單函數(shù)函數(shù)的應(yīng)用的應(yīng)用Ctrl 組合快捷鍵按鍵說明 Ctrl+Shift+( 取消隱藏選定范圍內(nèi)所有隱藏的行。 Ctrl+Shift+) 取消隱藏選定范圍內(nèi)所有隱藏的列。 Ctrl+Shift+& 將外框應(yīng)用于選定單元格。 Ctrl+Shift_ 從選定單元格刪

4、除外框。 Ctrl+Shift+ 應(yīng)用“常規(guī)”數(shù)字格式。 Ctrl+Shift+$ 應(yīng)用帶有兩位小數(shù)的“貨幣”格式（負(fù)數(shù)放在括號中）。 Ctrl+Shift+% 應(yīng)用不帶小數(shù)位的“百分比”格式。 Ctrl+Shift+ 應(yīng)用帶有兩位小數(shù)的“指數(shù)”格式。 Ctrl+Shift+# 應(yīng)用帶有日、月和年的“日期”格式。 Ctrl+Shift+ 應(yīng)用帶有小時和分鐘以及AM 或PM 的“時間”格式。 Ctrl+Shift+! 應(yīng)用帶有兩位小數(shù)、千位分隔符和減號(-)（用于負(fù)值）的“數(shù)值”格式。 Ctrl+Shift+* 選擇環(huán)繞活動單元格的當(dāng)前區(qū)域（由空白行和空白列圍起的數(shù)據(jù)區(qū)域）。 在數(shù)據(jù)透視表中，它

5、將選擇整個數(shù)據(jù)透視表。 Ctrl+Shift+: 輸入當(dāng)前時間。 Ctrl+Shift+ 將值從活動單元格上方的單元格復(fù)制到單元格或編輯欄中。 Ctrl+Shift+加號(+) 顯示用于插入空白單元格的“插入”對話框。 Ctrl+減號(-) 顯示用于刪除選定單元格的“刪除”對話框。 Ctrl+; 輸入當(dāng)前日期。 Ctrl+ 在工作表中切換顯示單元格值和公式。 Ctrl+ 將公式從活動單元格上方的單元格復(fù)制到單元格或編輯欄中。 Ctrl+1 顯示“單元格格式”對話框。 Ctrl+2 應(yīng)用或取消加粗格式設(shè)置。 Ctrl+3 應(yīng)用或取消傾斜格式設(shè)置。 Ctrl+4 應(yīng)用或取消下劃線。 Ctrl+5

6、應(yīng)用或取消刪除線。Ctrl+6 在隱藏對象、顯示對象和顯示對象占位符之間切換。 Ctrl+8 顯示或隱藏大綱符號。 Ctrl+9 隱藏選定的行。 Ctrl+0 隱藏選定的列。Ctrl+A 選擇整個工作表 F1 顯示“MicrosoftOffice Excel 幫助”任務(wù)窗格。 按Ctrl+F1 將顯示或隱藏功能區(qū)。 按Alt+F1 可創(chuàng)建當(dāng)前范圍中數(shù)據(jù)的圖表。 按Alt+Shift+F1 可插入新的工作表。 F2 編輯活動單元格并將插入點放在單元格內(nèi)容的結(jié)尾。如果禁止在單元格中進(jìn)行編輯，它也會將插入點移到編輯欄中。 按Shift+F2 可添加或編輯單元格批注。按Ctrl+F2 將顯示“打印預(yù)覽

7、”窗口。F3 顯示“粘貼名稱”對話框。 按Shift+F3 將顯示“插入函數(shù)”對話框F4 重復(fù)上一個命令或操作（如有可能）。 按Ctrl+F4 可關(guān)閉選定的工作簿窗口。 F5 顯示“定位”對話框。按Ctrl+F5 可恢復(fù)選定工作簿窗口的窗口大小。 F6 在工作表、功能區(qū)、任務(wù)窗格和縮放控件之間切換。在已拆（通過依次單擊“視圖”菜單、“管理此窗口”、“凍結(jié)窗格”“拆分窗口”命令來進(jìn)行拆分）的工作表中，在窗格和功能區(qū)區(qū)域之間切換時，按F6 可包括已拆分的窗格。按Shift+F6 可以在工作表、縮放控件、任務(wù)窗格和功能區(qū)之間切換。如果打開了多個工作簿窗口，則按Ctrl+F6 可切換到下一個工作簿窗口

8、。 F7 顯示“拼寫檢查”對話框，以檢查活動工作表或選定范圍中的拼寫。如果工作簿窗口未最大化，則按Ctrl+F7 可對該窗口執(zhí)行“移動”命令。使用箭頭鍵移動窗口，并在完成時按Enter，或按Esc 取消。 F8 打開或關(guān)閉擴(kuò)展模式。在擴(kuò)展模式中，“擴(kuò)展選定區(qū)域”將出現(xiàn)在狀態(tài)行中，并且按箭頭鍵可擴(kuò)展選定范圍。通過Shift+F8，可以使用箭頭鍵將非鄰近單元格或區(qū)域添加到單元格的選定范圍中。當(dāng)工作簿未最大化時，按Ctrl+F8 可執(zhí)行“大小”命令（在工作簿窗口的“控制”菜單上按Alt+F8 可顯示用于創(chuàng)建、運(yùn)行、編輯或刪除宏的“宏”對話框個人覺得最實用的快捷鍵：Ctrl+向上方向鍵；可以選定當(dāng)前行

9、以上的所有區(qū)域Ctrl+向下方向鍵；可以選定當(dāng)前行以下的所有區(qū)域Ctrl+向左方向鍵；可以選定當(dāng)前單元格左邊需要的區(qū)域Ctrl+向右方向鍵；可以選定當(dāng)前單元格右邊所有的區(qū)域F4鍵，重復(fù)上一個操作AIT+F11，在表格中插入AIT+F1，插入圖表AIT+F2，另存為簡單函數(shù)的介紹簡單函數(shù)的介紹1.Vlookup2.取值left，right，mid等三、三、Excel 數(shù)據(jù)透視及表格數(shù)據(jù)透視及表格圖標(biāo)圖標(biāo)制作制作 數(shù)據(jù)透視表是microsoft excel表格提供的又一便捷的數(shù)據(jù)分析工具。能夠較快的將所需數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在表格或者圖形中。數(shù)據(jù)透視表是交互式報表，可快速合并和比較大量數(shù)據(jù)。來看看具體是如何操

10、作的吧 首先準(zhǔn)備好需要做數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)： 第二步，全選-插入-數(shù)據(jù)透視表確定 按提示操作 在日常工作中，我們經(jīng)常會接觸到各種類型的圖表，相比于單純的數(shù)據(jù)，圖表似乎更能吸引人。而制作圖表的目的不在于惹人眼球，其實質(zhì)是用圖表的形式將數(shù)據(jù)更直觀的表現(xiàn)出來，使數(shù)據(jù)更具有說服力。制作圖表的前提是準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。 圖表可以用來表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對關(guān)系，在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的多少關(guān)系；用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢關(guān)系；用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運(yùn)用Excel 的圖表制作可以生成多種類型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例，分別介紹其制作方法。 最終形成的數(shù)據(jù)透視的匯總表（1）柱

11、形圖具體操作: 1、進(jìn)入Excel 工作界面，先制作統(tǒng)計表格，并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。 2.單擊“插入”工具欄中的“圖表”，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E圖表類型對話框，選擇圖表類型為柱形圖，單擊“下一步”。 3. 進(jìn)入圖表向?qū)У诙襟E圖表數(shù)據(jù)源，根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列，單擊“下一步”。 4. 進(jìn)入圖表向?qū)У谌襟E圖表選項，此時有一組選項標(biāo)簽，用來確定生成的圖表中需要顯示的信息（如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個人生成圖表的需要選擇）。 5.通常直接單擊“下一步”進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E圖表位置，在默認(rèn)狀態(tài)下，程序會將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開，選擇新工作表項，在圖表位置輸入新表單的名稱。 6.如果以上各步驟的操作發(fā)生錯誤，可按“上一步”按鈕返回重新選擇，完成圖表向?qū)У? 步驟操作后，如沒有錯誤，單擊“完成”按鈕，就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。 （2）餅圖）餅圖 同柱形圖的生成步驟基本一樣，只要從“圖表類型”對話框中選擇“餅圖”，單擊“確定”按鈕，就能生成反映數(shù)據(jù)