控制和防范采購(gòu)過程的風(fēng)險(xiǎn)

1、如何控制和防范采購(gòu)過程的風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)通常是指采購(gòu)過程中可能岀現(xiàn)的一些意外情況。采購(gòu)過程包括采購(gòu)方案、采購(gòu)預(yù)算、供應(yīng)商 選擇、采購(gòu)價(jià)格管理、合同簽訂與執(zhí)行、物資驗(yàn)收、付款結(jié)算、本錢核算等諸多環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)由于受各 種因素的影響，存在不同的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。一.識(shí)別采購(gòu)過程的7類風(fēng)險(xiǎn)：1增支風(fēng)險(xiǎn)由于在采購(gòu)過程中各種增加支岀因素的存在，使完成一項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)所需的最終采購(gòu)支岀比預(yù)期的采購(gòu)支出有所增加，所以采購(gòu)面臨增加支出的風(fēng)險(xiǎn)，主要原因有：a采購(gòu)方案不合理：編制的采購(gòu)方案部合理，使采購(gòu)過程中缺乏合理的依據(jù)，還可能致使企業(yè)為了滿 足臨時(shí)性的生產(chǎn)需要而進(jìn)行緊急采購(gòu)，進(jìn)而導(dǎo)致采購(gòu)支岀增加。b預(yù)算編制不合理：采購(gòu)預(yù)算編

2、制不合理，導(dǎo)致采購(gòu)實(shí)際本錢超過預(yù)期的采購(gòu)支岀，使采購(gòu)面臨著增 支風(fēng)險(xiǎn)或采購(gòu)過程資金短缺的風(fēng)險(xiǎn)。c采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行：采購(gòu)人員未按預(yù)算管理制度、流程準(zhǔn)確執(zhí)行，使得采購(gòu)預(yù)算形同虛設(shè)，相關(guān)表單工 具也未得到正確使用，導(dǎo)致采購(gòu)面臨著增支風(fēng)險(xiǎn)。d采購(gòu)價(jià)格上漲：由于市場(chǎng)形式發(fā)生突變，或者對(duì)于原材料的上漲又缺乏預(yù)期，使企業(yè)采購(gòu)本錢突然 增加，從而使企業(yè)面臨采購(gòu)增支風(fēng)險(xiǎn)。e采購(gòu)數(shù)量增加物資管理不當(dāng)使倉(cāng)庫(kù)物資發(fā)生變質(zhì)或者損壞，或生產(chǎn)需求增加等原因，導(dǎo)致企業(yè)需緊急增加采購(gòu)物資的數(shù)量，從而產(chǎn)生采購(gòu)增支的風(fēng)險(xiǎn)。2延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)延遲交貨時(shí)指供應(yīng)商沒有嚴(yán)格按照合同所規(guī)定的時(shí)間完成交貨任務(wù)，而是在合同規(guī)定的交貨期后一段時(shí)間才履行交

3、貨義務(wù)。a供應(yīng)商管理水平：由于供應(yīng)商在生產(chǎn)要素的組織管理等方面存在缺乏或決策失誤，使交貨日期遲于采購(gòu)合同所要求的交貨期。b原材料控制不當(dāng)：供應(yīng)商在簽訂合同之前，忘記預(yù)估、錯(cuò)誤估算或不估算原材料的狀況，如果原材 料不能及時(shí)到位，就存在采購(gòu)物資部能及時(shí)交付的風(fēng)險(xiǎn)。c供應(yīng)商技術(shù)水平：供應(yīng)商接單之前未對(duì)技術(shù)水平進(jìn)行正確評(píng)估，在訂單生產(chǎn)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)材料、模具、 設(shè)備不能滿足生產(chǎn)滿足生產(chǎn)的需求，造成問題無法解決而影響交貨期。d物資運(yùn)輸：供應(yīng)商對(duì)物資運(yùn)輸時(shí)間估算錯(cuò)誤，或物資在運(yùn)輸過程中岀現(xiàn)突發(fā)事件等，都可能存在延 期交貨風(fēng)險(xiǎn)。e不可抗力：由于發(fā)生了供應(yīng)商無法預(yù)見、無法預(yù)防、無法防止和無法控制的事件，以致不能履

4、行或不 能如期履行合同，造成延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)。3. 質(zhì)量不符風(fēng)險(xiǎn)質(zhì)量不符是指供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合采購(gòu)企業(yè)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)或采購(gòu)合同的要求，物資質(zhì)量不符存在的風(fēng)險(xiǎn)取決于供應(yīng)商，同時(shí)也取決于企業(yè)內(nèi)部程度。a供貨質(zhì)量：由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，導(dǎo)致加工產(chǎn)品未到達(dá)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，給企業(yè)在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身平安、企業(yè)聲譽(yù)等方面造成損害。b驗(yàn)收人員：物資驗(yàn)收人員對(duì)物資的質(zhì)量驗(yàn)收工作不重視，或技術(shù)不強(qiáng)，對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)工作和根本理論 知識(shí)理解不到位等情況，都有能造成物資質(zhì)量低下。c驗(yàn)收工具：采購(gòu)物資檢驗(yàn)儀器的操作方法不當(dāng)或檢測(cè)設(shè)備失效，引起物資質(zhì)量誤判，造成質(zhì)量部符 合企業(yè)要求的風(fēng)險(xiǎn)。d驗(yàn)收方法：未按規(guī)定的檢驗(yàn)流程

5、和操作規(guī)程進(jìn)行物資檢測(cè)，使物資檢驗(yàn)不及時(shí)、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致不合 格品混入倉(cāng)庫(kù)，造成物資質(zhì)量部不符合標(biāo)準(zhǔn)的風(fēng)險(xiǎn)。e驗(yàn)收標(biāo)識(shí)：對(duì)不合格的物資未進(jìn)行標(biāo)識(shí)，假設(shè)物資標(biāo)識(shí)于實(shí)際不符，導(dǎo)致不合格品混入倉(cāng)庫(kù)，那么會(huì) 造成物資質(zhì)量部符合標(biāo)準(zhǔn)的風(fēng)險(xiǎn)。4. 合同風(fēng)險(xiǎn)合同風(fēng)險(xiǎn)是指因?yàn)楣?yīng)商于采購(gòu)方的各種原因，導(dǎo)致采購(gòu)合同無法正常履行，給企業(yè)造成損失的風(fēng)險(xiǎn)。影響合同風(fēng)險(xiǎn)的因素駐澳包括采購(gòu)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、供應(yīng)商的履約能力、合同的內(nèi)容等。a合同知識(shí)缺乏：采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)合同和相關(guān)法律法規(guī)不熟悉，導(dǎo)致無法識(shí)別采購(gòu)合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)，無法有效利用的合同條款躲避風(fēng)險(xiǎn)。b合同范本亂紊：采購(gòu)部所簽訂的合同未以范本為準(zhǔn)，使合同的內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)、

6、不完善、不合理，導(dǎo)致合 同產(chǎn)生法律糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。c合同主體：供應(yīng)商通過虛假的合同主體身份與采購(gòu)人員訂立合同，或以偽造、假冒、作廢的證件作為 同合同主體證明，容易造成合同無效的風(fēng)險(xiǎn)。d合同條款:采購(gòu)不同不合法可能被認(rèn)定無效，采購(gòu)合同條款約定不明確或表述不嚴(yán)謹(jǐn)，可能影響合同履行，引發(fā)糾紛。e合同更改確認(rèn)：供應(yīng)商替換合同內(nèi)容或提供的合同與談判達(dá)成的內(nèi)容不一致，而雙方也未進(jìn)行確認(rèn)， 這樣可能會(huì)使采購(gòu)方受到較大的經(jīng)濟(jì)損失。f合同履約風(fēng)險(xiǎn)：未對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，不能確定其是否具備履約合同義務(wù)的能力，而給企業(yè)帶來采購(gòu) 風(fēng)險(xiǎn)。5. 預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)是指采購(gòu)方在提前付款的情況下，岀現(xiàn)終止采購(gòu)?fù)丝铍y、采購(gòu)質(zhì)量難保

7、證、虛假承諾難兌現(xiàn)、采購(gòu)變更難履約、攜款逃逸難追款等風(fēng)險(xiǎn)。a協(xié)議約定不詳細(xì)：采購(gòu)物資、交貨期限、生效條件、合同變更、協(xié)議終止、違約責(zé)任等內(nèi)容約定不明 確，致使出現(xiàn)采購(gòu)物資難保證、采購(gòu)變更難履行等風(fēng)險(xiǎn)。b供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商接受預(yù)付款后，可能會(huì)擅自變更交貨時(shí)間、降低效勞質(zhì)量，不按事先約定的 條款履行或不完全履行，給采購(gòu)方造成損失或嚴(yán)重影響。c突發(fā)事件：接受預(yù)付款的供應(yīng)商可能會(huì)由于競(jìng)爭(zhēng)劇烈或經(jīng)營(yíng)者本身管理能力不強(qiáng)、經(jīng)濟(jì)不善等因素，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)困難，造成無法履約的風(fēng)險(xiǎn)。d付款控制不當(dāng)：對(duì)預(yù)付款比例、金額控制不當(dāng)，增加企業(yè)的資金占用率，造成資金無法正常周轉(zhuǎn)的 風(fēng)險(xiǎn)。e付款審核不嚴(yán)：付款審核管理制度不

8、完善，審核人員沒有對(duì)付款憑證進(jìn)行嚴(yán)格考核，導(dǎo)致付款岀錯(cuò)或在付款時(shí)岀現(xiàn)糾紛。6. 存貨風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)通過采購(gòu)、外協(xié)方式取得的原材料或輔料構(gòu)成了存貨，存貨是企業(yè)開始生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的物資根底，企業(yè)在進(jìn)行存貨管理的過程中存在許多風(fēng)險(xiǎn)。a庫(kù)存過高的風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)庫(kù)存過高，將占用大量資金，同時(shí)需投入過多的本錢對(duì)其進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，假 設(shè)管理不善那么會(huì)產(chǎn)生大量的呆滯物資，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。b庫(kù)存過低的風(fēng)險(xiǎn)：企業(yè)庫(kù)存過低，將不能滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求，并且導(dǎo)致停工待料和延遲交貨。c物資損壞變質(zhì)：物資長(zhǎng)時(shí)間的積壓、庫(kù)存管理不善、倉(cāng)庫(kù)環(huán)境不良等原因，都可能造成庫(kù)存物資的 損壞，給企業(yè)帶來?yè)p失。d庫(kù)存周轉(zhuǎn)過慢：庫(kù)存周轉(zhuǎn)過慢，周轉(zhuǎn)率

9、過低，將可能造成庫(kù)存積壓，增加庫(kù)存本錢。e庫(kù)存價(jià)格下跌：企業(yè)庫(kù)存物資的下跌，將可能導(dǎo)致庫(kù)存價(jià)值縮水，產(chǎn)成品的價(jià)格下降，企業(yè)利潤(rùn)降 低的風(fēng)險(xiǎn)。f庫(kù)存信息不暢：庫(kù)存信息不暢通，將導(dǎo)致庫(kù)存信息不能及時(shí)收集并錄入系統(tǒng)，造成庫(kù)存信息不正確，不對(duì)稱，影響企業(yè)的管理決策。7. 道德風(fēng)險(xiǎn)a采購(gòu)信息收集：采購(gòu)人員為了貪圖省力，不積極收集信息，使企業(yè)不完全了解市場(chǎng)價(jià)格，難以判斷價(jià) 格是否合理，導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格高于市場(chǎng)價(jià)格的風(fēng)險(xiǎn)。b供應(yīng)商選擇：采購(gòu)人員為了個(gè)人利益與供應(yīng)商合謀，并利用職權(quán)，使供應(yīng)商在供應(yīng)商篩選中處于優(yōu)勢(shì)地位，給企業(yè)采購(gòu)工作帶來道德風(fēng)險(xiǎn).c采購(gòu)回扣：采購(gòu)人員在談判議價(jià)的過程中，供應(yīng)商在帳外暗中給予采購(gòu)人員

10、回扣，而采購(gòu)人員那么給予供應(yīng)商在價(jià)格商的優(yōu)惠。d簽訂采購(gòu)合同：供應(yīng)商利用虛假名義簽訂合同或設(shè)置合同陷阱，導(dǎo)致合同無效，并且合同管理制度 不健全，導(dǎo)致采購(gòu)人員岀現(xiàn)暗箱操作的可能。e合同工履行：供應(yīng)商無故終止合同，不按照合同約定提交貨物，耽誤企業(yè)的生產(chǎn)。二.采購(gòu)過程風(fēng)險(xiǎn)防范1完善采購(gòu)管理體系a構(gòu)建科學(xué)合理的采購(gòu)架構(gòu)按照內(nèi)控制度制衡性原那么，企業(yè)在機(jī)構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面做到相互制約、互相監(jiān)督， 實(shí)現(xiàn)集中的權(quán)利分散化、隱蔽的權(quán)利公開化、防范職能特權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。b強(qiáng)化崗位管理強(qiáng)化崗位管理可有效防范采購(gòu)活動(dòng)中的人為道德風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)不產(chǎn)生崗位腐敗， 最大限度地調(diào)動(dòng)采購(gòu)人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性。c

11、完善采購(gòu)管理制度建立科學(xué)和完善的采購(gòu)管理制度，標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)實(shí)施流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，能夠保障采購(gòu)行為在采購(gòu)架構(gòu)下合理有序的進(jìn)行，同時(shí)能夠有效防范因制度執(zhí)行不到位而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。2實(shí)施采購(gòu)過程控制a采購(gòu)方案的 核查企業(yè)采購(gòu)部的物料需求方案、物資采購(gòu)方案的編制依據(jù)是否科學(xué)；核查調(diào)查預(yù)測(cè)是否偏離實(shí)際；核查方案目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否一致；核查采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)目標(biāo)、采購(gòu)時(shí)間、運(yùn)輸方案、使用方案、質(zhì)量方案是否有保證措施。b合同簽訂的 核查簽訂經(jīng)濟(jì)合同的當(dāng)事人是否具有主體資格，是否具有民事權(quán)利和行為能力；核查合同主要條款是否符合國(guó)家的法律和行政法規(guī)的要求；核查合同主要條款是否完備、文字表述是否準(zhǔn)確、合同簽訂是否符合法定程序。c物資驗(yàn)收的核查物資驗(yàn)收工作的執(zhí)行情況，是否做好物資驗(yàn)收工作和原始記錄；核查不合格的控制情況，發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)措施；核查合同履行情況及違約糾紛的處理。d結(jié)賬付款的核查是否嚴(yán)格按照合同規(guī)定付款；核查是否按照規(guī)定的流程付款；核查付款相關(guān)憑證是否合理、合法、完整、準(zhǔn)確。3采購(gòu)人員的管理為加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理，企業(yè)可以有針對(duì)性地制定和實(shí)施一些防范措施，具體措施如下：a根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，企業(yè)可制定采購(gòu)業(yè)務(wù)行為準(zhǔn)那么、采購(gòu)人員行為標(biāo)準(zhǔn)、作為采購(gòu)人員的行為綱領(lǐng) 性文件。b要求每個(gè)采購(gòu)人