現(xiàn)代辦公自動化教程（第2版） 第1章 現(xiàn)代辦公自動化基礎(chǔ)

1、 辦公自動化是近幾年發(fā)展最快、應(yīng)用最廣、普及率最高的一門新興技術(shù)之一，隨著辦公設(shè)備、通訊技術(shù)、電子計算機(jī)技術(shù)等的發(fā)展，對辦公自動化的要求也進(jìn)一步的提高。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，它包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。本章主要介紹辦公自動化的一般基礎(chǔ)知識和辦公自動化的常用設(shè)備。 傳統(tǒng)的辦公模式雖然可以利用通信、印刷和計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，但仍然不能從根本上改變辦公人員勞動強(qiáng)度大、工作效率低的局面。因此，要提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平和工作效率，必須建立一套以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、結(jié)合了科學(xué)管理思想和行為科學(xué)的辦公自動化系統(tǒng)來促進(jìn)辦公活動的規(guī)范化和制

2、度化，如圖1-2所示。 1了解辦公自動化的內(nèi)涵 2明確實(shí)施秘書工作辦公自動化的具體工作 3熟練掌握使用計算機(jī)辦公自動化功能 4利用現(xiàn)代計算機(jī)辦公自動化功能，不斷提高辦公效率 5具有開拓創(chuàng)新精神，不斷研制開發(fā)計算機(jī)軟件，盡快適應(yīng)新世紀(jì)辦公特點(diǎn)。 辦公自動化就是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)、行為科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種辦公目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。 2辦公自動化的特點(diǎn) （1）辦公自動化是一門綜合性的學(xué)科 （2）辦公自動化是一個人機(jī)信息系統(tǒng) （3）辦公自動化是對信息處理的一體化過程 （4）辦公自動化可

3、以提高辦公效率和辦公質(zhì)量 1.1.5 辦公信息處理對象 1文字處理 文字指的是各種文件、檔案、信件、電報和手稿等。文字處理功能指的是，利用電子計算機(jī)寫文章、擬報告、發(fā)指示、寫公函、批文件等一些日常辦公業(yè)務(wù)的處理能力，并能對這些業(yè)務(wù)進(jìn)行編輯、修改、存儲、復(fù)制、打印等的操作。具體地說，能利用文字處理系統(tǒng)軟件進(jìn)行各種文字的處理工作。 2數(shù)據(jù)處理 數(shù)據(jù)指的是各種數(shù)據(jù)文件、報表和記錄等。數(shù)據(jù)處理功能指的是，財務(wù)數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)、文檔數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、市場數(shù)據(jù)、人口數(shù)據(jù)、氣象數(shù)據(jù)等的處理能力。 4 4圖像處理圖像處理 圖像是指包括圖形（像）的生成（繪制）、編輯和修改，圖圖像是指包括圖形（像）的生成（繪制）、編

4、輯和修改，圖形（像）與文字的混合排版、定位與輸出等。圖像有靜態(tài)和形（像）與文字的混合排版、定位與輸出等。圖像有靜態(tài)和動態(tài)兩種類型，其中靜態(tài)圖像包括樣品照片，傳真圖像，統(tǒng)動態(tài)兩種類型，其中靜態(tài)圖像包括樣品照片，傳真圖像，統(tǒng)計報表等。而動態(tài)圖像包括視頻、電視會議、電視監(jiān)督等。計報表等。而動態(tài)圖像包括視頻、電視會議、電視監(jiān)督等。 圖像處理功能指的是，利用電子計算機(jī)對所得到的數(shù)據(jù)分析圖像處理功能指的是，利用電子計算機(jī)對所得到的數(shù)據(jù)分析后，得出的各種統(tǒng)計圖、直方圖、扇形圖、圓餅圖、折線圖、后，得出的各種統(tǒng)計圖、直方圖、扇形圖、圓餅圖、折線圖、曲線圖以及立體圖等的能力。曲線圖以及立體圖等的能力。 1.2.

5、2辦公自動化層次結(jié)構(gòu) 1事務(wù)型辦公室系統(tǒng) 事務(wù)型辦公室系統(tǒng)又可分為單機(jī)系統(tǒng)(在一個辦公室內(nèi))和多機(jī)系統(tǒng)，即，可以支持一個機(jī)關(guān)單位內(nèi)的各辦公室完成基本辦公事務(wù)處理和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理的多機(jī)系統(tǒng)。 2管理型辦公室系統(tǒng) （1）管理型辦公室系統(tǒng)的功能 管理型辦公室系統(tǒng)是建立在事務(wù)型辦公室系統(tǒng)之上，既有事務(wù)型辦公室系統(tǒng)的全部功能，又有管理信息系統(tǒng)的功能，對各辦公室進(jìn)行全面的管理并提供信息。它側(cè)重于面向信息流的處理，即工業(yè)、交通、農(nóng)貿(mào)等經(jīng)濟(jì)信息流的處理，人口、環(huán)境、資源等社會信息流的處理，以及公文文件類型的信息流的處理。 （2）管理型辦公室系統(tǒng)的組成 在事務(wù)型辦公用基本設(shè)備的基礎(chǔ)上，增加高檔微機(jī)和工作站設(shè)備

6、、通信設(shè)備。它使用的設(shè)備比事務(wù)型的設(shè)備級別要高，而且復(fù)雜，各部門間有很強(qiáng)的通信能力。除通用、專用軟件外，還要求有自己的信息管理系統(tǒng)，在事務(wù)型辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上加入專用數(shù)據(jù)庫。例如，在政府部門有計劃、公交、統(tǒng)計、貿(mào)易、財政、稅務(wù)數(shù)據(jù)庫，企業(yè)中有物資設(shè)備、產(chǎn)品、市場預(yù)測、成本數(shù)據(jù)庫等。 用電子計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理一般分為以下幾個階段。用電子計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理一般分為以下幾個階段。 （1 1）數(shù)據(jù)的收集。將現(xiàn)場記錄下來的原始數(shù)據(jù)送到數(shù)據(jù)處理）數(shù)據(jù)的收集。將現(xiàn)場記錄下來的原始數(shù)據(jù)送到數(shù)據(jù)處理部門，對數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的檢驗(yàn)。部門，對數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的檢驗(yàn)。 （2 2）為了使數(shù)據(jù)能夠?yàn)橛嬎銠C(jī)所處理，必須對數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換

7、）為了使數(shù)據(jù)能夠?yàn)橛嬎銠C(jī)所處理，必須對數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換和代碼化。和代碼化。 （3 3）分析數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)，便于用某種方法安排和存儲數(shù)據(jù)，）分析數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)，便于用某種方法安排和存儲數(shù)據(jù)，使得計算機(jī)處理數(shù)據(jù)更快捷，數(shù)據(jù)占用的空間更少。使得計算機(jī)處理數(shù)據(jù)更快捷，數(shù)據(jù)占用的空間更少。 （4 4）將整理后的數(shù)據(jù)，按照規(guī)定好的格式輸入計算機(jī)中。）將整理后的數(shù)據(jù)，按照規(guī)定好的格式輸入計算機(jī)中。 （5 5）數(shù)據(jù)處理。對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種需要的操作，如分類、）數(shù)據(jù)處理。對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種需要的操作，如分類、排序、匯總、統(tǒng)計。排序、匯總、統(tǒng)計。 （6 6）將數(shù)據(jù)處理結(jié)果按用戶要求的形式輸出。）將數(shù)據(jù)處理結(jié)果按用

8、戶要求的形式輸出。 （7 7）最后是數(shù)據(jù)的存儲。對輸入的原始數(shù)據(jù)、計算出來的中）最后是數(shù)據(jù)的存儲。對輸入的原始數(shù)據(jù)、計算出來的中間數(shù)據(jù)或處理后的結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲。這時用戶要考慮數(shù)據(jù)間數(shù)據(jù)或處理后的結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲。這時用戶要考慮數(shù)據(jù)的安全性等問題。的安全性等問題。 3 3數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 所謂數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和管理的系統(tǒng)，所謂數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和管理的系統(tǒng)，通常一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括四個重要組成部分：數(shù)據(jù)通常一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括四個重要組成部分：數(shù)據(jù)( (庫庫) )、硬件、軟件、用戶。、硬件、軟件、用戶。 5 5全文檢索系統(tǒng)軟件全文檢索系統(tǒng)軟件 （1 1）全文檢索系統(tǒng)的概念

9、與作用）全文檢索系統(tǒng)的概念與作用 信息檢索可分為兩大類：一類是受控詞匯的檢索，即數(shù)據(jù)庫信息檢索可分為兩大類：一類是受控詞匯的檢索，即數(shù)據(jù)庫的檢索，這種檢索必須進(jìn)行對文獻(xiàn)的著錄標(biāo)引等前期處理工的檢索，這種檢索必須進(jìn)行對文獻(xiàn)的著錄標(biāo)引等前期處理工作，所需人力和時間的投入極高；另一類就是全文檢索，這作，所需人力和時間的投入極高；另一類就是全文檢索，這是一種非受控詞匯的檢索，其優(yōu)點(diǎn)是無需對文獻(xiàn)進(jìn)行著錄標(biāo)是一種非受控詞匯的檢索，其優(yōu)點(diǎn)是無需對文獻(xiàn)進(jìn)行著錄標(biāo)引等前期處理。引等前期處理。 （2 2）檢索系統(tǒng)類型）檢索系統(tǒng)類型 受控詞檢索：根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的詞匯作為檢索標(biāo)志受控詞檢索：根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的詞

10、匯作為檢索標(biāo)志的檢索方法。的檢索方法。 非受控詞（全文）檢索：根據(jù)任意字符串進(jìn)行檢索的技非受控詞（全文）檢索：根據(jù)任意字符串進(jìn)行檢索的技術(shù)方法。術(shù)方法。 （3 3）檢索標(biāo)志）檢索標(biāo)志 關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞是數(shù)據(jù)庫和其它計算機(jī)文件中特定的數(shù)關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞是數(shù)據(jù)庫和其它計算機(jī)文件中特定的數(shù)據(jù)項(xiàng)或限定詞，用以對計算機(jī)文件及其數(shù)據(jù)記錄起標(biāo)識作用，據(jù)項(xiàng)或限定詞，用以對計算機(jī)文件及其數(shù)據(jù)記錄起標(biāo)識作用，并可以其作分類或索引。并可以其作分類或索引。 主題詞：主題詞是從自然語言中篩選并加以規(guī)范化了的、主題詞：主題詞是從自然語言中篩選并加以規(guī)范化了的、用以概括和表達(dá)文獻(xiàn)中的內(nèi)容主題的基本概念的詞匯。一篇用以概括和表達(dá)

11、文獻(xiàn)中的內(nèi)容主題的基本概念的詞匯。一篇文獻(xiàn)通常以若干個主題詞來標(biāo)識。主題詞在文獻(xiàn)中可能并不文獻(xiàn)通常以若干個主題詞來標(biāo)識。主題詞在文獻(xiàn)中可能并不出現(xiàn)，但用戶可以通過它找到符合概念內(nèi)容的文獻(xiàn)。出現(xiàn)，但用戶可以通過它找到符合概念內(nèi)容的文獻(xiàn)。 6 6數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件 （1 1）DBMSDBMS功能功能 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMSDBMSData Base Management Data Base Management SystemSystem）是一個數(shù)據(jù)庫管理軟件，它的職能是維護(hù)）是一個數(shù)據(jù)庫管理軟件，它的職能是維護(hù)數(shù)據(jù)庫，接受和完成用戶程序或命令提出的訪問數(shù)數(shù)據(jù)庫，

12、接受和完成用戶程序或命令提出的訪問數(shù)據(jù)的各種請求。在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，用戶使用數(shù)據(jù)庫據(jù)的各種請求。在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，用戶使用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)是目的，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是幫助人們達(dá)到中的數(shù)據(jù)是目的，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是幫助人們達(dá)到這一目的的工具和手段。這一目的的工具和手段。DBMSDBMS一般包括以下三大主一般包括以下三大主要功能要功能 1.2.5 1.2.5 多媒體實(shí)用技術(shù)多媒體實(shí)用技術(shù) 1 1多媒體計算機(jī)多媒體計算機(jī) （1 1）多媒體計算機(jī)技術(shù)的概念）多媒體計算機(jī)技術(shù)的概念 所謂多媒體，是指能夠同時采集、處理、編輯、存所謂多媒體，是指能夠同時采集、處理、編輯、存儲和展示兩個或以上不同類型信息媒體的技術(shù)，這儲

13、和展示兩個或以上不同類型信息媒體的技術(shù)，這些信息媒體包括文字、聲音、圖形、圖像、動畫和些信息媒體包括文字、聲音、圖形、圖像、動畫和活動影像等?；顒佑跋竦?。 （2 2）多媒體個人計算機(jī)的基本配置）多媒體個人計算機(jī)的基本配置 一般來說，多媒體個人計算機(jī)（一般來說，多媒體個人計算機(jī)（MPCMPC）的基本硬件）的基本硬件結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu) 3漢字識別技術(shù) 漢字識別技術(shù)(簡稱OCR)可以理解為是讓計算機(jī)認(rèn)字的技術(shù)。它通過光電信號轉(zhuǎn)換，即文本數(shù)據(jù)。 4語音處理系統(tǒng) （1）語音識別概念 是計算機(jī)應(yīng)用人工智能技術(shù)將人的語音自動轉(zhuǎn)換為文字和指令、使計算機(jī)具備聽覺功能的技術(shù)方法。 1.3.1 辦公自動化應(yīng)用發(fā)展 1辦公自動

14、化硬件發(fā)展 辦公自動化硬件從橫向可分為以下幾種類型。 （1）辦公信息的輸入、輸出設(shè)備：如打印機(jī)、掃描儀、麥克風(fēng)、音箱、手寫筆等； （2）信息處理設(shè)備：指各種個人計算機(jī)、工作站或服務(wù)器等； （3）信息復(fù)制設(shè)備：指復(fù)印機(jī)、磁盤、磁帶、光盤刻錄機(jī)等； （4）信息傳輸設(shè)備：電話、傳真機(jī)、計算機(jī)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等； （5）信息存儲設(shè)備：如硬盤、ZIP、光盤存貯系統(tǒng)等； （6）其他輔助設(shè)備：交通工作、空調(diào)、UPS、碎紙機(jī)、傳呼設(shè)備等。 2辦公自動化軟件發(fā)展 隨著新技術(shù)、新產(chǎn)品的出現(xiàn)，辦公自動化的軟件也隨之發(fā)展。辦公自動化軟件一般可分為基礎(chǔ)軟件及應(yīng)用軟件兩大類，其中OA基礎(chǔ)軟件包括：從前應(yīng)用廣泛的DOS下的W

15、PS文字處理軟件、現(xiàn)在的Office 2000套裝軟件（含WORD、EXCEL、POWERPOINT、ACCESS、OUTLOOK）、LOTUS系統(tǒng)、WPS 2000、IBM的中文語音識別錄入軟件、OCR漢字識別軟件、手寫輸入系統(tǒng)、及MS EXCHANGE的消息系統(tǒng)，這些軟件，都是實(shí)施辦公自動化的基礎(chǔ)軟件。 1.3.2 辦公自動化的新變化 1對人員素質(zhì)的新變化 現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將所有員工聯(lián)系起來，通過網(wǎng)絡(luò)來完成大部分的辦公工作，是全員的辦公自動化。這要求所有人員，上至領(lǐng)導(dǎo)，下至各級員工，都應(yīng)能使用電腦，否則，辦公自動化就無法進(jìn)行。 2成功實(shí)施因素的新變化 現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)

16、，一方面，涉及面大，必須改變傳統(tǒng)的工作模式。另一方面，如果辦公自動化沒有真正全面實(shí)施的話，就不會見到進(jìn)一步的效果。這時候，辦公自動化能否成功地實(shí)施，就與領(lǐng)導(dǎo)的決心及重視有極大的關(guān)系。 1.3.3 辦公自動化發(fā)展方向1發(fā)展的方向 （1）從技術(shù)發(fā)展角度來看由于計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、安全技術(shù)以及軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。（2）從管理體制和工作習(xí)慣的角度來看全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性，短時間內(nèi)改變尚需時日。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。（3） 數(shù)字化辦公的基本框架實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公既不同于傳統(tǒng)的OA，也不同于MIS的建設(shè)，它的結(jié)構(gòu)是Intranet網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，它的構(gòu)建思路是自上而下的，即首先把整個內(nèi)部網(wǎng)看成是一個整體，這個整體的對象是網(wǎng)上所有用戶，它必需有一個基礎(chǔ)，我們稱這個基礎(chǔ)為內(nèi)網(wǎng)平臺，就好象