如何提高期刊編務工作效率范文

1、如何提高期刊編務工作效率 本文關(guān)鍵詞： 本文簡介：隨著采編系統(tǒng)的普及和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，期刊編務的工作方式發(fā)生了重大改變，如稿件的登記、送審、催審、退修等流程均可以通過采編系統(tǒng)快速處理，與作者、審稿專家的聯(lián)系可以通過電子郵件或者QQ等即時通信工具完成;但是編務人員仍需要負責發(fā)放版面費通知和錄用證明、收取版面費、發(fā)放審稿費和稿費、寄送樣刊和發(fā)票、更新 本文內(nèi)容： 隨著采編系統(tǒng)的普及和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，期刊編務的工作方式發(fā)生了重大改變，如稿件的登記、送審、催審、退修等流程均可以通過采編系統(tǒng)快速處理，與作者、審稿專家的聯(lián)系可以通過電子郵件或者QQ等即時通信工具完成;但是編務人員仍需要負責發(fā)放版面費通

2、知和錄用證明、收取版面費、發(fā)放審稿費和稿費、寄送樣刊和發(fā)票、更新專家和作者數(shù)據(jù)庫等繁瑣工作。隨著我國科研力量的加強，各編輯部來稿量逐年上升，導致期刊發(fā)文量增加、出版周期縮短，編務工作量進一步增加。而很多編輯部因為人手不足，往往采用兼職編務工作模式，即責任編輯兼職編務。編務工作非常繁瑣、枯燥乏味，責任編輯在負責編校稿件的同時還要處理編務工作，勢必會降低自身工作效率和編校質(zhì)量，甚至遺忘某些工作環(huán)節(jié)，因此提高期刊編務工作效率顯得尤為重要3。筆者基于多年親身經(jīng)驗，總結(jié)了一些編務工作的心得體會。 編務工作是編輯部工作的重要組成部分，負責協(xié)調(diào)編輯部各方面的運作，是編輯部的核心樞紐，也是聯(lián)系編輯部和作者、審

3、稿專家的紐帶4。從收稿到印刷，期刊出版流程環(huán)環(huán)相扣，而編務就是環(huán)與環(huán)之間的連接點，保證期刊每一期的順利發(fā)行。作者與審稿專家對編輯部的第一印象往往來自編務人員的工作態(tài)度與效率，信息的準確傳遞、審稿費和稿費的及時發(fā)放、問題的快速解答都可以使期刊的正面形象得到提升，從而吸引更多的好稿件5。隨著信息時代的到來，編務工作的內(nèi)容也在發(fā)生變化，如稿件的登記、催審之類的環(huán)節(jié)已經(jīng)可以通過網(wǎng)站采編系統(tǒng)自動完成。新時期編務工作內(nèi)容6-8主要有:1)稿件查重;2)版面費的收取、稿費和審稿費的發(fā)放;3)錄用證明的發(fā)放;4)期刊檔案、資料的保存;5)版面費發(fā)票及樣刊的寄送;6)定期更新作者、審稿專家數(shù)據(jù)庫;7)收發(fā)電子郵

4、件、接打電話，解決作者和審稿專家問題;8)當期數(shù)據(jù)上傳各大數(shù)據(jù)庫及編輯部官網(wǎng)。 編務工作雖然龐雜、瑣碎，但是很多環(huán)節(jié)都可以“偷懶”。本章將針對編務工作的主要內(nèi)容，提出一些提高工作效率的方法。 版面費收取及作者信息收集 稿件錄用之后，編輯部會向作者收取一定金額的版面費，以維持日常開銷。一般編務人員都是計算好版面費金額后，逐一給作者發(fā)送郵件，并要求作者提供發(fā)票抬頭、郵寄地址等信息。此方法耗時耗力，且郵箱在同一時段發(fā)送多封相似內(nèi)容的繳費通知容易被系統(tǒng)認為是垃圾郵件，導致被封號。對此，提出幾點建議:1)定期統(tǒng)一群發(fā)郵件，將版面費收取規(guī)則寫于郵件之中，由作者自行確定繳費金額，這樣可以節(jié)省大量發(fā)郵件、計算

5、版面費的時間;2) 匯總作者信息建立期刊 QQ群收集作者提供的信息之后，可以將所有信息匯總于excel表格中，方便后期查詢使用。對于有采編系統(tǒng)的編輯部，可以從采編系統(tǒng)中一次性導出所有已經(jīng)錄用稿件的信息，然后根據(jù)作者反饋的Word進行補充更新。QQ作為時下最流行的即時聊天工具，在編務人員的工作中也發(fā)揮著重要作用。版面費及錄用通知郵件中附有編輯部的QQ群，根據(jù)本刊經(jīng)驗，大部分作者都會申請加入。編務人員可以在QQ群中通知各種消息，包括版面費到賬情況、已經(jīng)寄出發(fā)票的快遞單號、增刊征稿信息等;也可以通過QQ群尋求作者幫助，例如向作者詢問某些生僻研究方向的專家，或者在無法聯(lián)系到某作者時通過群里其同學、同事

6、代為轉(zhuǎn)達消息。大地測量與地球動力學編輯部QQ群自2014年建立以來，成員已經(jīng)達到995人，并且還在不斷增加。QQ群建立以后，編輯部的來電減少了90%以上，編輯和編務再也不會因為絡繹不絕的來電打斷工作思路而煩惱，既節(jié)省了時間又提高了效率。通過QQ進行溝通的好處非常多:有事情可以同時通知所有人，節(jié)省了打電話、發(fā)郵件的時間;即使沒有及時看到QQ消息也不用擔心，因為QQ可以自動記錄聊天內(nèi)容，因出差、休假不在辦公室可以通過手機等移動端與群成員進行聯(lián)系，等上班之后再處理各項事務;可以通過QQ發(fā)送截圖、復制大段文字以解答某些作者所提的復雜的問題。其實QQ群的作用遠不止這幾點，因為不是本文討論重點，在此不進行

7、詳述。需要注意的是，應當對申請入群的人進行嚴格審核，必須提供稿號或者單位+姓名，以防止廣告和不良信息。入群之后，所有成員昵稱應改為單位+姓名，方便編輯或者編務人員查找。如果群成員較多、刊期較短，則建議按期建立小群，要求當期稿件的作者或者通信作者加入，然后在小群中通知當期版面費、稿費、樣刊等事宜。對于兼職編務，更可以直接在小群中與所有作者溝通，大幅提高編校的效率。 郵寄發(fā)票與樣刊 發(fā)票與樣刊的寄送耗時耗力，特別是對于期刊較短、發(fā)文量較大的期刊。根據(jù)筆者調(diào)查和收到的交換期刊發(fā)現(xiàn)，絕大部分編輯部寄送發(fā)票時都是手寫，郵發(fā)樣刊時都是先打印地址，剪裁之后用膠水或者糨糊貼于信封之上。這種方法效率較低且容易出

8、錯，筆者在此推薦使用不干膠打印紙。不干膠打印紙可以即撕即用，干凈衛(wèi)生且黏性好。先根據(jù)購買的不干膠打印紙樣式，設計好模板，然后將所有固定郵發(fā)地址復制粘貼進去，最后調(diào)整格式即可。激光打印機和噴墨打印機均可使用該打印紙。如果要給作者郵寄樣刊，只需將之前收集到的作者地址、郵編等信息復制粘貼到模板中，這樣還可以避免因為筆誤錯寫郵寄地址或電話，導致作者無法收到發(fā)票或者樣刊。一般給作者郵寄發(fā)票的時候都是通過快遞，那么在收到版面費之后，就可以根據(jù)Excel匯總表中信息打印郵寄地址與電話，貼于快遞單上，郵寄之前最好記錄下快遞單號，并錄入Excel匯總表中，以追蹤快遞;郵寄之后可以在QQ群中通知作者即將有快遞寄到

9、。大地測量與地球動力學為月刊，每期給固定地址郵發(fā)約500本樣刊，給作者寄送40余本樣刊。在使用該方法之前，需要花費一整天時間粘貼信封、填寫快遞單;在使用模板進行打印之后，只需花費1小時左右就可以完成所有工作，效率大幅提升。需要注意的時候，如果使用激光打印機，不干膠打印紙的標簽數(shù)不宜過多，否則打印效果較差;打印模板設計完成之后，應該取消所有線框;模板的長度和寬度要略小于不干膠打印紙的標簽，防止打印機進紙不正，導致部分文字打印不出來。 稿費和審稿費的發(fā)放 一般來說，稿費都是按期發(fā)放的，所以可以先在Excel匯總表中提取所有當期作者的信息，然后直接復制粘貼到稿費模板中。稿費與審稿費的發(fā)放建議都通過銀

10、行卡匯款，這樣方便快捷，即使對方銀行卡丟失或信息有誤也不用擔心(因為匯款失敗，款項會自動退回)。財務人員統(tǒng)一匯款后，可以在QQ群中告知作者稿費金額并提醒作者注意查收。如果稿費金額高于800元人民幣則需要繳稅。稿費在8004000元時，稅金=(稿費所得800)14%;稿費大于4000元時，稅金=稿費所得(120%)14%。如果每期文章較多，且稿費金額有高有低，那么可以使用Excel軟件進行自動計算。首先根據(jù)文章的順序，將作者名、文章名、作者銀行卡號等信息復制粘貼于Excel模板中，然后根據(jù)各編輯部自定的標準計算應發(fā)稿費。計算稅金時，先將應發(fā)金額按照降序(或升序)排列，然后根據(jù)稿費金額(80040

11、00元、4000元以上)分別鍵入計算公式，最后分別下拉自動計算。計算完成后，按照文章順序重新排序，然后利用Excel自帶的公式計算實發(fā)金額與合計金額。如果有一定的編程基礎，也可以利用C+語言編寫自定義分段函數(shù)，此方法可以一勞永逸。在第一篇文章的稅金處(假設其位置為Excel中H3)鍵入“=IF(G3=800，0，IF(G3=4000，(G3800)*0.14，G3*08*014)”(G3為應發(fā)金額所在位置)，按回車鍵就可以計算出第一個稅金，其余的稅金下拉自動計算。如果模板不同，只需將代碼中“G3”根據(jù)第一個應發(fā)金額所在行列位置重新輸入即可。目前大部分編輯部都使用了采編系統(tǒng)，統(tǒng)計審稿次數(shù)和人數(shù)時，只需從系統(tǒng)中導出相關(guān)數(shù)據(jù)即可。對于新增的審稿人，往往缺少他們的銀行卡信息，這時最好寫一份說明，蓋上編輯部公章后，將說明的掃描件群發(fā)給這部分審稿人。在收到審稿人回信后，將相關(guān)信息錄入采編系統(tǒng)，方便下次發(fā)放審稿費。也可以在給審稿人發(fā)送審稿郵件的時候注明要求提供銀行