文件歸檔方案

1、文件歸檔方案文件歸檔方案一、 工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求<1> 歸檔的工程文件應(yīng)為原件。<2> 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。<3> 工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。<4> 工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。<5> 工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。<6> 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為幅面（×）。圖紙宜采用國(guó)

2、家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。<7> 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。<8> 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。<8.1> 竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)。<8.2> 竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。<9> 利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。<

3、10> 不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法（）統(tǒng)一折疊成幅面（×），圖標(biāo)欄露在外面。二、 工程文件的立卷（一） 立卷的原則和方法<1> 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。<2> 一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。<3> 立卷可采用如下方法：<3.1> 工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件部分；<3.2> 工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專(zhuān)業(yè)、形成單位等組卷；<3.3> 監(jiān)理文件

4、可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷；<3.4> 施工文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷；<3.5> 竣工圖可按單位工程、專(zhuān)業(yè)等組卷；<3.6> 竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專(zhuān)業(yè)等組卷。<4> 立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：<4.1> 案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)。<4.2> 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。（二） 卷內(nèi)文件的排列<1> 文字材料按事項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在

5、后的順序排列。<2> 圖紙按專(zhuān)業(yè)排列，同專(zhuān)業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。<3> 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。（三） 案卷的編目<1> 編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：<1.1> 卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“”開(kāi)始。<1.2> 頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。<1.3> 成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。<1.4> 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考

6、表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。<2> 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：<2.1> 卷內(nèi)目錄式樣宜符合規(guī)范的要求。<2.2> 序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從依次標(biāo)注。<2.3> 責(zé)任者：填寫(xiě)文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。<2.4> 文件編號(hào)：填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。<2.5> 文件題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱(chēng)。<2.6> 日期：填寫(xiě)文件形成的日期。<2.7> 頁(yè)次：填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)。最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。<2.8> 卷內(nèi)目錄排列在卷

7、內(nèi)文件首頁(yè)之前。<3> 卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：<3.1> 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合規(guī)范的要求。<3.2> 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類(lèi)文件頁(yè)數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。<3.3> 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。<4> 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：<4.1> 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合的要求。<4.2> 案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。<4.3&

8、gt; 檔號(hào)應(yīng)由分類(lèi)號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由檔案保管單位填寫(xiě)。<4.4> 檔案館代號(hào)應(yīng)填寫(xiě)國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。檔案館代號(hào)由檔案館填寫(xiě)。<4.5> 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。<4.6> 編制單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。<4.7> 起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。<5> 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作，幅面統(tǒng)一采用幅面。（四） 案卷裝訂<1> 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有

9、文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。<2> 裝訂時(shí)必須剔除金屬物。（五） 卷盒、卷夾、案卷脊背<1> 案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。<1.1> 卷盒的外表尺寸為×，厚度分別為、。<1.2> 卷夾的外表尺寸為×，厚度一般為。<1.3> 卷盒、卷夾應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。<2> 案卷脊背的內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名。三、 工程文件的歸檔<1> 歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：<1.1> 歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程

10、。<1.2> 歸檔的文件必須經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。<2> 歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：<2.1> 根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過(guò)竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。<2.2> 勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。<2.3> 勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。<2.4> 工程檔案一般不

11、少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）。<2.5> 勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。<2.6> 凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。四、 工程檔案的驗(yàn)收與移交<1> 列入城建檔案館（室）檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。<2> 在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：<2.1> 工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；<2.2> 工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況；<2.3> 工程檔案已整理立卷，立卷符合規(guī)范的規(guī)定；<2.4> 竣工圖繪制方法、圖